# Willkommen in der ounuo-Hilfe!

# Grundlegendes

Bevor Sie mit ounuo richtig durchstarten, möchten wir Ihnen einige grundlegende Informationen mitgeben, die Ihnen den Einstieg erleichtern und das Arbeiten mit dem System noch effizienter und angenehmer machen.
In diesem Abschnitt erfahren Sie:

wie das Konzept von ounuo aufgebaut ist - mit Personen und Organisationen als zentrale Kontakte,
wie Sie sich anmelden und was zu tun ist, wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben,
wie der Seitenaufbau funktioniert und wo Sie welche Informationen Finden,
was der Datenbereich, das Aktionsmenü und das Hauptmenü leisten.

Diese Grundlagen helfen Ihnen, sich schnell zurechtzufinden und die Funktionen von ounuo gezielt zu nutzen - ganz gleich, ob Sie neu starten oder Ihr Wissen auffrischen möchten.

# Konzept

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Bei ounuo stehen Personen und Organisationen - beides Kontakte - im Mittelpunkt. Diese können über Gruppen strukturiert werden.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Kontakte</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">In ounuo werden Kontakte unterschieden in </span>[Personen](https://docs.ounuo.de/link/63)<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> und </span>[Organisationen](https://docs.ounuo.de/link/100). <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Personen können mit Organisationen verknüpft werden. Dienstliche Adressen werden so NICHT direkt in der Person erfasst, sondern zentral in der Organisation. Eine Person kann dabei auch mehreren Organisationen zugewiesen werden.</span>

<div drawio-diagram="560"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2026-06/drawing-5-1781595383.png" alt=""/></div>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Durch diese Zuordnung werden Informationen über die Organisation nicht unnötig redundant gehalten. </span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Viele Features, wie die Strukturierung über Gruppen, sind für beide Kontaktarten identisch. Kontakte können in Beziehung zueinander gesetzt werden, und es können beispielsweise Kommunikationsverläufe oder Dokumente hinterlegt werden.</span>

## Gruppen

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Mit der Zuordnung von</span> [Gruppen](https://docs.ounuo.de/link/65) <span style="color: rgb(0, 0, 0);">zu Organisationen und Personen strukturiert man die Datensätze und fasst sie zusammen. Jeder Person und jeder Organisation können beliebig viele Gruppen zugeordnet werden. </span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Diese Zuordnung kann dann an vielen Stellen genutzt werden, beispielsweise beim Export oder der Zuweisung zu Einladungen.</span>

<div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- [Gruppe anlegen](https://docs.ounuo.de/books/willkommen-in-der-ounuo-hilfe/page/gruppe-anlegen-bearbeiten)
- [Organisation anlegen](https://docs.ounuo.de/books/willkommen-in-der-ounuo-hilfe/page/organisation)
- [Person anlegen](https://docs.ounuo.de/books/willkommen-in-der-ounuo-hilfe/page/person)

# Anmelden, Passwort vergessen, Multifaktor-Authentifizierung (MFA)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Der Anmeldebildschirm, wie Sie sich in ounuo anmelden und was Sie tun können, falls Sie Ihr Passwort vergessen haben.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Die erste Anmeldung</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sobald für Sie ein Benutzer eingerichtet wurde, sollten Sie eine E-Mail zur *Account-Aktivierung* erhalten haben. Über den dort vorhandenen Link können Sie sich ein Passwort zur Anmeldung vergeben. Sobald ein Passwort vergeben wurde, ist ihr Benutzer *aktiv* und Sie können sich anmelden.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Anmeldebildschirm</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Bei jedem Start von ounuo erscheint der Anmeldebildschirm.</span>

![Anmeldeseite.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/anmeldeseite.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hier geben Sie bitte Ihre E-Mail Adresse und das von Ihnen festgelegte Passwort ein, um sich anzumelden.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Über die Schaltfläche **E-Mail merken** können Sie die E-Mail-Adresse in Ihrem Browser hinterlegen, so dass Sie diese nicht jedes mal neu eingeben müssen. Dies empfiehlt sich nur bei einer personalisierten Umgebung und nicht auf einem öffentlichen Computer!</span>

<div class="callout info" id="bkmrk-merke%3Amapping-%3D-welc" style="display: flex; align-items: flex-start; gap: 10px; background-color: #e0f0ff; color: #003366;">Wenn Sie sich das erste Mal bei ounuo anmelden, sehen Sie eventuell eine "leere" Programmoberfläche. Dies ist absichtlich so konzipiert, um die Übersichtlichkeit zu garantieren. Ein Superuser kann in den Einstellungen Module und Felder konfigurieren, die dann angezeigt werden.  
</div>## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Passwort vergessen</span>  


<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie es über die Login-Seite zurücksetzen.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">So gehen Sie vor:</span>

1. <span style="color: rgb(0, 0, 0);"> Klicken Sie im Anmeldebildschirm auf den Button **Passwort vergessen...** .</span>
2. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein, die für Ihren Account verwendet wird.</span>
3. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Klicken Sie auf **Passwort zurücksetzen** und prüfen Sie Ihr E-Mail-Postfach.</span>
4. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Folgen Sie den Anweisungen in der E-Mail.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Multifaktor-Authentifizierung (MFA)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sollten Sie die Multifaktor-Authentifizierung aktiviert haben, so werden Sie nach dem Login aufgefordert, den 6-stelligen MFA-Code einzugeben.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Multifaktor-Authentifizierung einrichten</span>

<table border="1" id="bkmrk-%C3%96ffnen-sie-in-ounuo-" style="border-collapse: collapse; width: 100%; border-width: 0px; height: 431.391px;"><colgroup><col style="width: 47.9762%;"></col><col style="width: 52.0238%;"></col></colgroup><tbody><tr style="height: 402.594px;"><td style="border-width: 0px; height: 402.594px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wir empfehlen Ihnen die Einrichtung der Multifaktor-Authentifizierung. So sind vertrauliche Daten noch besser geschützt.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">In wenigen Schritten zu mehr Sicherheit!</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">1. Öffnen Sie in ounuo Ihre Profil-Einstellungen mit Klick oben rechts auf Ihren **Namen** -&gt; **Profil**.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">2. Scannen Sie den angezeigten QR-Code mit einer</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> Authentifizierungs-App.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">3. Folgen Sie den Anweisungen auf Ihrem Mobiltelefon.</span>

</td><td style="border-width: 0px; height: 402.594px;">![Multifaktor-Authentifizierung.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/multifaktor-authentifizierung.png)</td></tr><tr style="height: 28.7969px;"><td style="border-width: 0px; height: 28.7969px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">  
</span>

</td><td style="border-width: 0px; height: 28.7969px;">  
</td></tr></tbody></table>

<table border="1" id="bkmrk-browser-vertrauen-na" style="border-collapse: collapse; width: 100%; border-width: 0px;"><colgroup><col style="width: 57.326%;"></col><col style="width: 42.674%;"></col></colgroup><tbody><tr><td style="border-width: 0px;">![multifaktor-authentifizierung-browservertrauen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/iYOmultifaktor-authentifizierung-browservertrauen.png)</td><td style="border-width: 0px;">#### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Browser vertrauen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nach dem Einrichten der MFA haben Sie die Möglichkeit, Ihrem "Browser zu vertrauen".</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Je nach gewähltem Zeitraum wird dem Browser entsprechend vertraut, so dass in diesem Zeitraum bei einem späteren Login die Multifaktor-Authentifizierung nicht wieder nötig ist.</span>

</td></tr></tbody></table>

<div class="callout" id="bkmrk-um-die-mfa-nutzen-zu" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Um die MFA nutzen zu können, muss diese in den **[Allgemeinen Einstellungen](https://docs.ounuo.de/link/122)** aktiviert sein.</div><p class="callout warning">Das Login selbst mit Benutzernamen und Passwort ist jedoch immer nötig.</p>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Auch in Ihren persönlichen Einstellungen können Sie nun diese Einstellungen sehen.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![Multifaktor-Authentifizierung-Ansicht-im-Profil.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/multifaktor-authentifizierung-ansicht-im-profil.png)</span>

<div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

# Seitenaufbau

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nachdem Sie sich angemeldet haben sehen Sie immer als erstes die ounuo-Startseite. Nun können Sie sich mit der ounuo Programmoberfläche vertraut machen.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">ounuo Programmoberfläche</span>

![Der-Aufbau-Von-Ounuo-mit-Zahlen-und-lila-Kästen-NEU.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-10/scaled-1680-/der-aufbau-von-ounuo-mit-zahlen-und-lila-kasten-neu.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die ounuo Programmoberfläche enthält im oberen Bereich das ounuo-Logo \[1\] sowie das Hauptmenu \[7\]. Darunter teilt sich die Oberfläche in einen linken und rechten Bereich auf, wobei der linke Bereich in der Regel ein Suchfeld, eine Schaltfläche zur Neuanlage und eine Ergebnisliste enthält.   
Der rechte Bereich enthält oben ein Aktionsmenü und darunter die Datensatz-Details. Dies ist der Standard-Aufbau, der sowohl bei Kontakten und Gruppen als auch in weiteren Modulen wie Einladungen oder E-Mail-Verteilern genutzt wird.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Im Folgenden wird speziell die Haupt-Oberfläche zur Verwaltung von Kontakten und Gruppen eingegangen.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">ounuo-Logo \[1\]:</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Über das ounuo-Logo gelangen Sie stets zur Startseite von ounuo. Das Logo ist auf allen ounuo Seiten vorhanden.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Ansichten \[2\]:</span>

<span style="color: rgb(20, 137, 167);">![EinfacheFilteransicht.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-01/scaled-1680-/einfachefilteransicht.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Über die Schaltflächen unter dem ounuo-Logo kann zwischen den drei Haupt-Ansichten umgeschaltet werden:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Einfache Filteransicht**:  
    Hier können Sie neue Kontakte und Gruppen anlegen, nach diesen suchen und sie bearbeiten. Dies ist die Standard-Ansicht.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Erweiterte Filteransicht**:  
    Diese Ansicht bietet spezielle Such- und Filterfunktionen für [Organisationen](https://docs.ounuo.de/link/76) und [Gruppen](https://docs.ounuo.de/link/75) sowie die [Suche Plus](https://docs.ounuo.de/link/74).</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Kontaktliste** (**Tabellenansicht**):  
    Für Freunde von Excel gibt es auch in ounuo eine [Tabellenansicht](https://docs.ounuo.de/link/77) zur schnellen Filterung und Sortierung. </span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Neuanlage \[3\]:</span>

##### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">![NeuAnlegen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-01/scaled-1680-/neuanlegen.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wählen Sie anhand des Symbols aus, welche Art von Datensatz angelegt werden soll. Danach können Sie im Datenbereich \[8\] alle Daten erfassen und rechts oben Speichern.</span>

<p class="callout warning"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nach dem Speichern ist der Datensatz im System vorhanden, wird aber nicht unbedingt in der Ergebnisliste angezeigt: dort erscheinen nur Suchergebnisse oder - falls keine Suche erfolgt ist - Favoriten. </span></p>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Suchfeld \[4\]:</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Das Suchfeld dient zur einfachen Filterung. Suchabfragen greifen hier auf folgende Felder zu:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Namen (Personen, Gruppen, Organisationen)</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Adressen (Straße, Postleitzahl, Ort, Adresszusätze)</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Kontaktdaten (Telefon, E-Mail) </span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Geben Sie einfach einen Suchbegriff ein und drücken Sie Enter, damit die Suche durchgeführt wird.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-wenn-man-sich-alle-d" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Wenn man sich alle Datensätze anzeigen lassen möchte, gibt man ein Sternchen (*) oder das Prozentzeichen (%) ein..</div>### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Ergebnisliste \[5\]:</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Solange noch keine Suche durchgeführt ist, werden hier die eigenen Favoriten angezeigt. Die Liste ist hier immer gruppiert nach Gruppen, Organisationen und Personen. Diese Gruppen können durch einen Klick auf die Überschrift zu- und auch wieder ausgeklappt werden.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Der Klick auf einen Eintrag zeigt die dazugehörigen Daten rechts im <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Datenbereich \[8\]</span> an.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Sammelauswahl \[6\]: ![Sammelauswahl.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-01/scaled-1680-/sammelauswahl.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">In der Sammelauswahl können unterschiedliche Kontakte zu einer temporären Sammlung zusammengestellt werden, welche dann beispielsweise für einen Export oder zur Zuweisung zu einer Gruppe genutzt werden kann. Weitere Details zu dem Thema finden Sie unter [Sammelauswahl](https://docs.ounuo.de/link/117).</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Hauptmenü \[7\]: ![HauptmenüNeu1.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/hauptmenuneu1.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Über das Hauptmenü können Sie in unterschiedliche Module von ounuo wechseln.</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">FRAGEZEICHEN : hier gelangt man zur Hilfe</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">BALKEN : Standard-Module wie Einladungen oder E-Mail-Verteiler, der Inhalt hängt an der zugewiesenen Benutzerrolle.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">ZAHNRAD: Administrations-Module, wie zentrale Einstellungen und Benutzerverwaltung. Um diesen Menüpunkt sehen zu können wird mindestens eine Premium-Rolle benötigt.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">FAHNE: Auswahl der Sprache. Diese Auswahl ist nur vorhanden, wenn ounuo mehrsprachig konfiguriert wurde und ein Umschalten der Sprache in den Einstellungen erlaubt wird.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">PERSON: Über das persönliche Menu können Profileinstellungen bearbeitet oder das Passwort zurückgesetzt werden. Zudem findet sich dort eine Schaltfläche zum Ausloggen aus ounuo.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Datenbereich \[8\]:</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hier werden die Daten von dem Datensatz angezeigt, der in der Ergebnisliste ausgewählt ist. Die Ansicht variiert abhängig davon, ob eine Person, eine Organisation oder eine Gruppe angezeigt wird. Auf der Startseite können individuelle Blöcke, wie z. B. Geburtstage oder letzte Änderungen angezeigt werden.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Eine detaillierte Beschreibung ist auf der folgenden Seite zu finden, [Datenbereich](https://docs.ounuo.de/link/119).</span>

<div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- [Datenbereich](https://docs.ounuo.de/link/119)
- [Ansichten](https://docs.ounuo.de/books/willkommen-in-der-ounuo-hilfe/chapter/ansichten)

# Datenbereich

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hier werden die Daten von dem Datensatz angezeigt, der in der Ergebnisliste ausgewählt ist. Die Ansicht variiert abhängig davon, welche Art Datensatz angezeigt wird. Auf der Startseite können individuelle Blöcke, wie z. B. Geburtstage oder letzte Änderungen angezeigt werden. Im folgenden wird exemplarisch die Ansicht einer Person verwendet.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-hinweis%3A-die-verwend" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Hinweis: Die verwendeten Kontakte in den Screenshots sind KI-generierte Datensätze und existieren nicht! Sie dienen lediglich als Beispiele. Bei Fragen und Anregungen treten Sie gerne mit uns in Kontakt.</div>![Seitenaufbau-AusgewählterDatensatzLila.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-10/scaled-1680-/seitenaufbau-ausgewahlterdatensatzlila.png)

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Datensatz</span>**<span style="color: rgb(20, 137, 167);"> </span>**

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Beim Aufruf eines Datensatzes werden rechts die dazugehörigen Daten eingeblendet und darüber erscheint das Aktionsmenü \[9\]. Der Datenbereich besteht aus mehreren unterschiedlichen inhaltlichen Blöcken, zum Beispiel Kontaktmöglichkeiten, Dokumente, Gruppenzugehörigkeit oder Kommunikationsverlauf. Graue Pfeile am unteren Rand eines Blocks ermöglichen das Ein- und Ausklappen von weiteren Informationen.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Innerhalb der Blöcke im Datenbereich werden Informationen zu einzelnen Bereichen, Modulen und Funktionen dargestellt.</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Notizen</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Gruppen: Hier wird die Zuordnung zu Gruppen dargestellt. Gruppen können hinzugefügt oder gelöscht werden.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Beziehungen: Dieses Modul dient vor allem dazu, Beziehungen zwischen einzelnen Personen zu erfassen. Beispiele sind Ehepartner, Assistenten, Vertretungsregelungen.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Kommunikationsverlauf: Um die Kommunikation mit bestimmten Personen nachzuhalten und für andere ounuo-Nutzer sichtbar zu machen, können Sie Mailwechsel, Telefongespräche oder Briefwechsel erfassen.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Dokumente: Hier können Dateien hochgeladen und mit dem Kontakt verknüpft werden.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Einige Blöcke sind nur sichtbar, wenn Daten erfasst wurden oder wenn das entsprechende Modul aktiviert wurde:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Weitere Informationen: Wenn individuelle Felder definiert wurden, werden die Daten in diesem Block dargestellt.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">E-Mail-Verteiler</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Einladungen</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Lastschriften</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Änderungen (hierzu wird mindestens eine Premium-Rolle benötigt)</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Aktionsmenü \[9\]:</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Das Aktionsmenü unterscheidet sich je nach Modus: </span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Im "Ansicht-Modus" bietet es abhängig vom Kontext links verschiedene Möglichkeiten der Weiterverarbeitung an (beispielsweise E-Mail-Versand, Druck, Export oder Markierung als Favorit). Im rechten Bereich finden Sie den Button Bearbeiten, über welchen in den "Bearbeiten-Modus" gewechselt werden kann.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Im "Bearbeiten-Modus" wird, je nach Rechteeinstellungen, links ggf. eine Schaltfläche zum Löschen des aktuellen Datensatzes angeboten, rechts Schaltflächen zum Abbrechen bzw. Speichern der aktuell vorgenommenen Änderungen.  
    In diesem Modus können Sie die Daten des Datensatzes bearbeiten. </span>

<div class="callout" id="bkmrk-inhalte-in-den-spezi" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Inhalte in den speziellen Modulen (wie Gruppen, Beziehungen, Kommunikationsverlauf oder Dokumente) werden direkt innerhalb des Moduls bearbeitet und nicht im Bearbeiten-Modus.</div><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Weitere Details zu den vorhandenen Optionen finden Sie auf der Seite [Aktionsmenü](https://docs.ounuo.de/link/98).</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Symbole \[10\]:</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">In ounuo werden für einige Aktionen Schaltflächen mit Symbolen verwendet. Nachfolgend ist eine Liste mit Standard-Symbolen abgebildet und deren Aktion erläutert. Diese Schaltflächen beziehen sich immer auf den Bereich bzw. die Zeile, wo sie vorhanden sind. </span>

<span style="color: rgb(20, 137, 167);">![Auge.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-01/scaled-1680-/auge.png) ![At@.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-01/scaled-1680-/at-at.png) ![Telefon.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-01/scaled-1680-/telefon.png) ![Mobil.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-01/scaled-1680-/mobil.png) ![Fax.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/fax.png) ![Pin.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-01/scaled-1680-/pin.png) ![Link-Pfeil.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-01/scaled-1680-/link-pfeil.png) </span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Auge: Voransicht und die Möglichkeit zur einfachen Kopie der Daten, beispielsweise für die Anrede oder eine Anschrift.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">@: Eine E-Mail an diese Adresse schreiben (wird an das Mailprogramm übergeben).</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Telefon: Die hinterlegte Rufnummer wird angerufen, wenn das Betriebssystem dafür konfiguriert ist.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Handy: Die mobile Rufnummer wird angerufen, wenn das Betriebssystem dafür konfiguriert ist.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Fax: Es wird ein Fax-Anruf für die angegebene Faxnummer gestartet, wenn das Betriebssystem dafür konfiguriert ist.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Pin: Aufruf der Adresse auf Google Maps.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Link: Aufruf der Webseite.</span>

<div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- [Startseite einrichten](https://docs.ounuo.de/link/123)

# Aktionsmenü

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Über das Aktionsmenü können Sie im ausgewählten Datensatz Aktionen vornehmen, wie eine E-Mail schreiben, einen Brief / Umschlag / etc.... ausdrucken, Daten exportieren usw.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Im Nachfolgenden wird das Aktionsmenü für die Haupt-Oberfläche, also Kontakte und Gruppen, erläutert.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Ansicht-Modus </span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Auf der linken Seite befinden sich hier unterschiedliche, kontextabhängige Aktionen. Auf der rechten Seite befindet sich die Schaltfläche **Bearbeiten**, über welche in den *Bearbeiten-Modus* gewechselt werden kann.</span>

<p class="callout warning"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hinweis: Sind Organisationen in den ausgewählten Datensätzen, werden die Organisationsadressen verwendet und nicht die Adressen der damit verknüpften Personen. Dies gilt für alle Aktionen!</span></p>

## <span style="color: rgb(0, 0, 0);">![Aktionsmenü.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/aktionsmenu.png)</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">E-Mail schreiben:</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Bei einzelnen Kontakten wird eine Maske geöffnet, in der ein Absender und eine Vorlage gewählt werden können, um eine E-Mail zu versenden. Wird diese über Abbrechen geschlossen, so wird dennoch das Mailprogramm geöffnet, jedoch ohne Vorlage. Bei mehreren Kontakten (z.B. bei einer Gruppe) wird gleich das Mailprogramm geöffnet.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die Auswahl der Mailadresse(n) hängt ebenfalls vom Kontext ab:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Gruppen, Sammelauswahl oder andere Kontakt-Listen: die "Haupt-E-Mail-Adressen" aller zugewiesener Kontakte</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Personen/Organisationen: die entsprechende "Haupt-E-Mail-Adresse"</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn nur ein Datensatz ausgewählt ist, wird die Adresse in das AN-Feld des Mailprogrammes eingetragen. Sind mehrere Datensätze ausgewählt, werden die Adressen aus Datenschutzgründen in das BCC-Feld übernommen.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die "Haupt-E-Mail-Adresse" ist die erste bzw. oberste E-Mail-Adresse des Kontaktes, weitere Details dazu sind zu finden unter [Primäre Kontaktmöglichkeit](https://docs.ounuo.de/link/63).</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Drucken / Seriendruck:</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Öffnet eine Maske, in der ein Absender und eine Vorlage gewählt werden können, um Briefe oder Serienbriefe zu schreiben oder Adressetiketten zu generieren.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hierbei wird unterschieden in: </span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Druck (Einzelbrief):  
    Es sind lediglich "Einzelvorlagen" nutzbar, bei denen die Kontakt-Informationen direkt in das Dokument geschrieben werden. Das Dokument wird dann über ounuo heruntergeladen. Weiteres finden Sie unter [Dokumentenvorlage benutzen Einzelbrief](https://docs.ounuo.de/link/140 "Dokumentenvorlage benutzen Einzelbrief")</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Seriendruck (Serienbrief):  
    Es sind lediglich "Serienvorlagen" nutzbar. Hier wird die Serienfunktion in der Vorlage genutzt. Dabei wird neben dem Dokument eine CSV-Datei erstellt, welche in dem Dokument als "Datenbasis" verlinkt ist. Über ounuo werden dann diese zwei Dateien heruntergeladen. Weitere Informationen finden Sie unter [Dokumentenvorlage benutzen Serienbrief](https://docs.ounuo.de/link/150 "Dokumentenvorlage benutzen Serienbrief")</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sowohl für den Druck als auch den Seriendruck können die Felder aus dem Export verwendet werden, welcher in folgendem Abschnitt beschrieben ist.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Exportieren:</span>

<p class="callout warning"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Export ist nur Möglich, wenn in der Benutzerverwaltung das Häkchen gesetzt ist.</span></p>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Es besteht die Möglichkeit, die gewählten Datensätze im Excel- oder CSV-Format zu exportieren. Während das Excel-Format als Spaltenüberschriften die in ounuo verwendeten Begriffe nutzt, werden im CSV-Format Spaltenüberschriften verwendet, welche technisch einfacher weiterverwendet werden können (z.B. ohne Leerzeichen, Umlaute etc.).</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die exportierten Daten können Sie dann in Excel neu aufbereiten und Filtern, falls Ihnen die ounuo-Möglichkeiten nicht ausreichen. Außerdem können Sie VCF-Cards erstellen und diese dann in andere (lokale) Adressprogramme übernehmen.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Bei Kontakt-Listen, wie z.B. der Export-Funktion in einer Gruppe, werden sowohl Personen als auch Organisationen exportiert. Dabei wird bei Personen die [Primäre Kontaktmöglichkeit](https://docs.ounuo.de/link/63) exportiert!</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Zudem können Sie über den Export auch QR-Codes generieren. Diese müssen Sie allerdings in dein Einstellungen aktivieren.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Favorit hinzufügen / entfernen:</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hier können Sie den ausgewählten Kontakt oder die ausgewählte Gruppe als Favorit hinzufügen (oder entfernen).</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Favoriten werden dauerhaft in der Ergebnisliste angezeigt, sofern dort keine Suche erfolgt. Wenn Sie keinen Kontakt als Favorit hinzugefügt haben, werden in der Ergebnisliste nur die Suchergebnisse angezeigt. Ohne erfolgte Suche ist die Ergebnisliste leer.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Bearbeiten:</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Im Aktionsmenü \[9\] findet sich auf der rechten Seite der Button **Bearbeiten**. Mit Klick auf den Button wechseln Sie in den "Bearbeiten-Modus".</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Inhalte in speziellen Modulen (Gruppen, Beziehungen, Kommunikationsverlauf, Dokumente) werden direkt innerhalb des Moduls bearbeitet</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Bearbeiten-Modus</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">In diesem Modus befindet sich auf der linken Seite eine Schaltfläche zum Löschen des Datensatzes. Auf der rechten Seite befinden sich Schaltflächen zum Abbrechen bzw. Speichern der aktuellen Änderungen im Datensatz.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Im Bearbeiten-Modus sind andere Module, wie beispielsweise zugeordnete Gruppen oder Dokumente, gesperrt. Erst nach Verlassen in den Ansicht-Modus können diese wieder editiert werden.</span>

<div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- [Datenbereich](https://docs.ounuo.de/link/119)

# Hauptmenü

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Über das Hauptmenü gelangen Sie unter anderem zu den Menüpunkten Einladungen und E-Mail-Verteiler, sowie zu den Einstellungen.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![Hauptmenü-Sympolleiste.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/hauptmenu-sympolleiste.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Je nachdem, über welche Rechte Sie verfügen und welchen Menü-Punkt Sie anklicken, bekommen Sie unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten:</span>

<table border="1" class="align-left" id="bkmrk-fragezeichen%3A-%C3%9Cber-d" style="border-collapse: collapse; width: 100%; border-width: 0px;"><colgroup><col style="width: 22.5%;"></col><col style="width: 77.5%;"></col></colgroup><tbody><tr><td style="border-width: 0px;">- **Fragezeichen:**

</td><td style="border-width: 0px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Über das Fragezeichen gelangen Sie zu den Support-Informationen.</span>

</td></tr><tr><td style="border-width: 0px;">- **3-Balken-Menü:**

</td><td style="border-width: 0px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Je nach Benutzerrolle und aktivierter Module haben Sie im 3-Balken-Menü folgende Auswahl.</span>

- - Kontakte importieren
    - Dubletten vorhanden (die kleine Zahl am 3-Balken-Menü zeigt Ihnen die Anzahl gefundener Dubletten an)
    - Einladungen (schreiben / verwalten)
    - E-Mail-Verteiler (schreiben / verwalten)
    - Lastschriften exportieren

</td></tr><tr><td style="border-width: 0px;">- **Zahnrad:**

</td><td style="border-width: 0px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um dieses Menü sehen zu können, müssen Sie mindestens über die Benutzerrolle Premium verfügen</span>

- - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Dokumentenvorlagen (hochladen / verwalten)</span>
    - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Änderungen nachverfolgen (lassen Sie sich anzeigen, welcher Benutzer welche Änderungen in den Datensätzen vorgenommen hat)</span>
    - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Einstellungen</span>
    - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Benutzerverwaltung (vergeben Sie Rechte und Sie neue Benutzer an)</span>

</td></tr><tr><td style="border-width: 0px;">- **Fahne:**

</td><td style="border-width: 0px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Je nachdem was Sie bei der Sprache eingestellt haben, sehen Sie im Hauptmenü die Fahne zum Ändern der Sprache.</span></td></tr><tr><td style="border-width: 0px;">- **Profil:**

</td><td style="border-width: 0px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hier können Sie unter Anderem Ihr Passwort ändern, sich Abmelden und Ihre eigenen Kontaktinformationen eintragen. (Diese werden z. B. in Briefen automatisch übernommen)</span></td></tr></tbody></table>

<div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- [Aktionsmenü](https://docs.ounuo.de/link/98 "Aktionsmenü")

# Kontakte

In ounuo stehen Kontakte im Mittelpunkt - dazu zählen sowohl Personen als auch Organisationen. Sie bilden die Grundlage für viele Funktionen wie Einladungen, E-Mail-Verteiler oder Kommunikationsverläufe.
Hier erfahren Sie:

wie Sie neue Kontakte anlegen und miteinander verknüpfen,
wie Sie Kontakte über die Suche finden und als Favoriten markieren,
wie Sie individuelle Felder, Gruppen und Beziehungen nutzen,
und wie Sie mit Modulen wie Einladungen, E-Mail-Verteiler oder Lastschrift arbeiten.

