# Rechte und Benutzerverwaltung

Die Benutzerverwaltung in ounuo ermöglicht es Ihnen, den Zugriff auf Funktionen und Daten gezielt zu steuern. Durch die Vergabe von Benutzerrollen und Rechten stellen Sie sicher, dass jede Person im System nur Bereiche sieht und nutzt, die für Ihre Aufgaben relevant sind.
Hier erfahren Sie:

welche Benutzerrollen es in ounuo gibt und welche Berechtigungen damit verbunden sind,
wie Sie neue Benutzer anlegen und verwalten,
und wie Sie Rechte gezielt zuweisen oder anpassen können.

So behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre ounuo-Instanz und sorgen für eine sichere, strukturierte Zusammenarbeit im Team.

# Benutzerrollen und Rechte in ounuo

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hier sehen Sie anhand einer grafischen Darstellung die verschiedenen Benutzerrollen und welche Rechte die Benutzer in ounuo haben.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Übersicht der Benutzerrollen und Rechte</span>

<table border="1" id="bkmrk-read-only-basic-prem" style="border-collapse: collapse; width: 75%;"><colgroup><col style="width: 29.8887%;"></col><col style="width: 17.806%;"></col><col style="width: 17.4881%;"></col><col style="width: 17.4903%;"></col><col style="width: 17.4858%;"></col></colgroup><tbody><tr style="table-layout: fixed; overflow-x: auto; border-collapse; width: max-content; background-color: rgb(179,217,255);"><td>  
</td><td class="align-center">**<span style="white-space: nowrap; color: rgb(0, 0, 0);">Read-only</span>**

</td><td class="align-center">**<span style="white-space: nowrap; color: rgb(0, 0, 0);">Basic</span>**

</td><td class="align-center">**<span style="white-space: nowrap; color: rgb(0, 0, 0);">Premium</span>**

</td><td class="align-center">**<span style="white-space: nowrap; color: rgb(0, 0, 0);">Super</span>**

</td></tr><tr><td><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Leserechte</span></td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td></tr><tr><td><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Schreibrechte</span></td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)

</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td></tr><tr><td><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Dubletten verwalten</span></td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td></tr><tr><td><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Einladungen</span></td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td></tr><tr><td><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Lastschriften exportieren</span></td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td></tr><tr><td><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Dokumentenvorlagen</span></td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td></tr><tr><td><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Änderungen nachverfolgen</span></td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td></tr><tr><td><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Benutzerverwaltung</span></td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td></tr><tr><td><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Einstellungen</span></td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td></tr><tr><td><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Kontakte importieren</span></td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td></tr></tbody></table>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">In den </span>**Einstellungen** <span style="color: rgb(0, 0, 0);">unter </span>**Benutzerverwaltung** <span style="color: rgb(0, 0, 0);">können zusätzlich folgende Rechte vergeben werden:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Daten exportieren</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">E-Mail-Verteiler erstellen und versenden</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Benutzerrolle Read-only</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nutzer mit der Benutzerrolle Read-only haben nur Leserechte für Gruppen, Organisationen und Personen. Sie können Ihre eigenen Account-Einstellungen bearbeiten und dürfen sich Favoriten hinzufügen/entfernen. </span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Benutzerrolle Basic</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nutzer mit der Benutzerrolle Basic haben neben den Leserechten auch Schreibrechte. Sie können </span><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Gruppen, Organisationen, und Personen neu anlegen und in vollem Umfang bearbeiten und löschen.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Benutzerrolle Premium</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nutzer mit der Benutzerrolle Premium dürfen zusätzlich zu den Benutzerrechten Basic:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Dubletten verwalten</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Einladungen neu anlegen, versenden und bearbeiten</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Lastschriften exportieren</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Dokumentenvorlagen erstellen und bearbeiten</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Änderungen nachverfolgen</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Benutzerrolle Super</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nutzer mit der Benutzerrolle Super haben in vollem Umfang Rechte und folgende Punkte sind Ihnen vorbehalten:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Benutzerverwaltung:  
    Der Nutzer mit der Benutzerrolle Super kann neue Benutzer anlegen, verschiedene Rechte an andere Nutzer vergeben und Benutzer deaktivieren/entfernen.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Einstellungen:  
    In den Einstellungen können Sie z.B. Vorgaben für Vorlagen einrichten, Bankdaten hinterlegen, usw.  
    Sie können hier auch für ounuo eine individuelle ounuo-Startseite einrichten (diese ist dann für all Ihre ounuo-Nutzer so eingerichtet)  
    </span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Kontakte importieren</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Funktionen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Neben den allgemeinen Benutzerrollen gibt es spezielle Funktionen, welche besondere Rechte zuweisen:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">"Export möglich?": erlaubt den Export von Daten aus ounuo heraus</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">"E-Mail-Verteiler und Versand möglich?": erlaubt den Zugriff auf E-Mail-Verteiler</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Diese Funktionen sind unabhängig von den Rollen, so dass beispielsweise auch einem Read-only Benutzer der Export ermöglicht werden kann, aber auch für einen Premium-Benutzer unterbunden werden kann.</span>

<div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- <span style="color: rgb(35, 111, 161);">[Benutzerverwaltung](https://docs.ounuo.de/link/113)</span>

# Benutzerverwaltung

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfahren Sie hier alles über die Benutzerverwaltung, wie Sie neue Benutzer anlegen und die Rechte verwalten.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Benutzer finden</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie über die Benutzerrolle Super verfügen, finden Sie oben im Zahnrad-Menü die **Benutzerverwaltung**. </span>

