# E-Mail-Verteiler

Mit dem **E-Mail-Verteiler** in ounuo können Sie Verteilerlisten erstellen und verwalten, die als Grundlage für den Versand von Newslettern oder anderen Serien-E-Mails dienen. Zwar erfolgt der eigentliche Versand nicht direkt über ounuo, doch die vorbereiteten Daten lassen sich bequem exportieren und in externe Tools wie **CleverReach** oder andere Newsletter-Dienste übernehmen.

Hier erfahren Sie:

- wie Sie zu den Verteilerlisten gelangen und neue Verteiler anlegen,
- wie Sie Kontakte und Gruppen einem Verteiler zuweisen,
- welche Funktionen und Filter Ihnen innerhalb des Verteilers zur Verfügung stehen,
- und wie ein typisches Beispiel für die Nutzung eines E-Mail-Verteilers aussieht.

So behalten Sie die Kontrolle über Ihre Kommunikationslisten und können Ihre Kontakte gezielt und datenschutzkonform ansprechen.

# E-Mail-Verteiler verwalten

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfahren Sie hier, wie Sie die Verteiler-Listen finden und einen neuen E-Mail-Verteiler anlegen.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Verteiler-Listen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um den E-Mail-Verteiler sehen und nutzen zu können, muss zum einen das Modul E-Mail-Verteiler in den</span> [Einstellungen](https://docs.ounuo.de/link/122 "Einstellungen Allgemein") <span style="color: rgb(0, 0, 0);">aktiviert sein und zum anderen muss in der</span> [Benutzerverwaltung](https://docs.ounuo.de/link/113) <span style="color: rgb(0, 0, 0);">beim Recht "E-Mail-Verteiler und Versand möglich?" das Häkchen gesetzt sein.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sind diese Voraussetzungen erfüllt, finden Sie oben im Burger-Menü den **E-Mail-Verteiler**. Klicken Sie hierfür auf das Menü mit den 3 Balken, in der Auswahl wählen Sie den E-Mail-Verteiler per Mausklick aus. E-Mail-Verteiler eignen sich z.B. für den Versand von Newslettern.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-sie-k%C3%B6nnen%2C-durch-se" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Sie können, durch setzen des Häkchens in der Benutzerverwaltung, jeder Benutzerrolle das Recht vergeben, mit dem E-Mail-Verteiler zu arbeiten.</div>![E-Mail-VerteilerGanzeSeite1.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/e-mail-verteilerganzeseite1.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Links in der Ergebnisliste werden Ihnen alle vorhandenen E-Mail-Verteiler angezeigt. Erst wenn Sie einen E-Mail-Verteiler auswählen, erscheinen alle Details dazu im Datenbereich. Über die Lupe können Sie auch nach Verteilern suchen, dann werden Ihnen in der Ergebnisliste nur die Suchtreffer angezeigt.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">E-Mail-Verteiler anlegen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um einen neuen E-Mail-Verteiler anzulegen klicken Sie links auf</span> **E-Mail-Verteiler anlegen...** .

![E-Mail-VerteilerNeuAnlegenMitButtonsOben.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/e-mail-verteilerneuanlegenmitbuttonsoben.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Geben Sie Ihrem E-Mail-Verteiler einen Namen. Zusätzlich können Sie eine Beschreibung hinterlegen. Beides können Sie jederzeit über den Button **Bearbeiten** (oben rechts) ändern.</span>

<p class="callout warning">Der Name des E-Mail-Verteilers wird beim Export benutzt. Wenn Sie den Namen nachträglich ändern, wird er in ounuo und allen nachfolgenden Exporten geändert, nicht aber bei vorangegangenen Exporten.   
Sollte beispielsweise ein Export nach CleverReach genutzt werden, so findet dieses durch die Änderung des Namens die Liste nicht mehr. Sie müssen dann aus ounuo erneut exportieren, sodass CleverReach eine neue Liste mit dem neuen Namen anlegen kann. </p>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Mit Klick auf **Speichern** (oben rechts) erscheint sofort Ihr neu angelegter E-Mail-Verteiler im Datenbereich.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![E-Mail-VerteilerAusgewähltAnsicht1.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/e-mail-verteilerausgewahltansicht1.png)</span>

<div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

# Zuweisungen von E-Mail-Adressen

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Ein E-Mail-Verteiler kann E-Mail-Adressen über verschiedene Opt-in-Quellen erhalten.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Dem E-Mail-Verteiler eine Gruppe zuweisen</span>  