Mit diesen Grundlagen behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Kontakte und können sie gezielt für Ihre Arbeitsprozesse einsetzen.

# Organisation

<p id="bkmrk-alles-rund-um-organi"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Alles rund um Organisationen, Neue Organisation anlegen, Personen zuordnen / erg&auml;nzen / anlegen.</span></p>
<p id="bkmrk-einer-organisation-k"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Einer Organisation k&ouml;nnen in ounuo Personen zugewiesen werden, sie kann somit auch zur Gruppierung verwendet werden. Die Organisationsdaten sind dabei <em>zentral</em> vorhanden. Es m&uuml;ssen keine Organisationsadressen in allen zugeh&ouml;rigen Personen editiert werden.</span></p>
<h2 id="bkmrk-neue-organisation-an"><span style="color: rgb(20, 137, 167);">Neue Organisation anlegen</span> &nbsp;<img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-01/scaled-1680-/organisation-klein.png" alt="Organisation-klein.png" width="50" height="29"></h2>
<p id="bkmrk-um-eine-neue-organis"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um eine neue Organisation anzulegen, klicken Sie oben links auf die Schaltfl&auml;che <strong>Neue Organisation anlegen</strong>.</span></p>
<p id="bkmrk-"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/organisationanlegen.png" alt="OrganisationAnlegen.png"></p>
<p id="bkmrk-es-kann-sein%2C-dass-i"><span style="color: rgb(0, 0, 0);"><em>Es kann sein, dass Ihr Kontaktformular von diesem abweicht, das liegt daran, dass einzelne Felder in den Einstellungen ein-/ ausgeblendet werden k&ouml;nnen.</em></span></p>
<p id="bkmrk-rot-markierte-felder" class="callout danger">Rot markierte Felder m&uuml;ssen ausgef&uuml;llt werden!</p>
<div class=callout info style="background-color: #E0F0FF; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">
  <span style="font-weight: bold; font-size: 1.2em;"></span>
  Wenn Sie im Namensfeld mind. 4 Buchstaben eingegeben haben, wird Ihnen eine Liste mit m&ouml;glichen Dubletten ausgegeben.&nbsp; Dies soll verhindern, dass Datens&auml;tze doppelt angelegt werden.</div>
<p id="bkmrk-tragen-sie-alle-kont"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfassen Sie alle Kontaktdaten der Organisation, wenn erw&uuml;nscht, k&ouml;nnen Sie ein Firmenlogo hochladen und Notizen zur Organisation hinterlegen. Wenn sie alles ausgef&uuml;llt haben, klicken Sie oben rechts auf <strong>Speichern</strong><em>.</em></span></p>
<p id="bkmrk-die-anrede-f%C3%BCr-eine-"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die Anrede f&uuml;r eine Organisation in einem Anschreiben wird automatisch generiert und ist in der Regel "Sehr geehrte Damen und Herren". Sollte die Anrede abweichen, so kann dies &uuml;ber das Feld <strong>Anrede in Anschreiben</strong> &uuml;berschrieben werden.</span></p>
<h4 id="bkmrk-exportieren"></h4>
<h2 id="bkmrk-organisation-bearbei-1"><span style="color: rgb(20, 137, 167);">Organisation bearbeiten</span></h2>
<p id="bkmrk-sie-k%C3%B6nnen-jederzeit"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sie k&ouml;nnen jederzeit die Kontaktdaten und Eintr&auml;ge einer Organisation &auml;ndern. Hierzu w&auml;hlen Sie, in der Ergebnisliste, die gew&uuml;nschte Organisation aus, sodass sie im Datenbereich erscheint und klicken Sie dann oben rechts auf&nbsp;<strong>Bearbeiten</strong>.</span></p>
<h3 id="bkmrk--2" style="padding-left: 40px;"></h3>
<h3 id="bkmrk-zugeordnete-personen"><span style="color: rgb(20, 137, 167);">Zugeordnete Personen</span></h3>
<p id="bkmrk-im-modul-%3Ezugeordnet"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Im Bereich <strong>Zugeordnete Personen</strong>&nbsp;wird Ihnen angezeigt, welche Personen zur Organisation geh&ouml;ren.</span></p>
<h4 id="bkmrk-person-erg%C3%A4nzen"><span style="color: rgb(20, 137, 167);">Person erg&auml;nzen</span></h4>
<p id="bkmrk-um-einer-organisatio"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um einer Organisation Personen zuzuordnen, klicken Sie im Bereich <strong>Zugeordnete Personen</strong> auf <strong>Person erg&auml;nzen</strong>.</span></p>
<p id="bkmrk--3"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-01/scaled-1680-/Dvzzugeordnetepersonen.png" alt="ZugeordnetePersonen.png"></p>
<p id="bkmrk-geben-sie-den-namen-"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfassen Sie den Namen der zu erg&auml;nzenden Person und best&auml;tigen Sie diesen mit der Enter-Taste oder per Mausklick. Jetzt erscheint der Name der Person in der Liste der zugeordneten Personen.</span></p>
<h4 id="bkmrk-hier-haben-sie-auch-"><span style="color: rgb(20, 137, 167);">Person anlegen</span></h4>
<p id="bkmrk-wollen-sie-der-organ"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wollen Sie der Organisation eine Person zuordnen, die noch gar nicht angelegt ist, k&ouml;nnen Sie diese auch im Bereich <strong>Zugeordnete Personen</strong> (im kleinen Rahmen) anlegen. Wenn der Datensatz der eingetragenen Person noch nicht existiert, &auml;ndert sich der Text im Schreibfeld von <em>Person erg&auml;nzen</em> zu <em>Person anlegen</em>.</span></p>
<p id="bkmrk-geben-sie-den-namen--1"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfassen Sie den Namen der Person und best&auml;tigen Sie <strong>xyz anlegen...</strong> mit der Enter-Taste oder per Mausklick. Es &ouml;ffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie Anrede, Titel, Vorname, und Nachname eintragen k&ouml;nnen. Bei der Auswahl&nbsp;<strong>private Adresse und Kontaktdaten kopieren </strong>werden die Organisationdaten in die privaten Kontakt-/Adressfelder der Person kopiert.<br>Mit Klick auf&nbsp;<strong>Speichern</strong> wird die Person angelegt und erscheint in der Liste der zugeordneten Personen.</span></p>
<h4 id="bkmrk-zuordnung-entfernen"><span style="color: rgb(20, 137, 167);">Zuordnung entfernen</span><br></h4>
<p id="bkmrk-wollen-sie-eine-pers"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um die Verkn&uuml;pfung zwischen einer Organisation und einer Person zu entfernen, klicken Sie im Modul <strong>Zugeordnete Personen</strong> auf das Minus-Zeichen, vor der Person, die entfernt werden soll.</span></p>
<p id="bkmrk-tragen-sie-alle-kont"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfassen Sie alle Kontaktdaten der Organisation, wenn erw&uuml;nscht, k&ouml;nnen Sie ein Firmenlogo hochladen und Notizen zur Organisation hinterlegen. Wenn sie alles ausgef&uuml;llt haben, klicken Sie oben rechts auf <strong>Speichern</strong><em>.</em></span></p>
<div class=callout info style="background-color: #E0F0FF; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">
  <span style="font-weight: bold; font-size: 1.2em;"></span>
  Die Person bleibt weiterhin im System gespeichert, nur die Zuordnung zur Organisation wird hierdurch entfernt.</div>
<h4 id="bkmrk-weitere-kontaktfunkt"><span style="color: rgb(20, 137, 167);">Weitere Kontaktfunktionen</span></h4>
<p id="bkmrk-%C2%A0"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Im Ansicht-Modus k&ouml;nnen weitere Kontaktmodule genutzt werden, welche hier auf separaten Seiten beschrieben werden:</span></p>
<ul id="bkmrk-gruppenzuweisungen-e">
<li class="null"><a href="https://docs.ounuo.de/link/105">Gruppenzuweisungen</a></li>
<li class="null"><a href="https://docs.ounuo.de/link/106">E-Mail-Verteiler</a></li>
<li class="null"><a href="https://docs.ounuo.de/link/107">Einladungen</a></li>
<li class="null"><a href="https://docs.ounuo.de/link/108">Beziehungen</a></li>
<li class="null"><a href="https://docs.ounuo.de/link/109">Kommunikationsverlauf</a></li>
<li class="null"><a href="https://docs.ounuo.de/link/110">Dokumente</a></li>
<li class="null"><a href="https://docs.ounuo.de/link/111">Lastschrift</a></li>
</ul>
<p id="bkmrk-%C2%A0-1"></p>
<div drawio-diagram="182" contenteditable="false" id="bkmrk--1"><img id="bkmrk--16" src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png"></div>
<h2 id="bkmrk-das-k%C3%B6nnte-sie-auch-"><span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das k&ouml;nnte Sie auch interessieren:</span></h2>
<ul id="bkmrk-welche-m%C3%B6glichkeiten">
<li class="null"><a title="Person" href="https://docs.ounuo.de/link/63">Person anlegen</a></li>
<li class="null"><a title="Gruppe erg&auml;nzen / anlegen" href="https://docs.ounuo.de/link/65">Gruppe anlegen</a></li>
<li class="null"><a href="https://docs.ounuo.de/link/64">Weitere Informationen</a></li>
<li class="null"><a href="https://docs.ounuo.de/link/98">Favorit hinzuf&uuml;gen / entfernen</a></li>
</ul>

# Person

<p id="bkmrk-alles-rund-um-organi"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Alles rund um Personen, Neue Person anlegen, Organisation/-en erg&auml;nzen / zuordnen.</span></p>
<p id="bkmrk-personen-k%C3%B6nnen-sowo"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Personen k&ouml;nnen sowohl private als auch Firmen-Kontaktinformationen enthalten. Letztere werden &uuml;ber Organisationen hergestellt. Eine Person kann dabei mehreren Organisationen zugewiesen werden. Die Kontaktm&ouml;glichkeiten sind dabei in ounuo <em>sortiert</em>, um f&uuml;r weitere Aktionen wie Export, Druck oder auch E-Mail die "prim&auml;re Kontaktm&ouml;glichkeit" zu definieren, welche standardm&auml;&szlig;ig genutzt wird.</span></p>
<h2 id="bkmrk-neue-organisation-an"><span style="color: rgb(20, 137, 167);">Neue Person anlegen</span> &nbsp;<img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/personanlegen.png" alt="PersonAnlegen.png" width="50" height="29"></h2>
<p id="bkmrk-um-eine-neue-organis"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um eine neue Person anzulegen, klicken Sie oben links auf die Schaltfl&auml;che&nbsp;<strong>Neue Person anlegen</strong>.</span></p>
<p id="bkmrk-"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/5iupersonanlegen.png" alt="PersonAnlegen.png"></p>
<p id="bkmrk-es-kann-sein%2C-dass-i"><em><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Es kann sein, dass Ihr Kontaktformular von diesem abweicht, das liegt daran, dass einzelne Felder in den Einstellungen ein-/ ausgeblendet werden k&ouml;nnen.</span></em></p>
<p id="bkmrk-tragen-sie-alle-kont"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfassen Sie alle Kontaktdaten der Person, wenn erw&uuml;nscht, k&ouml;nnen Sie ein Profilbild hochladen und Notizen zur Person hinterlegen.&nbsp;<br>Wenn sie alles ausgef&uuml;llt haben, klicken Sie oben rechts auf <strong>Speichern</strong><em>.</em></span></p>
<p id="bkmrk-die-anrede-f%C3%BCr-eine-"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die Anrede f&uuml;r eine Person in einem Anschreiben wird automatisch anhand von vielen Faktoren wie Anrede, akademischem Titel und Namen generiert. Sollte eine abweichende Anrede verwendet werden, so kann dies &uuml;ber das Feld <strong>Anrede in Anschreiben</strong> &uuml;berschrieben werden.</span></p>
<p id="bkmrk-die-privatadresse-wi"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die Privatadresse wird direkt in der Person erfasst. Wenn die Person eine oder mehrere dienstliche Adresse(n) hat, werden diese als Organisation eigenst&auml;ndig erfasst und dann mit dieser Person verkn&uuml;pft.&nbsp;</span></p>
<h2 id="bkmrk-h%C3%A4kchen-bei-organisa"><span style="color: rgb(20, 137, 167);">Person bearbeiten</span></h2>
<p id="bkmrk-sie-k%C3%B6nnen-jederzeit"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sie k&ouml;nnen jederzeit die Kontaktdaten und Eintr&auml;ge einer Person &auml;ndern. Hierzu w&auml;hlen Sie in der Ergebnisliste, die gew&uuml;nschte Person&nbsp; aus, sodass sie im Datenbereich erscheint und klicken Sie dann oben rechts auf <strong>Bearbeiten</strong>.</span></p>
<h4 id="bkmrk-exportieren"></h4>
<h3 id="bkmrk--2" style="padding-left: 40px;"></h3>
<h3 id="bkmrk-zugeordnete-personen"><span style="color: rgb(20, 137, 167);">Kontaktfunktionen</span></h3>
<p id="bkmrk-wenn-sie-eine-person"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie eine Person mit einer Organisation verkn&uuml;pfen, dann haben Sie in der Person mehrere Kontaktm&ouml;glichkeiten zur Verf&uuml;gung. Die gesch&auml;ftlichen und die privaten Kontaktm&ouml;glichkeiten.</span></p>
<h4 id="bkmrk-organisation-erg%C3%A4nze"><span style="color: rgb(20, 137, 167);">Organisation erg&auml;nzen&nbsp;</span></h4>
<p id="bkmrk-im-modul-%3Ezugeordnet"><span style="color: #000000;">Sie k&ouml;nnen in der anzulegenden Person direkt eine Organisation erg&auml;nzen, oder neu anlegen. Hierzu klicken Sie unten auf&nbsp;<strong>Organisation erg&auml;nzen&nbsp;</strong>und w&auml;hlen die gew&uuml;nschte Organisation aus, oder Sie legen eine neue Organisation an.</span></p>
<p id="bkmrk--1"><span style="color: #000000;"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/organisationzupersonerganzen.png" alt="OrganisationZuPersonErg&auml;nzen.png"></span></p>
<p id="bkmrk-in-dem-formular-k%C3%B6nn"><span style="color: #000000;">In dem Formular k&ouml;nnen dann die Kontaktdaten der Person <strong>in Verbindung mit der Organisation</strong> eingetragen werden, z.B. die Abteilung, Position (im Unternehmen) oder die E-Mail-Adresse, welche die Person in dieser Organisation hat.&nbsp;</span></p>
<p id="bkmrk-die-speicherung-der-"><span style="color: #000000;">Die Speicherung der Kontaktfunktionen erfolgt hierbei zusammen mit den Grunddaten der Person &uuml;ber einen Klick auf <strong>Speichern</strong>.</span></p>
<p id="bkmrk-%C3%84nderungen-an-der-an" class="callout warning"><span style="color: #000000;">&Auml;nderungen an der Anschrift einer Organisation (gelb hinterlegte Felder) werden in der Organisation gespeichert. Sie wirken sich somit auf alle Personen aus, die mit der Organisation verkn&uuml;pft sind.</span></p>
<h5 id="bkmrk-h%C3%A4kchen-bei-organisa-1"><span style="color: rgb(20, 137, 167);">H&auml;kchen bei Organisation vor Person?</span></h5>
<p id="bkmrk-das-h%C3%A4kchen-bei-orga"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Das H&auml;kchen bei <strong>Organisation vor Person?</strong> bezieht sich nur auf die Generierung der Anschrift. Hier ein Beispiel:</span></p>
<div drawio-diagram="200" contenteditable="false" id="bkmrk--3"><img id="bkmrk--4" src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1740474722.png"></div>
<p id="bkmrk-%C2%A0" class="align-left"></p>
<h4 id="bkmrk-um-sie-daran-zu-erin"><span style="color: rgb(20, 137, 167);">Prim&auml;re Kontaktm&ouml;glichkeit</span></h4>
<p id="bkmrk-die-reihenfolge-der-"><span style="color: rgb(20, 137, 167);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die Reihenfolge der Adressen ist wichtig, wenn Briefe, Serienbriefe und -Mails geschrieben werden oder Etiketten gedruckt werden. In diesem Fall wird immer die erste (oberste) Adresse verwendet.</span></span></p>
<p id="bkmrk-wenn-sie-eine-person-1"><span style="color: #000000;">Wenn Sie eine Person mit einer Organisation verkn&uuml;pfen, dann haben Sie in der Person mehrere Kontaktm&ouml;glichkeiten zur Verf&uuml;gung. Die gesch&auml;ftlichen und die privaten Kontaktm&ouml;glichkeiten. Nun m&uuml;ssen Sie festlegen, welche der Kontaktm&ouml;glichkeit als <strong>Prim&auml;re Kontaktm&ouml;glichkeit</strong> genutzt werden soll. Sie k&ouml;nnen die Adress-Bl&ouml;cke mithilfe der kleinen Pfeile, rechts am Rand, nach oben / bzw. unten verschieben. Die oberste Kontaktm&ouml;glichkeit wird automatisch als die Prim&auml;re Kontaktm&ouml;glichkeit genutzt. Diese wird in Exporten (u.a. auch f&uuml;r die Druck-Funktion) verwendet.&nbsp;</span></p>
<p id="bkmrk-die-speicherung-der--1"><span style="color: #000000;">Die Speicherung der Reihenfolge erfolgt erst nach Klick auf <strong>Speichern</strong>.</span></p>
<h4 id="bkmrk-zuordnung-entfernen"><span style="color: rgb(20, 137, 167);">Zuordnung entfernen</span></h4>
<p id="bkmrk-wollen-sie-eine-pers">Um die Kontaktfunktion/die Zuordnung der Person zur Organisation zu entfernen, klicken Sie in dem Kasten der Kontaktfunktion oben links auf das rote M&uuml;lleimer-Symbol. Dadurch wird die Zuordnung (samt Kontaktdaten der Person i<span style="color: #000000;">n Verbindung mit der Organisation) entfernt.</span></p>
<p id="bkmrk-auch-das-entfernen-d"><span style="color: #000000;">Auch das Entfernen der Kontaktfunktion erfolgt erst nach Klick auf <strong>Speichern</strong>.</span></p>
<div class=callout info style="background-color: #E0F0FF; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">
  <span style="font-weight: bold; font-size: 1.2em;"></span>
  Die Organisation bleibt weiterhin im System gespeichert, ebenso andere Zuordnungen von Personen.</div>
<h3 id="bkmrk-weitere-kontaktfunkt"><span style="color: rgb(20, 137, 167);">Weitere Kontaktmodule</span></h3>
<p id="bkmrk-im-ansicht-modus-k%C3%B6n"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Im Ansicht-Modus k&ouml;nnen weitere Kontaktmodule genutzt werden, welche hier auf separaten Seiten beschrieben werden:</span></p>
<ul id="bkmrk-gruppenzuweisungen-e">
<li class="null"><a href="https://docs.ounuo.de/link/105">Gruppenzuweisungen</a></li>
<li class="null"><a href="https://docs.ounuo.de/link/106">E-Mail-Verteiler</a></li>
<li class="null"><a href="https://docs.ounuo.de/link/107">Einladungen</a></li>
<li class="null"><a href="https://docs.ounuo.de/link/108">Beziehungen</a></li>
<li class="null"><a href="https://docs.ounuo.de/link/109">Kommunikationsverlauf</a></li>
<li class="null"><a href="https://docs.ounuo.de/link/110">Dokumente</a></li>
<li class="null"><a href="https://docs.ounuo.de/link/111">Lastschrift</a></li>
</ul>
<p id="bkmrk--5"></p>
<div drawio-diagram="182" contenteditable="false" id="bkmrk--6"><img id="bkmrk--10" src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png"></div>
<h2 id="bkmrk-das-k%C3%B6nnte-sie-auch-"><span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das k&ouml;nnte Sie auch interessieren:</span></h2>
<ul id="bkmrk-welche-m%C3%B6glichkeiten">
<li class="null"><a href="https://docs.ounuo.de/link/100">Organisation anlegen</a></li>
<li class="null"><a href="https://docs.ounuo.de/link/65">Gruppe anlegen</a></li>
<li class="null"><a href="https://docs.ounuo.de/link/64">Weitere Informationen</a></li>
<li class="null"><a href="https://docs.ounuo.de/link/98">Favorit hinzuf&uuml;gen / entfernen</a></li>
</ul>

# Weitere Informationen

## Individuelle Felder

In ounuo können individuelle Felder für Kontakte definiert werden, welche zusätzlich zu den Standard-Feldern pflegbar sind.

Benötigen Sie weitere Informationen zu diesem Thema? [Dann sprechen Sie uns gerne an!](mailto:support@ounuo.de)

<div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

# Zugeordnete Gruppen

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfahren Sie hier, wie Sie im Bereich Zugeordnete Gruppen, zu einem Kontakt eine Gruppe ergänzen, anlegen oder entfernen können.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie sich in einem Datensatz eines Kontakts befinden, können Sie dort im Bereich **Zugeordnete Gruppen** sehen, welchen Gruppen die Organisation oder Person angehört. Sie können Gruppen ergänzen, oder entfernen. Gruppen sind ein essentielles Feature, womit Sie viele Möglichkeiten haben. </span>

<span style="color: rgb(35, 111, 161);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">...mehr dazu finden Sie im Kapitel</span> </span>*<span style="color: rgb(35, 111, 161);">[Gruppen](https://docs.ounuo.de/link/65).</span>*

<span style="color: rgb(150, 56, 105);">![ZugeordneteGruppenGanzeSeite.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/zugeordnetegruppenganzeseite.png)</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Gruppe ergänzen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um einer Organisation oder Person bereits bestehende Gruppen zuzuordnen, klicken Sie im Bereich **Zugeordnete Gruppen** auf Gruppe ergänzen.</span>

![ZugeordneteGruppen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/zugeordnetegruppen.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfassen Sie den Namen der zu ergänzenden Gruppe und bestätigen Sie diesen mit der Enter-Taste oder per Mausklick. Jetzt erscheint der Name der Gruppe in der Liste der zugeordneten Gruppen.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Gruppe anlegen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wollen Sie der Organisation oder Person eine Gruppe zuordnen, die noch gar nicht angelegt ist, können Sie diese auch im Bereich **Zugeordnete Gruppen** anlegen. Wenn die eingetragene Gruppe noch nicht existiert, ändert sich der Text im Schreibfeld von Gruppe ergänzen zu Gruppe anlegen.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfassen Sie den Namen der Gruppe und bestätigen Sie **xyz anlegen...** mit der Enter-Taste oder Mausklick. Die neue Gruppe ist angelegt und erscheint jetzt in der Liste der Zugeordneten Gruppen.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Zuordnung entfernen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um die Verknüpfung zwischen einem Kontakt und einer Gruppe wieder zu entfernen, klicken Sie im Bereich Zugeordnete Gruppen auf das Minus-Zeichen, vor der Gruppe die entfernt werden soll.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-die-gruppe-bleibt-we" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Die Gruppe bleibt weiterhin im System, nur die Zuordnung wird entfernt.</div><div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- [Gruppe anlegen](https://docs.ounuo.de/link/65 "Gruppe ergänzen / anlegen")
- [E-Mail-Verteiler](https://docs.ounuo.de/link/106 "E-Mail-Verteiler")
- [Einladungen](https://docs.ounuo.de/link/107)

# E-Mail-Verteiler

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Das Modul E-Mail-Verteiler ist eine Übersicht, über die (im Kontakt) zugewiesenen E-Mail-Verteiler.   
</span><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Eine detaillierte Einarbeitung in E-Mail-Verteiler finden Sie im Kapitel <span style="color: rgb(35, 111, 161);">[E-Mail-Verteiler.](https://docs.ounuo.de/link/83)</span>.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie sich im Datensatz eines Kontakts befinden, sehen Sie rechts im Datenbereich unter anderem das Modul **E-Mail-Verteiler**.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-das-modul-f%C3%BCr-e-mail" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Das Modul für E-Mail-Verteiler muss dazu in den ounuo Einstellungen aktiviert sein.</div>![E-Mail-Verteiler-GanzeSeite2.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/e-mail-verteiler-ganzeseite2.png)

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">E-Mail-Verteiler zuweisen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hier sehen Sie alle vorhandenen E-Mail-Verteiler des Systems und die Zuweisungen zu dem gewählten Kontakt. </span>

![E-Mail-Verteiler-zugewiesene-und-vorhandene-lila.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/e-mail-verteiler-zugewiesene-und-vorhandene-lila.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die Zuweisung kann auf verschiedene Arten erfolgen: </span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Über eine Gruppe: sollte der Kontakt in einer Gruppe sein, welche dem E-Mail-Verteiler zugewiesen wurde, so wird die Haupt-E-Mail-Adresse des Kontaktes automatisch in den Verteiler aufgenommen. </span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Über einzelne E-Mail-Adressen: Klicken Sie hierzu auf das + Zeichen und wählen Sie bei mehreren möglichen E-Mail-Adressen die gewünschte E-Mail-Adresse aus. Diese wird dann direkt als aktiv markiert.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sie können per Klick auf *aktiv* auch eine Zuweisung deaktivieren, sie wird dann *inaktiv*. Dies ist beispielsweise nützlich, um trotz Gruppenzuweisung zu dem Verteiler keinen aktiven Eintrag zu haben.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nicht zugewiesene E-Mail-Verteiler sind mit *nicht abonniert* markiert.</span>

![ModulE-Mail-Verteiler-mehrere-E-Mail-Adressen2.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/module-mail-verteiler-mehrere-e-mail-adressen2.png)

<p class="callout warning">Das Recht "E-Mail-Verteiler und Versand möglich" in der Benutzerverwaltung beschränkt nur die Bearbeitung und den Versand von E-Mail-Verteilern an sich, nicht die Zuweisung von Kontakten zu Listen.</p>

<p class="callout danger">Die Zuweisung zu einem E-Mail-Verteiler erfolgt anhand der E-Mail-Adresse. Eine Änderung der E-Mail in einem Kontakt entfernt keine Verteiler-Zuweisungen, welche nicht über eine Gruppe automatisch die Haupt-E-Mail-Adresse nutzen!   
Soll eine E-Mail-Adresse inklusive manueller Verteiler-Zuweisungen angepasst werden, so sind erst die Verteiler-Zuweisungen zu entfernen, dann die E-Mail-Adresse anzupassen und die Zuweisungen neu zu setzen.  
</p>

<div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- [Gruppe anlegen](https://docs.ounuo.de/link/65 "Gruppe ergänzen / anlegen")
- [E-Mail-Verteiler](https://docs.ounuo.de/link/83 "E-Mail-Verteiler")

# Einladungen

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfahren Sie hier, wie Sie Kontakte zu Einladungen hinzufügen und den Einladungsstatus bearbeiten können. Eine detaillierte Einarbeitung in Einladungen finden Sie im Kapitel <span style="color: rgb(35, 111, 161);">[Einladungen](https://docs.ounuo.de/link/80)</span>.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie sich im Datensatz eines Kontakts befinden, sehen Sie rechts im Datenbereich unter anderem das Modul **Einladungen**. </span>

<div class="callout" id="bkmrk-das-modul-f%C3%BCr-einlad" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Das Modul für Einladungen muss dazu in den ounuo Einstellungen aktiviert sein. Die Bearbeitung von Zuweisungen zu Einladungen bedarf mindestens der Premium-Rolle.</div>## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Einladung ergänzen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hier können Sie eine Organisation oder Person zu einer bestehenden Einladung ergänzen. Erfassen Sie dazu den Namen der Einladung im Feld **Einladung ergänzen**. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Enter-Taste oder einem Mausklick auf die entsprechende Einladung.</span>

![Einladungen-Ganze-Seite1.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/einladungen-ganze-seite1.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die zugeordnete Einladung erscheint nun in der Liste des Moduls Einladungen. Um die zugeordnete Einladung zu entfernen, klicken Sie auf das Minus-Zeichen.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Status anpassen / ändern</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Der Einladungsstatus wird initial durch Aktionen in der Einladung oder Rückmeldungen des Eingeladenen Kontaktes gesetzt. In der Ansicht ist es jedoch möglich, den Status anzupassen.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![Einladungen-Status.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/einladungen-status.png)</span>

