# Gruppen

Mit Gruppen in ounuo können Sie Ihre Kontakte gezielt strukturieren, organisieren und für verschiedene Zwecke zusammenfassen. Ob für Einladungen, E-Mail-Verteiler oder interne Auswertungen - Gruppen helfen Ihnen dabei, effizient zu arbeiten und den Überblick zu behalten.
In diesem Abschnitt erfahren Sie:

wie Sie neue Gruppen anlegen und bearbeiten,
wie Sie Personen und Organisationen zu Gruppen zuordnen,
und welche Einsatzmöglichkeiten Gruppen im Alltag bieten - z. B. für Veranstaltungen, Projektteams oder thematische Sortierungen.

Nutzen Sie Gruppen, um Ihre Kontakte flexibel zu verwalten und Ihre Arbeitsprozesse optimal zu unterstützen.

# Nutzen von Gruppen

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfahren Sie hier, warum es sinnvoll ist, mit Gruppen in ounuo zu arbeiten und wie Sie diese effizient einsetzen können, um Kontakte strukturiert zu verwalten und gezielt für Serien-E-Mails, Einladungen oder Verteileraktionen bereitzustellen.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Gruppen in ounuo - Kontakte sinnvoll bündeln</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Eine Gruppe ist eine strukturierte und übersichtliche Zusammenfassung von Datensätzen. Sie können beliebig viele Kontakte einer Gruppe zuweisen - genauso wie eine Person oder Organisation mehreren Gruppen zugeordnet werden kann.</span>

<div drawio-diagram="202"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1740478432.png" alt=""/></div>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Der Vorteil: Sie behalten den Überblick und können effizienter arbeiten, denn die Verknüpfungen erfolgen im Hintergrund, ohne dass Sie sich um die technische Umsetzung kümmern müssen.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Besonders hilfreich ist die Arbeit mit Gruppen bei:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Serien-E-Mails und Serienbriefen,</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Einladungen,</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">dem Einsatz von E-Mail-Verteilern.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie Ihre Kontakte vorab in Gruppen bündeln, haben Sie alle relevanten Empfänger mit nur einem Klick griffbereit.</span>

<div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

## <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- [<span style="background-color: rgb(255, 255, 255);">Zugeordnete Gruppen</span>](https://docs.ounuo.de/link/105)
- [<span style="background-color: rgb(255, 255, 255);">E-Mail-Verteiler</span>](https://docs.ounuo.de/link/83)

# Gruppe anlegen / bearbeiten

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Alles rund um Gruppen, Neue Gruppe anlegen, Personen und Organisationen zuordnen / ergänzen</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Neue Gruppe anlegen</span> ![IconGruppeAnlegen1.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/SMYicongruppeanlegen1.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Bei der Anlage von Gruppen ist in Haupt- und Untergruppen zu unterscheiden. Die Einstellung kann später nicht mehr geändert werden.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hauptgruppen dienen hierbei lediglich zur Bündelung von anderen Gruppen. Untergruppen können dann als "Untergruppe" in einer Hauptgruppe vorkommen oder aber losgelöst als einzelne Gruppe bestehen.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-merke%3A-personen-und-" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">**Merke:** Personen und Organisationen können keinen Hauptgruppen zugeordnet werden!</div>### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Hauptgruppe anlegen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um eine neue Hauptgruppe anzulegen, klicken Sie oben links auf die Schaltfläche **Neue Gruppe anlegen**.</span>

![GruppeAnlegen2.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/gruppeanlegen2.png)

<p class="callout danger">Rot markierte Felder müssen ausgefüllt werden!</p>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfassen Sie den Namen der Gruppe. Setzen Sie das Häkchen bei **Ist eine Hauptgruppe?**. Sie können Notizen zur Gruppe hinterlegen. Klicken Sie oben rechts auf **Speichern***.*</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nun können Sie der Hauptgruppe noch Untergruppen zufügen. Die angezeigten zugeordneten Personen und Organisationen sind dann die Kontakte, welche den Untergruppen zugewiesen sind.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Untergruppe anlegen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche **Neue Gruppe anlegen**. Erfassen Sie den Namen der Gruppe und setzen Sie nicht das Häkchen bei **Ist eine** **Hauptgruppe?**.   
Optional kann unter **Hauptgruppe** eine gewünschte Hauptgruppe ausgewählt werden. Auch der Untergruppe können Sie Notizen zufügen und dann oben rechts auf **Speichern**.</span>


## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Gruppe bearbeiten</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sie können jederzeit den Namen und die Notizen der Gruppe ändern. Hierzu wählen Sie in der Ergebnisliste, die gewünschte Gruppe aus, sodass sie im Datenbereich erscheint und klicken Sie dann oben rechts auf **Bearbeiten**.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Bei Untergruppen lässt sich auch die Zuordnung zu einer Hauptgruppe ändern oder aufheben.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Zugeordnete Untergruppen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sie können jeder Hauptgruppe beliebig viele Untergruppen zuordnen. Dazu wählen Sie in der Ergebnisliste die gewünschte Hauptgruppe aus, sodass sie im Datenbereich erscheint und klicken dann im **Modul Untergruppen** auf **Untergruppe ergänzen**. (Hier können Sie nur bereits angelegte Untergruppen auswählen und ergänzen)</span>

![AnsichtHauptgruppeMitUntergruppen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/ansichthauptgruppemituntergruppen.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">*(Ansicht der Hauptgruppe Baumfreunde e.V. Regionalgruppen. Diese hat insgesamt 14 Untergruppen. Und diesen Untergruppen sind wiederum insgesamt 39 Personen zugeordnet.)*</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfassen Sie den Namen der zu ergänzenden Untergruppe und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Enter-Taste oder per Mausklick. Jetzt erscheint der Name der Untergruppe in der Liste der Untergruppen.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Untergruppe entfernen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um in einer Hauptgruppe eine Untergruppe zu entfernen, klicken Sie auf die gewünschte Hauptgruppe und dann im Block **Untergruppen** bei der betreffenden Untergruppe auf das Minus-Zeichen.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-nur-die-verkn%C3%BCpfung-" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Nur die Verknüpfung zwischen Haupt- und Untergruppe wird entfernt. Die Untergruppe bleibt mit allen zugeordneten Kontakten im System und könnte z.B. über den Button **Bearbeiten** einer anderen Hauptgruppe zugeordnet werden.</div>
## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Zugeordnete Personen / Organisationen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nachdem Sie erfolgreich eine Gruppe erstellt haben, können Sie nun im Modul **Zugeordnete Personen** und im Modul **Zugeordnete Organisationen** die gewünschten Kontakte mit der Gruppe verknüpfen. Sind bereits Kontakte zugeordnet, werden diese hier angezeigt.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Person ergänzen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um einer Gruppe Personen zuzuordnen, klicken Sie im Modul **Zugeordnete Personen** auf **Person ergänzen**.</span>

![ZugeordnetePersonen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-01/scaled-1680-/Dvzzugeordnetepersonen.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfassen Sie den Namen der zu ergänzenden Person und bestätigen Sie diesen mit der Enter-Taste oder per Mausklick. Jetzt erscheint der Name der Person in der Liste der zugeordneten Personen.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Organisation ergänzen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um einer Gruppe Organisationen zuzuordnen, klicken Sie im Modul **Zugeordnete Organisationen** auf Organisation ergänzen.</span>

![OrganisationErgänzen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/organisationerganzen.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfassen Sie den Namen der zu ergänzenden Organisation und bestätigen Sie diesen mit der Enter-Taste oder per Mausklick. Jetzt erscheint der Name der Organisation in der Liste der zugeordneten Organisationen.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Zugeordnete Kontakte entfernen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um einen Kontakt (Person, Organisation) aus einer Gruppe zu entfernen, wählen Sie die betreffende Untergruppe aus und klicken Sie dann auf das Minus-Zeichen des zu entfernenden Kontakts.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-nur-die-verkn%C3%BCpfung--1" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Nur die Verknüpfung zwischen Kontakt und Gruppe wird entfernt. Die Kontakte bleiben weiterhin im System.</div><div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- [Zugeordnete Gruppen](https://docs.ounuo.de/link/105)
- [E-Mail-Verteiler](https://docs.ounuo.de/link/106)
- [Einladungen](https://docs.ounuo.de/link/107)

# Einsatzmöglichkeiten von Gruppen

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hier ist ein anschauliches Beispiel, das zeigt, wie Gruppen in einer Organisation sinnvoll eingesetzt werden können.</span>

## <span style="color: #1489a7;">Einsatzmöglichkeiten von Gruppen</span> in einer Organisation

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten beim Verband "**Baumfreunde e.V.**".  
Der Verband arbeitet bundesweit und betreut zahlreiche Mitglieder, Projekte und Partnerorganisationen. Um all diese Kontakte übersichtlich zu strukturieren, nutzen Sie **Gruppen**.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">1. Organisatorische Struktur abbilden</span>

