Kontakt-Import
Die Import-Schnittstelle von ounuo bietet Ihnen eine komfortable Möglichkeit, bereits vorhandene Kontaktdaten aus externen Programmen wie Excel®, Cobra® oder anderen Systemen schnell und strukturiert in ounuo zu übernehmen. So sparen Sie Zeit und vermeiden manuelle Eingabefehler.
Hier erfahren Sie:
- was eine Import-Schnittstelle ist und wie sie funktioniert,
- wie Sie Ihre Daten optimal vorbereiten,
- wie das Mapping der Felder erfolgt,
- und wie Sie den Import Schritt für Schritt durchführen.
Ob manuell oder automatisiert - mit der Import-Schnittstelle behalten Sie die Kontrolle über Ihre Daten und sorgen für einen reibungslosen Übergang ins ounuo-System.
Import-Schnittstelle
Die Import-Schnittstelle von ounuo ermöglicht es Ihnen, bestehende Kontaktdaten schnell und sicher in das System zu übertragen. Das ist besonders hilfreich, wenn Sie bereits Daten in anderen Programmen wie Excel®, Cobra®, usw. haben
Was ist eine Import-Schnittstelle?
Eine Import-Schnittstelle ist eine definierte Möglichkeit, Daten oder Informationen von einem externen System in ein Zielsystem zu übertragen. Sie dient dazu, Daten automatisiert, strukturiert und fehlerfrei zu übernehmen.
Typische Merkmale:
- Datenformat: Die Schnittstelle erwartet bestimmte Formate wie CSV oder Excel
- Validierung: Die Daten werden beim Import ggf. geprüft (z.B. auf Vollständigkeit oder Richtigkeit)
- Mapping: Felder aus der Quelldatei werden den Feldern im Zielsystem zugeordnet
Was ist das Mapping?
Das Mapping beim Datenimport ist der Prozess, bei dem Felder aus einer Importquelle (z.B. CSV, Excel) den entsprechenden Feldern im Zielsystem zugeordnet werden. So wird sichergestellt, dass die Daten korrekt und sinnvoll übernommen werden.
Wie funktioniert das Mapping?
(eine ausführliche Liste finden Sie auf den nächsten Seiten)
| 1. Quellstruktur analysieren |
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| Die Struktur der Import-Datei wird geprüft | ||||||||||
| 2. Zielstruktur definieren |
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| Das Zielsystem hat eigene Felder, z.B.: Name, Anrede, Kundennummer, usw. ... |
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3. Zuordnung (Mapping) erstellen |
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Jetzt wird festgelegt, welches Feld aus der Quelle zu welchem Feld im Zielsystem passt: |
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Mapping = Welches Feld gehört wohin?
Match = Gibt es diesen Wert schon irgendwo?
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Felddefinitionen
Damit der Import Ihrer Kontaktdaten in ounuo reibungslos funktioniert, ist es wichtig, die Felder in Ihrer CSV-Datei korrekt den entsprechenden ounuo-Feldern zuzuordnen. Diese sogenannten Felddefinition sorgt dafür, dass alle Informationen - von Namen und Adressen bis hin zu Organisationsdaten und Gruppen - an der richtigen Stelle im System landen.