<div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- [Gruppe anlegen](https://docs.ounuo.de/link/65 "Gruppe ergänzen / anlegen")
- [Einladungen](https://docs.ounuo.de/link/80 "Einladungen")

# Beziehungen

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfahren Sie hier, wie Sie Kontakte miteinander in Beziehung setzen können.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sie können in ounuo Kontakte miteinander in Beziehung setzen. So haben Sie alle wichtigen Informationen Ihrer Kontakte auf einen Blick.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-das-modul-f%C3%BCr-bezieh" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Das Modul für Beziehungen muss dazu in den ounuo Einstellungen aktiviert sein.</div><span style="color: rgb(0, 0, 0);">![Beziehungen-Ganze-Seite.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/beziehungen-ganze-seite.png)</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Beziehung ergänzen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Klicken Sie dazu im Datenbereich eines Kontakts im Modul **Beziehungen** auf **Beziehung ergänzen**. Sie erhalten eine Auswahlmöglichkeit. Je nach Art der Beziehung können dabei unterschiedliche Kontaktarten verlinkt werden. So kann beispielsweise nur eine Person ein Elternteil sein und nur eine Organisation eine Filiale. </span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sie erhalten für jede Beziehung zwei Listen mit Auswahlmöglichkeiten</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">zuerst legen Sie fest, welche Art von Beziehung Sie anlegen möchten, z.B. Kind von</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">dann wählen Sie aus, mit welchem Kontakt Sie die Beziehung herstellen möchten, z.B. Gerhild Acker</span>

<div class="callout" id="bkmrk-die-m%C3%B6glichen-arten-" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Die möglichen Arten der Beziehungen sind im System hinterlegt. Fehlt eine wichtige Beziehungsart? [Sprechen Sie uns gerne an!](mailto:support@ounuo.de)</div><span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">![Beziehungen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/beziehungen.png)</span>

<span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">Auf der "anderen Seite" (also in diesem Fall bei Frau Gerhild Acker) entsteht die gesetzte Beziehung dann automatisch im Umkehrschluss. </span>

<span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">Hier im Beispiel ist angegeben, dass Frauke Acker das Kind von Gerhild Acker ist. Automatisch entsteht dann bei Gerhild Acker die Beziehung "Elternteil von", abgebildet im nachfolgenden Screenshot.</span>

<span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">![BeziehungenElternteilVon.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/beziehungenelternteilvon.png)</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Zuordnung entfernen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um die Beziehung zwischen zwei Kontakten zu entfernen, klicken Sie vor der gewünschten Beziehung auf das Minus-Zeichen.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-durch-das-entfernen-" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Durch das Entfernen der zugeordneten Beziehung, wird nur die Verknüpfung zwischen den zwei Kontakten entfernt. Die Kontakte bleiben weiterhin im System.</div><div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- [Organisation anlegen](https://docs.ounuo.de/link/100)
- [Person anlegen](https://docs.ounuo.de/link/63 "Person")

# Kommunikationsverlauf

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Machen Sie Ihren Schriftwechsel, Telefonate, etc. mit den jeweiligen Kontakten im Kommunikationsverlauf für Ihr Arbeitsumfeld sichtbar. </span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![KommunikationsverlaufGanzeSeite.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/kommunikationsverlaufganzeseite.png)</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Kommunikationsverlauf - Eintrag ergänzen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Das Modul **Kommunikationsverlauf** bietet Ihnen die Möglichkeit, jegliche Kommunikation mit Ihren Kontakten, personen-/ oder organisationsbezogen, festzuhalten und zu speichern. So können alle in Ihrem Arbeitsumfeld darauf zugreifen und sind auf dem neuesten Stand.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-das-modul-f%C3%BCr-den-ko" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Das Modul für den Kommunikationsverlauf muss dazu in den ounuo Einstellungen aktiviert sein.</div><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Klicken Sie dazu im Modul **Kommunikationsverlauf** auf **Eintrag ergänzen**.</span>

<table border="1" id="bkmrk--1" style="border-collapse: collapse; width: 100%; border-width: 0px; height: 395.219px;"><colgroup><col style="width: 50%;"></col><col style="width: 50%;"></col></colgroup><tbody><tr style="height: 395.219px;"><td style="border-width: 0px; height: 395.219px;">![Kommunikationsverlauf1.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/kommunikationsverlauf1.png)

</td><td style="border-width: 0px; height: 395.219px;">![KommunikationsverlaufNeuMitOnlineMeeting.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/kommunikationsverlaufneumitonlinemeeting.png)  
</td></tr><tr><td colspan="2" style="border-width: 0px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">*(Die Ansicht kann von Ihrer Ansicht abweichen. Wenn Sie z.B. eingestellt haben, dass keine Dokumente angezeigt werden sollen, fehlt bei Ihnen die Zeile **Anlage**.)*</span>

</td><td style="border-width: 0px;">  
</td></tr></tbody></table>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfassen Sie alle relevanten Informationen. Wenn Sie bei **Benutzer intern** sich selbst eintragen wollen, können Sie dies mit einem Mausklick auf das Icon ![KommunikationsverlaufIconBenutzerIntern.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/kommunikationsverlauficonbenutzerintern.png) machen. Ansonsten tragen Sie den gewünschten Namen im Feld Benutzer intern ein.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Eine Anlage können Sie auch per Drag &amp; Drop einfügen, oder aus Ihren Dateien auswählen. Das hier angehängte Dokument erscheint dann automatisch auch im Modul Dokumente.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Zum Schluss speichern Sie Ihren Eintrag mit Klick auf das Häkchen. </span>![Häkchen.jpeg](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-01/scaled-1680-/hakchen.jpeg)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">So haben alle in Ihrem Arbeitsumfeld alle Informationen auf einen Blick.</span>

![BeispielKommunikationsverlauf.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/beispielkommunikationsverlauf.png)

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Kommunikationsverlauf - Eintrag Bearbeiten</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um einen Eintrag zu bearbeiten, klicken Sie auf ![Bearbeiten.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/bearbeiten.png). Nun können Sie Änderungen vornehmen und diese mit Klick auf das Häkchen speichern.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wollen Sie die Bearbeitung abbrechen, klicken Sie auf ![Abbrechen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/abbrechen.png). Alle vorgenommenen Änderungen werden verworfen.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie einen Eintrag löschen wollen, klicken Sie auf ![EintragLöschen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/eintragloschen.png). Der Eintrag wird aus dem System gelöscht.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Kommunikationsverlauf als Terminplaner nutzen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Aktivieren Sie hierfür in den [Einstellungen](https://docs.ounuo.de/link/123) die Termine, diese werden Ihnen dann auf der ounuo-Startseite angezeigt. Denn im Kommunikationsverlauf können Sie sowohl vergangene Termine, als auch bevorstehende Termine eintragen. So sehen Sie (je nach Einstellungen) Ihre nächsten anstehenden oder auch vergangenen Termine auf der ounuo-Startseite.</span>

![KommunikationsverlaufTerminplaner1.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/kommunikationsverlaufterminplaner1.png)

<div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- [Dokumente](https://docs.ounuo.de/link/110)

# Dokumente

<p id="bkmrk-%C2%A0-7"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Das Modul <strong>Dokumente</strong> bietet Ihnen die M&ouml;glichkeit Dokumente mit einem Kontakt zu verkn&uuml;pfen. Dazu klicken Sie einfach im Modul&nbsp;<strong>Dokumente</strong> auf <strong>Dokument erg&auml;nzen</strong>. W&auml;hlen Sie zwischen&nbsp;<strong>Datei hochladen</strong> und <strong>Link eintragen</strong>.</span></p>
<div class=callout info style="background-color: #E0F0FF; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">
  <span style="font-weight: bold; font-size: 1.2em;"></span>
  Das Modul f&uuml;r Dokumente muss dazu in den ounuo Einstellungen aktiviert sein.</div>
<p id="bkmrk-"><span style="color: rgb(0, 0, 0);"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/dokumenteganzeseite.png" alt="DokumenteGanzeSeite.png"></span></p>
<h2 id="bkmrk-dokument-erg%C3%A4nzen"><span style="color: rgb(20, 137, 167);">Dokument erg&auml;nzen</span></h2>
<p id="bkmrk-mit-klick-auf-dokume"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sie k&ouml;nnen entweder ganz bequem per Drag &amp; Drop Ihr Dokument in das Modul Dokumente reinziehen, oder sie klicken auf <strong>Dokument erg&auml;nzen</strong> und w&auml;hlen eine der Auswahlm&ouml;glichkeiten:</span></p>
<ul id="bkmrk-datei-hochladen%3A%C2%A0">
<li class="null">
<h4 id="bkmrk-datei-hochladen%3A%C2%A0-1"><span style="color: rgb(20, 137, 167);">Datei hochladen:<strong>&nbsp;</strong></span></h4>
</li>
</ul>
<p id="bkmrk-es-%C3%B6ffnet-sich-ein-k"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Es &ouml;ffnet sich ein kleines Fenster, der Datei Explorer, indem Sie nun das gew&uuml;nschte Dokument auf Ihrem PC suchen, ausw&auml;hlen k&ouml;nnen. Best&auml;tigen Sie Ihre Auswahl mit Klick auf &Ouml;ffnen.</span></p>
<p id="bkmrk--1"><span style="color: rgb(0, 0, 0);"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/explorerfenster.png" alt="ExplorerFenster.png"></span></p>
<p id="bkmrk-nun-%C3%B6ffnet-sich-im-m"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nun &ouml;ffnet sich im Modul Dokumente ein Bereich zum Bearbeiten des Dokuments.</span></p>
<p id="bkmrk--2"><span style="color: rgb(0, 0, 0);"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/dokumentbearbeiten.png" alt="DokumentBearbeiten.png"></span></p>
<p id="bkmrk-hier-k%C3%B6nnen-sie-z.b."><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hier k&ouml;nnen Sie z.B. den Titel f&uuml;r das gespeicherte Dokument &auml;ndern und eine Beschreibung zuf&uuml;gen.&nbsp;</span></p>
<ul id="bkmrk-link-eintragen%3A">
<li class="null">
<h4 id="bkmrk-link-eintragen%3A-1"><span style="color: rgb(20, 137, 167);">Link eintragen:</span></h4>
</li>
</ul>
<p id="bkmrk-sie-k%C3%B6nnen-einen-lin"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sie k&ouml;nnen einen Link hinterlegen, z.B. eine Homepage oder auch ein Dokument als Link.</span></p>
<p id="bkmrk-mit-klick-auf-link-e"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Mit Klick auf <strong>Link eintragen...</strong> &ouml;ffnet sich im Modul Dokumente ein Bereich, um den Link und alle relevanten Informationen dazu einzutragen.</span></p>
<p id="bkmrk--3"><span style="color: rgb(0, 0, 0);"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/linkeintragen.png" alt="LinkEintragen.png"></span></p>
<p id="bkmrk-geben-sie-ihrem-link"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Geben Sie Ihrem Link einen Titel und erg&auml;nzen Sie die URL. Oder erg&auml;nzen Sie ein Dokument als Link. Speichern Sie Ihr Dokument mit Klick auf das H&auml;kchen&nbsp;<img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/hakchen.jpeg" alt="H&auml;kchen.jpeg">.</span></p>
<h2 id="bkmrk-dokument-bearbeiten%C2%A0"><span style="color: rgb(20, 137, 167);">Dokument bearbeiten&nbsp;</span><br></h2>
<p id="bkmrk-wollen-sie-ein-dokum"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wollen Sie ein Dokument bearbeiten, so klicken Sie auf <img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/bearbeiten.png" alt="Bearbeiten.png">. Der Bearbeitungsbereich des Dokuments &ouml;ffnet sich.</span></p>
<div class=callout info style="background-color: #E0F0FF; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">
  <span style="font-weight: bold; font-size: 1.2em;"></span>
 Wenn das Dokument mit dem Kommunikationsverlauf verkn&uuml;pft ist und Sie &Auml;nderungen vornehmen, werden die &Auml;nderungen im Kommunikationsverlauf im Dokument direkt &uuml;bernommen.</div>
<p id="bkmrk-wollen-sie-ihre-%C3%84nde"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wollen Sie Ihre &Auml;nderungen speichern, klicken Sie auf das H&auml;kchen.&nbsp;</span></p>
<p id="bkmrk-wenn-sie-ihre-bearbe"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie Ihre Bearbeitung abbrechen wollen, klicken Sie auf <img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/abbrechen.png" alt="Abbrechen.png">. Alle vorgenommenen &Auml;nderungen werden verworfen.</span></p>
<p id="bkmrk-um-einen-eintrag-zu-"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um einen Eintrag zu l&ouml;schen, klicken Sie auf <img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/eintragloschen.png" alt="EintragL&ouml;schen.png">. Der Eintrag wird aus dem System gel&ouml;scht.</span></p>
<h2 id="bkmrk-schnellzugriff-auf-d"><span style="color: rgb(20, 137, 167);">Schnellzugriff auf Dokumente</span></h2>
<p id="bkmrk-mit-klick-auf-link-%C3%B6"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-01/scaled-1680-/link-pfeil.png" alt="Link-Pfeil.png" width="43" height="28"> <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Mit Klick auf <strong>Link &ouml;ffnen</strong>, wird das Dokument in Ihrem Browser ge&ouml;ffnet.</span></p>
<p id="bkmrk-%C2%A0-mit-klick-auf-date">&nbsp;<img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/dateiherunterladen.png" alt="DateiHerunterladen.png" width="43" height="28"> <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Mit Klick auf <strong>Datei herunterladen</strong>, wird das Dokument in Ihren Download-Ordner heruntergeladen. Dort k&ouml;nnen Sie das heruntergeladene Dokument &ouml;ffnen.</span></p>
<p id="bkmrk-%C2%A0"></p>
<div drawio-diagram="182" contenteditable="false" id="bkmrk--4"><img id="bkmrk--16" src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png"></div>
<h2 id="bkmrk-das-k%C3%B6nnte-sie-auch-"><span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das k&ouml;nnte Sie auch interessieren:</span></h2>
<ul id="bkmrk-welche-m%C3%B6glichkeiten">
<li class="null"><a href="https://docs.ounuo.de/link/109">Kommunikationsverlauf</a><br></li>
<li class="null"><a title="Lastschrift" href="https://docs.ounuo.de/link/111">Lastschriften</a></li>
</ul>

# Lastschrift

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sie haben die Möglichkeit, für einzelne Kontakte eine Lastschrift zu konfigurieren, beispielsweise für Mitgliedsbeiträge.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-das-modul-f%C3%BCr-lastsc" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Das Modul für Lastschriften muss dazu in den ounuo Einstellungen aktiviert sein.</div>## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Lastschrift ergänzen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Klicken Sie dazu im Modul **Lastschrift** auf **Lastschrift ergänzen** und füllen Sie das Formular entsprechend aus.</span>

![Lastschrift.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-01/scaled-1680-/lastschrift.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Speichern Sie Ihre Eingabe mit Klick auf das Häkchen. ![Häkchen.jpeg](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-01/scaled-1680-/hakchen.jpeg) Somit verfügen Sie später über den Daten-Export, für die Bank eine Zusammenstellung zu exportieren.</span>

<span style="color: rgb(35, 111, 161);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">...mehr dazu finden Sie im Kapitel</span> [Lastschriften.](https://docs.ounuo.de/link/131)</span>

<div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- <span style="color: rgb(35, 111, 161);">[Dokumente](https://docs.ounuo.de/link/110)</span>

# Gruppen

Mit Gruppen in ounuo können Sie Ihre Kontakte gezielt strukturieren, organisieren und für verschiedene Zwecke zusammenfassen. Ob für Einladungen, E-Mail-Verteiler oder interne Auswertungen - Gruppen helfen Ihnen dabei, effizient zu arbeiten und den Überblick zu behalten.
In diesem Abschnitt erfahren Sie:

wie Sie neue Gruppen anlegen und bearbeiten,
wie Sie Personen und Organisationen zu Gruppen zuordnen,
und welche Einsatzmöglichkeiten Gruppen im Alltag bieten - z. B. für Veranstaltungen, Projektteams oder thematische Sortierungen.

Nutzen Sie Gruppen, um Ihre Kontakte flexibel zu verwalten und Ihre Arbeitsprozesse optimal zu unterstützen.

# Nutzen von Gruppen

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfahren Sie hier, warum es sinnvoll ist, mit Gruppen in ounuo zu arbeiten und wie Sie diese effizient einsetzen können, um Kontakte strukturiert zu verwalten und gezielt für Serien-E-Mails, Einladungen oder Verteileraktionen bereitzustellen.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Gruppen in ounuo - Kontakte sinnvoll bündeln</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Eine Gruppe ist eine strukturierte und übersichtliche Zusammenfassung von Datensätzen. Sie können beliebig viele Kontakte einer Gruppe zuweisen - genauso wie eine Person oder Organisation mehreren Gruppen zugeordnet werden kann.</span>

<div drawio-diagram="202"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1740478432.png" alt=""/></div>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Der Vorteil: Sie behalten den Überblick und können effizienter arbeiten, denn die Verknüpfungen erfolgen im Hintergrund, ohne dass Sie sich um die technische Umsetzung kümmern müssen.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Besonders hilfreich ist die Arbeit mit Gruppen bei:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Serien-E-Mails und Serienbriefen,</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Einladungen,</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">dem Einsatz von E-Mail-Verteilern.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie Ihre Kontakte vorab in Gruppen bündeln, haben Sie alle relevanten Empfänger mit nur einem Klick griffbereit.</span>

<div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

## <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- [<span style="background-color: rgb(255, 255, 255);">Zugeordnete Gruppen</span>](https://docs.ounuo.de/link/105)
- [<span style="background-color: rgb(255, 255, 255);">E-Mail-Verteiler</span>](https://docs.ounuo.de/link/83)

# Gruppe anlegen / bearbeiten

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Alles rund um Gruppen, Neue Gruppe anlegen, Personen und Organisationen zuordnen / ergänzen</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Neue Gruppe anlegen</span> ![IconGruppeAnlegen1.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/SMYicongruppeanlegen1.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Bei der Anlage von Gruppen ist in Haupt- und Untergruppen zu unterscheiden. Die Einstellung kann später nicht mehr geändert werden.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hauptgruppen dienen hierbei lediglich zur Bündelung von anderen Gruppen. Untergruppen können dann als "Untergruppe" in einer Hauptgruppe vorkommen oder aber losgelöst als einzelne Gruppe bestehen.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-merke%3A-personen-und-" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">**Merke:** Personen und Organisationen können keinen Hauptgruppen zugeordnet werden!</div>### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Hauptgruppe anlegen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um eine neue Hauptgruppe anzulegen, klicken Sie oben links auf die Schaltfläche **Neue Gruppe anlegen**.</span>

![GruppeAnlegen2.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/gruppeanlegen2.png)

<p class="callout danger">Rot markierte Felder müssen ausgefüllt werden!</p>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfassen Sie den Namen der Gruppe. Setzen Sie das Häkchen bei **Ist eine Hauptgruppe?**. Sie können Notizen zur Gruppe hinterlegen. Klicken Sie oben rechts auf **Speichern***.*</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nun können Sie der Hauptgruppe noch Untergruppen zufügen. Die angezeigten zugeordneten Personen und Organisationen sind dann die Kontakte, welche den Untergruppen zugewiesen sind.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Untergruppe anlegen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche **Neue Gruppe anlegen**. Erfassen Sie den Namen der Gruppe und setzen Sie nicht das Häkchen bei **Ist eine** **Hauptgruppe?**.   
Optional kann unter **Hauptgruppe** eine gewünschte Hauptgruppe ausgewählt werden. Auch der Untergruppe können Sie Notizen zufügen und dann oben rechts auf **Speichern**.</span>


## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Gruppe bearbeiten</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sie können jederzeit den Namen und die Notizen der Gruppe ändern. Hierzu wählen Sie in der Ergebnisliste, die gewünschte Gruppe aus, sodass sie im Datenbereich erscheint und klicken Sie dann oben rechts auf **Bearbeiten**.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Bei Untergruppen lässt sich auch die Zuordnung zu einer Hauptgruppe ändern oder aufheben.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Zugeordnete Untergruppen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sie können jeder Hauptgruppe beliebig viele Untergruppen zuordnen. Dazu wählen Sie in der Ergebnisliste die gewünschte Hauptgruppe aus, sodass sie im Datenbereich erscheint und klicken dann im **Modul Untergruppen** auf **Untergruppe ergänzen**. (Hier können Sie nur bereits angelegte Untergruppen auswählen und ergänzen)</span>

![AnsichtHauptgruppeMitUntergruppen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/ansichthauptgruppemituntergruppen.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">*(Ansicht der Hauptgruppe Baumfreunde e.V. Regionalgruppen. Diese hat insgesamt 14 Untergruppen. Und diesen Untergruppen sind wiederum insgesamt 39 Personen zugeordnet.)*</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfassen Sie den Namen der zu ergänzenden Untergruppe und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Enter-Taste oder per Mausklick. Jetzt erscheint der Name der Untergruppe in der Liste der Untergruppen.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Untergruppe entfernen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um in einer Hauptgruppe eine Untergruppe zu entfernen, klicken Sie auf die gewünschte Hauptgruppe und dann im Block **Untergruppen** bei der betreffenden Untergruppe auf das Minus-Zeichen.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-nur-die-verkn%C3%BCpfung-" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Nur die Verknüpfung zwischen Haupt- und Untergruppe wird entfernt. Die Untergruppe bleibt mit allen zugeordneten Kontakten im System und könnte z.B. über den Button **Bearbeiten** einer anderen Hauptgruppe zugeordnet werden.</div>
## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Zugeordnete Personen / Organisationen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nachdem Sie erfolgreich eine Gruppe erstellt haben, können Sie nun im Modul **Zugeordnete Personen** und im Modul **Zugeordnete Organisationen** die gewünschten Kontakte mit der Gruppe verknüpfen. Sind bereits Kontakte zugeordnet, werden diese hier angezeigt.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Person ergänzen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um einer Gruppe Personen zuzuordnen, klicken Sie im Modul **Zugeordnete Personen** auf **Person ergänzen**.</span>

![ZugeordnetePersonen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-01/scaled-1680-/Dvzzugeordnetepersonen.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfassen Sie den Namen der zu ergänzenden Person und bestätigen Sie diesen mit der Enter-Taste oder per Mausklick. Jetzt erscheint der Name der Person in der Liste der zugeordneten Personen.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Organisation ergänzen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um einer Gruppe Organisationen zuzuordnen, klicken Sie im Modul **Zugeordnete Organisationen** auf Organisation ergänzen.</span>

![OrganisationErgänzen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/organisationerganzen.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfassen Sie den Namen der zu ergänzenden Organisation und bestätigen Sie diesen mit der Enter-Taste oder per Mausklick. Jetzt erscheint der Name der Organisation in der Liste der zugeordneten Organisationen.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Zugeordnete Kontakte entfernen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um einen Kontakt (Person, Organisation) aus einer Gruppe zu entfernen, wählen Sie die betreffende Untergruppe aus und klicken Sie dann auf das Minus-Zeichen des zu entfernenden Kontakts.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-nur-die-verkn%C3%BCpfung--1" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Nur die Verknüpfung zwischen Kontakt und Gruppe wird entfernt. Die Kontakte bleiben weiterhin im System.</div><div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- [Zugeordnete Gruppen](https://docs.ounuo.de/link/105)
- [E-Mail-Verteiler](https://docs.ounuo.de/link/106)
- [Einladungen](https://docs.ounuo.de/link/107)

# Einsatzmöglichkeiten von Gruppen

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hier ist ein anschauliches Beispiel, das zeigt, wie Gruppen in einer Organisation sinnvoll eingesetzt werden können.</span>

## <span style="color: #1489a7;">Einsatzmöglichkeiten von Gruppen</span> in einer Organisation

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten beim Verband "**Baumfreunde e.V.**".  
Der Verband arbeitet bundesweit und betreut zahlreiche Mitglieder, Projekte und Partnerorganisationen. Um all diese Kontakte übersichtlich zu strukturieren, nutzen Sie **Gruppen**.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">1. Organisatorische Struktur abbilden</span>

**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Zweck:</span>**<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> Übersichtlichkeit, regionale Zuordnung, leichter Zugriff auf Kontakte.</span>

#### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Beispiel:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Hauptgruppe:** Baumfreunde e.V. - Regionalgruppen</span>
    - **<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Untergruppen:</span>**
        - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Baumfreunde - München</span>
        - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Baumfreunde - Hamburg</span>
        - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Baumfreunde - Köln</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">So können alle regionalen Einheiten leicht verwaltet werden, ohne dass sie lose im System verteilt sind.  
Jede Gruppe enthält die zugehörigen Personen und Organisationen.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">2. Arbeits- und Projektgruppen verwalten</span>

**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Zweck:</span>**<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> Gemeinsame Aufgaben strukturieren, projektbezogene Kommunikation bündeln.</span>

#### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Beispiel:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Hauptgruppe:** Projekt "Baumpflanzaktion Frühjahr 2026"</span>
    - **<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Untergruppen:</span>**  
        
        - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Team Öffentlichkeitsarbeit</span>
        - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Team Logistik</span>
        - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Team Sponsoring</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Jedes Team hat eigene Kontakte und Verantwortlichkeiten - und die Hauptgruppe fasst alles zusammen.  
Perfekt für Projektmanagement, Berichte oder Rundmails.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">3. Zielgruppen für Kommunikation bilden</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Zweck:** Newsletter, Einladungen und Infos gezielt ausspielen.</span>

#### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Beispiel:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Untergruppe:** Interessen-Gruppe: Biodiversität</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Untergruppe:** Interessenten für Veranstaltungen</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Untergruppe:** Ehrenamtliche Helfer</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">So können Sie jeder Gruppe maßgeschneidert Informationen schicken.  
Beispiel: "Alle ehrenamtlichen Helfer zur Jahresplanung einladen".</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">4. Rollen und Aufgaben festhalten</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Zweck:** Schnell erkennen, wer wofür verantwortlich ist.</span>

#### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Beispiel:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Untergruppe:** Vorstand Baumfreunde e.V.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Untergruppe:** Kassenprüfer</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Untergruppe:** Koordinatoren der Regionalgruppen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Durch die Gruppenzugehörigkeit ist sofort sichtbar, wer welche Funktion hat.</span>

### <span style="background-color: rgb(255, 255, 255);">5. Externe Partner und Organisationen strukturieren</span>

<span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">**Zweck:** Kooperationen nachvollziehbar organisieren.</span>

#### <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(20, 137, 167);">Beispiel:</span>

- <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Untergruppe:**</span> Kooperationspartner - Schulen</span>
- <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Untergruppe:**</span> Kooperationspartner - Baumschulen</span>
- <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Untergruppe:**</span> Städtische Ämter &amp; Behörden</span>

<span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">So behalten Sie leicht den Überblick über alle externen Ansprechpartner.</span>

### <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(20, 137, 167);">6. Veranstaltungsvorbereitungen erleichtern</span>

<span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">**Zweck:** Teilnehmergruppen bündeln, Helfer koordinieren, Partner einladen.</span>

#### <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(20, 137, 167);">Beispiel:</span>

- <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">**Hauptgruppe:** Sommerfest 2026</span>
    - **<span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">Untergruppen:</span>**
        - <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">Teilnehmer - Mitglieder</span>
        - <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">Teilnehmer - Förderer</span>
        - <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">Helferteam</span>
        - <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">Sponsoren</span>

<span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">So können alle relevanten Kontakte logisch zugeordnet werden und sind schnell erreichbar.</span>

### <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(20, 137, 167);">Kurz gesagt: Gruppen ermöglichen...</span>

- <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">einfache **Strukturierung** komplexer Kontaktbestände</span>
- <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">klare **Abbildung von Organisations- oder Projektstrukturen**</span>
- <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">**zielgerichtete Kommunikation** mit genau den Personen, die gemeint sind</span>
- **<span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">Übersicht über Rollen und Verantwortlichkeiten</span>**
- <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">saubere **Verwaltung externer Partner und Organisationen**</span>

<div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- <span style="color: rgb(20, 137, 167);">[E-Mail-Verteiler](https://docs.ounuo.de/books/willkommen-in-der-ounuo-hilfe/chapter/e-mail-verteiler)</span>
- <span style="color: rgb(20, 137, 167);">[Einladungen](https://docs.ounuo.de/books/willkommen-in-der-ounuo-hilfe/chapter/einladungen)</span>

# Ansichten

In ounuo stehen Ihnen verschiedene Ansichten und Suchfunktionen zur Verfügung, mit denen Sie Ihre Kontakte gezielt finden, filtern und bearbeiten können. Jede Ansicht bietet dabei unterschiedliche Möglichkeiten, um Daten strukturiert darzustellen und effizient zu verarbeiten.
Im Abschnitt Ansichten erfahren Sie:

wie Sie mit der Sammelauswahl individuelle Kontaktlisten zusammenstellen,
wie Sie mit dem Organisationsfilter gezielt nach Personen innerhalb von Organisationen suchen,
wie Sie mit dem Gruppenfilter Kontakte innerhalb von Gruppen finden und bearbeiten,
wie Sie mit der Suche-Plus komplexe Suchkriterien kombinieren,
und wie Sie mit der Tabellenansicht Ihre Daten im gewohnten Excel-Stil anzeigen lassen.

