Kontakt-Import Die Import-Schnittstelle von ounuo bietet Ihnen eine komfortable Möglichkeit, bereits vorhandene Kontaktdaten aus externen Programmen wie Excel®, Cobra® oder anderen Systemen schnell und strukturiert in ounuo zu übernehmen. So sparen Sie Zeit und vermeiden manuelle Eingabefehler. Hier erfahren Sie: was eine Import-Schnittstelle ist und wie sie funktioniert, wie Sie Ihre Daten optimal vorbereiten, wie das Mapping der Felder erfolgt, und wie Sie den Import Schritt für Schritt durchführen. Ob manuell oder automatisiert - mit der Import-Schnittstelle behalten Sie die Kontrolle über Ihre Daten und sorgen für einen reibungslosen Übergang ins ounuo-System. Import-Schnittstelle Die Import-Schnittstelle von ounuo ermöglicht es Ihnen, bestehende Kontaktdaten schnell und sicher in das System zu übertragen. Das ist besonders hilfreich, wenn Sie bereits Daten in anderen Programmen wie Excel®, Cobra®, usw. haben Was ist eine Import-Schnittstelle? Eine Import-Schnittstelle ist eine definierte Möglichkeit, Daten oder Informationen von einem externen System in ein Zielsystem zu übertragen. Sie dient dazu, Daten automatisiert, strukturiert und fehlerfrei zu übernehmen. Typische Merkmale: Datenformat: Die Schnittstelle erwartet bestimmte Formate wie CSV oder Excel Validierung: Die Daten werden beim Import ggf. geprüft (z.B. auf Vollständigkeit oder Richtigkeit) Mapping: Felder aus der Quelldatei werden den Feldern im Zielsystem zugeordnet Was ist das Mapping? Das Mapping beim Datenimport ist der Prozess, bei dem Felder aus einer Importquelle (z.B. CSV, Excel) den entsprechenden Feldern im Zielsystem zugeordnet werden. So wird sichergestellt, dass die Daten korrekt und sinnvoll übernommen werden. Wie funktioniert das Mapping? (eine ausführliche Liste finden Sie auf den nächsten Seiten) 1. Quellstruktur analysieren Die Struktur der Import-Datei wird geprüft 2. Zielstruktur definieren Das Zielsystem hat eigene Felder, z.B.: Name, Anrede, Kundennummer, usw. ... 3. Zuordnung (Mapping) erstellen Jetzt wird festgelegt, welches Feld aus der Quelle zu welchem Feld im Zielsystem passt: Quellfeld (CSV / Excel) Zielfeld (ounuo) Vorname FIRSTNAME Nachname LASTNAME Privat Telefon HOMEPHONE Privat E-Mail HOMEEMAIL Merke: Mapping = Welches Feld gehört wohin? Match = Gibt es diesen Wert schon irgendwo? Das könnte Sie auch interessieren: Dublettenverwaltung Felddefinitionen Damit der Import Ihrer Kontaktdaten in ounuo reibungslos funktioniert, ist es wichtig, die Felder in Ihrer CSV-Datei korrekt den entsprechenden ounuo-Feldern zuzuordnen. Diese sogenannten Felddefinition sorgt dafür, dass alle Informationen - von Namen und Adressen bis hin zu Organisationsdaten und Gruppen - an der richtigen Stelle im System landen. ounuo Feld Import Spalte CSV-Datei Beispiel Bemerkungen Anrede SALUTATION Frau Anrede in Anschreiben(1) SALUTATIONMANUAL Hallo Anja Nur relevant, wenn eine manuelle Anrede von der automatisch generierten Anrede abweichen soll. Akademischer Titel TITLE Dr. Vorname FIRSTNAME Anja Nachname LASTNAME Muster Organisation/Firma Name COMPANY Beispiel GmbH Abteilung in der Organisation DEPARTMENT Marketing Position in der Organisation POSITION Abteilungsleiterin E-Mail in der Organisation BUSINESSMAIL a.muster@baumfreunde-deutschland.de Telefon in der Organisation BUSINESSPHONE +49 (40) 66969101 Alternatives