<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie vorher schon eine Gruppe für den E-Mail-Verteiler angelegt haben, können Sie diese nun hier dem E-Mail-Verteiler zuweisen. Dafür klicken Sie auf die Schaltfläche **Gruppe ergänzen**, erfassen Sie den Namen der gewünschten Gruppe und bestätigen Sie diesen mit Mausklick auf den Gruppennamen, der in der Auswahlliste erscheint, oder mit der Enter-Taste.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die Gruppe erscheint jetzt automatisch bei den Zugewiesenen Gruppen und zusätzlich wird von jedem Kontakt in der Gruppe, die Haupt-E-Mail-Adresse unter *E-Mail-Adressen* aufgelistet.</span>

![E-Mail-Verteiler-MitZugewiesenerGruppe-Button CleverReach.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/e-mail-verteiler-mitzugewiesenergruppe-button-cleverreach.png)

<div class="callout" id="bkmrk-wird-der-gruppe-im-n" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Wird der Gruppe im Nachhinein eine weitere Person zugewiesen, die einem E-Mail-Verteiler zugewiesen ist, kommt die Person automatisch in die Verteiler-Liste.</div><div class="callout" id="bkmrk-wenn-sie-in-einem-ko" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Wenn Sie in einem Kontakt, welcher über eine Gruppe dem E-Mail-Verteiler zugewiesen wurde, die E-Mail-Adresse ändern, hat das keine Auswirkungen auf den E-Mail-Verteiler. Die Haupt-Mail-Adresse wird automatisch übernommen und geändert.</div>## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Eine weitere E-Mail-Adresse ergänzen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Über die Schaltfläche ![E-Mail-Verteiler-Button Neue Anmeldung ergänzen1.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/e-mail-verteiler-button-neue-anmeldung-erganzen1.png) </span><span style="color: rgb(0, 0, 0);">können Sie jederzeit weitere E-Mail-Adressen hinzufügen, die z.B. nicht mit der zugewiesenen Gruppe in Verbindung stehen. Klicken Sie auf die Schaltfläche **Neue Anmeldung ergänzen** und erfassen Sie die gewünschte E-Mail-Adresse.</span>

![E-Mail-VerteilerNeueAnmeldungHinzufügen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/e-mail-verteilerneueanmeldunghinzufugen.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Mit Klick auf **Speichern** wird diese E-Mail-Adresse automatisch in der E-Mail-Liste, des E-Mail-Verteilers zugefügt.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-hierf%C3%BCr-muss-kein-ko" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Hierfür muss kein Kontakt im System gespeichert sein. Es wird lediglich die E-Mail-Adresse verlinkt. In der Ansicht ist jedoch ersichtlich, ob zu dieser E-Mail-Adresse ein oder mehrere Kontakte existieren.</div>### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Personen und Organisationen dem E-Mail-Verteiler zuweisen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sie können auch eine Person oder Organisation direkt im Datensatz eines Kontakts dem E-Mail-Verteiler zuweisen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Modul [E-Mail-Verteiler](https://docs.ounuo.de/link/106).</span>

<div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

# Funktionen im E-Mail-Verteiler

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfahren Sie hier, welche Funktionen und Filter es für E-Mail-Adressen im E-Mail-Verteiler gibt.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">E-Mail-Verteiler aktivieren / deaktivieren</span>

<div class="callout" id="bkmrk-die-person-bleibt-we" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Grundsätzlich erhalten alle Kontakte, welche über eine Gruppe in der Verteiler-Liste sind, den E-Mail-Verteiler. Würde aber jemand aus der Gruppe sagen, er möchte ihn nicht mehr erhalten / oder, er möchte ihn immer - unabhängig von der Gruppe -  erhalten, dann können Sie für einzelne Kontakte explizit den E-Mail-Verteiler deaktivieren / oder aktivieren.</div><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um den E-Mail-Verteiler für eine E-Mail zu aktivieren, klicken Sie vor der gewünschten E-Mail-Adresse auf das Plus-Zeichen. Nun ändert sich der Status in ![aktiv.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/aktiv.png). Wenn Sie den Status auf inaktiv setzen möchten, klicken Sie auf aktiv, die Anzeige ändert sich direkt in ![inaktiv.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/inaktiv.png).</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">E-Mail-Adressen filtern</span>

![E-Mail-VerteilerNachZuweisungAktivInaktiv1.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/e-mail-verteilernachzuweisungaktivinaktiv1.png)