Diese Ansichten helfen Ihnen, Ihre Daten flexibel zu analysieren und passgenau für Ihre Arbeitsprozesse zu nutzen.

# Sammelauswahl

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Sammelauswahl \[6\]: ![Sammelauswahl.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-01/scaled-1680-/sammelauswahl.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die Sammelauswahl dient der Zusammenstellung von unterschiedlichen Kontakten, die nicht schon alle eindeutig in einer Gruppe zusammengefasst sind. Es entsteht eine temporäre Sammlung von Kontakten. Diese Sammlung kann beispielsweise für einen Export oder einen Serienversand verwendet werden. Außerdem können die ausgewählten Datensätze gemeinsam einer neuen Gruppe oder Einladung zugewiesen werden.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um die Auswahl zu Starten, klicken Sie auf "Sammelauswahl".</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Alle gewählten Datensätze können durch den Button "Auswahl" angezeigt werden. Datensätze können dort aus der Auswahl entfernt werden. Das Suchfeld durchsucht nur innerhalb der ausgewählten Datensätze.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![Sammelauswahl-Auswahl.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-01/scaled-1680-/sammelauswahl-auswahl.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sollen weitere Datensätze hinzugefügt werden, ist die Suche wieder zu aktivieren.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![Sammelauswahl-Suche.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-01/scaled-1680-/sammelauswahl-suche.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hier ein Beispiel:</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Haben Sie oben auf **Auswahl** geklickt, sehen Sie alle bereits ausgewählten Kontakte. Wollen Sie aus der Sammelauswahl einen / mehrere Kontakte entfernen, können Sie dies hier in der Auswahl machen, mit Klick auf das Minus-Zeichen vor dem entsprechenden Kontakt.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Mit der Lupe können Sie nach einem Kontakt suchen, den Sie bereits mit der Sammelauswahl ausgewählt haben. Hier wird die Suche dann nur innerhalb der bereits ausgewählten Datensätze durchgeführt.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![BeispielSammelauswahlAuswahl.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/beispielsammelauswahlauswahl.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sie können mit der Sammelauswahl aus allen möglichen Bereichen (Personen / Organisationen / Gruppen) Datensätze auswählen. Entweder Sie suchen direkt nach dem Kontakt, oder Sie wählen eine Gruppe aus, deren Kontakte in die Sammelauswahl übernommen werden sollen.</span>

![BeispielSammelauswahlSucheKleiner.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/beispielsammelauswahlsuchekleiner.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie sich in der **Suche** der Sammelauswahl befinden, können Sie hier wie gewohnt nach gewünschten Kontakten oder Gruppen suchen. Oder ein "\*" Sternchen, oder das "%" Prozentzeichen eingeben, um alle angelegten Kontakte und Gruppen anzuzeigen.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">In der Suche können Sie durch setzen / entfernen von Häkchen weitere Kontakte auswählen / aus der Auswahl entfernen. Die blau hinterlegten Zahlen hinter PERSONEN und ORGANISATIONEN geben Ihnen eine Übersicht darüber, wie viele Datensätze bereits ausgewählt sind.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Zuweisen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Speziell in der Sammelauswahl finden Sie oben im Aktionsmenü die Funktion "Zuweisen".</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![SammelauswahlZuweisen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/sammelauswahlzuweisen.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hier können Sie nun die von Ihnen ausgewählten Kontakte mit einem Mausklick einer Gruppe oder Einladung zuweisen.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Weitere Funktionen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Auch können Sie an alle ausgewählten Kontakte eine E-Mail schreiben, einen Seriendruck starten, oder die Datensätze exportieren.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Sammelauswahl in Kombination mit allen ounuo-Suchen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die Sammelauswahl lässt sich wunderbar kombinieren mit den anderen Suchfiltern.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Sammelauswahl abbrechen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Klicken Sie oben auf **Abbrechen**, um die Sammelauswahl abzubrechen. Ihre Auswahl wird verworfen und die Suche abgebrochen.</span>

<div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- [Aktionsmenü](https://docs.ounuo.de/link/98 "Aktionsmenü")

# Organisationsfilter

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Im Organisationsfilter können Sie speziell nach Personen innerhalb von Organisationen suchen. Dies ist unter anderem bei Nutzung der Sammelauswahl hilfreich.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Organisationsfilter</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um zum **Organisationsfilter** zu gelangen, klicken Sie oben links zunächst auf das mittlere Ansichten-Menü und wählen Sie anschließend die Organisationen aus.</span>

<table border="1" id="bkmrk-" style="border-collapse: collapse; width: 100%; border-width: 0px;"><colgroup><col style="width: 50%;"></col><col style="width: 50%;"></col></colgroup><tbody><tr><td style="border-width: 0px;">![OrganisationsfilterHauptseite1.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/organisationsfilterhauptseite1.png)</td><td style="border-width: 0px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die Suche nach Organisationen ist so aufgebaut, dass Sie im oberen Bereich Ihre favorisierten Organisationen finden. Sobald Sie eine Suche nach Organisationen starten, werden hier die Suchtreffer angezeigt.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nachdem Sie eine Organisation ausgewählt haben, werden Ihnen im unteren Bereich alle Personen angezeigt, die der Organisation zugeordnet sind.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Oben, unterhalb der Organisations-Suche, können Sie mit Klick auf **Neue Organisation anlegen**, eine neue Organisation anlegen.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Mit den kleinen Pünktchen ![PunkteZumBereichVerschieben.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/punktezumbereichverschieben.png) können Sie die Bereiche der angezeigten Organisationen und der zugeordnete Personen vergrößern / verkleinern. </span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Dafür klicken und halten Sie die Maustaste gedrückt auf den Pünktchen und ziehen Sie diese nach oben / unten.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Im Bereich der zugeordnete Personen finden Sie oben die Lupe. Hierüber können Sie innerhalb der Treffer die Kontakte filtern.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sobald Sie eine Organisation ausgewählt haben, erscheint unterhalb der Personen-Suche die Schaltfläche **Neue Person anlegen in "&lt;ORGANISATIONSNAME&gt;"**. Hierüber kann eine neue Person angelegt werden, bei welcher dann der Kontaktabschnitt der Organisation - als Primärkontakt - vorausgefüllt ist.</span>

</td></tr></tbody></table>


![](https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png)

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- <span style="color: rgb(20, 137, 167);">[Sammelauswahl](https://docs.ounuo.de/link/117 "Sammelauswahl")</span>
- <span style="color: rgb(20, 137, 167);">[Aktionsmenü](https://docs.ounuo.de/link/98 "Aktionsmenü")</span>

# Gruppenfilter

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Im Gruppenfilter können Sie speziell nach Kontakten innerhalb von Gruppen suchen. Dies ist unter anderem bei Nutzung der Sammelauswahl hilfreich.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Gruppenfilter</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um zum **Gruppenfilter** zu gelangen, klicken Sie oben links zunächst auf das mittlere Ansichten-Menü und wählen Sie anschließend die Gruppen aus.</span>

<table border="1" id="bkmrk-" style="border-collapse: collapse; width: 100%; border-width: 0px;"><colgroup><col style="width: 50%;"></col><col style="width: 50%;"></col></colgroup><tbody><tr><td style="border-width: 0px;">![GruppenfilterHauptseite1.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/gruppenfilterhauptseite1.png)</td><td style="border-width: 0px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die Suche nach Gruppen ist so aufgebaut, dass Sie im oberen Bereich Ihre favorisierten Gruppen finden. Sobald Sie eine Suche nach Gruppen starten, werden hier die Suchtreffer angezeigt.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nachdem Sie eine Gruppe ausgewählt haben, werden Ihnen im unteren Bereich alle Personen und Organisationen angezeigt, die der Gruppe zugeordnet sind.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Oben, unterhalb der Gruppen-Suche, können Sie mit Klick auf **Neue Gruppe anlegen**, eine neue Gruppe anlegen.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Mit den kleinen Pünktchen ![PunkteZumBereichVerschieben.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/punktezumbereichverschieben.png) können Sie die Bereiche der angezeigten Gruppen und der zugeordnete Kontakte vergrößern / verkleinern. </span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Dafür klicken und halten Sie die Maustaste gedrückt auf den Pünktchen und ziehen Sie diese nach oben / unten.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Im Bereich der zugeordneten Kontakte finden Sie oben die Lupe. Hierüber können Sie innerhalb der Treffer die Kontakte filtern.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn die Gruppierungen in den Suchtreffern zugeklappt sind, zeigen Ihnen die blauen Zahlen hinter der Kontaktart an, wie viele Organisationen / Personen insgesamt der Gruppe zugeordnet sind.</span>

</td></tr></tbody></table>


![](https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png)

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- <span style="color: rgb(20, 137, 167);">[Sammelauswahl](https://docs.ounuo.de/link/117 "Sammelauswahl")</span>
- <span style="color: rgb(20, 137, 167);">[Aktionsmenü](https://docs.ounuo.de/link/98)</span>

# Suche Plus

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Über die Suche Plus können Sie ganz individuell Ihre angelegten Kontakte, nach ganz speziellen Kriterien, durchsuchen.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Was ist die Suche Plus?</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">In der **Suche Plus** können Sie nach Personen und/oder Organisationen suchen.  
In den Einstellungen können Sie unter [Ergebnisse der Suche Plus](https://docs.ounuo.de/link/122) einstellen, was Ihnen als Suchergebnis angezeigt werden soll.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Suche Plus</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um zur **Suche Plus** zu gelangen, klicken Sie oben links zunächst auf das mittlere Ansichten-Menü und wählen Sie anschließend die Suche Plus aus.</span>

<table border="1" id="bkmrk-" style="border-collapse: collapse; width: 100%; border-width: 0px;"><colgroup><col style="width: 50%;"></col><col style="width: 50%;"></col></colgroup><tbody><tr><td style="border-width: 0px;">![SuchePlusHauptseite3.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/sucheplushauptseite3.png)</td><td style="border-width: 0px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die Suche Plus ist so aufgebaut, dass Sie im oberen Bereich Ihre gespeicherten Suchen finden. Im unteren Bereich werden Ihnen die Suchtreffer angezeigt.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Oben, unterhalb der Organisations-Suche, können Sie mit Klick auf **Neue Kontaktsuche**, eine neue Suche, mit Ihren individuellen Suchkriterien, erstellen.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Mit den kleinen Pünktchen ![PunkteZumBereichVerschieben.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/punktezumbereichverschieben.png) können Sie die Bereiche der gespeicherten Suchen und der Suchergebnisse vergrößern / verkleinern. </span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Dafür klicken und halten Sie die Maustaste gedrückt auf den Pünktchen und ziehen Sie diese nach oben / unten.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Im Bereich der Such-Treffer finden Sie oben die Lupe. Hierüber können Sie innerhalb der Treffer die Kontakte filtern.</span>

</td></tr></tbody></table>

### Neue Kontaktsuche erstellen

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Klicken Sie auf die Schaltfläche mit der Lupe **Neue Kontaktsuche**. Im Datenbereich öffnet sich eine Suchmaske.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![NeueKontaktsuche.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/neuekontaktsuche.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Mit der Suche-Plus können Sie schnell genau die Daten finden, die Sie brauchen.</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Mehrere Angaben kombinieren**  
    Innerhalb eines Bereichs werden alle Suchkriterien mit UND verbunden, d.h. alle Ihre Angaben müssen passen, damit ein Treffer angezeigt wird.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Wenn Sie nach leeren Feldern suchen**  
    Möchten Sie Einträge finden, bei denen ein Feld nicht ausgefüllt ist?  
    Dann schreiben Sie einfach:   
    `=`</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Platzhalter - wenn Sie nicht genau wissen, wie etwas heißt**  
    Mit den Zeichen `*` oder `%` können Sie sagen: "Egal was hier steht".  
    Beispiele</span>
    - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">`*` oder `%` -&gt; Feld ist gefüllt</span>
    - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">`Name*` -&gt; zeigt alles, was mit "Name" beginnt</span>
    - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">`*Name*` -&gt; zeigt alles, was "Name" irgendwo enthält </span>
    
    <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die gute Nachricht  
    Das System ergänzt diese Platzhalter meist automatisch für Sie, damit Sie weniger tippen müssen.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Wenn Sie etwas bestimmtes suchen**  
    Wenn Sie möchten, dass genau ein bestimmter Text gefunden wird (ohne automatische Ergänzungen):  
    Schreiben Sie den Begriff so:  
    `="Beispieltext"`  
    Dann sucht das System wirklich nur danach - ohne "enthält" oder "beginnt mit".</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Suche mit Anführungszeichen**  
    Das Zeichen `"` selbst wird nicht mitgesucht.  
    Sie können es aber benutzen, wenn Sie Leerzeichen am Anfang oder Ende erhalten wollen - z.B.:  
    `" Test"` -&gt; sucht nach etwas, das mit einem Leerzeichen beginnt.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Weitere Suchmöglichkeiten**</span>
    - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**ODER-Bedingungen** ergänzen (wenn eines von mehreren Dingen zutreffen darf)</span>
    - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**UND-NICHT-BEDINGUNGEN** hinzufügen (um bestimmte Treffer auszuschließen)</span>

#### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Beispiele der Suche Plus</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">alle Personen</span>
    - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nachname: `%`</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">alle Personen ohne Anrede:</span>
    - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Anrede: `=`</span>
    - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nachname: `%`</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">alle Personen mit Anrede:</span>
    - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Anrede: `%`</span>
    - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nachname: `%`</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Aktionsmenü in der Suche Plus</span>

<span style="color: rgb(20, 137, 167);">![AktionsmenüSuchePlusDruckExport.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/aktionsmenusucheplusdruckexport.png)</span>

<div class="callout" id="bkmrk-die-men%C3%BC-punkte-e-ma" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Die Menü-Punkte E-Mail schreiben, Seriendruck und Exportieren sind ausgegraut und nicht verfügbar, solange keine Suche durchgeführt wurde.</div>### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Suche durchführen </span>![suchedurchfuhren.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/gEzsuchedurchfuhren.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um die Suche zu starten klicken Sie oben im Aktionsmenü auf **Suche durchführen**. Alle Suchergebnisse werden Ihnen nun links im unteren Bereich der Ergebnisliste angezeigt.</span>

<p class="callout warning"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Ob Ihnen nur Personen, oder nur Organisationen, oder beides als Such-Treffer angezeigt werden, ist davon abhängig, was in den <span style="color: rgb(40, 156, 185);">[Einstellungen](https://docs.ounuo.de/link/122)</span> ausgewählt wurde.</span></p>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">E-Mail schreiben, Seriendruck, Exportieren</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Mit den Treffern aus Ihrer Suche, können Sie wie gewohnt über das Aktionsmenü oben E-Mails schreiben, Seriendruck starten, oder die Kontakte Exportieren.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Aktionsmenü in der Suche Plus im Bearbeitungs-Modus</span>

<span style="color: rgb(20, 137, 167);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">![AktionsmenüSuchePlus.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/aktionsmenusucheplus.png)</span></span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Suche speichern ![SucheSpeichern.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/suchespeichern.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Klicken Sie oben im Aktionsmenü auf **Speichern**. Ihre angelegte Suche erscheint nun links in der Ergebnisliste und steht Ihrem Arbeitsumfeld zur Verfügung.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Suche abbrechen ![SucheAbbrechen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/sucheabbrechen.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Alle vorgenommenen Einträge und eingestellte Bedingungen zur Suche Plus werden verworfen.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Suche löschen ![SucheLöschen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/sucheloschen.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wählen Sie die zu löschende Suche aus, klicken Sie auf Bearbeiten und klicken Sie oben links auf **Suche löschen**.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Suche kopieren ![SucheKopieren.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/suchekopieren.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sie können Ihre Suche mit Klick auf **Suche kopieren** kopieren. Dies geschieht im selben Zug und ist im ersten Moment nur daran zu erkennen, dass das Aktionsmenü oben wieder ausgegraut ist.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nun können Sie noch Änderungen vornehmen.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie alles eingetragen haben, klicken Sie oben rechts auf **Speichern**.</span>

<table border="1" id="bkmrk-%C2%A0-%C2%A0-hier-k%C3%B6nnen-sie-" style="border-collapse: collapse; width: 100%; border-width: 0px;"><colgroup><col style="width: 42.6701%;"></col><col style="width: 57.3299%;"></col></colgroup><tbody><tr><td style="border-width: 0px;">![SucheKopierenSpeichern.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/suchekopierenspeichern.png)</td><td style="border-width: 0px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hier können Sie Ihre kopierte Suche unter einem neuen Namen speichern.</span>

</td></tr></tbody></table>

![](https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png)

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- <span style="color: rgb(20, 137, 167);">[Sammelauswahl](https://docs.ounuo.de/link/117 "Sammelauswahl")</span>

# Tabellenansicht

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Für alle Tabellen-Fans gibt es in ounuo die Möglichkeit, sich die Daten in Tabellen-Form anzeigen zu lassen und damit zu Arbeiten. In der Kontaktliste sind die Basisdaten der Kontakte verfügbar.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Kontaktliste - Tabellenansicht</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![Tabellenansicht.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/tabellenansicht.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um zur Kontaktliste zu gelangen klicken Sie oben links auf die 3 senkrechten Balken. Jetzt sehen Sie alle Kontakte in der Tabellenansicht.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![KontaktlisteHauptansicht.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/kontaktlistehauptansicht.png)</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Verschiedene Such- und Filterfunktionen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Auch in der Tabellenansicht können Sie nach Kontakten suchen und diese nach Ihren Wünschen filtern. Hierzu geben Sie in den Such-Feldern die gewünschten Such-Bezeichnung ein. </span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die Kontaktliste lässt sich so standardmäßig nach Namen, Organisation, Adresse, Gruppe, oder E-Mail filtern.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![FelderZumFiltern.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/felderzumfiltern.png)</span>

<div class="callout" id="bkmrk-%C2%A0die-anzuzeigenden-s" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;"> Die anzuzeigenden Spalten können in den Einstellungen unter [Kontaktlisten-Ansicht](https://docs.ounuo.de/link/124) in ounuo weiter konfiguriert werden, lassen Sie sich nur die Spalten anzeigen, die Sie benötigen.</div><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hier ein Beispiel: gefiltert </span><span style="color: rgb(0, 0, 0);">wird nach allen Kontakten aus der Gruppe Testgruppe.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![SucheTestgruppe.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/suchetestgruppe.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nun bräuchten wir allerdings nur die Kontakte aus der Gruppe, die aus Hamburg kommen, also geben wir zusätzlich im Adressfeld Hamburg ein.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![SucheTestgruppeHamburg.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/suchetestgruppehamburg.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">So können Sie Ihre Suche eingrenzen. Alle Suchtreffer sind hier *ausgewählte Kontakte*, d.h. für jegliche weiterführende Aktionen wie Druck, Export oder E-Mail schreiben werden hier alle Ergebnis-Treffer genutzt.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sobald Sie einen Kontakt anklicken und in den Datenbereich des Kontakts wechseln, setzt sich Ihre Suche in der Tabellenansicht zurück.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Tabelle sortieren</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">An den Spalten-Überschriften Name und Organisation können Sie über die kleinen schwarzen Pfeile rechts daneben die Kontakte sortieren.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Entweder nach Namen der Person alphabetisch auf- / absteigend, oder nach Organisation alphabetisch auf- / absteigend.</span>

![](https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png)

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- [Kontakte](https://docs.ounuo.de/link/100 "Kontakte")
- [Aktionsmenü](https://docs.ounuo.de/link/98)

# Kontakt-Export

Der Export ermöglicht es, Daten aus ounuo in unterschiedliche Formate zu übertragen, um sie außerhalb der Anwendung weiterzuverarbeiten oder zu archivieren.
Je nach Anwendungsfall stehen verschiedene Exportarten zur Verfügung - von klassischen Tabellenformaten wie Excel und CSV bis hin zu kontaktorientierten Formaten wie vCard oder QR-Code.
Durch den Export können Daten effizient für Serienbriefe, Dokumentationen, Imports in andere Systeme oder für den schnellen Austausch mit mobilen Geräten genutzt werden.
Dieses Kapitel erläutert die verfügbaren Exportoptionen, ihre typischen Einsatzbereiche sowie deren Vorteile im Arbeitsalltag.

# Export-Optionen und -Felder

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Beim Export von Daten stellt ounuo verschiedene Einstellungen zur Verfügung, um den Export optimal an den gewünschten Verwendungszweck anzupassen. Dazu gehören sowohl **Export-Optionen** als auch **Export-Felder**. Beide Bereiche bestimmen, wie die exportierte Datei aufgebaut ist und welche Inhalte sie enthält.</span>

## Export-Optionen

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Export-Optionen legen fest, *wie* die Daten ausgegeben werden. Sie bestimmen das technische und formale Verhalten des Exports und sind entscheidend dafür, dass die erzeugte Datei von anderen Programmen korrekt verarbeitet werden kann.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Typische Export-Optionen sind:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Dateiformat**  
    Auswahl des gewünschten Formats, z. B. Excel (.xlsx), CSV (.csv), vCard (.vcf) oder QR-Code.</span>

<p class="callout info"><span style="color: rgb(0, 51, 102);">Mit Klick auf Export im Aktionsmenü bekommen Sie in ounuo eine Auswahlmöglichkeit der Export-Formate.  
(siehe auch: [Aktionsmenü](https://docs.ounuo.de/link/98).)</span></p>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Datenauswahl**  
    Festlegung, ob alle Datensätze oder nur zuvor markierte bzw. gefilterte Einträge exportiert werden sollen.</span>

<p class="callout info"><span style="color: rgb(0, 51, 102);">Über die Sammelauswahl können Sie gezielt Kontakte suchen, einer temporären Sammlung zufügen und am Ende alle ausgewählten / markierte Datensätze gemeinsam exportieren.  
(siehe auch: [Sammelauswahl](https://docs.ounuo.de/link/117).)</span></p>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Adresszeilen**   
    Auswahl zwischen Standard Adress-Export, Erweiterter Adress-Export und Detaillierter Adress-Export möglich.</span>

<p class="callout info"><span style="color: rgb(0, 51, 102);">Den Exporttyp müssen Sie schon vor dem Export festlegen, damit der richtige Umfang der Daten exportiert wird.   
(siehe auch: [Einstellungen](https://docs.ounuo.de/link/126).)</span></p>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Export-Optionen sorgen somit dafür, dass das Exportergebnis technisch korrekt, kompatibel und zweckgerecht ist.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Export-Felder</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Export-Felder bestimmen, *welche* konkreten Informationen in die Datei übernommen werden.  
Dies betrifft die inhaltliche Auswahl der Daten.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Typische Export-Felder sind:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Personenbezogene Daten (Anrede, Vorname, Nachname)</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Firmendaten (Firma, Abteilung)</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Adressdaten (Straße, PLZ, Ort, Land)</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Kommunikationsdaten (Telefon, Mobil, E-Mail)</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Zusatzinformationen (Kundennummer, Ansprechpartner, Notizen)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Je nach Bedarf können:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**alle Felder** (Detaillierter Adress-Export)</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">nur **Standardfelder** (Standard Adress-Export)</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**erweiterte Felder**, für mehr Kontext zu Adresse und Kontaktdaten (Erweiterter Adress-Export)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Export-Felder stellen sicher, dass nur diejenigen Informationen enthalten sind, die für den jeweiligen Zweck benötigt werden - etwa für Importe in andere Systeme.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Zusammenspiel von Export-Optionen und Export-Felder</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Export-Optionen und Export-Felder ergänzen sich:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Export-Optionen** bestimmen das Format und den technischen Rahmen. (Wie wird exportiert?)</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Export-Felder** bestimmen den Inhalt der exportierten Datei. (Was wird exportiert?)</span>

![](https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png)

# Kontakt-Export als Excel- / CSV-Datei

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfahren Sie hier, wie Sie Ihre Kontakte aus ounuo heraus in eine Excel-Datei oder CSV-Datei exportieren.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Export Ihrer Datensätze in eine Excel- /CSV-Datei</span>

<p class="callout info"><span style="color: rgb(0, 51, 102);">Merke: Um Daten exportieren zu können, muss in der Benutzerverwaltung das Häkchen bei "Export möglich?" gesetzt sein.</span></p>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Es besteht die Möglichkeit, die gewählten Datensätze im Excel- oder CSV-Format zu exportieren. Während das Excel-Format als Spaltenüberschriften die in ounuo verwendeten Begriffe nutzt, werden im CSV-Format Spaltenüberschriften verwendet, welche technisch einfacher weiterverwendet werden können (z.B. ohne Leerzeichen, Umlaute etc.).</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Bei Kontakt-Listen, wie z.B. der Export-Funktion in einer Gruppe, werden sowohl Personen als auch Organisationen exportiert. Dabei wird bei Personen die Primäre Kontaktmöglichkeit exportiert!</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Export in eine Excel-Datei</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Der Daten-Export in eine Excel-Datei eignet sich besonders für:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Daten sortieren, filtern, korrigieren.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Datenaustausch mit anderen Programmen.  
    Vorteil: Excel ist ein universelles Format, das fast jede Software akzeptiert.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Auswertungen und Statistiken.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Export in eine CSV-Datei</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Der Daten-Export in eine CSV-Datei eignet sich besonders für:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Datenaustausch zwischen verschiedenen Programmen.  
    Vorteil: Fast jedes Programm unterstützt CSV.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Große Datenmengen verarbeiten.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Datensätze exportieren</span>

1. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Für mehrere Datensätze wählen Sie die gewünschten Kontakte über die Sammelauswahl aus, einzelne Kontakte können Sie direkt aus dem Datensatz heraus exportieren.</span>
2. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wählen Sie oben im Aktionsmenü **Export** &gt; **Excel** oder **Export** &gt; **CSV**</span>
3. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Der Export steht Ihnen in Ihren Downloads zur Verfügung</span>


![](https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png)

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- <span style="color: rgb(20, 137, 167);">[Benutzerverwaltung](https://docs.ounuo.de/link/113)</span>

# Kontakt-Export als QR-Code / VCard

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">ounuo bietet Ihnen die Möglichkeit, einzelne Kontakte als **QR-Code** oder **VCard** schnell und fehlerfrei auf Smartphones oder andere Geräte zu übertragen. </span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Kontakt-Export als QR-Code</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um Kontakte als **QR-Code** exportieren zu können, muss in den Export-Einstellungen, bei den **Optionen**, der QR-Code-Export als **angezeigt** eingestellt werden.</span>

1. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wählen Sie den gewünschten **Kontakt** aus, welcher exportiert werden soll.</span>
2. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Klicken Sie oben im Aktionsmenü auf **Exportieren** &gt; **QR-Code**.![Beispiel-Export-als-QRCode.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2026-02/scaled-1680-/beispiel-export-als-qrcode.png)</span>
3. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nun können Sie direkt am Bildschirm mit Ihrer **Smartphone-Kamera** den QR-Code Scannen und den Kontakt speichern.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Kontakt-Export als VCard</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um Kontakte als **VCard** exportieren zu können, muss in den Export-Einstellungen, bei den **Optionen**, der VCard-Export als **angezeigt** eingestellt werden.</span>

1. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wählen Sie den gewünschten **Kontakt** aus, welcher exportiert werden soll.</span>
2. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Klicken Sie oben im Aktionsmenü auf **Exportieren** &gt; **Visitenkarte** (VCard).</span>
3. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die VCard steht Ihnen als .vcf-Datei in Ihrem **Download-Ordner** zur Verfügung.</span>

![](https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png)

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- [<span style="color: rgb(20, 137, 167);">Export-Einstellungen</span>](https://docs.ounuo.de/link/126)

# Kontakt-Import

Die Import-Schnittstelle von ounuo bietet Ihnen eine komfortable Möglichkeit, bereits vorhandene Kontaktdaten aus externen Programmen wie Excel®, Cobra® oder anderen Systemen schnell und strukturiert in ounuo zu übernehmen. So sparen Sie Zeit und vermeiden manuelle Eingabefehler.
Hier erfahren Sie:

was eine Import-Schnittstelle ist und wie sie funktioniert,
wie Sie Ihre Daten optimal vorbereiten,
wie das Mapping der Felder erfolgt,
und wie Sie den Import Schritt für Schritt durchführen.

