Grundlegendes

Bevor Sie mit ounuo voll durchstarten, möchten wir Ihnen gerne noch ein paar Grundlegende Informationen mit auf den Weg geben, damit das Arbeiten mit ounuo für Sie noch angenehmer wird.

Konzept

Bei ounuo stehen Personen und Organisationen - beides Kontakte - im Mittelpunkt. Diese können über Gruppen strukturiert werden.

Kontakte

In ounuo werden Kontakte unterschieden in Personen und Organisationen. Personen können mit Organisationen verknüpft werden. Dienstliche Adressen werden so NICHT direkt in der Person erfasst, sondern zentral in der Organisation. Eine Person kann dabei auch mehreren Organisationen zugewiesen werden.

Durch diese Zuordnung werden Informationen über die Organisation nicht unnötig redundant gehalten. 

Viele Features, wie die Strukturierung über Gruppen, sind für beide Kontaktarten identisch. Kontakte können in Beziehung zueinander gesetzt werden, und es können beispielsweise Kommunikationsverläufe oder Dokumente hinterlegt werden.

Gruppen

Mit der Zuordnung von Gruppen zu Organisationen und Personen strukturiert man die Datensätze und fasst sie zusammen. Jeder Person und jeder Organisation können beliebig viele Gruppen zugeordnet werden. 

Diese Zuordnung kann dann an vielen Stellen genutzt werden, beispielsweise beim Export oder der Zuweisung zu Einladungen.

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Anmelden, Passwort vergessen

Der Anmeldebildschirm, wie Sie sich in ounuo anmelden und was Sie tun können, falls Sie Ihr Passwort vergessen haben.

Die erste Anmeldung

Sobald für Sie ein Benutzer eingerichtet wurde, sollten Sie eine E-Mail zur Account-Aktivierung erhalten haben. Über den dort vorhandenen Link können Sie sich ein Passwort zur Anmeldung vergeben. Sobald ein Passwort vergeben wurde, ist ihr Benutzer aktiv und Sie können sich anmelden.

Anmeldebildschirm

Bei jedem Start von ounuo erscheint der Anmeldebildschirm.

Anmeldeseite.png

Hier geben Sie bitte Ihre E-Mail Adresse und das von Ihnen festgelegte Passwort ein, um sich anzumelden.

Über die Schaltfläche E-Mail merken können Sie die E-Mail-Adresse in Ihrem Browser hinterlegen, so dass Sie diese nicht jedes mal neu eingeben müssen. Dies empfiehlt sich nur bei einer personalisierten Umgebung und nicht auf einem öffentlichen Computer!

Wenn Sie sich das erste Mal bei ounuo anmelden, sehen Sie eventuell eine "leere" Programmoberfläche. Dies ist absichtlich so konzipiert, um die Übersichtlichkeit zu garantieren. Ein Superuser kann in den Einstellungen Module und Felder konfigurieren, die dann angezeigt werden.

Passwort vergessen

Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie im Anmeldebildschirm auf den Button Passwort vergessen... . Nun geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein, welche für Ihren Account genutzt wird. Klicken Sie auf Passwort zurücksetzen und prüfen Sie Ihr Mail-Postfach. Folgen Sie den Anweisungen in der E-Mail.

Seitenaufbau

Nachdem Sie sich angemeldet haben sehen Sie immer als erstes die ounuo-Startseite. Nun können Sie sich mit der ounuo Programmoberfläche vertraut machen.

ounuo Programmoberfläche

SeitenaufbauNeuOrange.png

Die ounuo Programmoberfläche enthält im oberen Bereich das ounuo-Logo [1] sowie das Hauptmenu [7]. Darunter teilt sich die Oberfläche in einen linken und rechten Bereich auf, wobei der linke Bereich in der Regel ein Suchfeld, eine Schaltfläche zur Neuanlage  und eine Ergebnisliste enthält. 
Der rechte Bereich enthält oben ein Aktionsmenü und darunter die Datensatz-Details. Dies ist der Standard-Aufbau, der sowohl bei Kontakten und Gruppen als auch in weiteren Modulen wie Einladungen oder E-Mail-Verteilern genutzt wird.

Im Folgenden wird speziell die Haupt-Oberfläche zur Verwaltung von Kontakten und Gruppen eingegangen.

ounuo-Logo [1]:

Über das ounuo-Logo gelangen Sie stets zur Startseite von ounuo. Das Logo ist auf allen ounuo Seiten vorhanden.

Ansichten [2]:

EinfacheFilteransicht.png

Über die Schaltflächen unter dem ounuo-Logo kann zwischen den drei Haupt-Ansichten umgeschaltet werden:

Neuanlage [3]:

NeuAnlegen.png

Wählen Sie anhand des Symbols aus, welche Art von Datensatz angelegt werden soll. Danach können Sie im Datenbereich [8] alle Daten erfassen und rechts oben Speichern.