![ZugewiesenAktiviertDeaktiviert1.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/zugewiesenaktiviertdeaktiviert1.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Voreingestellt werden 10 Einträge angezeigt. Um sich mehr Einträge anzeigen zu lassen, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche **Mehr anzeigen**.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Im abgebildeten Beispiel gibt es insgesamt 5 zugewiesene Kontakte, 2 davon sind aktiviert, 1 deaktiviert und 2 über eine Gruppe hinzugefügt.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">In der Liste der E-Mail-Adressen sehen Sie verschiedene Symbole:</span>

- ![Symbol-Kontakt.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/symbol-kontakt.png)  **Symbol-Person:** <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Zu der E-Mail-Adresse existiert eine Person im System.</span>
- ![Symbol-Kontakt-Organisation.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/symbol-kontakt-organisation.png)   **Symbol-Organisation:** <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Zu der E-Mail-Adresse existiert eine Organisation im System.</span>
- ![Symbol-Gruppe.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/symbol-gruppe.png) **Symbol-Gruppe:** <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die E-Mail-Adresse wurde aus einer angelegten Gruppe in den E-Mail-Verteiler übernommen.</span>
- ![Symbol-E-Mail.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/symbol-e-mail.png) **Symbol-Brief/Mail:** <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die E-Mail-Adresse wurde separat, als neue Anmeldung in den E-Mail-Verteiler aufgenommen. Es existiert dazu kein Kontakt in ounuo.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Filter im E-Mail-Verteiler</span>

![AnsichtFiltern.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/ansichtfiltern.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Je nachdem, wo Sie die Häkchen setzen, werden Ihnen die gewünschten E-Mail-Adressen angezeigt. Nehmen wir mal an, Sie haben überall ein Häkchen drin und möchten nun über die Schaltfläche oben, eine E-Mail schreiben, dann haben Sie ALLE E-Mail-Adressen als Empfänger in der E-Mail. Auch die ggf. inaktiven und zugewiesenen. Alle über den Filter ausgewählten E-Mail-Adressen, werden für weitere Aktionen verwendet.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-der-filter-funktioni" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Der Filter funktioniert nur, wenn Sie ein Häkchen bei Aktive und / oder Inaktive Einträge anzeigen gesetzt haben. </div>

- **Gruppenzuweisungen anzeigen:** <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Zeigt alle E-Mail-Adressen, die über eine Gruppe dem E-Mail-Verteiler zugewiesen sind. </span>
- **E-Mail-Zuweisungen anzeigen:** <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Zeigt alle E-Mail-Adressen, zu denen kein Kontakt in ounuo existiert.</span>
- **Kontaktzuweisungen anzeigen:** <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Zeigt alle E-Mail-Adressen, zu denen mindestens 1 Kontakt in ounuo existiert.  
      
    </span>
- **Aktive Einträge anzeigen:** <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Zeigt alle aktiven E-Mail-Adressen an.</span>
- **Inaktive Einträge anzeigen:** <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Zeigt alle inaktiven E-Mail-Adressen an.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Aktionen mit den gefilterten E-Mail-Adressen ![GefilterteE-Mail-Adressen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/gefiltertee-mail-adressen.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Über den Button **Gefilterte E-Mail-Adressen...** können Sie nun verschiedene Aktionen ausführen. Wenn Sie sich z.B. alle deaktivierten E-Mail-Adressen anzeigen lassen, könnten Sie nun mit einem Klick alle auf aktiv stellen.</span>

#### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Gefilterte E-Mail-Adressen Exportieren</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wählen Sie anhand der Häkchen aus, welche E-Mail-Adressen angezeigt werden sollen. Jetzt können Sie oben auf die Schaltfläche **Exportieren** klicken. Wählen Sie zwischen Excel und CSV. Die Datei mit den Adressen wird heruntergeladen und ist in Ihrem Download-Ordner zu finden.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie zu Excel oder CSV exportieren, werden alle E-Mail-Adressen des Filters übernommen.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-je-nach-einstellunge" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Je nach Einstellungen finden Sie hier beim Exportieren auch folgende Auswahlmöglichkeit: Übergabe an CleverReach. Hierüber werden die Daten direkt mit den Voreinstellungen (aktiv / inaktiv) an CleverReach übergeben.  
  
<span style="color: rgb(35, 111, 161);">Wollen Sie an CleverReach übergeben, so werden nur die aktiven E-Mail-Adressen des Filters übernommen.</span></div><p class="callout warning"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um ein CleverReach Agentur-Konto zu nutzen, sprechen Sie uns gerne an. Alternativ kann ein eigenes Konto konfiguriert werden.</span></p>

<div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>