**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Zweck:</span>**<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> Übersichtlichkeit, regionale Zuordnung, leichter Zugriff auf Kontakte.</span>

#### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Beispiel:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Hauptgruppe:** Baumfreunde e.V. - Regionalgruppen</span>
    - **<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Untergruppen:</span>**
        - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Baumfreunde - München</span>
        - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Baumfreunde - Hamburg</span>
        - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Baumfreunde - Köln</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">So können alle regionalen Einheiten leicht verwaltet werden, ohne dass sie lose im System verteilt sind.  
Jede Gruppe enthält die zugehörigen Personen und Organisationen.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">2. Arbeits- und Projektgruppen verwalten</span>

**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Zweck:</span>**<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> Gemeinsame Aufgaben strukturieren, projektbezogene Kommunikation bündeln.</span>

#### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Beispiel:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Hauptgruppe:** Projekt "Baumpflanzaktion Frühjahr 2026"</span>
    - **<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Untergruppen:</span>**  
        
        - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Team Öffentlichkeitsarbeit</span>
        - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Team Logistik</span>
        - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Team Sponsoring</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Jedes Team hat eigene Kontakte und Verantwortlichkeiten - und die Hauptgruppe fasst alles zusammen.  
Perfekt für Projektmanagement, Berichte oder Rundmails.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">3. Zielgruppen für Kommunikation bilden</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Zweck:** Newsletter, Einladungen und Infos gezielt ausspielen.</span>

#### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Beispiel:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Untergruppe:** Interessen-Gruppe: Biodiversität</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Untergruppe:** Interessenten für Veranstaltungen</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Untergruppe:** Ehrenamtliche Helfer</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">So können Sie jeder Gruppe maßgeschneidert Informationen schicken.  
Beispiel: "Alle ehrenamtlichen Helfer zur Jahresplanung einladen".</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">4. Rollen und Aufgaben festhalten</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Zweck:** Schnell erkennen, wer wofür verantwortlich ist.</span>

#### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Beispiel:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Untergruppe:** Vorstand Baumfreunde e.V.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Untergruppe:** Kassenprüfer</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Untergruppe:** Koordinatoren der Regionalgruppen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Durch die Gruppenzugehörigkeit ist sofort sichtbar, wer welche Funktion hat.</span>

### <span style="background-color: rgb(255, 255, 255);">5. Externe Partner und Organisationen strukturieren</span>

<span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">**Zweck:** Kooperationen nachvollziehbar organisieren.</span>

#### <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(20, 137, 167);">Beispiel:</span>

- <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Untergruppe:**</span> Kooperationspartner - Schulen</span>
- <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Untergruppe:**</span> Kooperationspartner - Baumschulen</span>
- <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Untergruppe:**</span> Städtische Ämter &amp; Behörden</span>

<span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">So behalten Sie leicht den Überblick über alle externen Ansprechpartner.</span>

### <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(20, 137, 167);">6. Veranstaltungsvorbereitungen erleichtern</span>

<span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">**Zweck:** Teilnehmergruppen bündeln, Helfer koordinieren, Partner einladen.</span>

#### <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(20, 137, 167);">Beispiel:</span>

- <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">**Hauptgruppe:** Sommerfest 2026</span>
    - **<span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">Untergruppen:</span>**
        - <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">Teilnehmer - Mitglieder</span>
        - <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">Teilnehmer - Förderer</span>
        - <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">Helferteam</span>
        - <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">Sponsoren</span>

<span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">So können alle relevanten Kontakte logisch zugeordnet werden und sind schnell erreichbar.</span>

### <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(20, 137, 167);">Kurz gesagt: Gruppen ermöglichen...</span>

- <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">einfache **Strukturierung** komplexer Kontaktbestände</span>
- <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">klare **Abbildung von Organisations- oder Projektstrukturen**</span>
- <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">**zielgerichtete Kommunikation** mit genau den Personen, die gemeint sind</span>
- **<span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">Übersicht über Rollen und Verantwortlichkeiten</span>**
- <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">saubere **Verwaltung externer Partner und Organisationen**</span>

<div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- <span style="color: rgb(20, 137, 167);">[E-Mail-Verteiler](https://docs.ounuo.de/books/willkommen-in-der-ounuo-hilfe/chapter/e-mail-verteiler)</span>
- <span style="color: rgb(20, 137, 167);">[Einladungen](https://docs.ounuo.de/books/willkommen-in-der-ounuo-hilfe/chapter/einladungen)</span>