Ob manuell oder automatisiert - mit der Import-Schnittstelle behalten Sie die Kontrolle über Ihre Daten und sorgen für einen reibungslosen Übergang ins ounuo-System.

# Import-Schnittstelle

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die Import-Schnittstelle von ounuo ermöglicht es Ihnen, bestehende Kontaktdaten schnell und sicher in das System zu übertragen. Das ist besonders hilfreich, wenn Sie bereits Daten in anderen Programmen wie Excel®, Cobra®, usw. haben</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Was ist eine Import-Schnittstelle?</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Eine Import-Schnittstelle ist eine definierte Möglichkeit, Daten oder Informationen von einem externen System in ein Zielsystem zu übertragen. Sie dient dazu, Daten automatisiert, strukturiert und fehlerfrei zu übernehmen.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Typische Merkmale:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Datenformat:** Die Schnittstelle erwartet bestimmte Formate wie CSV oder Excel</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Validierung:** Die Daten werden beim Import ggf. geprüft (z.B. auf Vollständigkeit oder Richtigkeit)</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Mapping:** Felder aus der Quelldatei werden den Feldern im Zielsystem zugeordnet</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Was ist das Mapping?</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Das Mapping beim Datenimport ist der Prozess, bei dem Felder aus einer Importquelle (z.B. CSV, Excel) den entsprechenden Feldern im Zielsystem zugeordnet werden. So wird sichergestellt, dass die Daten korrekt und sinnvoll übernommen werden.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Wie funktioniert das Mapping?</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">(eine ausführliche Liste finden Sie auf den nächsten Seiten)</span>

<table border="1" id="bkmrk-1.-quellstruktur-ana" style="border-collapse: collapse; width: 100%; border-width: 0px;"><colgroup><col style="width: 100%;"></col></colgroup><tbody><tr><td style="border-width: 0px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">**1. Quellstruktur analysieren**</span>  
</td></tr><tr><td style="border-width: 0px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die Struktur der Import-Datei wird geprüft</span></td></tr><tr><td style="border-width: 0px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">**2. Zielstruktur definieren**</span>  
</td></tr><tr><td style="border-width: 0px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Das Zielsystem hat eigene Felder, z.B.: Name, Anrede, Kundennummer, usw. ...</span>  
</td></tr><tr><td style="border-width: 0px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">**3. Zuordnung (Mapping) erstellen**</span>

</td></tr><tr><td style="border-width: 0px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Jetzt wird festgelegt, welches Feld aus der Quelle zu welchem Feld im Zielsystem passt:  
</span>

</td></tr><tr><td style="border-width: 0px;"><table border="1" style="border-collapse: collapse; width: 100.122%; border-width: 0px; height: 143.984px;"><colgroup><col style="width: 50%;"></col><col style="width: 50%;"></col></colgroup><tbody><tr style="height: 28.7969px; background-color: #b3d9ff;"><td style="border-width: 0px; height: 28.7969px;"><span style="text-decoration: underline; color: rgb(0, 0, 0);">**Quellfeld (CSV / Excel)**</span>  
</td><td style="border-width: 0px; height: 28.7969px;"><span style="text-decoration: underline; color: rgb(0, 0, 0);">**Zielfeld (ounuo)**</span>  
</td></tr><tr style="height: 28.7969px; background-color: #ffffff;"><td style="border-width: 0px; height: 28.7969px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Vorname</span>  
</td><td style="border-width: 0px; height: 28.7969px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">FIRSTNAME</span>  
</td></tr><tr style="height: 28.7969px; background-color: #e0e0e0;"><td style="border-width: 0px; height: 28.7969px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nachname</span></td><td style="border-width: 0px; height: 28.7969px;">LASTNAME</td></tr><tr style="height: 28.7969px; background-color: #ffffff;"><td style="border-width: 0px; height: 28.7969px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Privat Telefon</span>  
</td><td style="border-width: 0px; height: 28.7969px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">HOMEPHONE</span>  
</td></tr><tr style="height: 28.7969px; background-color: #e0e0e0;"><td style="border-width: 0px; height: 28.7969px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Privat E-Mail</span>  
</td><td style="border-width: 0px; height: 28.7969px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">HOMEEMAIL</span>  
</td></tr></tbody></table>

</td></tr></tbody></table>

<div class="callout info" id="bkmrk-merke%3Amapping-%3D-welc" style="display: flex; align-items: flex-start; gap: 10px; background-color: #e0f0ff; color: #003366;"><div>**Merke:**  
Mapping = Welches Feld gehört wohin?  
Match = Gibt es diesen Wert schon irgendwo?</div></div><div id="bkmrk-">  
</div><div id="bkmrk--1"></div>![](https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png)

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- [<span style="color: rgb(20, 137, 167);">Dublettenverwaltung</span>](https://docs.ounuo.de/link/133)

# Felddefinitionen

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Damit der Import Ihrer Kontaktdaten in ounuo reibungslos funktioniert, ist es wichtig, die Felder in Ihrer CSV-Datei korrekt den entsprechenden ounuo-Feldern zuzuordnen. Diese sogenannten Felddefinition sorgt dafür, dass alle Informationen - von Namen und Adressen bis hin zu Organisationsdaten und Gruppen - an der richtigen Stelle im System landen.</span>

<table border="1" id="bkmrk-ounuo-feld-import-sp" style="border-collapse: collapse; width: 108.571%; border-width: 1px; height: 1456.83px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><colgroup><col style="width: 23.0036%;"></col><col style="width: 25.149%;"></col><col style="width: 20.6317%;"></col><col style="width: 31.2157%;"></col></colgroup><tbody><tr style="height: 46.5938px; background-color: rgb(179, 217, 255);"><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 51, 102);">**ounuo Feld**</span></td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 51, 102);">**Import Spalte CSV-Datei**</span></td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 51, 102);">**Beispiel**</span></td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 51, 102);">**Bemerkungen**</span></td></tr><tr style="height: 29.7969px; background-color: rgb(255, 255, 255);"><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Anrede</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; background-color: rgb(224, 240, 255); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">SALUTATION</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Frau</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 63.3906px; background-color: rgb(224, 224, 224);"><td style="border-width: 1px; height: 63.3906px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Anrede in Anschreiben<sup>(1)</sup></span></td><td style="border-width: 1px; height: 63.3906px; background-color: rgb(208, 224, 240); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">SALUTATIONMANUAL</span></td><td style="border-width: 1px; height: 63.3906px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hallo Anja</span></td><td style="border-width: 1px; height: 63.3906px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nur relevant, wenn eine manuelle Anrede von der automatisch generierten Anrede abweichen soll.</span></td></tr><tr style="height: 29.7969px; background-color: rgb(255, 255, 255);"><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Akademischer Titel</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; background-color: rgb(224, 240, 255); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">TITLE</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Dr.</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 29.7969px; background-color: rgb(224, 224, 224);"><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Vorname</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; background-color: rgb(208, 224, 240); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">FIRSTNAME</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Anja</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 29.7969px; background-color: rgb(255, 255, 255);"><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nachname</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; background-color: rgb(224, 240, 255); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">LASTNAME</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Muster</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 29.7969px; background-color: rgb(224, 224, 224);"><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Organisation/Firma Name</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; background-color: rgb(208, 224, 240); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">COMPANY</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Beispiel GmbH</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 46.5938px; background-color: rgb(255, 255, 255);"><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Abteilung in der Organisation</span></td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; background-color: rgb(224, 240, 255); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">DEPARTMENT</span></td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Marketing</span></td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 29.7969px; background-color: rgb(224, 224, 224);"><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Position in der Organisation</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; background-color: rgb(208, 224, 240); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">POSITION</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Abteilungsleiterin</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 46.5938px; background-color: rgb(255, 255, 255);"><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">E-Mail in der Organisation</span></td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; background-color: rgb(224, 240, 255); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">BUSINESSMAIL</span></td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">a.muster@baumfreunde-deutschland.de</span></td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 29.7969px; background-color: rgb(224, 224, 224);"><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Telefon in der Organisation</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; background-color: rgb(208, 224, 240); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">BUSINESSPHONE</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">+49 (40) 66969101</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 46.5938px; background-color: rgb(255, 255, 255);"><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Alternatives Telefon in der Organisation<sup>(1)</sup></span></td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; background-color: rgb(224, 240, 255); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">BUSINESSPHONE2</span></td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);"> </td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 46.5938px; background-color: rgb(224, 224, 224);"><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Mobiltelefon in der Organisation</span></td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; background-color: rgb(208, 224, 240); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">MOBILEPHONE</span></td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">+49 (171) 3920023</span></td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 29.7969px; background-color: rgb(255, 255, 255);"><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Fax in der Organisation<sup>(1)</sup></span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; background-color: rgb(224, 240, 255); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">BUSINESSFAX</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"> </td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 29.7969px; background-color: rgb(224, 224, 224);"><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Organisation Adresszusatz 1</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; background-color: rgb(208, 224, 240); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">EXTRAADDRESSLINE</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Beispiel GmbH</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 29.7969px; background-color: rgb(255, 255, 255);"><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Organisation Adresszusatz 2</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; background-color: rgb(224, 240, 255); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">EXTRAADDRESSLINE2</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"> </td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 29.7969px; background-color: rgb(224, 224, 224);"><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Organisation Adresszusatz 3</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; background-color: rgb(208, 224, 240); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">EXTRAADDRESSLINE3</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"> </td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 29.7969px; background-color: rgb(255, 255, 255);"><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Organisation Straße</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; background-color: rgb(224, 240, 255); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">COMPANYSTREET</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Waldstraße 1</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 46.5938px; background-color: rgb(224, 224, 224);"><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Organisation Postleitzahl</span></td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; background-color: rgb(208, 224, 240); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">COMPANYPOSTALCODE</span></td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">20257</span></td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 29.7969px; background-color: rgb(255, 255, 255);"><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Organisation Ort</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; background-color: rgb(224, 240, 255); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">COMPANYCITY</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hamburg</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 29.7969px; background-color: rgb(224, 224, 224);"><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Organisation Bundesland<sup>(1)</sup></span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; background-color: rgb(208, 224, 240); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">COMPANYSTATE</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"> </td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 29.7969px; background-color: rgb(255, 255, 255);"><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Organisation Land</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; background-color: rgb(224, 240, 255); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">COMPANYCOUNTRY</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"> </td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 46.5938px; background-color: rgb(224, 224, 224);"><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Organisation Webseite</span></td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; background-color: rgb(208, 224, 240); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">WEBSITE</span></td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">www.baumfreunde-deutschland.de</span></td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 46.5938px; background-color: rgb(255, 255, 255);"><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Organisation E-Mail</span></td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; background-color: rgb(224, 240, 255); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">BUSINESSEMAIL</span></td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);"> </td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Import nur, wenn keine Person in der Spalte definiert ist.</span></td></tr><tr style="height: 46.5938px; background-color: rgb(224, 224, 224);"><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Organisation Telefon</span></td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; background-color: rgb(208, 224, 240); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">BUSINESSPHONE</span></td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);"> </td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Import nur, wenn keine Person in der Spalte definiert ist.</span></td></tr><tr style="height: 46.5938px; background-color: rgb(255, 255, 255);"><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Organisation Postfach<sup>(1)</sup></span></td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; background-color: rgb(224, 240, 255); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">COMPANYPOBOXNUMBER</span></td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);"> </td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 46.5938px; background-color: rgb(224, 224, 224);"><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Organisation Postfach Postleitzahl<sup>(1)</sup></span></td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; background-color: rgb(208, 224, 240); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">COMPANYPOBOXPOSTALCODE</span></td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);"> </td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 29.7969px; background-color: rgb(255, 255, 255);"><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Organisation Postfach Ort<sup>(1)</sup></span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; background-color: rgb(224, 240, 255); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">COMPANYPOBOXCITY</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"> </td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 29.7969px; background-color: rgb(224, 224, 224);"><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Privat Straße</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; background-color: rgb(208, 224, 240); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">HOMESTREET</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"> </td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 29.7969px; background-color: rgb(255, 255, 255);"><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Privat Postleitzahl</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; background-color: rgb(224, 240, 255); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">HOMEPOSTALCODE</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"> </td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 29.7969px; background-color: rgb(224, 224, 224);"><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Privat Ort</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; background-color: rgb(208, 224, 240); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">HOMECITY</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"> </td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 29.7969px; background-color: rgb(255, 255, 255);"><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Privat Adresszusatz 1</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; background-color: rgb(224, 240, 255); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">HOMEADDRESSEXTRA</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"> </td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 29.7969px; background-color: rgb(224, 224, 224);"><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Privat Bundesland<sup>(1)</sup></span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; background-color: rgb(208, 224, 240); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">HOMESTATE</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"> </td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 29.7969px; background-color: rgb(255, 255, 255);"><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Privat Land</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; background-color: rgb(224, 240, 255); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">HOMECOUNTRY</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"> </td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 29.7969px; background-color: rgb(224, 224, 224);"><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Privat E-Mail</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; background-color: rgb(208, 224, 240); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">HOMEEMAIL</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"> </td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 29.7969px; background-color: rgb(255, 255, 255);"><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Privat Telefon</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; background-color: rgb(224, 240, 255); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">HOMEPHONE</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"> </td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 29.7969px; background-color: rgb(224, 224, 224);"><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Privat alternatives Telefon<sup>(1)</sup></span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; background-color: rgb(208, 224, 240); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">HOMEPHONE2</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"> </td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 29.7969px; background-color: rgb(255, 255, 255);"><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Privat Fax</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; background-color: rgb(224, 240, 255); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">HOMEFAX</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"> </td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 29.7969px; background-color: rgb(224, 224, 224);"><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Geburtsdatum<sup>(1)</sup></span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; background-color: rgb(208, 224, 240); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">DATEOFBIRTH</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">24.03.1983</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 29.7969px; background-color: rgb(255, 255, 255);"><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Notizen</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; background-color: rgb(224, 240, 255); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">REMARK</span></td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);"> </td><td style="border-width: 1px; height: 29.7969px; border-color: rgb(206, 212, 217);">  
</td></tr><tr style="height: 46.5938px; background-color: rgb(224, 224, 224);"><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Gruppen</span></td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; background-color: rgb(208, 224, 240); border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">CATEGORIES</span></td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">IMPORT-TEST-1</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">IMPORT-TEST-2</span>

</td><td style="border-width: 1px; height: 46.5938px; border-color: rgb(206, 212, 217);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Mehrere Gruppen getrennt durch einen Zeilenumbruch.</span></td></tr></tbody></table>

<div id="bkmrk-%281%29-einige-felder-k%C3%B6" style="display: flex; align-items: flex-start; color: #000000;"><span style="margin-right: 6px;"><sup>(1)</sup></span><div style="max-width: 800px;">Einige Felder können in den Einstellungen ein- bzw. ausgeblendet werden. Daten für Felder, die ausgeblendet sind, werden nicht importiert.</div></div>**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Allgemeine Hinweise:</span>**

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Bitte beachten Sie, dass es zurzeit keine Funktion gibt, den Import rückgängig zu machen. Bitte testen Sie den Import zunächst mit wenigen Datensätzen, die Sie ggf. manuell leicht löschen können. Im Zweifel kontaktieren Sie uns.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die Reihenfolge und die Vollständigkeit der Spalten sind für den Import nicht wichtig. Die Zuordnung erfolgt anhand der Überschrift.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Es können ebenfalls Daten zu individuellen Feldern importiert werden. Die Überschrift entspricht der "Bezeichnung". (Bitte mit dem Support Kontakt aufnehmen)</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die Import-Funktion kann anhand einer Datenanalyse zwischen Personen und Organisationen unterscheiden.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn in den Einstellungen unter Import der Dublettencheck aktiviert ist, versucht der Import Dubletten bzw. bereits vorhandene, identische Einträge zu identifizieren und zusammenzulegen.</span>

<p class="callout info">Benötigen Sie Hilfe beim Import Ihrer Datensätze? [Sprechen Sie uns gerne an.](mailto:support@ounuo.de)</p>

![](https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png)

# Beispiel CSV-Datei

<div style="overflow-x: auto;" id="bkmrk-salutation-title-fir"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die folgende Beispiel-CSV-Datei zeigt, wie Kontaktdaten strukturiert und korrekt f&uuml;r den Import in ounuo vorbereitet werden k&ouml;nnen - inklusive aller relevanten Feldbezeichnungen und typischer Inhalte.</span><br>
<table style="border-collapse: collapse; white-space: nowrap;">
<thead style="height: 30px; background-color: rgb(179,217,255); color: rgb(0,51,102);">
<tr>
<th class="align-left">SALUTATION</th>
<th class="align-left">TITLE</th>
<th class="align-left">FIRSTNAME</th>
<th class="align-left">LASTNAME</th>
<th class="align-left">DATEOFBIRTH</th>
<th class="align-left">COMPANY</th>
<th class="align-left">COMPANYSTREET</th>
<th class="align-left">COMPANYPOSTALCODE</th>
<th class="align-left">COMPANYCITY</th>
<th class="align-left">DEPARTMENT</th>
<th class="align-left">POSITION</th>
<th class="align-left">BUSINESSFAX</th>
<th class="align-left">BUSINESSPHONE</th>
<th class="align-left">BUSINESSPHONE2</th>
<th class="align-left">MOBILEPHONE</th>
<th class="align-left">MOBILEPHONE2</th>
<th class="align-left">BUSINESSEMAIL</th>
<th class="align-left">WEBSITE</th>
<th class="align-left">HOMESTREET</th>
<th class="align-left">HOMEPOSTALCODE</th>
<th class="align-left">HOMECITY</th>
<th class="align-left">HOMEPHONE</th>
<th class="align-left">HOMEEMAIL</th>
<th class="align-left">REMARK</th>
<th class="align-left">CATEGORIES</th>
</tr>
</thead>
<tbody>
<tr>
<td>Frau</td>
<td>Dr.</td>
<td>Gerhild</td>
<td>Fingerhut</td>
<td>24.03.1983</td>
<td>G&auml;rtnerei Platusek GmbH</td>
<td>Platanenallee 30</td>
<td>50858</td>
<td>K&ouml;ln</td>
<td>Gesch&auml;ftsf&uuml;hrung</td>
<td>Gesch&auml;ftsf&uuml;hrerin</td>
<td>040/23456</td>
<td>&nbsp;</td>
<td>&nbsp;</td>
<td>0171/12345678</td>
<td>0171/23456789</td>
<td>g.fingerhut@sechsundneunzig.de</td>
<td>www.sechsundneunzig.de</td>
<td>Privatweg 1</td>
<td>12345</td>
<td>Privatort</td>
<td>040/12345678</td>
<td>privat@baumfreunde-deutschland.de</td>
<td>Hier stehen Notizen.</td>
<td>
<p>IMPORT-TEST-1a</p>
<p>IMPORT-TEST-2a</p>
</td>
</tr>
<tr style="background-color: rgb(224,224,224);">
<td>Herr</td>
<td>&nbsp;</td>
<td>Harald</td>
<td>Weinberg</td>
<td>&nbsp;</td>
<td>Baumfreunde Deutschland e.V.</td>
<td>Waldstra&szlig;e 1</td>
<td>20257</td>
<td>Hamburg</td>
<td>&nbsp;</td>
<td>2. Vorsitzender</td>
<td>&nbsp;</td>
<td>040/123456</td>
<td>040/654321</td>
<td>&nbsp;</td>
<td>&nbsp;</td>
<td>organisation@baumfreunde-deutschland.de</td>
<td>&nbsp;</td>
<td>&nbsp;</td>
<td>&nbsp;</td>
<td>&nbsp;</td>
<td>&nbsp;</td>
<td>h.weinberg@baumfreunde-deutschland.de</td>
<td><br></td>
<td>
<p>IMPORT-TEST-1a</p>
<p>IMPORT-TEST-2a</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td>Familie</td>
<td>&nbsp;</td>
<td>&nbsp;</td>
<td>Franke</td>
<td>&nbsp;</td>
<td>Baumfreunde Deutschland e.V.</td>
<td>Waldstra&szlig;e 1</td>
<td>20257</td>
<td>Hamburg</td>
<td>&nbsp;</td>
<td>&nbsp;</td>
<td>&nbsp;</td>
<td>040/24680</td>
<td>&nbsp;</td>
<td>&nbsp;</td>
<td>&nbsp;</td>
<td>familie@baumfreunde-deutschland.de</td>
<td>&nbsp;</td>
<td>&nbsp;</td>
<td>&nbsp;</td>
<td>&nbsp;</td>
<td>&nbsp;</td>
<td>franke@baumfreunde-deutschland.de</td>
<td><br></td>
<td>
<p>IMPORT-TEST-1a</p>
</td>
</tr>
<tr style="background-color: rgb(224,224,224);">
<td><br></td>
<td><br></td>
<td><br></td>
<td><br></td>
<td><br></td>
<td>Baumfreunde Deutschland GmbH</td>
<td>Waldstra&szlig;e 22</td>
<td>20258</td>
<td>Hamburg</td>
<td><br></td>
<td><br></td>
<td><br></td>
<td>040/3456789</td>
<td>040/4567890</td>
<td><br></td>
<td><br></td>
<td>info@baumfreunde-deutschland.de</td>
<td>www.baumfreunde-deutschland.de</td>
<td><br></td>
<td><br></td>
<td><br></td>
<td><br></td>
<td><br></td>
<td><br></td>
<td>
<p>IMPORT-TEST-2a</p>
</td>
</tr>
</tbody>
<tbody><!-- Weitere Zeilen --></tbody>
<tbody><!-- Weitere Zeilen --></tbody>
</table>
</div>
<p id="bkmrk-%C2%A0"></p>
<p id="bkmrk-%C2%A0-1"></p>
<p id="bkmrk-"><img id="bkmrk--4" src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png"></p>
<h2 id="bkmrk-das-k%C3%B6nnte-sie-auch-"></h2>
<p id="bkmrk-%C2%A0-2"></p>
<p id="bkmrk-%C2%A0-3"></p>
<p id="bkmrk-%C2%A0-4"></p>

# Kontakte importieren

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hier können Sie Ihre bereits vorhandenen Kontakte in ounuo importieren. Unterstützt werden CSV-Dateien (*.csv) und V-Cards (*.vcf).</span>

## Vorbereitung der Datensätze zum Import

<div class="callout" id="bkmrk-unsere-empfehlung-f%C3%BC" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">**Unsere Empfehlung für den Import:**  
Exportieren Sie zunächst ein paar Kontakte aus ounuo heraus (z.B. aus der [Demo-Version](https://demo.ounuo.cloud/login)), damit Sie in dieser CSV-Datei sehen können, welche Daten wo eingetragen sind. Bereiten Sie Ihre Datensätze mit diesen Spaltenüberschriften vor, bevor Sie sie importieren.</div><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Bitte scheuen Sie sich nicht uns anzusprechen, sollten Probleme beim Import auftreten. Nehmen Sie gerne [Kontakt](mailto:support@ounuo.de) auf.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Kontakte importieren</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie über die Benutzerrolle-Super verfügen, finden Sie oben im Menü mit den 3 Balken den Menüpunkt **Kontakte importieren**.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">1. Öffnen Sie das 3-Balken-Menü und wählen Sie **Kontakte importieren** aus</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![KontakteImportieren.jpg](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/kontakteimportieren.jpg)</span>

<div drawio-diagram="44"></div>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">2. Mit Klick auf **Datei hochladen** gelangen Sie in Ihren Explorer und können hier die gewünschte Datei auswählen</span>

![AuswahlDateiExplorer.jpg](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/auswahldateiexplorer.jpg)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nach dem Klick auf **Öffnen**, müssen Sie Ihre Auswahl in ounuo erneut bestätigen, bevor die Daten importiert werden.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-falls-ihnen-keine-da" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Falls Ihnen keine Datei angezeigt wird, müssen Sie ggf. erst Ihre Excel-Datei in eine CSV-Datei umwandeln.</div><p class="callout warning">Haben Sie erfolgreich Ihre Kontakte importiert, aber sie werden nicht angezeigt? Nach dem Import kann es erforderlich sein, ounuo zu aktualisieren. Klicken Sie hierzu oben links auf das ounuo-Logo. Standardmäßig werden in der Ergebnisliste nur die Suchergebnisse und die von Ihnen hinzugefügten Favoriten angezeigt. Sie können die neu importierten Kontakte suchen und als Favorit hinzufügen, dann werden sie dauerhaft in der Ergebnisliste angezeigt.</p>

## <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(20, 137, 167);">Nach dem Import</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nachdem Sie Ihre Kontakte erfolgreich importiert haben, können Sie:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">über die **Import-Gruppe** die Kontakte finden,</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Dubletten** bereinigen.</span>

#### <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(20, 137, 167);">Import-Gruppe</span>

<span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">Jeder Kontakt-Import wird in einer Import-Gruppe gebündelt. Für einen schnellen Überblick besteht der Gruppen-Name zusätzlich aus Datum und Uhrzeit des Imports.</span>

<span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">Um Ihre importierten Kontakte zu finden, geben Sie oben in der Kontakt-Suche Import ein und bestätigen Sie mit der Enter-Taste.</span>

<span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">![Import-Gruppe-suchen.jpg](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/import-gruppe-suchen.jpg)</span>

##### <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(20, 137, 167);">Mehrere Möglichkeiten</span>

![Ausgewählte-Import-Gruppe.jpg](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/ausgewahlte-import-gruppe.jpg)

Nun haben Sie mehrere Möglichkeiten.

- **Waren Ihre Kontakte bereits vorsortiert?** (z.B. alle Kontakte, die Ihren Newsletter erhalten sollen) Dann können Sie z.B. die Gruppe umbenennen. Alle Kontakte bleiben gebündelt in der Gruppe.
- Wollen Sie alle **Kontakte von der Import-Gruppe lösen**, so können Sie einfach die Gruppe löschen (klicken Sie dazu auf **Bearbeiten** -&gt; **Gruppe löschen**). Die Kontakte sind bereits gespeichert und verbleiben im System.
- **Die Import-Gruppe soll bestehen bleiben:** Kein Problem, dann müssen Sie nichts weiter tun.

#### <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(20, 137, 167);">Kontakt existiert bereits?</span>

<span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">Im Kapitel Dublettenverwaltung erfahren Sie alles über <span style="color: rgb(35, 111, 161);">[Dubletten](https://docs.ounuo.de/link/133)</span>.</span>

#### <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(20, 137, 167);">Sie benötigen individuelle Felder?</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Weitere Informationen zu den [individuellen Feldern](https://docs.ounuo.de/link/64) finden Sie im Kapitel Kontakte.</span>

<div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

# Dublettenverwaltung

Beim Import von Kontakten oder Daten kann es leicht zu Dubletten kommen - also zu mehrfach vorhandenen, nahezu identischen Einträgen. Um dies zu vermeiden und Ihre Datenbank sauber zu halten, bietet ounuo einen integrierten Dublettencheck. Dieser hilft Ihnen dabei, doppelte Einträge zu erkennen, zu vergleichen und gezielt zu bereinigen.
Hier erfahren Sie:

wie Sie den Dublettencheck aktivieren und konfigurieren,
wo Sie Dubletten finden,
und welche Möglichkeiten Ihnen zur Bereinigung zur Verfügung stehen - vom Löschen über das Behalten, bis hin zur Fusionierung von Einträgen.