| ounuo Feld | Import Spalte CSV-Datei | Beispiel | Bemerkungen |
| Anrede | SALUTATION | Frau | |
| Anrede in Anschreiben(1) | SALUTATIONMANUAL | Hallo Anja | Nur relevant, wenn eine manuelle Anrede von der automatisch generierten Anrede abweichen soll. |
| Akademischer Titel | TITLE | Dr. | |
| Vorname | FIRSTNAME | Anja | |
| Nachname | LASTNAME | Muster | |
| Organisation/Firma Name | COMPANY | Beispiel GmbH | |
| Abteilung in der Organisation | DEPARTMENT | Marketing | |
| Position in der Organisation | POSITION | Abteilungsleiterin | |
| E-Mail in der Organisation | BUSINESSMAIL | a.muster@baumfreunde-deutschland.de | |
| Telefon in der Organisation | BUSINESSPHONE | +49 (40) 66969101 | |
| Alternatives Telefon in der Organisation(1) | BUSINESSPHONE2 | ||
| Mobiltelefon in der Organisation | MOBILEPHONE | +49 (171) 3920023 | |
| Fax in der Organisation(1) | BUSINESSFAX | ||
| Organisation Adresszusatz 1 | EXTRAADDRESSLINE | Beispiel GmbH | |
| Organisation Adresszusatz 2 | EXTRAADDRESSLINE2 | ||
| Organisation Adresszusatz 3 | EXTRAADDRESSLINE3 | ||
| Organisation Straße | COMPANYSTREET | Waldstraße 1 | |
| Organisation Postleitzahl | COMPANYPOSTALCODE | 20257 | |
| Organisation Ort | COMPANYCITY | Hamburg | |
| Organisation Bundesland(1) | COMPANYSTATE | ||
| Organisation Land | COMPANYCOUNTRY | ||
| Organisation Webseite | WEBSITE | www.baumfreunde-deutschland.de | |
| Organisation E-Mail | BUSINESSEMAIL | Import nur, wenn keine Person in der Spalte definiert ist. | |
| Organisation Telefon | BUSINESSPHONE | Import nur, wenn keine Person in der Spalte definiert ist. | |
| Organisation Postfach(1) | COMPANYPOBOXNUMBER | ||
| Organisation Postfach Postleitzahl(1) | COMPANYPOBOXPOSTALCODE | ||
| Organisation Postfach Ort(1) | COMPANYPOBOXCITY | ||
| Privat Straße | HOMESTREET | ||
| Privat Postleitzahl | HOMEPOSTALCODE | ||
| Privat Ort | HOMECITY | ||
| Privat Adresszusatz 1 | HOMEADDRESSEXTRA | ||
| Privat Bundesland(1) | HOMESTATE | ||
| Privat Land | HOMECOUNTRY | ||
| Privat E-Mail | HOMEEMAIL | ||
| Privat Telefon | HOMEPHONE | ||
| Privat alternatives Telefon(1) | HOMEPHONE2 | ||
| Privat Fax | HOMEFAX | ||
| Geburtsdatum(1) | DATEOFBIRTH | 24.03.1983 | |
| Notizen | REMARK | ||
| Gruppen | CATEGORIES |
IMPORT-TEST-1 IMPORT-TEST-2 |
Mehrere Gruppen getrennt durch einen Zeilenumbruch. |
Allgemeine Hinweise:
- Bitte beachten Sie, dass es zurzeit keine Funktion gibt, den Import rückgängig zu machen. Bitte testen Sie den Import zunächst mit wenigen Datensätzen, die Sie ggf. manuell leicht löschen können. Im Zweifel kontaktieren Sie uns.
- Die Reihenfolge und die Vollständigkeit der Spalten sind für den Import nicht wichtig. Die Zuordnung erfolgt anhand der Überschrift.
- Es können ebenfalls Daten zu individuellen Feldern importiert werden. Die Überschrift entspricht der "Bezeichnung". (Bitte mit dem Support Kontakt aufnehmen)
- Die Import-Funktion kann anhand einer Datenanalyse zwischen Personen und Organisationen unterscheiden.
- Wenn in den Einstellungen unter Import der Dublettencheck aktiviert ist, versucht der Import Dubletten bzw. bereits vorhandene, identische Einträge zu identifizieren und zusammenzulegen.
Benötigen Sie Hilfe beim Import Ihrer Datensätze? Sprechen Sie uns gerne an.
