Kontakt-Export
Der Export ermöglicht es, Daten aus ounuo in unterschiedliche Formate zu übertragen, um sie außerhalb der Anwendung weiterzuverarbeiten oder zu archivieren.
Je nach Anwendungsfall stehen verschiedene Exportarten zur Verfügung - von klassischen Tabellenformaten wie Excel und CSV bis hin zu kontaktorientierten Formaten wie vCard oder QR-Code.
Durch den Export können Daten effizient für Serienbriefe, Dokumentationen, Imports in andere Systeme oder für den schnellen Austausch mit mobilen Geräten genutzt werden.
Dieses Kapitel erläutert die verfügbaren Exportoptionen, ihre typischen Einsatzbereiche sowie deren Vorteile im Arbeitsalltag.
- Export-Optionen und -Felder
- Kontakt-Export als Excel- / CSV-Datei
- Kontakt-Export als QR-Code / VCard
Export-Optionen und -Felder
Beim Export von Daten stellt ounuo verschiedene Einstellungen zur Verfügung, um den Export optimal an den gewünschten Verwendungszweck anzupassen. Dazu gehören sowohl Export-Optionen als auch Export-Felder. Beide Bereiche bestimmen, wie die exportierte Datei aufgebaut ist und welche Inhalte sie enthält.
Export-Optionen
Export-Optionen legen fest, wie die Daten ausgegeben werden. Sie bestimmen das technische und formale Verhalten des Exports und sind entscheidend dafür, dass die erzeugte Datei von anderen Programmen korrekt verarbeitet werden kann.
Typische Export-Optionen sind:
- Dateiformat
Auswahl des gewünschten Formats, z. B. Excel (.xlsx), CSV (.csv), vCard (.vcf) oder QR-Code.
Mit Klick auf Export im Aktionsmenü bekommen Sie in ounuo eine Auswahlmöglichkeit der Export-Formate.
(siehe auch: Aktionsmenü.)
- Datenauswahl
Festlegung, ob alle Datensätze oder nur zuvor markierte bzw. gefilterte Einträge exportiert werden sollen.
Über die Sammelauswahl können Sie gezielt Kontakte suchen, einer temporären Sammlung zufügen und am Ende alle ausgewählten / markierte Datensätze gemeinsam exportieren.
(siehe auch: Sammelauswahl.)
- Adresszeilen
Auswahl zwischen Standard Adress-Export, Erweiterter Adress-Export und Detaillierter Adress-Export möglich.
Den Exporttyp müssen Sie schon vor dem Export festlegen, damit der richtige Umfang der Daten exportiert wird.
(siehe auch: Einstellungen.)
Export-Optionen sorgen somit dafür, dass das Exportergebnis technisch korrekt, kompatibel und zweckgerecht ist.
Export-Felder
Export-Felder bestimmen, welche konkreten Informationen in die Datei übernommen werden.
Dies betrifft die inhaltliche Auswahl der Daten.
Typische Export-Felder sind:
- Personenbezogene Daten (Anrede, Vorname, Nachname)
- Firmendaten (Firma, Abteilung)
- Adressdaten (Straße, PLZ, Ort, Land)
- Kommunikationsdaten (Telefon, Mobil, E-Mail)
- Zusatzinformationen (Kundennummer, Ansprechpartner, Notizen)
Je nach Bedarf können:
- alle Felder (Detaillierter Adress-Export)
- nur Standardfelder (Standard Adress-Export)
- erweiterte Felder, für mehr Kontext zu Adresse und Kontaktdaten (Erweiterter Adress-Export)
Export-Felder stellen sicher, dass nur diejenigen Informationen enthalten sind, die für den jeweiligen Zweck benötigt werden - etwa für Importe in andere Systeme.
Zusammenspiel von Export-Optionen und Export-Felder
Export-Optionen und Export-Felder ergänzen sich:
- Export-Optionen bestimmen das Format und den technischen Rahmen. (Wie wird exportiert?)
- Export-Felder bestimmen den Inhalt der exportierten Datei. (Was wird exportiert?)
Kontakt-Export als Excel- / CSV-Datei
Erfahren Sie hier, wie Sie Ihre Kontakte aus ounuo heraus in eine Excel-Datei oder CSV-Datei exportieren.
Export Ihrer Datensätze in eine Excel- /CSV-Datei
Merke: Um Daten exportieren zu können, muss in der Benutzerverwaltung das Häkchen bei "Export möglich?" gesetzt sein.
Es besteht die Möglichkeit, die gewählten Datensätze im Excel- oder CSV-Format zu exportieren. Während das Excel-Format als Spaltenüberschriften die in ounuo verwendeten Begriffe nutzt, werden im CSV-Format Spaltenüberschriften verwendet, welche technisch einfacher weiterverwendet werden können (z.B. ohne Leerzeichen, Umlaute etc.).
Bei Kontakt-Listen, wie z.B. der Export-Funktion in einer Gruppe, werden sowohl Personen als auch Organisationen exportiert. Dabei wird bei Personen die Primäre Kontaktmöglichkeit exportiert!
Export in eine Excel-Datei
Der Daten-Export in eine Excel-Datei eignet sich besonders für:
- Daten sortieren, filtern, korrigieren.
- Datenaustausch mit anderen Programmen.
Vorteil: Excel ist ein universelles Format, das fast jede Software akzeptiert. - Auswertungen und Statistiken.
Export in eine CSV-Datei
Der Daten-Export in eine CSV-Datei eignet sich besonders für:
- Datenaustausch zwischen verschiedenen Programmen.
Vorteil: Fast jedes Programm unterstützt CSV. - Große Datenmengen verarbeiten.
Datensätze exportieren
- Für mehrere Datensätze wählen Sie die gewünschten Kontakte über die Sammelauswahl aus, einzelne Kontakte können Sie direkt aus dem Datensatz heraus exportieren.
- Wählen Sie oben im Aktionsmenü Export > Excel oder Export > CSV
- Der Export steht Ihnen in Ihren Downloads zur Verfügung
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Kontakt-Export als QR-Code / VCard
ounuo bietet Ihnen die Möglichkeit, einzelne Kontakte als QR-Code oder VCard schnell und fehlerfrei auf Smartphones oder andere Geräte zu übertragen.
Kontakt-Export als QR-Code
Um Kontakte als QR-Code exportieren zu können, muss in den Export-Einstellungen, bei den Optionen, der QR-Code-Export als angezeigt eingestellt werden.
- Wählen Sie den gewünschten Kontakt aus, welcher exportiert werden soll.
- Klicken Sie oben im Aktionsmenü auf Exportieren > QR-Code.
- Nun können Sie direkt am Bildschirm mit Ihrer Smartphone-Kamera den QR-Code Scannen und den Kontakt speichern.
Kontakt-Export als VCard
Um Kontakte als VCard exportieren zu können, muss in den Export-Einstellungen, bei den Optionen, der VCard-Export als angezeigt eingestellt werden.
- Wählen Sie den gewünschten Kontakt aus, welcher exportiert werden soll.
- Klicken Sie oben im Aktionsmenü auf Exportieren > Visitenkarte (VCard).
- Die VCard steht Ihnen als .vcf-Datei in Ihrem Download-Ordner zur Verfügung.