Nach dem Speichern ist der Datensatz im System vorhanden, wird aber nicht unbedingt in der Ergebnisliste angezeigt: dort erscheinen nur Suchergebnisse oder - falls keine Suche erfolgt ist - Favoriten. 

Suchfeld [4]:

Das Suchfeld dient zur einfachen Filterung. Suchabfragen greifen hier auf folgende Felder zu:

Geben Sie einfach einen Suchbegriff ein und drücken Sie Enter, damit die Suche durchgeführt wird.

Wenn man sich alle Datensätze anzeigen lassen möchte, gibt man ein Sternchen (*) oder das Prozentzeichen (%) ein.

Ergebnisliste [5]:

Solange noch keine Suche durchgeführt ist, werden hier die eigenen Favoriten angezeigt. Die Liste ist hier immer gruppiert nach Gruppen, Organisationen und Personen. Diese Gruppen können durch einen Klick auf die Überschrift zu- und auch wieder ausgeklappt werden.

Der Klick auf einen Eintrag zeigt die dazugehörigen Daten rechts im Datenbereich [8] an.

Sammelauswahl [6]: Sammelauswahl.png

In der Sammelauswahl können unterschiedliche Kontakte zu einer temporären Sammlung zusammengestellt werden, welche dann beispielsweise für einen Export oder zur Zuweisung zu einer Gruppe genutzt werden kann. Weitere Details zu dem Thema finden Sie unter Sammelauswahl.

Hauptmenü [7]: HauptmenüNeu1.png

Über das Hauptmenü können Sie in unterschiedliche Module von ounuo wechseln.

Datenbereich [8]:

Hier werden die Daten von dem Datensatz angezeigt, der in der Ergebnisliste ausgewählt ist. Die Ansicht variiert abhängig davon, ob eine Person, eine Organisation oder eine Gruppe angezeigt wird. Auf der Startseite können individuelle Blöcke, wie z. B. Geburtstage oder letzte Änderungen angezeigt werden.

Eine detaillierte Beschreibung ist auf der folgenden Seite zu finden, Datenbereich.

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Datenbereich

Hier werden die Daten von dem Datensatz angezeigt, der in der Ergebnisliste ausgewählt ist. Die Ansicht variiert abhängig davon, welche Art Datensatz angezeigt wird. Auf der Startseite können individuelle Blöcke, wie z. B. Geburtstage oder letzte Änderungen angezeigt werden. Im folgenden wird exemplarisch die Ansicht einer Person verwendet.

Hinweis: Die verwendeten Kontakte in den Screenshots sind KI-generierte Datensätze und existieren nicht! Sie dienen lediglich als Beispiele. Bei Fragen und Anregungen treten Sie gerne mit uns in Kontakt.

Seitenaufbau-AusgewählterDatensatzOrange.png

Datensatz 

Beim Aufruf eines Datensatzes werden rechts die dazugehörigen Daten eingeblendet und darüber erscheint das Aktionsmenü [9]. Der Datenbereich besteht aus mehreren unterschiedlichen inhaltlichen Blöcken, zum Beispiel Kontaktmöglichkeiten, Dokumente, Gruppenzugehörigkeit oder Kommunikationsverlauf. Graue Pfeile am unteren Rand eines Blocks ermöglichen das Ein- und Ausklappen von weiteren Informationen.

Innerhalb der Blöcke im Datenbereich werden Informationen zu einzelnen Bereichen, Modulen und Funktionen dargestellt.

Einige Blöcke sind nur sichtbar, wenn Daten erfasst wurden oder wenn das entsprechende Modul aktiviert wurde:

Aktionsmenü [9]:

Das Aktionsmenü unterscheidet sich je nach Modus:

Inhalte in den speziellen Modulen (wie Gruppen, Beziehungen, Kommunikationsverlauf oder Dokumente) werden direkt innerhalb des Moduls bearbeitet und nicht im Bearbeiten-Modus.

Weitere Details zu den vorhandenen Optionen finden Sie auf der Seite Aktionsmenü.

Symbole [10]:

In ounuo werden für einige Aktionen Schaltflächen mit Symbolen verwendet. Nachfolgend ist eine Liste mit Standard-Symbolen abgebildet und deren Aktion erläutert. Diese Schaltflächen beziehen sich immer auf den Bereich bzw. die Zeile, wo sie vorhanden sind. 

Auge.png  At@.png  Telefon.png  Mobil.png  Fax.png  Pin.png  Link-Pfeil.png 

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Aktionsmenü

Über das Aktionsmenü können Sie im ausgewählten Datensatz Aktionen vornehmen, wie eine E-Mail schreiben, einen Brief / Umschlag / etc.... ausdrucken, Daten exportieren usw.