# Dubletten bereinigen

<span style="color: #000000;">Um beim Import Duplikate zu vermeiden, bieten wir die Möglichkeit, den Dublettencheck zu verwenden. Wie Sie diesen einstellen können erfahren Sie in den allgemeinen [Einstellungen.](https://docs.ounuo.de/link/122)</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Dublette(n) vorhanden</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie mindestens über die Benutzerrolle Premium verfügen, finden Sie oben im Menü mit den 3 Balken unter anderem den Punkt **Dublette(n) vorhanden**. Dieser wird allerdings auch nur dann angezeigt, wenn Dubletten vorhanden sind.</span>

![Hauptansicht-Dubletten-Vorhanden.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/hauptansicht-dubletten-vorhanden.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hier können Sie vorhandene Dubletten bereinigen, fusionieren, löschen, usw.  
Die kleine Zahl am 3-Balken-Menü zeigt Ihnen an, ob und wie viele Dubletten vorhanden sind.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-je-nachdem-wie-fein-" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Je nachdem wie fein Sie den Dublettencheck in den Einstellungen eingestellt haben, erkennt und zeigt ounuo kleinste Abweichungen als Dublette.</div>### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Dubletten bereinigen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wählen Sie zunächst den Menü-Punkt **Dublette(n) vorhanden** per Mausklick aus.  
Nun werden Ihnen links, in der Ergebnisliste alle vorhandenen Dubletten angezeigt.  
Über die Lupe können Sie nach bestimmten Kontakten suchen, welche doppelt vorhanden sind.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wählen Sie einen gewünschten Kontakt aus.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![Dubletten-Bereinigen-Blanco.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/dubletten-bereinigen-blanco.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn ounuo eine Dublette findet, stellt es Ihnen beide gegenüber, sodass sie genau vergleichen können.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![Dubletten-Bereinigen-Mit-Rahmen-Und-Strichen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/dubletten-bereinigen-mit-rahmen-und-strichen.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Folgende Informationen und Möglichkeiten stehen Ihnen jetzt zur Verfügung:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Datum:**  
    Über beiden Kontakten steht jeweils Datum und Uhrzeit.  
    Hieran können Sie erkennen, wann welcher Kontakt hinzugefügt wurde.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Person löschen:**  
    Sie können eine der beiden Kontakte löschen, klicken Sie dazu in der gewünschten Spalte auf den Button "Person löschen (Organisation löschen)".  
    (Die angezeigte Dublette verschwindet sofort.)</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Beide behalten:**  
    Es kann durchaus vorkommen, dass es 2 verschiedene Personen gibt, mit unterschiedlichen Adressen, aber dem selben Vor- und Nachnamen.  
    Dann können Sie natürlich auch beide behalten. (Die angezeigte Dublette verschwindet sofort.)</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Fusionieren:**  
    Über den Button "Fusionieren" können sie die beiden angezeigten Kontakte zusammenführen zu einem Kontakt.  
    Hier sollten Sie vorher auswählen, welche Informationen zu dem Kontakt Sie behalten/übernehmen wollen.</span>
    - **<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Pfeil-Auswahl mittlere Spalte:</span>**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">  
        Über die Pfeile wählen Sie aus, welche Informationen Sie bei der Fusionierung übernehmen wollen.  
        Klicken Sie dazu auf die Seite der Pfeile, welche beibehalten werden sollen, die anderen Informationen verfallen beim Fusionieren.  
        (Blau markierte Seite wird übernommen)</span>

![](https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png)

# Einladungen

Mit der Einladungsfunktion in ounuo können Sie Events wie Weihnachtsfeiern, Mitgliederversammlungen oder Workshops effizient planen und Ihre Kontakte direkt aus dem System heraus einladen. Die Einladungsverwaltung bietet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten - von der Erstellung über die Formatierung bis hin zur Rückmeldung und Statusverfolgung.
Hier erfahren Sie:

wie Sie die Liste der Einladungen finden und durchsuchen,
wie Sie neue Einladungen anlegen und gestalten,
wie Sie Kontakte zuweisen und Rückmeldungen verwalten,
und welche Funktionen Ihnen zur Bearbeitung und Auswertung zur Verfügung stehen.

So behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Veranstaltungen und die eingeladenen Personen - einfach, übersichtlich und direkt in ounuo.

# Einladungen verwalten

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfahren Sie hier, wie Sie die Liste der Einladungen finden, neue Einladungen anlegen und diese bearbeiten und nutzen.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Liste der Einladungen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie mindestens über die Benutzerrolle Premium verfügen, finden Sie oben im Burger-Menü die **Einladungen**. Klicken Sie hierfür auf das Menü mit den 3 Balken, in der Auswahl wählen Sie die *Einladungen* per Mausklick aus. Einladungen eignen sich, wenn ein Event ansteht, zu welchem Sie Kontakte aus ounuo heraus einladen möchten. Beispiele wären eine Weihnachtsfeier, eine Jahreshauptversammlung oder ähnliches.</span>

![EinladungenGanzeSeite1.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/einladungenganzeseite1.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Links in der Ergebnisliste werden Ihnen alle vorhandenen Einladungen angezeigt. Erst wenn Sie eine Einladung auswählen, erscheinen alle Details dazu im Datenbereich. Über die Lupe können Sie auch nach Einladungen suchen, dann werden Ihnen in der Ergebnisliste nur die Suchtreffer angezeigt.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Einladung anlegen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um eine neue Einladung anzulegen klicken Sie links auf **Einladung anlegen...** .</span>

![EinladungAnlegen2.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/einladunganlegen2.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Geben Sie Ihrer Einladung einen Namen und erfassen Sie alle relevanten Informationen. Legen Sie Start und Ende des Events fest und wo es stattfindet. Das Feld **Interne Bemerkungen** ist nur für Sie und Ihr Arbeitsumfeld sichtbar. Weitere Angaben werden auch für die Rückmeldeseite oder die zu versendende E-Mail genutzt.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Einladungstext formatieren</span>  


<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sie haben die Möglichkeit Ihren Text in der Einladung zu formatieren. Hierzu markieren Sie die gewünschte Textstelle im Bereich HTML-Beschreibung oder HTML-Abspann, dann bekommen Sie eine Auswahl an Formatierungsmöglichkeiten.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![TextFormatierenEinladung.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/textformatiereneinladung.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sie können Textstellen **Fett** (B) machen, *Kursiv* (I) schreiben, <span style="text-decoration: underline;">unterstreichen</span> (U), Nummerierungen oder Aufzählungen machen, oder einen Link einfügen.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Einladung speichern</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Mit Klick auf **Speichern** (oben rechts) erscheint sofort Ihre neu angelegte Einladung im Datenbereich.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![EinladungAusgewähltAnsicht1.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/einladungausgewahltansicht1.png)</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Status der Einladung</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Der Status einer Einladung hat Auswirkungen darauf, ob eine E-Mail versendet werden kann oder aber die Rückmeldeseite für eingeladene Kontakte erreichbar ist.</span>

#### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Entwurf</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Voreingestellt steht der Status auf **Entwurf**. In diesem Status kann die Einladung bearbeitet werden, verlinkte Kontakte können die Einladung jedoch noch nicht sehen und es kann keine Einladung versendet werden.  
</span>

#### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Veröffentlicht</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erst wenn Sie den Status auf **veröffentlicht** setzen, ist auch der Link für die Rückmeldung gültig. Im gleichen Zuge erscheinen diese Links zur jeweiligen Rückmeldeseite hinter den zugewiesenen Kontakten.  
</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![KontaktLinkRückmeldeseite2.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/kontaktlinkruckmeldeseite2.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">In der Ergebnisliste sind diese Einladungen **fett** dargestellt.</span>

#### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Abgesagt/Erledigt</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Dieser Status markiert abgesagte bzw. erledigte Veranstaltungen. Diese sind in der Ergebnisliste *ausgegraut* dargestellt.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Einladung bearbeiten</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sie können jederzeit die Daten einer Einladung ändern. Hierzu wählen Sie in der Ergebnisliste die gewünschte Einladung aus, sodass sie im Datenbereich erscheint und klicken Sie dann oben rechts auf **Bearbeiten**.</span>

<div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- [Gruppe anlegen](https://docs.ounuo.de/link/65)
- [Organisation anlegen](https://docs.ounuo.de/link/100)
- [Person anlegen](https://docs.ounuo.de/link/63)
- [E-Mail-Verteiler](https://docs.ounuo.de/link/83)

# Einladungs-Fragen

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie eine Einladung angelegt und gespeichert haben, dann finden Sie im Datenbereich der ausgewählten Einladung weiter unten die Einladungs-Fragen. Diese Fragen werden auf der Rückmeldeseite für eingeladene Kontakte eingeblendet, so dass diese die Fragen beantworten können. So kann beispielsweise im Vorfeld schon nach Nahrungsunverträglichkeit oder ähnlichem gefragt werden.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Einladungs-Fragen - Eintrag ergänzen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um eine Einladungs-Frage zu ergänzen, klicken Sie auf die Schaltfläche **Eintrag ergänzen**.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![EinladungsFrageErgänzen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/einladungsfrageerganzen.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfassen Sie eine Frage und wählen Sie den Antwort-Typ aus. Bei dem Typ *Auswahl* muss zusätzlich eine Liste der Auswahloptionen (kommasepariert) angegeben werden.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie das Häkchen bei Aktiv entfernen, wird die Frage nicht auf der Rückmeldeseite angezeigt.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Bei den Einladungs-Fragen können Sie einstellen, dass eine **Angabe nötig** ist - die Frage wird zu einem Pflichtfeld. Die Person, die die Rückmeldeseite ausfüllt, kann diese erst absenden, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.</span>

![RückmeldeseitePflichtfelterAusfüllen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/ruckmeldeseitepflichtfelterausfullen.png)

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Einladungs-Fragen - Eintrag bearbeiten</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sie können die Einladungs-Fragen mithilfe der kleinen Pfeile, rechts am Rand, nach oben / bzw. unten verschieben. Dies ändert die Reihenfolge, in welcher die Fragen in der Rückmeldeseite dargestellt werden.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um einen Eintrag zu bearbeiten, klicken Sie auf ![Bearbeiten.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/bearbeiten.png). Nun können Sie Änderungen vornehmen und diese mit Klick auf das Häkchen speichern. </span>

<p class="callout warning"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Beachten Sie: Der Typ kann nachträglich nicht mehr geändert werden, da gegebenenfalls bereits Antworten auf die Frage vorliegen. </span></p>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wollen Sie die Bearbeitung abbrechen, klicken Sie auf ![Abbrechen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/abbrechen.png). Alle vorgenommenen Änderungen werden verworfen.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie einen Eintrag löschen wollen, klicken Sie auf ![EintragLöschen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/eintragloschen.png). Der Eintrag wird aus dem System gelöscht.</span>

<div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

# Zuweisungen von Kontakten

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Es gibt mehrere Möglichkeiten der Einladung Kontakte und Gruppen zuzuweisen, welche im Folgenden erläutert werden.</span>

![EinladungenKontakteZuweisen1.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/einladungenkontaktezuweisen1.png)

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Der Einladung Kontakte einer Gruppe zuweisen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie vorher schon eine Gruppe mit Kontakten für die Einladung angelegt haben, können Sie diese Kontakte nun der Einladung zuweisen. Dafür klicken Sie auf die Schaltfläche **Kontakte aus Gruppe ergänzen**, erfassen Sie den Namen der gewünschten Gruppe und bestätigen Sie diesen mit Mausklick auf den Gruppennamen, der in der Auswahlliste erscheint, oder mit der Enter-Taste.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Alle Kontakte der zugewiesenen Gruppe erscheinen jetzt in den *Zugewiesenen Kontakten* mit dem Status ![EinladungStatusNeu.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/einladungstatusneu.png). Das bedeutet, dass der Kontakt neu zugewiesen wurde.</span>

<p class="callout warning">Nur die zu dem Zeitpunkt mit der Gruppe verknüpften Kontakte werden genutzt, Sollten später Kontakte der Gruppe hinzugefügt werden, sind diese nicht automatisch auch in der Einladung verlinkt. </p>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Einzelnen Kontakt ergänzen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um der Einladung einen einzelnen Kontakt (Person/Organisation) zuzuweisen, klicken Sie auf die Schaltfläche **Kontakt ergänzen**. Erfassen Sie den Namen des gewünschten Kontakts und bestätigen Sie diesen per Mausklick, oder mit der Enter-Taste. Der Name des Kontakts erscheint jetzt in der Liste der *Zugewiesenen Kontakte*.</span>

#### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Keine E-Mail-Vorhanden</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sollten Sie der Einladung einen Kontakt ergänzt haben, bei dem keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, wird das sofort in Rot hinter dem betreffenden Kontakt angezeigt.</span>

![KeineEMailVorhanden.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/keineemailvorhanden.png)

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Zuweisung direkt im Datensatz des Kontakts</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sie können auch eine Person oder Organisation direkt im Datensatz eines Kontakts der Einladung zuweisen. Weitere Informationen finden Sie im [Modul Einladungen](https://docs.ounuo.de/link/107).</span>

<div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- [Kontakte](https://docs.ounuo.de/books/willkommen-in-der-ounuo-hilfe/chapter/kontakte "Kontakte")

# Funktionen in der Einladung

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfahren Sie hier, welche Funktionen und Filter es in der Einladung gibt und wie Sie diese einsetzen können.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Status der eingeladenen Kontakte ändern</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Der Einladungs-Status ändert sich in ounuo automatisch. D.h. wenn Sie einen neuen Kontakt der Einladung zuweisen, ist der Status automatisch **neu**. Sobald Sie die Einladung über ounuo versenden, ändert sich der Status in **offen**. Je nachdem, ob der Kontakt zu- oder absagt, verändert sich der Status in **akzeptiert** oder **abgelehnt**.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um den Status der Einladung bei einem zugewiesenen Kontakt manuell zu ändern, klicken Sie auf den aktuellen Status. Sie bekommen eine Auswahlmöglichkeit:</span>

![EinladungStatusNeu.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/einladungstatusneu.png) ![EinladungStatusOffen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/einladungstatusoffen.png) ![EinladungStatusAkzeptiert.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/einladungstatusakzeptiert.png) ![EinladungStatusAbgelehnt.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/einladungstatusabgelehnt.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die Auswahlmöglichkeit wird Ihnen als Liste angezeigt. Der aktuelle Status erscheint leicht ausgegraut. Wählen Sie den entsprechenden Status aus. Dies kann z.B. dann genutzt werden, wenn schon jemand die Zusage geschickt hat, aber aus Gründen doch nicht teilnehmen kann, oder sich bei Beantwortung der Einladungs-Fragen ein Fehler eingeschlichen hat. Dann können Sie den Status manuell wieder auf **offen** setzen, sodass Sie die Rückmeldeseite nochmals ausfüllen können.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-wichtig%21die-frage-de" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">**Wichtig!**  
Die Frage der Teilnahme ist eine Pflichtfrage, nur wenn auf der Rückmeldeseite "Ja" oder "Nein" ausgewählt wird, werden die Daten dort gespeichert. Anschließend sind die Daten dort auch nicht mehr editierbar.</div><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sie können den Status (je nach Benutzerrolle) auch direkt im Kontakt ändern, mehr dazu finden Sie im</span> [Modul](https://docs.ounuo.de/link/107)[ Einladungen](https://docs.ounuo.de/link/107)<span style="color: rgb(0, 0, 0);">.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Kontakte filtern</span>

<span style="color: rgb(20, 137, 167);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Durch setzen der Häkchen im Filter (bzw. Klick auf eine der bunten Status-Schaltflächen mit der Anzahl der vorhandenen Datensätze) können Sie sich die <span style="color: rgb(20, 137, 167);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">verknüpften Kontakte mit unterschiedlichem </span></span>Status anzeigen lassen. Dies ist nützlich, um beispielsweise</span></span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">nur neue Zuweisungen anzuzeigen, um diesen eine Einladung zu senden oder</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">nur offene Zuweisungen anzuzeigen, um diese noch mal an die Einladung zu erinnern, oder</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">nur Zusagen anzuzeigen, um diese zu exportieren oder ...</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Über die Lupe können Sie nach bereits zugewiesenen Kontakten suchen.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![EinladungFilterLupeStatus.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/einladungfilterlupestatus.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Voreingestellt werden maximal 10 Kontakte angezeigt. Um sich mehr Einträge anzeigen zu lassen, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche **Mehr anzeigen**.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Über die Schaltfläche **Gefilterte Kontakte...** kann der Status der gefilterten Kontakte umgesetzt werden oder diese auch entfernt werden. So können Sie z.B., wenn Sie sich über den Filter alle Neuen Einträge anzeigen lassen, mit einem Klick den Status bei allen auf Offen setzen (dies macht Sinn, wenn Sie eine Einladung versendet haben).   
Oder Sie können auch alle Kontakte, welche die Einladung abgelehnt haben, entfernen.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![AktionGefilterteKontakte1.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/aktiongefiltertekontakte1.png)</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Aktionen mit gefilterten Kontakten</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Über die Menüleiste oben, haben Sie die Möglichkeit weitere Aktionen mit den gefilterten Kontakten auszuführen.</span>

![MenüleisteEMailDruckenExportieren.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/menuleisteemaildruckenexportieren.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sie können an alle ausgewählten Kontakte:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">eine E-Mail schreiben: dies ist eher bei einer geringen Anzahl Kontakte sinnvoll, vgl. [E-Mail schreiben](https://docs.ounuo.de/link/98)</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">die vorbereitete Einladung versenden. Hierbei wird eine Standard-E-Mail-Vorlage aus ounuo genutzt</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">die vorbereitete Einladung drucken, z.B. für den Postversandt. Dazu können Dokumenten-Vorlagen hinterlegt werden, vgl. [Kontakt-Export](https://docs.ounuo.de/link/79)</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">eine Liste mitsamt Einladungs-Informationen exportieren: Wenn Sie die ausgewählten Kontakte z.B. in Excel exportieren, können Sie sich die [Umfrageergebnisse](https://docs.ounuo.de/link/81) auf einen Blick ansehen. Dies kann sinnvoll sein, wenn Sie die [Einladungs-Fragen](https://docs.ounuo.de/link/82) genutzt haben.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-je-nach-einstellunge" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Je nach Einstellungen finden Sie hier beim Exportieren auch folgende Auswahlmöglichkeit: Übergabe an CleverReach. Hierüber werden die Daten direkt an CleverReach übergeben.</div><p class="callout warning"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um ein CleverReach Agentur-Konto zu nutzen, sprechen Sie uns gerne an. Alternativ kann ein eigenes Konto konfiguriert werden.</span></p>

#### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Einladung versenden</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Ihre Einladung fertig zum Versand ist, können Sie den zugewiesenen Kontakten eine Einladung senden.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Klicken Sie oben links auf **E-Mail** und wählen Sie **Einladung versenden** aus. Es öffnet sich ein kleines Fenster. Hier können Sie noch mal sehen, an wie viele Kontakte die Einladung gesendet wird und erfordert erneut die Bestätigung des Versands mit Klick auf **OK**.</span>

![EinladungVersenden.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/einladungversenden.png)

<div class="callout" id="bkmrk-standardm%C3%A4%C3%9Fig-wird-d" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Standardmäßig wird die Einladung mit dem Absender no-reply@ounuo.cloud verschickt. Wenn Sie sich hier eine individuelle Absender-Adresse wünschen, sprechen Sie uns gerne an.</div>![AbsenderEinladung.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/absendereinladung.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Beim Versand der Einladung aus ounuo heraus wird der Status für die Kontakte, an welche diese gesendet wurde, auf **offen** gesetzt.</span>

<p class="callout warning">Sollten Sie zum Versand der Einladung einen anderen Weg nutzen (Drucken + Postversand, CleverReach ...), denken Sie bitte daran, den Status über die in diesem Kapitel beschriebenen Mechanismen selbst zu setzen.</p>

<div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

# Rückmeldeseite

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sie können sich jederzeit eine Vorschau der Rückmeldeseite anzeigen lassen, um zu sehen, wie diese aussehen wird.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Vorschau der Einladung / Rückmeldeseite ![ButtonVorschauRückmeldeseite.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/buttonvorschauruckmeldeseite.png)</span>  


<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Oben rechts im Block Einladung finden Sie den Button **Vorschau der Rückmeldeseite**. </span><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hier können Sie sich jederzeit anschauen, wie die Rückmeldeseite zu der Einladung aussehen wird.</span>

![BeispielRückmeldeseite1.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/beispielruckmeldeseite1.png)

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Einladung in Kalender übernehmen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Über die ounuo-Rückmeldeseite haben alle Eingeladenen die Möglichkeit, mit Klick auf **Kalendereintrag übernehmen**, direkt den Termin in Ihren Kalender zu übernehmen.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Location in Google Maps anzeigen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Mit Klick auf **Auf Google Maps anzeigen** können sich alle Eingeladenen über die ounuo-Rückmeldeseite den Veranstaltungsort in Google Maps anzeigen lassen.</span>

![](https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png)

##   
  
  

# Rückmeldungen zu Veranstaltungen

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie in Ihrer Einladung auch Einladungs-Fragen genutzt haben, können Sie sich durch die Filter-Funktion in der Einladung die Umfrageergebnisse z.B. in einer Excel-Tabelle anzeigen lassen.</span>

<div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

# E-Mail-Verteiler

Mit dem E-Mail-Verteiler in ounuo können Sie Verteilerlisten erstellen und verwalten, die als Grundlage für den Versand von Newslettern oder anderen Serien-E-Mails dienen. Zwar erfolgt der eigentliche Versand nicht direkt über ounuo, doch die vorbereiteten Daten lassen sich bequem exportieren und in externe Tools wie CleverReach oder andere Newsletter-Dienste übernehmen.
Hier erfahren Sie:

wie Sie zu den Verteilerlisten gelangen und neue Verteiler anlegen,
wie Sie Kontakte und Gruppen einem Verteiler zuweisen,
welche Funktionen und Filter Ihnen innerhalb des Verteilers zur Verfügung stehen,
und wie ein typisches Beispiel für die Nutzung eines E-Mail-Verteilers aussieht.

So behalten Sie die Kontrolle über Ihre Kommunikationslisten und können Ihre Kontakte gezielt und datenschutzkonform ansprechen.

# Begriffe und Grundlagen

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Auf den folgenden Seiten dieses Kapitels arbeiten Sie mit E-Mail-Verteilern.</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hier werden die wichtigsten Begriffe erklärt, die für das Verständnis der weiteren Anleitung relevant sind.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Zentrale Begriffe in diesem Kapitel</span>

#### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">E-Mail-Verteiler</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Eine Liste von E-Mail-Adressen, an die Nachrichten gesammelt versendet werden können.</span>

#### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Opt-in-Quelle</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Beschreibt, über welchen Weg eine E-Mail-Adresse dem E-Mail-Verteiler zugestimmt hat (z.B. über eine Gruppe, direkt im Kontaktdatensatz oder als separate Anmeldung).</span>

#### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Zugewiesen / Aktiviert</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Zugewiesen bedeutet, dass eine E-Mail-Adresse Teil des Verteilers ist. </span><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Aktiviert bedeutet, dass diese E-Mail-Adresse beim Versand berücksichtigt wird.</span>

#### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Aktiv / Inaktiv</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Aktive E-Mail-Adressen werden beim Versand verwendet, inaktive nicht.</span>

#### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Kontaktbezogen / ohne Kontakt</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Eine E-Mail-Adresse kann mit einem gespeicherten Kontakt verknüpft sein oder unabhängig davon existieren.</span>

![](https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png)

##   

# E-Mail-Verteiler verwalten

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfahren Sie hier, wie Sie die Verteiler-Listen finden und einen neuen E-Mail-Verteiler anlegen.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Verteiler-Listen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um den E-Mail-Verteiler sehen und nutzen zu können, muss zum einen das Modul E-Mail-Verteiler in den</span> [Einstellungen](https://docs.ounuo.de/link/122 "Einstellungen Allgemein") <span style="color: rgb(0, 0, 0);">aktiviert sein und zum anderen muss in der</span> [Benutzerverwaltung](https://docs.ounuo.de/link/113) <span style="color: rgb(0, 0, 0);">beim Recht "E-Mail-Verteiler und Versand möglich?" das Häkchen gesetzt sein.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sind diese Voraussetzungen erfüllt, finden Sie oben im Burger-Menü den **E-Mail-Verteiler**. Klicken Sie hierfür auf das Menü mit den 3 Balken, in der Auswahl wählen Sie den E-Mail-Verteiler per Mausklick aus. E-Mail-Verteiler eignen sich z.B. für den Versand von Newslettern.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-sie-k%C3%B6nnen%2C-durch-se" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Sie können, durch setzen des Häkchens in der Benutzerverwaltung, jeder Benutzerrolle das Recht vergeben, mit dem E-Mail-Verteiler zu arbeiten.</div>![E-Mail-VerteilerGanzeSeite.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/e-mail-verteilerganzeseite.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Links in der Ergebnisliste werden Ihnen alle vorhandenen E-Mail-Verteiler angezeigt. Erst wenn Sie einen E-Mail-Verteiler auswählen, erscheinen alle Details dazu im Datenbereich. Über die Lupe können Sie auch nach Verteilern suchen, dann werden Ihnen in der Ergebnisliste nur die Suchtreffer angezeigt.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">E-Mail-Verteiler anlegen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um einen neuen E-Mail-Verteiler anzulegen klicken Sie links auf</span> **E-Mail-Verteiler anlegen...** .

![E-Mail-VerteilerNeuAnlegenMitButtonsOben.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/e-mail-verteilerneuanlegenmitbuttonsoben.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Geben Sie Ihrem E-Mail-Verteiler einen Namen. Zusätzlich können Sie eine Beschreibung hinterlegen. Beides können Sie jederzeit über den Button **Bearbeiten** (oben rechts) ändern.</span>

<p class="callout warning">Der Name des E-Mail-Verteilers wird beim Export benutzt. Wenn Sie den Namen nachträglich ändern, wird er in ounuo und allen nachfolgenden Exporten geändert, nicht aber bei vorangegangenen Exporten.   
Sollte beispielsweise ein Export nach CleverReach genutzt werden, so findet dieses durch die Änderung des Namens die Liste nicht mehr. Sie müssen dann aus ounuo erneut exportieren, sodass CleverReach eine neue Liste mit dem neuen Namen anlegen kann. </p>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Mit Klick auf **Speichern** (oben rechts) erscheint sofort Ihr neu angelegter E-Mail-Verteiler im Datenbereich.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![E-Mail-VerteilerAusgewähltAnsicht1.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/e-mail-verteilerausgewahltansicht1.png)</span>

<div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

# Zuweisungen von E-Mail-Adressen

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Ein E-Mail-Verteiler kann E-Mail-Adressen über verschiedene Opt-in-Quellen erhalten.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Dem E-Mail-Verteiler eine Gruppe zuweisen</span>  


<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie vorher schon eine Gruppe für den E-Mail-Verteiler angelegt haben, können Sie diese nun hier dem E-Mail-Verteiler zuweisen. Dafür klicken Sie auf die Schaltfläche **Gruppe ergänzen**, erfassen Sie den Namen der gewünschten Gruppe und bestätigen Sie diesen mit Mausklick auf den Gruppennamen, der in der Auswahlliste erscheint, oder mit der Enter-Taste.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die Gruppe erscheint jetzt automatisch bei den Zugewiesenen Gruppen und zusätzlich wird von jedem Kontakt in der Gruppe, die Haupt-E-Mail-Adresse unter *E-Mail-Adressen* aufgelistet.</span>

![E-Mail-Verteiler-MitZugewiesenerGruppe-Button CleverReach.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/e-mail-verteiler-mitzugewiesenergruppe-button-cleverreach.png)

<div class="callout" id="bkmrk-wird-der-gruppe-im-n" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Wird der Gruppe im Nachhinein eine weitere Person zugewiesen, die einem E-Mail-Verteiler zugewiesen ist, kommt die Person automatisch in die Verteiler-Liste.</div><div class="callout" id="bkmrk-wenn-sie-in-einem-ko" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Wenn Sie in einem Kontakt, welcher über eine Gruppe dem E-Mail-Verteiler zugewiesen wurde, die E-Mail-Adresse ändern, hat das keine Auswirkungen auf den E-Mail-Verteiler. Die Haupt-Mail-Adresse wird automatisch übernommen und geändert.</div>## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Eine weitere E-Mail-Adresse ergänzen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Über die Schaltfläche ![E-Mail-Verteiler-Button Neue Anmeldung ergänzen1.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/e-mail-verteiler-button-neue-anmeldung-erganzen1.png) </span><span style="color: rgb(0, 0, 0);">können Sie jederzeit weitere E-Mail-Adressen hinzufügen, die z.B. nicht mit der zugewiesenen Gruppe in Verbindung stehen. Klicken Sie auf die Schaltfläche **Neue Anmeldung ergänzen** und erfassen Sie die gewünschte E-Mail-Adresse.</span>

![E-Mail-VerteilerNeueAnmeldungHinzufügen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/e-mail-verteilerneueanmeldunghinzufugen.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Mit Klick auf **Speichern** wird diese E-Mail-Adresse automatisch in der E-Mail-Liste, des E-Mail-Verteilers zugefügt.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-hierf%C3%BCr-muss-kein-ko" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Hierfür muss kein Kontakt im System gespeichert sein. Es wird lediglich die E-Mail-Adresse verlinkt. In der Ansicht ist jedoch ersichtlich, ob zu dieser E-Mail-Adresse ein oder mehrere Kontakte existieren.</div>### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Personen und Organisationen dem E-Mail-Verteiler zuweisen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sie können auch eine Person oder Organisation direkt im Datensatz eines Kontakts dem E-Mail-Verteiler zuweisen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Modul [E-Mail-Verteiler](https://docs.ounuo.de/link/106).</span>

<div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

# Funktionen im E-Mail-Verteiler

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfahren Sie hier, welche Funktionen und Filter es für E-Mail-Adressen im E-Mail-Verteiler gibt.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">E-Mail-Verteiler aktivieren / deaktivieren</span>

<div class="callout" id="bkmrk-die-person-bleibt-we" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Grundsätzlich erhalten alle Kontakte, welche über eine Gruppe in der Verteiler-Liste sind, den E-Mail-Verteiler. Würde aber jemand aus der Gruppe sagen, er möchte ihn nicht mehr erhalten / oder, er möchte ihn immer - unabhängig von der Gruppe - erhalten, dann können Sie für einzelne Kontakte explizit den E-Mail-Verteiler deaktivieren / oder aktivieren.</div><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um den E-Mail-Verteiler für eine E-Mail zu aktivieren, klicken Sie vor der gewünschten E-Mail-Adresse auf das Plus-Zeichen. Nun ändert sich der Status in ![aktiv.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/aktiv.png). Wenn Sie den Status auf inaktiv setzen möchten, klicken Sie auf aktiv, die Anzeige ändert sich direkt in ![inaktiv.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/inaktiv.png).</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">E-Mail-Adressen filtern</span>

![E-Mail-VerteilerNachZuweisungAktivInaktiv1.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/e-mail-verteilernachzuweisungaktivinaktiv1.png)

![ZugewiesenAktiviertDeaktiviert1.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/zugewiesenaktiviertdeaktiviert1.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Voreingestellt werden 10 Einträge angezeigt. Um sich mehr Einträge anzeigen zu lassen, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche **Mehr anzeigen**.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Im abgebildeten Beispiel gibt es insgesamt 5 zugewiesene Kontakte, 2 davon sind aktiviert, 1 deaktiviert und 2 über eine Gruppe hinzugefügt.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">In der Liste der E-Mail-Adressen sehen Sie verschiedene Symbole:</span>

- ![Symbol-Kontakt.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/symbol-kontakt.png) **Symbol-Person:** <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Zu der E-Mail-Adresse existiert eine Person im System.</span>
- ![Symbol-Kontakt-Organisation.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/symbol-kontakt-organisation.png) **Symbol-Organisation:** <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Zu der E-Mail-Adresse existiert eine Organisation im System.</span>
- ![Symbol-Gruppe.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/symbol-gruppe.png) **Symbol-Gruppe:** <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die E-Mail-Adresse wurde aus einer angelegten Gruppe in den E-Mail-Verteiler übernommen.</span>
- ![Symbol-E-Mail.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/symbol-e-mail.png) **Symbol-Brief/Mail:** <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die E-Mail-Adresse wurde separat, als neue Anmeldung in den E-Mail-Verteiler aufgenommen. Es existiert dazu kein Kontakt in ounuo.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Filter im E-Mail-Verteiler</span>

![AnsichtFiltern.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/ansichtfiltern.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Je nachdem, wo Sie die Häkchen setzen, werden Ihnen die gewünschten E-Mail-Adressen angezeigt. Nehmen wir mal an, Sie haben überall ein Häkchen drin und möchten nun über die Schaltfläche oben, eine E-Mail schreiben, dann haben Sie ALLE E-Mail-Adressen als Empfänger in der E-Mail. Auch die ggf. inaktiven und zugewiesenen. Alle über den Filter ausgewählten E-Mail-Adressen, werden für weitere Aktionen verwendet.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-der-filter-funktioni" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Der Filter funktioniert nur, wenn Sie ein Häkchen bei Aktive und / oder Inaktive Einträge anzeigen gesetzt haben. </div>- **Gruppenzuweisungen anzeigen:** <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Zeigt alle E-Mail-Adressen, die über eine Gruppe dem E-Mail-Verteiler zugewiesen sind. </span>
- **E-Mail-Zuweisungen anzeigen:** <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Zeigt alle E-Mail-Adressen, zu denen kein Kontakt in ounuo existiert.</span>
- **Kontaktzuweisungen anzeigen:** <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Zeigt alle E-Mail-Adressen, zu denen mindestens 1 Kontakt in ounuo existiert.  
      