![Benutzerverwaltung.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/benutzerverwaltung.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Links in der Ergebnisliste werden Ihnen alle Benutzer angezeigt. Erst wenn Sie einen Benutzer auswählen, erscheinen alle Details dazu im Datenbereich. Über die Lupe können Sie auch nach Benutzern filtern, dann werden Ihnen in der Ergebnisliste nur die Suchtreffer angezeigt.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Deaktivierte Benutzer werden hier ausgegraut. Erscheint neben dem Benutzernamen ein Schild, so ist für diesen Benutzer die Multifaktor-Authentifizierung aktiv. Die Liste ist alphabetisch sortiert und kann über "Sortierung nach Benutzerrolle" auch nach der Benutzerrolle sortiert werden.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Benutzer anlegen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um einen neuen Benutzer anzulegen klicken Sie links auf</span> **Benutzer anlegen...** .

<div class="callout" id="bkmrk-sollte-ihr-kontingen" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Sollte Ihr Kontingent an Benutzern ausgeschöpft sein, so wird anstelle des Buttons der Hinweis "Benutzer-Kontingent ausgeschöpft" angezeigt. In dem Fall kontaktieren Sie uns bitte.</div>![Benutzerverwaltung-neu-mitMFA.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/benutzerverwaltung-neu-mitmfa.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfassen Sie alle Kontaktdaten des Benutzers. Optional kann ein Profilbild hochgeladen werden. Sie können die Einträge jederzeit ändern. Die E-Mail-Adresse ist essentiell und später vom Nutzer selber auch nicht editierbar.</span>

<p class="callout warning">Um andere Sprachen auswählen zu können, müssen diese in den Einstellungen aktiviert werden.</p>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Multifaktor-Authentifizierung (MFA)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sollte für Ihr System die Multifaktor-Authentifizierung aktiviert sein, ist noch ein Häckchen für diese Einstellung abgebildet. Diese Einstellung kann hier lediglich deaktiviert werden, die Einrichtung muss ein Benutzer selbst in den Profileinstellungen vornehmen.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Aktiv</span>

<div class="callout" id="bkmrk-wird-bei-neuanlage-d" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Wird bei Neuanlage das Häckchen "Aktiv" aktiviert, so wird eine Aktivierungs-E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse des Nutzers geschickt. Ist "Aktiv" nicht gesetzt, so wird keine E-Mail versendet!</div><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Über den Button "Aktivierungs-E-Mail senden" kann diese E-Mail auch nachträglich bzw. erneut versendet werden, sollte z.B. der enthaltene Link abgelaufen sein. Der Link ist 4 Tage lang gültig.   
Über diese E-Mail kann ein Benutzer ein Passwort für das Login (entspricht der E-Mail-Adresse) vergeben. Nur *aktive* Benutzer können diesen Link nutzen, für inaktive Benutzer ist es nicht möglich, ein Passwort zu setzen.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-sollte-der-link-abge" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Sollte der Link abgelaufen sein, kann ein aktiver Nutzer auch jederzeit über "Passwort vergessen" einen neuen Link anfordern. Dabei ist zu beachten, dass dies dann auch wirklich **ein neuer Link** ist. Es reicht also nicht, auf "Passwort vergessen" zu klicken und danach dann einen alten Link in einer alten E-Mail anzuklicken.</div>### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Kontaktdaten</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die Daten aus dem Block **Kontaktdaten** werden später als Absender-Informationen übernommen (beispielsweise für erstellte Dokumente über Dokumentenvorlagen).</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Der Bereich **Notizen** ist nur für Benutzer mit der Benutzerrolle Super einzusehen.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Rechte vergeben</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Unten im Block **Rechte** können Sie dem Benutzer nun noch eine Benutzerrolle zuweisen und ggf. zusätzliche Funktionen vergeben. Einen Überblick über die Benutzerrollen und die damit verbundenen Rechte finden Sie auf der Seite</span> [Benutzerrollen und Rechte in ounuo](https://docs.ounuo.de/link/115)<span style="color: rgb(0, 0, 0);">.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die Häkchen bei den Funktionen sind unabhängig von der Benutzerrolle, d.h. selbst wenn Sie über die Benutzerrolle Super verfügen, können Sie NICHT mit dem E-Mail-Verteiler arbeiten, wenn Sie NICHT das Häkchen in der Funktion gesetzt haben. Genauso beim Export.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-die-funktion-%22e-mail" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Die Funktion "E-Mail-Verteiler und Versand möglich" ermöglicht den Zugriff auf E-Mail-Verteiler. Read-only Benutzer können den Verteiler selbst allerdings nicht bearbeiten, da ihnen Schreibrechte fehlen.</div>### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Notizen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sie können zu jedem Benutzer Notizen hinterlegen. Diese Notizen sind nur von anderen Benutzer einsehbar, die auch über die Benutzerrolle-Super verfügen.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Protokoll</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Im Protokoll sehen Sie:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">wann ein Benutzer angelegt wurde.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">wann ein Benutzer sich zuletzt eingeloggt hat.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">und wann das letzte Mal ein Passwort-Reset durchgeführt wurde.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Speichern</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Mit Klick auf **Speichern** (oben rechts) erscheint sofort Ihr neu angelegter Benutzer mit allen Details im Datenbereich.</span>

![EduardZimmerBeispielBenutzer.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/eduardzimmerbeispielbenutzer.png)

<div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- [Benutzerrollen und Rechte in ounuo](https://docs.ounuo.de/link/115 "Benutzerrollen und Rechte in ounuo")