Im Nachfolgenden wird das Aktionsmenü für die Haupt-Oberfläche, also Kontakte und Gruppen, erläutert.

Ansicht-Modus 

Auf der linken Seite befinden sich hier unterschiedliche, kontextabhängige Aktionen. Auf der rechten Seite befindet sich die Schaltfläche Bearbeiten, über welche in den Bearbeiten-Modus gewechselt werden kann. 

Hinweis: Sind Organisationen in den ausgewählten Datensätzen, werden die Organisationsadressen verwendet und nicht die Adressen der damit verknüpften Personen. Dies gilt für alle Aktionen!

Aktionsmenü.png

E-Mail schreiben:

Bei einzelnen Kontakten wird eine Maske geöffnet, in der ein Absender und eine Vorlage gewählt werden können, um eine E-Mail zu versenden. Wird diese über Abbrechen geschlossen, so wird dennoch das Mailprogramm geöffnet, jedoch ohne Vorlage. Bei mehreren Kontakten (z.B. bei einer Gruppe) wird gleich das Mailprogramm geöffnet.

Die Auswahl der Mailadresse(n) hängt ebenfalls vom Kontext ab:

Wenn nur ein Datensatz ausgewählt ist, wird die Adresse in das AN-Feld des Mailprogrammes eingetragen. Sind mehrere Datensätze ausgewählt, werden die Adressen aus Datenschutzgründen in das BCC-Feld übernommen.

Die "Haupt-E-Mail-Adresse" ist die erste bzw. oberste E-Mail-Adresse des Kontaktes, weitere Details dazu sind zu finden unter Primäre Kontaktmöglichkeit.

Drucken / Seriendruck:

Öffnet eine Maske, in der ein Absender und eine Vorlage gewählt werden können, um Briefe oder Serienbriefe zu schreiben oder Adressetiketten zu generieren.

Hierbei wird unterschieden in: 

Sowohl für den Druck als auch den Seriendruck können die Felder aus dem Export verwendet werden, welcher in folgendem Abschnitt beschrieben ist.

Exportieren:

Export ist nur Möglich, wenn in der Benutzerverwaltung das Häkchen gesetzt ist.

Es besteht die Möglichkeit, die gewählten Datensätze im Excel- oder CSV-Format zu exportieren. Während das Excel-Format als Spaltenüberschriften die in ounuo verwendeten Begriffe nutzt, werden im CSV-Format Spaltenüberschriften verwendet, welche technisch einfacher weiterverwendet werden können (z.B. ohne Leerzeichen, Umlaute etc.).

Die exportierten Daten können Sie dann in Excel neu aufbereiten und Filtern, falls Ihnen die ounuo-Möglichkeiten nicht ausreichen. Außerdem können Sie VCF-Cards erstellen und diese dann in andere (lokale) Adressprogramme übernehmen.

Bei Kontakt-Listen, wie z.B. der Export-Funktion in einer Gruppe, werden sowohl Personen als auch Organisationen exportiert. Dabei wird bei Personen die Primäre Kontaktmöglichkeit exportiert!

Zudem können Sie über den Export auch QR-Codes generieren. Diese müssen Sie allerdings in dein Einstellungen aktivieren.

Favorit hinzufügen / entfernen:

Hier können Sie den ausgewählten Kontakt oder die ausgewählte Gruppe als Favorit hinzufügen (oder entfernen).

Favoriten werden dauerhaft in der Ergebnisliste angezeigt, sofern dort keine Suche erfolgt. Wenn Sie keinen Kontakt als Favorit hinzugefügt haben, werden in der Ergebnisliste nur die Suchergebnisse angezeigt. Ohne erfolgte Suche ist die Ergebnisliste leer.

Bearbeiten:

Im Aktionsmenü [9] findet sich auf der rechten Seite der Button Bearbeiten. Mit Klick auf den Button wechseln Sie in den "Bearbeiten-Modus".

Inhalte in speziellen Modulen (Gruppen, Beziehungen, Kommunikationsverlauf, Dokumente) werden direkt innerhalb des Moduls bearbeitet

Bearbeiten-Modus

In diesem Modus befindet sich auf der linken Seite eine Schaltfläche zum Löschen des Datensatzes. Auf der rechten Seite befinden sich Schaltflächen zum Abbrechen bzw. Speichern der aktuellen Änderungen im Datensatz.

Im Bearbeiten-Modus sind andere Module, wie beispielsweise zugeordnete Gruppen oder Dokumente, gesperrt. Erst nach Verlassen in den Ansicht-Modus können diese wieder editiert werden.

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