Telefon in der Organisation(1) BUSINESSPHONE2   Mobiltelefon in der Organisation MOBILEPHONE +49 (171) 3920023 Fax in der Organisation(1) BUSINESSFAX   Organisation Adresszusatz 1 EXTRAADDRESSLINE Beispiel GmbH Organisation Adresszusatz 2 EXTRAADDRESSLINE2   Organisation Adresszusatz 3 EXTRAADDRESSLINE3   Organisation Straße COMPANYSTREET Waldstraße 1 Organisation Postleitzahl COMPANYPOSTALCODE 20257 Organisation Ort COMPANYCITY Hamburg Organisation Bundesland(1) COMPANYSTATE   Organisation Land COMPANYCOUNTRY   Organisation Webseite WEBSITE www.baumfreunde-deutschland.de Organisation E-Mail BUSINESSEMAIL   Import nur, wenn keine Person in der Spalte definiert ist. Organisation Telefon BUSINESSPHONE   Import nur, wenn keine Person in der Spalte definiert ist. Organisation Postfach(1) COMPANYPOBOXNUMBER   Organisation Postfach Postleitzahl(1) COMPANYPOBOXPOSTALCODE   Organisation Postfach Ort(1) COMPANYPOBOXCITY   Privat Straße HOMESTREET   Privat Postleitzahl HOMEPOSTALCODE   Privat Ort HOMECITY   Privat Adresszusatz 1 HOMEADDRESSEXTRA   Privat Bundesland(1) HOMESTATE   Privat Land HOMECOUNTRY   Privat E-Mail HOMEEMAIL   Privat Telefon HOMEPHONE   Privat alternatives Telefon(1) HOMEPHONE2   Privat Fax HOMEFAX   Geburtsdatum(1) DATEOFBIRTH 24.03.1983 Notizen REMARK   Gruppen CATEGORIES IMPORT-TEST-1 IMPORT-TEST-2 Mehrere Gruppen getrennt durch einen Zeilenumbruch. (1) Einige Felder können in den Einstellungen ein- bzw. ausgeblendet werden. Daten für Felder, die ausgeblendet sind, werden nicht importiert. Allgemeine Hinweise: Bitte beachten Sie, dass es zurzeit keine Funktion gibt, den Import rückgängig zu machen. Bitte testen Sie den Import zunächst mit wenigen Datensätzen, die Sie ggf. manuell leicht löschen können. Im Zweifel kontaktieren Sie uns. Die Reihenfolge und die Vollständigkeit der Spalten sind für den Import nicht wichtig. Die Zuordnung erfolgt anhand der Überschrift. Es können ebenfalls Daten zu individuellen Feldern importiert werden. Die Überschrift entspricht der "Bezeichnung". (Bitte mit dem Support Kontakt aufnehmen) Die Import-Funktion kann anhand einer Datenanalyse zwischen Personen und Organisationen unterscheiden. Wenn in den Einstellungen unter Import der Dublettencheck aktiviert ist, versucht der Import Dubletten bzw. bereits vorhandene, identische Einträge zu identifizieren und zusammenzulegen. Benötigen Sie Hilfe beim Import Ihrer Datensätze? Sprechen Sie uns gerne an.   Beispiel CSV-Datei Die folgende Beispiel-CSV-Datei zeigt, wie Kontaktdaten strukturiert und korrekt für den Import in ounuo vorbereitet werden können - inklusive aller relevanten Feldbezeichnungen und typischer Inhalte. SALUTATION TITLE FIRSTNAME LASTNAME DATEOFBIRTH COMPANY COMPANYSTREET COMPANYPOSTALCODE COMPANYCITY DEPARTMENT POSITION BUSINESSFAX BUSINESSPHONE BUSINESSPHONE2 MOBILEPHONE MOBILEPHONE2 BUSINESSEMAIL WEBSITE HOMESTREET HOMEPOSTALCODE HOMECITY HOMEPHONE HOMEEMAIL REMARK CATEGORIES Frau Dr. Gerhild Fingerhut 24.03.1983 Gärtnerei Platusek GmbH Platanenallee 30 50858 Köln Geschäftsführung Geschäftsführerin 040/23456     0171/12345678 0171/23456789 g.fingerhut@sechsundneunzig.de www.sechsundneunzig.de Privatweg 1 12345 Privatort 040/12345678 privat@baumfreunde-deutschland.de Hier stehen Notizen. IMPORT-TEST-1a IMPORT-TEST-2a Herr   Harald Weinberg   Baumfreunde Deutschland e.V. Waldstraße 