    </span>
- **Aktive Einträge anzeigen:** <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Zeigt alle aktiven E-Mail-Adressen an.</span>
- **Inaktive Einträge anzeigen:** <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Zeigt alle inaktiven E-Mail-Adressen an.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Aktionen mit den gefilterten E-Mail-Adressen ![GefilterteE-Mail-Adressen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/gefiltertee-mail-adressen.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Über den Button **Gefilterte E-Mail-Adressen...** können Sie nun verschiedene Aktionen ausführen. Wenn Sie sich z.B. alle deaktivierten E-Mail-Adressen anzeigen lassen, könnten Sie nun mit einem Klick alle auf aktiv stellen.</span>

#### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Gefilterte E-Mail-Adressen Exportieren</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wählen Sie anhand der Häkchen aus, welche E-Mail-Adressen angezeigt werden sollen. Jetzt können Sie oben auf die Schaltfläche **Exportieren** klicken. Wählen Sie zwischen Excel und CSV. Die Datei mit den Adressen wird heruntergeladen und ist in Ihrem Download-Ordner zu finden.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie zu Excel oder CSV exportieren, werden alle E-Mail-Adressen des Filters übernommen.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-je-nach-einstellunge" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Je nach Einstellungen finden Sie hier beim Exportieren auch folgende Auswahlmöglichkeit: Übergabe an CleverReach. Hierüber werden die Daten direkt mit den Voreinstellungen (aktiv / inaktiv) an CleverReach übergeben.  
  
<span style="color: rgb(35, 111, 161);">Wollen Sie an CleverReach übergeben, so werden nur die aktiven E-Mail-Adressen des Filters übernommen.</span></div><p class="callout warning"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um ein CleverReach Agentur-Konto zu nutzen, sprechen Sie uns gerne an. Alternativ kann ein eigenes Konto konfiguriert werden.</span></p>

<div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

# Beispiel: Newsletter-Verteiler "Monatsnewsletter" anlegen und nutzen

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Im folgenden Beispiel erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie einen neuen E-Mail-Verteiler für den monatlichen Newsletter anlegen, Gruppen und einzelne Adressen zuweisen und anschließend filtern und verwalten.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">1. Ziel</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Monatsnewsletter** erstellen und verwalten.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">2. Verteiler-Liste finden und öffnen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Damit der Menüpunkt **E-Mail-Verteiler** sichtbar ist, stellen Sie sicher:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Das Modul **E-Mail-Verteiler** ist in den Einstellungen aktiviert.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Ihre Rolle besitzt das Recht **E-Mail-Verteiler und Versand möglich?**.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">So gehen Sie vor:</span>

1. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Klicken Sie oben links auf das **Burger-Menü** (drei Balken).</span>
2. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wählen Sie **E-Mail-Verteiler** aus.</span>

![E-Mail-Verteiler finden und öffnen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/e-mail-verteiler-finden-und-offnen.png)

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">3. Neuen Verteiler anlegen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">So gehen Sie vor:</span>

1. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Klicken Sie links auf **E-Mail-Verteiler anlegen...** .</span>![Neuen Verteiler anlegen-Schritt 1 neu.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/neuen-verteiler-anlegen-schritt-1-neu.png)
2. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Vergeben Sie einen Namen, z.B. **Monatsnewsletter**.</span>
3. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Optional: Fügen Sie eine Beschreibung hinzu.</span>
4. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Speichern Sie über den Button **Speichern** (oben rechts).</span>![Neuen Verteiler anlegen-Schritt 2-4 neu.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/neuen-verteiler-anlegen-schritt-2-4-neu.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Der neue Verteiler erscheint anschließend direkt im Datenbereich.</span>

<p class="callout info"><span style="color: rgb(0, 51, 102);">Hinweis: Der Name des Verteilers wird beim Export mit übergeben (z.B. an CleverReach). Wird der Name später geändert, gilt das nur für zukünftige Exporte.</span></p>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">4. Gruppe zuweisen (z. B. Newsletter-Interessierte)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn bereits eine passende Gruppe existiert, können Sie diese dem Verteiler hinzufügen:</span>

1. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Klicken Sie auf **Gruppe ergänzen...**</span> .
2. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Geben Sie den Namen der Gruppe ein.</span>
3. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wählen Sie die Gruppe aus.</span>  
    ![Gruppe ergänzen-Schritt 1 neu.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/gruppe-erganzen-schritt-1-neu.png)

Die Haupt-E-Mail-Adresse der enthaltenen Kontakte werden automatisch übernommen.

**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Beispiel:</span>**

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die Gruppe "Newsletter-Interessierte" enthält 42 Kontakte - diese werden automatisch in die Liste der E-Mail-Adressen übernommen.  
  
![Gruppe ergänzen-Zugewiesene Gruppen und Kontakte.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2026-03/scaled-1680-/gruppe-erganzen-zugewiesene-gruppen-und-kontakte.png)</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">5. Einzelne E-Mail-Adressen ergänzen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sie können auch externe E-Mail-Adressen hinzufügen, die nicht als Kontakt hinterlegt sind.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">So gehen Sie vor:</span>

1. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Klicken Sie auf **Neue Anmeldung ergänzen**.</span>![Neue Anmeldung ergänzen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/neue-anmeldung-erganzen.png)

1. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Erfassen** Sie die **E-Mail-Adresse**, z.B.:</span>
    - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">max.mustermann@example.de</span>
    - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">info@firma-xyz.de</span>
2. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Klicken Sie auf **Speichern**.</span>

![Neue Anmeldung ergänzen-Schritt2.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2026-06/scaled-1680-/neue-anmeldung-erganzen-schritt2.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Dies E-Mail-Adressen werden unabhängig von Kontakten gespeichert.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Externe Adressen erkennen Sie am Brief-Symbol.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">6. Kontakte direkt im Datensatz zuweisen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0); background-color: rgb(255, 255, 255);">Sie können Kontakte auch direkt im jeweiligen Datensatz einem Verteiler zuordnen:</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0); background-color: rgb(255, 255, 255);">So gehen Sie vor:</span>

1. <span style="color: rgb(0, 0, 0); background-color: rgb(255, 255, 255);">Öffnen Sie den Personendatensatz.</span>
2. <span style="color: rgb(0, 0, 0); background-color: rgb(255, 255, 255);">Scrollen Sie bis zum Modul **E-Mail-Verteiler**.![Monatsnewsletter im Datensatz zuweisen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2026-04/scaled-1680-/monatsnewsletter-im-datensatz-zuweisen.png)</span>
3. <span style="color: rgb(0, 0, 0); background-color: rgb(255, 255, 255);">Aktivieren Sie den Verteiler über das Plus-Symbol.![Monatsnewsletter zugewiesen1.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2026-04/scaled-1680-/monatsnewsletter-zugewiesen1.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0); background-color: rgb(255, 255, 255);">Sobald Sie auf das Plus klicken, erscheint der neue Status **Aktiv**.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0); background-color: rgb(255, 255, 255);">Der Kontakt erscheint anschließend im Verteiler.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167); background-color: rgb(255, 255, 255);">7. E-Mail-Adressen verwalten: aktiv / inaktiv</span>

### 7.1 Bedeutung der Symbole

![Symbol-Kontakt.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/symbol-kontakt.png) <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Kontakt ist im System vorhanden.</span>

![Symbol-Gruppe.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/symbol-gruppe.png) <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Kontakt wurde über eine Gruppe hinzugefügt.</span>

![Symbol-E-Mail.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/symbol-e-mail.png) <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Externe E-Mail-Adresse.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);"><span style="background-color: rgb(255, 255, 255);">7.2 Status ändern</span></span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);"><span style="background-color: rgb(255, 255, 255);">Typische Anwendungsfälle:</span></span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Kontakt soll unabhängig von einer Gruppe bleiben - manuell verwalten</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0); background-color: rgb(255, 255, 255);">Kontakt möchte keinen Newletter mehr erhalten - **inaktiv setzen**</span>
- Kontakt möchte den Newsletter erhalten - **aktiv setzen**

### <span style="color: rgb(20, 137, 167); background-color: rgb(255, 255, 255);">7.3 Wege zur Bearbeitung</span>

<table border="1" id="bkmrk-der-weg-%C3%BCber-den-kon" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 213.813px;"><colgroup> <col style="width: 50%;"></col> <col style="width: 50%;"></col> </colgroup><tbody><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">**Der Weg über den Kontakt:**</td><td style="height: 29.7969px;">**Der Weg über den E-Mail-Verteiler:**</td></tr><tr style="height: 184.016px;"><td style="height: 184.016px;" valign="top">1. Öffnen Sie den **Datenbereich des** gewünschten **Kontakts**
2. Suchen Sie hier den entsprechenden Newsletter im Modul E-Mail-Verteiler und klicken Sie auf **inaktiv**, damit er wieder aktiv wird.

</td><td style="height: 184.016px;" valign="top">1. Öffnen Sie über das **3-Balken-Menü** den **E-Mail-Verteiler** und öffnen Sie den gewünschten Newsletter
2. Im rechten Bereich können Sie die entsprechende E-Mail-Adresse über die Lupe suchen
3. Klicken Sie anschließend auf **inaktiv**, damit der Newsletter wieder aktiviert wird.

</td></tr></tbody></table>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167); background-color: rgb(255, 255, 255);">7.4 Externe Adresse hinzufügen</span>

1. <span style="color: rgb(0, 0, 0); background-color: rgb(255, 255, 255);">Klicken Sie im E-Mail-Verteiler auf **+ Neue Anmeldung ergänzen**.</span>
2. <span style="color: rgb(0, 0, 0); background-color: rgb(255, 255, 255);">Geben Sie die E-Mail-Adresse ein. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Klick auf **Speichern**.</span>
3. <span style="color: rgb(0, 0, 0); background-color: rgb(255, 255, 255);">Die E-Mail-Adresse wird als **aktiv** mit dem Brief-Symbol angezeigt.![Externer Kontakt.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2026-05/scaled-1680-/externer-kontakt.png)</span>

## 8. Filter einsetzen

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sie möchten nur bestimmte Empfänger anzeigen</span><span style="color: rgb(0, 0, 0);">:</span>

**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Beispiel: aktive Empfänger ohne Gruppenzuweisung</span>**

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Setzen Sie je ein Häkchen bei**</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Aktive </span><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Einträge anzeigen</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">E-Mail-Zuweisungen anzeigen  
    (zeigt alle E-Mail-Adressen, die man manuell hinzugefügt hat und zu denen kein Kontakt in ounuo existiert)</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Kontaktzuweisungen anzeigen  
    (zeigt alle E-Mail-Adressen von Kontakten, die direkt im jeweiligen Datensatz einem Verteiler zugewiesen wurden)</span>

**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Entfernen Sie je das Häkchen bei:</span>**

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Inaktive Einträge anzeigen</span>  
    Hier sehen Sie ausschließlich Kontakte, die vom Newsletter abgemeldet sind, also inaktiv.
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Gruppenzuweisungen anzeigen</span>

Nun sehen Sie ausschließlich aktive Empfänger des "Monatsnewsletter" die nicht über eine Gruppe dem Newsletter zugewiesen wurden.

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">9. Gefilterte Adressen exportieren</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">So gehen Sie vor:</span>

1. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Filtern Sie die gewünschten Adressen.</span>
2. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Klicken Sie auf **Exportieren**.</span>
3. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wählen Sie:</span>
    - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Excel oder CSV, oder</span>
    - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Übergabe an CleverReach  
        </span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Es werden nur aktive Adressen exportiert,</span>

![](https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png)

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

[Gruppe anlegen](https://docs.ounuo.de/link/65)

# Dokumentenvorlagen

Mit den Dokumentenvorlagen in ounuo können Sie standardisierte Briefe, Serienbriefe, Etiketten, Umschläge oder E-Mails direkt aus dem System erstellen - automatisch befüllt mit den Daten Ihrer Kontakte. So stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden auf einheitliche Vorlagen zugreifen und die Kommunikation professionell und konsistent bleibt.
Erfahren Sie hier:

wie Sie eine Dokumentenvorlage in Word® erstellen - für Einzel- und Serienbriefe,
wie Sie die Vorlage in ounuo hochladen und verfügbar machen,
und wie Sie die Vorlagen im Alltag nutzen - z. B. für den Versand oder Druck.

Mit wenigen Schritten schaffen Sie eine zentrale Vorlagebasis, die Ihre Arbeitsabläufe deutlich vereinfacht und Ihre Kommunikation standardisiert.

# Vorlage erstellen in Word® (Einzelbrief)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfahren Sie hier, Schritt für Schritt, wie Sie eine Dokumentenvorlage für einen Einzelbrief in Word erstellen.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Word Vorlage ounuo - kompatibel erstellen (Einzelbrief)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Zuerst benötigen Sie ein Word Dokument. Am Besten öffnen Sie eine bereits vorhandene Vorlage und speichern diese unter einem neuen Namen ab. Als Hilfestellung finden Sie in Ihrer ounuo-Instanz</span> <span style="color: rgb(0, 0, 0);">eine Übersicht der Variablen, sowie einfache Blanko Vorlagen für Etiketten, Umschläge, usw.</span>

![ounuoBriefVorlageEinzel.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/ounuobriefvorlageeinzel.png)

<div class="callout" id="bkmrk-die-variablen-auf-de" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Die Variablen auf der rechten Seite {user.name}, {user.phone}, etc. sind Ihre eigenen Kontaktinformationen aus ounuo.</div><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um Ihre Brief-Vorlage kompatibel mit ounuo zu gestalten, benötigen Sie Variablen. Durch die Variablen geben Sie an, welche Informationen aus den ounuo-Kontaktdaten in das Word-Dokument exportiert werden sollen. Der Zugriff auf Kontaktdaten erfolgt in einer *Schleife,* auch, wenn es um einen Einzelbrief geht.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfassen Sie die gewünschten Variablen, an den gewünschten Stellen in Ihrem Dokument.</span>

<p class="callout warning"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sollten Sie Unterstützung beim Erstellen Ihrer Vorlage brauchen, sprechen Sie uns gerne an.</span></p>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Schleife</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Eine Schleife braucht immer einen Anfang und ein Ende:</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hier ist zu beachten, dass der Schleifen-Anfang immer ganz oben im Dokument stehen muss und das Schleifen-Ende ganz unten. Diese werden später z.B. beim Drucken nicht angezeigt.</span>

<div drawio-diagram="326"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-05/drawing-5-1747294978.png" alt=""/></div>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">So weiß das Programm Word genau, wonach es in ounuo suchen muss und im Word-Dokument auszufüllen hat.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die Variablen können beliebig formatiert werden, wichtig hierbei ist, dass die geschweiften Klammern mit formatiert werden. Es spielt dabei auch keine Rolle, ob die Variablen in einem Textfeld stehen, oder direkt im Dokument.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Für eine geschweifte Klammer drücken Sie unter Windows (und halten gedrückt) `Strg + ALT + 7` oder `Alt Gr + 7` (Klammer auf) und `Strg + ALT + 0` oder `Alt Gr + 0` (Klammer zu).</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Variablen Beispiele</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hier haben wir für Sie eine Übersicht der Variablen erstellt. Diese finden Sie auch in Ihrer ounuo-Instanz in den Dokumentenvorlagen unter dem Namen: Übersicht ounuo-Variablen.</span>

![VariablenBeispiele1.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/variablenbeispiele1.png)

<div class="callout" id="bkmrk-tipp%3A-sie-k%C3%B6nnen-auc" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">**Tipp:** Sie können auch mit dieser Übersicht einen Einzeldruck starten. So sehen Sie genau, welche Kontakt-Informationen wo ausgefüllt werden.</div><div class="callout" id="bkmrk-um-zu-sehen%2C-welche-" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Um zu sehen, welche Kontakt-Variablen Sie nutzen können, können Sie auch einen CSV-Export eines Kontaktes durchführen. Die dort verwendeten Spaltenüberschriften werden als Variablen den Word-Vorlagen zur Verfügung gestellt.</div>### Datumsfeld einfügen

<span style="color: #000000;">Wie Sie ein Datumsfeld einfügen können erfahren Sie auf der Seite [Vorlage erstellen in Word (Serienbrief)](https://docs.ounuo.de/link/142 "Datumsfeld einfügen").</span>

### Vorlage speichern

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Haben Sie Ihr Dokument mit den Variablen gefüllt, müssen Sie dies speichern. Dazu klicken Sie in Word oben links auf die Diskette um Ihr Dokument zu speichern. ![WordDisketteSpeichern.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/worddiskettespeichern.png)</span>

### Vorlage unter neuem Namen speichern (Speichern unter)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie die Vorlage unter einem neuen Namen abspeichern möchten, klicken Sie oben links auf den Reiter **Datei** und wählen dann in der linken Menü-Spalte **Speichern unter** aus.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![WordDokumentSpeichernUnter.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/worddokumentspeichernunter.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Geben Sie Ihrem Dokument einen neuen Namen/Titel und wählen Sie den gewünschten Ort aus, an dem Ihr Dokument gespeichert werden soll.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Bestätigen Sie dann mit Klick auf **Speichern**.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nun ist Ihre Dokumentenvorlage bereit, um in ounuo hochgeladen zu werden.</span>

![](https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png)

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- [Aktionsmenü](https://docs.ounuo.de/link/98 "Aktionsmenü")

# Einführung Seriendruck

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Ein kleiner Leitfaden zu Seriendruck &amp; Serienbrief. Was steckt dahinter, wofür ist Seriendruck sinnvoll...</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Was ist Seriendruck?</span>

<span style="color: #000000;">Als Seriendruck wird der Vorgang bezeichnet, bei dem ein Adressdatensatz mit einem Textdokument fusioniert wird. Dies ermöglicht, dass auf grundsätzlich identischen Dokumenten unterschiedliche Personen individualisiert angesprochen werden.</span>

## <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(20, 137, 167);">Wo kommt Seriendruck zum Einsatz?</span>

<span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">Seriendruck kommt regelmäßig zum Einsatz bei Briefen an mehrere Empfänger, sowie beim Etikettendruck, wenn keine Fensterbriefumschläge verwendet werden. Alternativ können damit auch Namensschilder für Veranstaltungsteilnehmer und sonstige Dokumentformen generiert werden.</span>

## <span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(20, 137, 167);">Wie funktioniert Seriendruck?</span>

<span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">Für den Seriendruck benötigen Sie immer zwei Dateien. Ein Textdokument in Microsoft Word (.docx) und einen Datensatz mit den Adressen (.xls / .csv).</span>

<span style="background-color: rgb(255, 255, 255); color: rgb(0, 0, 0);">Durch das Einfügen von Seriendruckfeldern weiß Word ganz genau, welche Informationen aus Excel oder CSV dort eingefügt werden sollen. Somit ermöglicht der Seriendruck, nur ein Dokument zu erstellen, mit großer Empfängerzahl, ohne jeden einzelnen Empfänger manuell eintragen zu müssen.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Was sind Seriendruckfelder?</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Ein Seriendruckfeld ist ein Platzhalter, ein spezielles Feld in einem Dokument, das beim Seriendruck automatisch durch individuelle Daten ersetzt wird. Zum Beispiel mit Name, Adresse, usw.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die Seriendruckfelder in Word, sind die Spaltenüberschriften in Excel, welche dann pro Datensatz mit den jeweiligen Informationen befüllt werden.</span>

<div drawio-diagram="367"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-06/drawing-5-1750318572.png" alt=""/></div>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Serienbrief einfach erklärt:</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Stellen Sie sich vor, Sie möchten einen Brief an 100 verschiedene Kontakte schicken. Anstatt 100 einzelne Briefe zu schreiben, erstellen Sie nur ein einziges Dokument mit Platzhaltern wie:</span>

<div drawio-diagram="340"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-05/drawing-5-1747992982.png" alt=""/></div>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Diese Platzhalter sind die Seriendruckfelder. Beim Seriendruck werden sie automatisch mit den Daten aus einer Tabelle ausgefüllt.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nachfolgend eine Übersicht der ounuo-Seriendruckfelder. Die Stamm- und Benutzerdaten sind keine Seriendruckfelder, sondern einfache Variablen, welche für alle Kontakte identisch ausgefüllt werden.</span>

![ÜbersichtSeriendruckfelderKompakt.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/ubersichtseriendruckfelderkompakt.png)

*Diese Übersicht finden Sie auch in Ihrer ounuo-Instanz in den Dokumentenvorlagen unter dem Namen Übersicht Seriendruck-Felder.*

<div class="callout" id="bkmrk-tipp%3A-sie-k%C3%B6nnen-auc" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">**Tipp:** Sie können auch mit dieser Übersicht in ounuo einen Seriendruck starten. So sehen Sie genau, welche Kontakt-Informationen wo ausgefüllt werden.</div>![](https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png)

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- [Export](https://docs.ounuo.de/link/126 "Export")
- [Vorlage erstellen in Word (Einzelbrief)](https://docs.ounuo.de/link/141 "Vorlage erstellen in Word (Einzelbrief)")
- [Vorlage erstellen in Word (Serienbrief)](https://docs.ounuo.de/link/142 "Vorlage erstellen in Word (Serienbrief)")

# Vorlage erstellen in Word® (Serienbrief)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfahren Sie hier, Schritt für Schritt, wie Sie eine Dokumentenvorlage für einen Serienbrief in Word erstellen.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Word Vorlage ounuo - kompatibel erstellen (Serienbrief)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Zuerst benötigen Sie ein Word Dokument. Am Besten öffnen Sie eine bereits vorhandene Vorlage und speichern diese unter einem neuen Namen ab. Alternativ finden Sie in Ihrer ounuo-Instanz ein paar ein</span><span style="color: rgb(0, 0, 0);">fache Seriendruck-Vorlagen, die Sie herunterladen und auf Ihre Wünsche bearbeiten können. Oder als Vorbereitung nutzen können.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Vorbereitung für eine Dokumentenvorlage</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Gehen Sie zuerst in ounuo</span><span style="color: rgb(0, 0, 0);">. Hier wählen Sie mit der Sammelauswahl mindestens 2 x-beliebige Kontakte aus, mit denen Sie einen Seriendruck aus ounuo heraus starten.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Dazu können Sie unsere einfache Seriendruck-Vorlage verwenden (Brief (DIN 5008) - Serienbrief).</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Beim Seriendruck werden immer 2 Dateien heruntergeladen. Zum einen die Word-Vorlage und zum anderen die Kontaktinformationen in Form einer Excel-Tabelle. Wichtig ist für Sie im Moment nur die Excel-Datei die heruntergeladen wird. Diese Datei ist so vorbereitet, dass sie mit ounuo arbeiten kann. Die Datei benötigen Sie gleich, für die korrekten Seriendruckfelder in Word. Sie muss nicht extra gespeichert sein, es genügt, wenn Sie im Download-Ordner ist.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Seriendruck in Word starten</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Öffnen Sie Ihre eigene Seriendruck-Vorlage in Word. Im Reiter **Sendungen** klicken Sie auf **Seriendruck starten**.</span>

![WordSeriendruckStarten1.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/wordseriendruckstarten1.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hier wählen Sie nun **Brief** aus. Als nächstes klicken Sie auf **Empfänger auswählen** und wählen **Vorhandene Liste verwenden** aus. Jetzt benötigen Sie die heruntergeladene Excel-Datei aus Ihrem Download-Ordner.</span>

![EmpfängerAuswählenSeriendruck.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/empfangerauswahlenseriendruck.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Klick auf **Öffnen**. Daraufhin öffnet sich erneut ein kleineres Fenster, in dem Sie die Tabelle erneut mit Klick auf **OK** bestätigen.</span>

![ExcelDateiBestätigen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/exceldateibestatigen.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wichtig ist hier das Häkchen unten links, *Erste Datenreihe enthält Spaltenüberschriften*. Denn diese Spaltenüberschriften sind die Seriendruckfelder, die Sie gleich benötigen.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167); background-color: rgb(255, 255, 255);">Seriendruckfelder einfügen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0); background-color: rgb(255, 255, 255);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um ein Seriendruck</span>feld einzufügen klicken Sie im Word-Dokument an die Stelle, wo das Seriendruckfeld eingefügt werden soll. Dann wählen Sie oben im Reiter **Sendungen** den Menüpunkt **Seriendruckfeld einfügen** aus. Es öffnet sich eine Auswahlliste, dies sind alle Spaltenüberschriften aus der Excel-Datei, aus der Sie das entsprechende Seriendruckfeld per Klick auswählen.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0); background-color: rgb(255, 255, 255);">![SeriendruckfeldEinfügen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/seriendruckfeldeinfugen.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0); background-color: rgb(255, 255, 255);">Diesen Vorgang wiederholen Sie so oft, bis alle variablen Stellen eine entsprechende Zuordnung in Form eines Seriendruckfeldes haben. Die variablen Stellen sind dabei alle Elemente im Text, in denen der Empfänger individualisiert werden soll. (Name, Anschrift, Anrede, etc.) Die Variablen sind im Word-Dokument gut an den eckigen Anführungszeichen zu erkennen. ![EckigeAnführungszeichen1.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/eckigeanfuhrungszeichen1.png)</span>