Beispiel CSV-Datei
| SALUTATION | TITLE | FIRSTNAME | LASTNAME | DATEOFBIRTH | COMPANY | COMPANYSTREET | COMPANYPOSTALCODE | COMPANYCITY | DEPARTMENT | POSITION | BUSINESSFAX | BUSINESSPHONE | BUSINESSPHONE2 | MOBILEPHONE | MOBILEPHONE2 | BUSINESSEMAIL | WEBSITE | HOMESTREET | HOMEPOSTALCODE | HOMECITY | HOMEPHONE | HOMEEMAIL | REMARK | CATEGORIES |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Frau | Dr. | Gerhild | Fingerhut | 24.03.1983 | Gärtnerei Platusek GmbH | Platanenallee 30 | 50858 | Köln | Geschäftsführung | Geschäftsführerin | 040/23456 | 0171/12345678 | 0171/23456789 | g.fingerhut@sechsundneunzig.de | www.sechsundneunzig.de | Privatweg 1 | 12345 | Privatort | 040/12345678 | privat@baumfreunde-deutschland.de | Hier stehen Notizen. |
IMPORT-TEST-1a IMPORT-TEST-2a |
||
| Herr | Harald | Weinberg | Baumfreunde Deutschland e.V. | Waldstraße 1 | 20257 | Hamburg | 2. Vorsitzender | 040/123456 | 040/654321 | organisation@baumfreunde-deutschland.de | h.weinberg@baumfreunde-deutschland.de |
IMPORT-TEST-1a IMPORT-TEST-2a |
||||||||||||
| Familie | Franke | Baumfreunde Deutschland e.V. | Waldstraße 1 | 20257 | Hamburg | 040/24680 | familie@baumfreunde-deutschland.de | franke@baumfreunde-deutschland.de |
IMPORT-TEST-1a |
|||||||||||||||
| Baumfreunde Deutschland GmbH | Waldstraße 22 | 20258 | Hamburg | 040/3456789 | 040/4567890 | info@baumfreunde-deutschland.de | www.baumfreunde-deutschland.de |
IMPORT-TEST-2a |
Kontakte importieren
Hier können Sie Ihre bereits vorhandenen Kontakte in ounuo importieren. Unterstützt werden CSV-Dateien (.csv) und V-Cards (.vcf).
Vorbereitung der Datensätze zum Import
Exportieren Sie zunächst ein paar Kontakte aus ounuo heraus (z.B. aus der Demo-Version), damit Sie in dieser CSV-Datei sehen können, welche Daten wo eingetragen sind. Bereiten Sie Ihre Datensätze mit diesen Spaltenüberschriften vor, bevor Sie sie importieren.
Bitte scheuen Sie sich nicht uns anzusprechen, sollten Probleme beim Import auftreten. Nehmen Sie gerne Kontakt auf.
Kontakte importieren
Wenn Sie über die Benutzerrolle-Super verfügen, finden Sie oben im Menü mit den 3 Balken den Menüpunkt Kontakte importieren.
1. Öffnen Sie das 3-Balken-Menü und wählen Sie Kontakte importieren aus
2. Mit Klick auf Datei hochladen gelangen Sie in Ihren Explorer und können hier die gewünschte Datei auswählen
Nach dem Klick auf Öffnen, müssen Sie Ihre Auswahl in ounuo erneut bestätigen, bevor die Daten importiert werden.
Haben Sie erfolgreich Ihre Kontakte importiert, aber sie werden nicht angezeigt? Nach dem Import kann es erforderlich sein, ounuo zu aktualisieren. Klicken Sie hierzu oben links auf das ounuo-Logo. Standardmäßig werden in der Ergebnisliste nur die Suchergebnisse und die von Ihnen hinzugefügten Favoriten angezeigt. Sie können die neu importierten Kontakte suchen und als Favorit hinzufügen, dann werden sie dauerhaft in der Ergebnisliste angezeigt.
Nach dem Import
Nachdem Sie Ihre Kontakte erfolgreich importiert haben, können Sie:
- über die Import-Gruppe die Kontakte finden,
- Dubletten bereinigen.
Import-Gruppe
Jeder Kontakt-Import wird in einer Import-Gruppe gebündelt. Für einen schnellen Überblick besteht der Gruppen-Name zusätzlich aus Datum und Uhrzeit des Imports.
Um Ihre importierten Kontakte zu finden, geben Sie oben in der Kontakt-Suche Import ein und bestätigen Sie mit der Enter-Taste.
Mehrere Möglichkeiten
Nun haben Sie mehrere Möglichkeiten.
- Waren Ihre Kontakte bereits vorsortiert? (z.B. alle Kontakte, die Ihren Newsletter erhalten sollen) Dann können Sie z.B. die Gruppe umbenennen. Alle Kontakte bleiben gebündelt in der Gruppe.
- Wollen Sie alle Kontakte von der Import-Gruppe lösen, so können Sie einfach die Gruppe löschen (klicken Sie dazu auf Bearbeiten -> Gruppe löschen). Die Kontakte sind bereits gespeichert und verbleiben im System.
- Die Import-Gruppe soll bestehen bleiben: Kein Problem, dann müssen Sie nichts weiter tun.
Kontakt existiert bereits?
Im Kapitel Dublettenverwaltung erfahren Sie alles über Dubletten.
Sie benötigen individuelle Felder?
Weitere Informationen zu den individuellen Feldern finden Sie im Kapitel Kontakte.