1 20257 Hamburg   2. Vorsitzender   040/123456 040/654321     organisation@baumfreunde-deutschland.de           h.weinberg@baumfreunde-deutschland.de IMPORT-TEST-1a IMPORT-TEST-2a Familie     Franke   Baumfreunde Deutschland e.V. Waldstraße 1 20257 Hamburg       040/24680       familie@baumfreunde-deutschland.de           franke@baumfreunde-deutschland.de IMPORT-TEST-1a Baumfreunde Deutschland GmbH Waldstraße 22 20258 Hamburg 040/3456789 040/4567890 info@baumfreunde-deutschland.de www.baumfreunde-deutschland.de IMPORT-TEST-2a Kontakte importieren Hier können Sie Ihre bereits vorhandenen Kontakte in ounuo importieren. Unterstützt werden CSV-Dateien (.csv) und V-Cards (.vcf). Vorbereitung der Datensätze zum Import Unsere Empfehlung für den Import: Exportieren Sie zunächst ein paar Kontakte aus ounuo heraus (z.B. aus der Demo-Version), damit Sie in dieser CSV-Datei sehen können, welche Daten wo eingetragen sind. Bereiten Sie Ihre Datensätze mit diesen Spaltenüberschriften vor, bevor Sie sie importieren. Bitte scheuen Sie sich nicht uns anzusprechen, sollten Probleme beim Import auftreten. Nehmen Sie gerne Kontakt auf. Kontakte importieren Wenn Sie über die Benutzerrolle-Super verfügen, finden Sie oben im Menü mit den 3 Balken den Menüpunkt Kontakte importieren. 1. Öffnen Sie das 3-Balken-Menü und wählen Sie Kontakte importieren aus 2. Mit Klick auf Datei hochladen gelangen Sie in Ihren Explorer und können hier die gewünschte Datei auswählen Nach dem Klick auf Öffnen, müssen Sie Ihre Auswahl in ounuo erneut bestätigen, bevor die Daten importiert werden. Falls Ihnen keine Datei angezeigt wird, müssen Sie ggf. erst Ihre Excel-Datei in eine CSV-Datei umwandeln. Haben Sie erfolgreich Ihre Kontakte importiert, aber sie werden nicht angezeigt? Nach dem Import kann es erforderlich sein, ounuo zu aktualisieren. Klicken Sie hierzu oben links auf das ounuo-Logo. Standardmäßig werden in der Ergebnisliste nur die Suchergebnisse und die von Ihnen hinzugefügten Favoriten angezeigt. Sie können die neu importierten Kontakte suchen und als Favorit hinzufügen, dann werden sie dauerhaft in der Ergebnisliste angezeigt. Nach dem Import Nachdem Sie Ihre Kontakte erfolgreich importiert haben, können Sie: über die Import-Gruppe die Kontakte finden, Dubletten bereinigen. Import-Gruppe Jeder Kontakt-Import wird in einer Import-Gruppe gebündelt. Für einen schnellen Überblick besteht der Gruppen-Name zusätzlich aus Datum und Uhrzeit des Imports. Um Ihre importierten Kontakte zu finden, geben Sie oben in der Kontakt-Suche Import ein und bestätigen Sie mit der Enter-Taste. Mehrere Möglichkeiten Nun haben Sie mehrere Möglichkeiten.  Waren Ihre Kontakte bereits vorsortiert? (z.B. alle Kontakte, die Ihren Newsletter erhalten sollen) Dann können Sie z.B. die Gruppe umbenennen. Alle Kontakte bleiben gebündelt in der Gruppe. Wollen Sie alle Kontakte von der Import-Gruppe lösen, so können Sie einfach die Gruppe löschen (klicken Sie dazu auf Bearbeiten -> Gruppe löschen). Die Kontakte sind bereits gespeichert und verbleiben im System. Die Import-Gruppe soll bestehen bleiben: Kein Problem, dann müssen Sie nichts weiter tun. Kontakt existiert bereits? Im Kapitel Dublettenverwaltung erfahren Sie alles über Dubletten. Sie benötigen individuelle Felder? Weitere Informationen zu den individuellen Feldern finden Sie im Kapitel Kontakte.