### Datumsfeld einfügen

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um ein Datumsfeld in Word einzufügen, klicken Sie an die gewünschte Stelle im Dokument und wählen Sie dann oben im Reiter **Einfügen**, auf der rechten Seite **Datum und Uhrzeit** aus.</span>

![DatumsfeldEinfügen1.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/datumsfeldeinfugen1.png) <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Im nächsten Schritt öffnet sich ein kleines Fenster. Hier können Sie das gewünschte Anzeigeformat auswählen.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![BestätigungsFenster.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/bestatigungsfenster.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie hier das Häkchen bei *Automatisch aktualisieren* setzen, dann haben Sie immer aktuelle Uhrzeit und Datum, egal wann Sie das Dokument öffnen.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167); background-color: rgb(255, 255, 255);">Seriendruck Vorschau</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0); background-color: rgb(255, 255, 255);">Wenn das Dokument entsprechend aller Wünsche eingerichtet ist, können Sie sich das Ergebnis mit den Beispieldaten aus der Excel-Datei ansehen.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0); background-color: rgb(255, 255, 255);">Dafür klicken Sie oben im Reiter **Sendungen** auf den Menüpunkt **Vorschau Ergebnisse**.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0); background-color: rgb(255, 255, 255);">![VorschauErgebnisse2.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/vorschauergebnisse2.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0); background-color: rgb(255, 255, 255);">Über die blauen Pfeile können Sie durch die einzelnen Empfänger blättern und ggf. kontrollieren ob alle gewünschten Informationen übernommen wurden.</span>

### Vorlage speichern

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Haben Sie Ihr Dokument mit den Seriendruckfeldern gefüllt, müssen Sie dies speichern. Dazu klicken Sie in Word oben links auf die Diskette um Ihr Dokument zu speichern. ![WordDisketteSpeichern.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/worddiskettespeichern.png)</span>

### Vorlage unter neuem Namen speichern (Speichern unter)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie die Vorlage unter einem neuen Namen abspeichern möchten, klicken Sie oben links auf den Reiter **Datei** und wählen dann in der linken Menü-Spalte **Speichern unter** aus.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![WordDokumentSpeichernUnter.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/worddokumentspeichernunter.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Geben Sie Ihrem Dokument einen neuen Namen/Titel und wählen Sie den gewünschten Ort aus, an dem Ihr Dokument gespeichert werden soll.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Bestätigen Sie dann mit Klick auf **Speichern**.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nun ist Ihre Dokumentenvorlage bereit, um in ounuo hochgeladen zu werden.</span>

<p class="callout warning">Sollten Sie Unterstützung beim Erstellen Ihrer Vorlage brauchen, sprechen Sie uns gerne an.</p>

![](https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png)

##   
  

# Dokumentenvorlagen hochladen

<span style="color: #000000;">Damit Ihre Dokumentenvorlagen genutzt werden können, müssen Sie diese in ounuo hochladen.</span>

<span style="color: #000000;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hierzu klicken Sie in ounuo oben auf das **Zahnrad-Menü** und wählen die **Dokumentenvorlagen** aus.</span></span>

<p class="callout warning">Das Menü "Einstellungen" ist nur für Nutzer mit Premium-/ Super-Rechten sichtbar. Nur sie haben die erforderlichen Rechte, hier Änderungen vorzunehmen.</p>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Neues Dokument hochladen ![NeuesDokumentHochladen2.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/neuesdokumenthochladen2.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Haben Sie bereits eine Vorlage in Word erstellt, können Sie diese in ounuo verlinken. Klicken Sie dazu auf **neues Dokument hochladen...** . Der Explorer öffnet sich, woraus Sie nun die gewünschte Datei suchen, auswählen und mit Klick auf **Öffnen** bestätigen.</span>

![Dokumenten-Vorlage.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/dokumenten-vorlage.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hier können Sie nun die Dokumenten-Vorlage anlegen.</span>

<table border="1" id="bkmrk-titel%3A-%C3%84ndern-sie-de" style="border-collapse: collapse; width: 100%; border-width: 0px; border-style: none; height: 207.2px;"><colgroup><col style="width: 20.9725%;"></col><col style="width: 79.0037%;"></col></colgroup><tbody><tr style="height: 29.6px;"><td style="height: 29.6px; border-width: 0px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Titel:</span></td><td style="height: 29.6px; border-width: 0px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Ändern Sie den Titel Ihrer Vorlage, für eine bessere Erkennung.</span></td></tr><tr style="height: 29.6px;"><td style="height: 29.6px; border-width: 0px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Dokument ersetzen:</span></td><td style="height: 29.6px; border-width: 0px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hat sich etwas an Ihrer Vorlage geändert? Ersetzen Sie diese einfach.</span></td></tr><tr style="height: 29.6px;"><td style="height: 29.6px; border-width: 0px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Vorlage herunterladen:</span></td><td style="height: 29.6px; border-width: 0px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Herunterladen der Vorlage mit einem Klick.</span></td></tr><tr style="height: 29.6px;"><td style="height: 29.6px; border-width: 0px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Vorlagen-Art:</span></td><td style="height: 29.6px; border-width: 0px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wählen Sie aus, ob es sich um einen Brief, Umschlag, etc. handelt.</span></td></tr><tr style="height: 29.6px;"><td style="height: 29.6px; border-width: 0px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Beschreibung:</span></td><td style="height: 29.6px; border-width: 0px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Schreiben sie eine kurze Info zur Vorlage.</span></td></tr><tr style="height: 29.6px;"><td style="height: 29.6px; border-width: 0px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nutzung:</span></td><td style="height: 29.6px; border-width: 0px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Einzelbrief-Vorlage oder Serienbrief-Vorlage?</span></td></tr><tr style="height: 29.6px;"><td style="height: 29.6px; border-width: 0px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Zugriff für Benutzerrollen:</span></td><td style="height: 29.6px; border-width: 0px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wählen Sie aus, welche Benutzerrollen die Dokumenten-Vorlage benutzen dürfen.</span></td></tr></tbody></table>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Zum Schluss klicken Sie oben rechts auf **Speichern**. Die neue Vorlage erscheint sofort links in der Ergebnisliste.</span>

### Dokumentenvorlage bearbeiten

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Es kann immer mal vorkommen, dass sich an einer Vorlage etwas ändert, oder Sie einfach irgendetwas gerne anders haben möchten. Sie haben jederzeit die Möglichkeit Ihre gespeicherten Vorlagen zu bearbeiten. </span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wählen Sie aus der linken Auflistung die entsprechende Vorlage. Sobald Sie eine Vorlage durch Klick darauf ausgewählt haben, erscheinen alle Informationen dazu im Datenbereich. Hier können Sie nun die in ounuo gespeicherten Informationen bearbeiten. (Titel, Beschreibung, Berechtigung ändern, etc.)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hier haben Sie auch die Möglichkeit, das vorhandene Dokument herunterzuladen.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Dokument ersetzen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sollte sich in der Vorlage selbst etwas geändert haben, muss dies nicht extra erneut hochgeladen werden. Sie können das alte Dokument einfach durch das aktuelle Dokument ersetzen.</span>

![DokumentErsetzen1.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/dokumentersetzen1.png)

### Dokumentenvorlage Löschen

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie eine Dokumentenvorlage löschen wollen, wählen Sie die entsprechende Vorlage per Klick aus. Sie finden über dem Datenbereich links den Button **Dokument Löschen**. ![DokumentLöschen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/dokumentloschen.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich ein kleines Fenster, indem Sie die dauerhafte Löschung nochmals bestätigen müssen. Oder Sie klicken auf **Abbrechen**.</span>

![](https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png)

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- [Aktionsmenü](https://docs.ounuo.de/link/98 "Aktionsmenü")

# Dokumentenvorlage benutzen Einzelbrief

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Haben Sie erst mal Ihre Dokumentenvorlagen eingerichtet, wird es eine Erleichterung sein, Briefe zu schreiben.</span>

<p class="callout warning"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie beim Einrichten Ihrer Dokumentenvorlagen Hilfe benötigen, sprechen Sie uns gerne an.</span></p>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Beispiel: Einzelbrief schreiben</span>

Wählen Sie in ounuo den gewünschten Kontakt aus, an den Sie einen Brief schreiben möchten. Oben im Aktionsmenü wählen Sie die Option **Drucken**.

![EinzelbriefDrucken.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/einzelbriefdrucken.png)

Es öffnet sich ein kleines Fenster.

### Vorlage wählen

![VorlageWählen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/vorlagewahlen.png)

<table border="1" id="bkmrk-absender%3A-hier-werde" style="border-collapse: collapse; width: 100%; border-width: 0px;"><colgroup><col style="width: 10.4167%;"></col><col style="width: 89.7025%;"></col></colgroup><tbody><tr><td style="border-width: 0px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Absender:**</span></td><td style="border-width: 0px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hier werden alle ounuo-Nutzer Ihres Arbeitsumfeldes angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Absender aus. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, das Dokument für einen anderen Benutzer (und damit mit den entsprechenden Kontaktinformationen) zu erstellen.</span></td></tr><tr><td style="border-width: 0px;">**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Typ:</span>**</td><td style="border-width: 0px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Was möchten Sie Drucken/Schreiben? E-Mail, Brief, etc. ... </span></td></tr><tr><td style="border-width: 0px;">**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Vorlage:</span>**</td><td style="border-width: 0px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Je nachdem was beim **Typ** ausgewählt wurde, werden hier die Vorlagen gefiltert. Haben Sie z.B. Brief gewählt, werden Ihnen hier nur die Brief-Vorlagen angezeigt. Haben Sie bei Typ gar nichts ausgewählt, werden Ihnen hier alle Vorlagen angezeigt.</span></td></tr></tbody></table>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Mit Klick auf **OK** wird die gewählte Vorlage mit den Kontaktdaten des ausgewählten Kontakts heruntergeladen. Die Datei finden Sie im Download-Ordner des Browsers, oder in Ihrem Explorer im Download-Ordner.</span>

### Dokument öffnen

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sie können das Dokument direkt aus dem Downloadbereich Ihres Browsers öffnen.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![DokumentenvorlageAusBrowserÖffnen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/dokumentenvorlageausbrowseroffnen.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">In Word öffnet sich nun Ihr Brief. Vorausgefüllt mit den Kontaktinformationen aus ounuo.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> ![BriefWordEinzel.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/briefwordeinzel.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hier müssen Sie jetzt nur noch den Betreff ändern und Ihren individuellen Brief-Text schreiben.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sie können den fertigen Brief jetzt zum Versand ausdrucken, oder unter einem neuen Namen speichern und an eine E-Mail anhängen.</span>

![](https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png)

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- [Vorlage erstellen in Word (Einzelbrief)](https://docs.ounuo.de/link/141 "Vorlage erstellen in Word (Einzelbrief)")

# Dokumentenvorlage benutzen Serienbrief

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Haben Sie erst mal Ihre Dokumentenvorlagen eingerichtet, wird es eine Erleichterung sein, Briefe zu schreiben.</span>

<p class="callout warning"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie beim Einrichten Ihrer Dokumentenvorlagen Hilfe benötigen, sprechen Sie uns gerne an.</span></p>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Beispiel: Serienbrief schreiben</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sobald Sie eine Gruppe ausgewählt haben, oder über die Sammelauswahl mehrere Kontakte ausgewählt haben, finden Sie oben im Aktionsmenü den **Seriendruck**.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![SerienbriefSeriendruck.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/serienbriefseriendruck.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Mit Klick auf **Seriendruck** öffnet sich ein kleines Fenster.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![VorlageWählenSerie.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-05/scaled-1680-/vorlagewahlen.png)</span>

<table border="1" id="bkmrk-absender%3A-hier-werde" style="border-collapse: collapse; width: 100%; border-width: 0px; height: 153.6px;"><colgroup><col style="width: 10.4167%;"></col><col style="width: 89.7025%;"></col></colgroup><tbody><tr style="height: 62.4px;"><td style="border-width: 0px; height: 62.4px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Absender:**</span></td><td style="border-width: 0px; height: 62.4px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hier werden alle ounuo-Nutzer Ihres Arbeitsumfeldes angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Absender aus. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, das Dokument für einen anderen Benutzer (und damit mit den entsprechenden Kontaktinformationen) zu erstellen.</span></td></tr><tr style="height: 28.8px;"><td style="border-width: 0px; height: 28.8px;">**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Typ:</span>**</td><td style="border-width: 0px; height: 28.8px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Was möchten Sie Drucken/Schreiben? E-Mail, Brief, etc. ... </span></td></tr><tr style="height: 62.4px;"><td style="border-width: 0px; height: 62.4px;">**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Vorlage:</span>**</td><td style="border-width: 0px; height: 62.4px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Je nachdem was beim **Typ** ausgewählt wurde, werden hier die Vorlagen gefiltert. Haben Sie z.B. Brief gewählt, werden Ihnen hier nur die Brief-Vorlagen angezeigt. Haben Sie bei Typ gar nichts ausgewählt, werden Ihnen hier alle Vorlagen angezeigt.</span></td></tr></tbody></table>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Mit Klick auf **OK** wird zum einen die gewählte Vorlage heruntergeladen und zusätzlich eine Excel-Datei mit den Kontaktinformationen für den Serienbrief. Beides finden Sie im Download-Ordner des Browsers, oder in Ihrem Explorer im Download-Ordner.</span>

<p class="callout warning"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Ihr Browser fordert Sie ggf. auf zu Erlauben, dass mehrere Dateien heruntergeladen werden dürfen. Stimmen Sie dem hier zu.</span></p>

### Dokument öffnen

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sie können das Dokument direkt aus dem Downloadbereich Ihres Browsers öffnen. Es genügt die Word-Datei zu öffnen.</span>

<p class="callout warning"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Warten Sie mit dem Öffnen so lange, bis beide Dateien vollständig heruntergeladen sind.</span></p>

![DokumentenvorlageAusBrowserÖffnenSerie.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/dokumentenvorlageausbrowseroffnenserie.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">In Word öffnen sich nun Ihr Serienbrief. Vorausgefüllt mit den Kontaktinformationen der Datensätze, aus der Excel-Datei aus ounuo.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Ggf. müssen Sie in Word die Bearbeitung aktivieren. In jedem Fall öffnet sich ein kleines Fenster in dem Sie bestätigen müssen, dass Daten aus der Datenbank in das Dokument eingefügt werden. Sonst hat Ihr Serienbrief keine Daten-Quelle aus dem die Datensätze gezogen werden. Klicken Sie hier auf **Ja**.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![ExcelVerknüpfungBestätigen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/excelverknupfungbestatigen.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Ändern Sie den Betreff und schreiben Sie Ihren Brief-Text. Über die blauen Pfeile können Sie durch die einzelnen Datensätze blättern.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Fertigstellen und zusammenführen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Ihr Serienbrief soweit fertig ist, können Sie nun auf **Fertigstellen und zusammenführen** klicken.</span>

![FertigstellenUndZusammenführen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/fertigstellenundzusammenfuhren.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie **Einzelne Dokumente bearbeiten...** auswählen, öffnet sich eine neue Datei mit dem Namen **Serienbriefe1**. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hier können Sie jede einzelne (fertige) Seite ansehen und ggf. noch einzelne Änderungen vornehmen.</span></span>

![](https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png)

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- [Vorlage erstellen in Word (Serienbrief)](https://docs.ounuo.de/link/142 "Vorlage erstellen in Word (Serienbrief)")

# Historie

In ounuo werden alle Änderungen automatisch protokolliert. So behalten Sie jederzeit den Überblick darüber, wer wann welche Änderung an einem Kontakt vorgenommen hat - sei es bei Personen, Organisationen oder Gruppen.
Erfahren Sie hier:

wie Sie die Änderungen aufrufen,
welche Informationen dort angezeigt werden,
und welche Benutzerrollen  erforderlich sind, um die Historie einsehen zu können.

Die Änderungsverfolgung sorgt für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit - besonders in Teams mit mehreren Benutzern oder bei sensiblen Daten.

# Änderungen nachverfolgen

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie über die Premium- oder Super-Rechte verfügen, habe Sie die Möglichkeit nachzuverfolgen, welcher Nutzer welche Änderungen in ounuo vorgenommen hat.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Dafür klicken Sie oben rechts auf das **Zahnradmenü** und **Änderungen nachverfolgen**.</span>

![ÄnderungenNachverfolgen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/anderungennachverfolgen.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">In der linken Spalte können Sie Filtereinstellungen vornehmen:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Datentyp: Wählen Sie zwischen Person, Organisation oder Kontaktgruppe.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Datensatz-ID: die ID des Datensatzes.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Benutzer: Wählen Sie einen Benutzer aus.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Zeitraum: Sie können wählen zwischen "die letzten 7 Tage", "die letzten 30 Tage" oder "alle Änderungen".</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nach dem Klick auf **Suchen** wird das Ergebnis in der rechten Spalte angezeigt.</span>

<div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

##### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- [Kontakte](https://docs.ounuo.de/link/100 "Kontakte")

# Einstellungen

Über den Menüpunkt Einstellungen haben Sie die Möglichkeit, Ihre ounuo-Instanz ganz nach Ihren Bedürfnissen anzupassen. Von der Startseite über Felder und Vorlagen, bis hin zu Import- und Exportoptionen - hier legen Sie fest, wie ounuo für Sie und Ihr Team arbeiten soll.
Hier erfahren Sie:

welche Bereiche Sie konfigurieren können (z. B. Startseite, Felder)
wie Sie den Dublettencheck beim Import aktivieren,
wie Sie Exportformate und Absenderinformationen festlegen,
und welche Voraussetzungen für den Zugriff gelten (Benutzerrolle: Super).

Mit den richtigen Einstellungen schaffen Sie eine optimale Arbeitsumgebung und sorgen dafür, dass ounuo genau zu Ihren Anforderungen passt.

# Allgemein

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Richten Sie die ounuo-Ansicht individuell für Ihre ounuo-Instanz ein, legen Sie fest, ob beim Anmelden die Multifaktor-Authentifizierung benötigt wird und vieles mehr.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-der-men%C3%BC-punkt-einst" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;"><span style="color: rgb(0, 51, 102);">Der Menü-Punkt Einstellungen ist nur für die Benutzerrolle Super einzusehen und zu bearbeiten.  
Diese Einstellungen / Änderungen gelten für Ihr gesamtes Arbeitsumfeld.</span></div>## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Allgemeine Einstellungen verwalten</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Klicken Sie auf das Zahnrad, in der Auswahl wählen Sie die **Einstellungen** per Mausklick aus. </span>

![AllgemeineEinstellungenVerwalten1.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/allgemeineeinstellungenverwalten1.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Links in der Ergebnisliste werden Ihnen verschiedene Einstellungs-Optionen angezeigt. Wählen Sie **Allgemein**. Im Datenbereich wird Ihnen nun angezeigt, welche Einstellungen Sie hier vornehmen können. Um Änderungen vornehmen zu können, klicken Sie oben rechts auf **Bearbeiten**.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Allgemein</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hier können allgemeine Einstellungen zur Darstellung in ounuo vorgenommen werden.</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">*Anzeige von Personen*: gibt vor, wie Personen in ounuo angezeigt werden sollen.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">*Sortierung von Personen*: gibt vor, wie Personen in ounuo sortiert werden sollen.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">*Weitere Kontakt-Informationen*: hier kann eingestellt werden, wo der Kasten "Weitere Informationen" in der Kontakt-Ansicht angezeigt werden soll.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">*Standard-Vorwahl*: hier kann eine "Standard-Vorwahl" definiert werden. Diese wird dann automatisch für eingegebene Rufnummern ohne Vorwahl als Vorwahl in Deutschland genutzt. Beispiel: Sie haben hier als Standard-Vorwahl die "04" eingetragen und vergeben in ounuo die Rufnummer "1234". Dann wird daraus automatisch "+49 04 1234".</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Kunden-Informationen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die Kunden-Informationen sind Ihre eigenen Firmendaten. Hier können Sie z.B. die Verlinkung zu Ihren AGB's oder zur Website einfügen.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![EinstellungenAllgemein-AnsichtKundenInformationen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/einstellungenallgemein-ansichtkundeninformationen.png)</span>

<table border="1" id="bkmrk-diese-informationen--1" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 509px; border-width: 0px;"><colgroup><col style="width: 25.3793%;"></col><col style="width: 74.6207%;"></col></colgroup><tbody><tr><td style="border-width: 0px;">![image.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/image.png)</td><td style="border-width: 0px;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Diese Informationen werden unter anderem oben im Menü-Punkt Fragezeichen sowie in internen ounuo-E-Mails (wie Aktivierungs-E-Mail) angezeigt.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hierfür sind auch Support-Adresse, Support-E-Mail, Support-Telefon und Support-Info.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Support-Informationen:</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Diese sind für Interne Zwecke gedacht.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Legen Sie z.B. einen internen Ansprechpartner für ounuo-Fragen fest.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">So kann jedes Mitglied aus Ihrer ounuo-Instanz mit Klick auf das Fragezeichen-Menü sofort diese Informationen sehen.</span>

</td></tr></tbody></table>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Außerdem werden die allgemeinen Firmen-Informationen in der ounuo-Einladung automatisch in die Fußzeile der Rückmeldeseiten übernommen. (Ihr Firmenname, URL zu Ihrer Website, URL zu Ihrer Datenschutz-Erklärung, URL Ihres Impressums, URL zu Ihren AGB's)</span>

![FußzeileRückmeldeseiteEinladung1.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/fusszeileruckmeldeseiteeinladung1.png)

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Module</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![EinstellungenAllgemein-Module.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/einstellungenallgemein-module.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Bei den Einstellungen der Module können Sie per Ja/Nein-Auswahl einrichten, ob das jeweilige Modul genutzt und im Kontakt angezeigt werden soll. Nur wenn das Modul angezeigt wird, kann auch damit gearbeitet werden.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Würden Sie z.B. hier bei den Einladungen Nein auswählen, dann würde auch der Haupt-Menü-Punkt Einladungen aus dem 3-Balken-Menü nicht mehr angezeigt werden.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Sprache</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Voreingestellt ist die Sprache auf Deutsch. Hier in den Einstellungen können Sie die Sprache ändern, oder auch mehrere Sprachen zur Auswahl zur Verfügung stellen.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie hier z.B. einstellen:</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![EinstellungenAllgemein-Sprache.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/einstellungenallgemein-sprache.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">So kann jeder Nutzer in den eigenen Profil-Einstellungen individuell die gewünschte Sprache auswählen.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Würden Sie nun noch bei **Sprache im Menü änderbar?** *Ja* auswählen, so hätten alle oben im Menü-Band ein neues Symbol, worüber die Sprache geändert werden kann.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![EinstellungenAllgemein-SpracheMenüFahne.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/einstellungenallgemein-sprachemenufahne.png)</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Sicherheit</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Stellen Sie hier ein, ob Ihr Arbeitsumfeld bei Anmeldung in ounuo die Multifaktor-Authentifizierung durchführen kann. Diese Extra-Schritte für die Anmeldung haben natürlich auch einen hohen Sicherheits-Aspekt.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wir als IT-Unternehmen raten Ihnen dringend dazu, die Multifaktor-Authentifizierung einzurichten.</span>

<p class="callout warning"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sollten Sie dazu Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an.</span></p>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Suche</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die Einstellungen für die Suche beziehen sich nur auf die Suche-Plus. Wählen Sie aus welche Kontaktart als Suchergebnis angezeigt werden soll:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">nur Personen anzeigen</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">nur Organisationen anzeigen</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Personen und Organisationen anzeigen</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Dublettencheck</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Dubletten können sein:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">doppel-/ mehrfach vorhandene Datensätze,</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">mehrere Datensätze mit gleichem / ähnlichen Namen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Beim Dublettencheck können Sie festlegen, ob überhaupt nach Dubletten gesucht werden soll und falls ja, mit welcher Feinheit.</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">*leicht*: hier wird auf "Gleichheit" geprüft bei Vor-/Familiennamen einer Person oder Organisattionsnamen (inkl. Zweitnamen). </span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">*mittel*: nutzt zur Prüfung weitere Algorithmen, wodurch ggf. auch Schreibfehler als Dubletten erkannt werden. bei Personen wird zusätzlich die E-Mail-Adresse als Merkmal genutzt.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">*stark*: wie *mittel*, allerdings mit stärkerer Abweichung.</span>

### Änderungen Speichern

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Haben Sie alle gewünschten Änderungen vorgenommen, klicken Sie oben rechts auf Speichern. </span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Es kann durchaus vorkommen, dass Sie die gemachten Änderungen nicht sofort sehen. Um ounuo zu aktualisieren klicken Sie oben links auf das ounuo-Logo. Danach sind alle vorgenommenen Einstellungen sichtbar.</span>

![](https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png)

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- [<span style="color: rgb(20, 137, 167);">Multifaktor-Authentifizierung</span>](https://docs.ounuo.de/link/13)
- <span style="color: rgb(20, 137, 167);">[Dublettenverwaltung](https://docs.ounuo.de/link/133)</span>

# Startseite

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Richten Sie die ounuo-Startseite individuell für Ihre ounuo-Instanz ein, legen Sie fest, welche Informationen auf der ounuo-Startseite angezeigt werden sollen und vieles mehr.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-der-men%C3%BC-punkt-einst" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Der Menü-Punkt Einstellungen ist nur für die Benutzerrolle Super einzusehen und zu bearbeiten.  
Diese Einstellungen / Änderungen gelten für Ihr gesamtes Arbeitsumfeld.</div>## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Einstellungen für die ounuo-Startseite verwalten</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Klicken Sie auf das Zahnrad, in der Auswahl wählen Sie die **Einstellungen** per Mausklick aus.  
</span>

![Einstellungen-Startseite1.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/einstellungen-startseite1.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Links in der Ergebnisliste werden Ihnen verschiedene Einstellungs-Optionen angezeigt. Wählen Sie **Startseite**. Im Datenbereich wird Ihnen nun angezeigt, welche Einstellungen Sie hier vornehmen können. Um Änderungen vornehmen zu können, klicken Sie oben rechts auf **Bearbeiten**.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Geburtstagsliste</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![Geburtstagsliste-Einstellen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/geburtstagsliste-einstellen.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Von allen eingetragenen Geburtsdaten erstellt ounuo automatisch eine Geburtstagsliste.  
Hier können Sie folgende Einstellungen vornehmen:</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Anzeige:**</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wählen Sie aus, wo auf der ounuo-Startseite die **Geburtstagsliste** angezeigt werden soll.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie die Anzeige der Geburtstagsliste nicht wünschen, wählen Sie **Keine Anzeige**.</span>

**Vergangene Tage:**

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Geben Sie an (in Tagen), wie viele vergangene Geburtstage angezeigt werden sollen.</span>

**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Zukünftige Tage:</span>**

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Geben Sie an (in Tagen), wie viele zukünftige Geburtstage angezeigt werden sollen.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Termine</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**![Termine-Einstellungen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/termine-einstellungen.png)**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Anzeige:** </span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wählen Sie aus, wo auf der ounuo-Startseite die **Termine** angezeigt werden sollen.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie die Anzeige der Termine nicht wünschen, wählen Sie **Keine Anzeige**.</span>

**Vergangene Tage:**

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Geben Sie an (in Tagen), wie viele vergangene Termine angezeigt werden sollen.</span>

**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Zukünftige Tage:</span>**

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Geben Sie an (in Tagen), wie viele zukünftige Termine angezeigt werden sollen.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-termine-k%C3%B6nnen-sie-%C3%BC" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Termine können Sie über den Kommunikationsverlauf erstellen. *[Mehr dazu hier.](https://docs.ounuo.de/link/109)*</div>### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Liste geänderter Kontakte</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**![ListeGeänderterKontakte-Einstellungen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/listegeanderterkontakte-einstellungen.png)**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Anzeige:** </span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wählen Sie aus, wo auf der ounuo-Startseite die **Liste geänderter Kontakte** angezeigt werden sollen.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie die Anzeige der geänderten Kontakten nicht wünschen, wählen Sie **Keine Anzeige**.</span>

**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Max. Anzahl Einträge</span>**

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Geben Sie an, wie viele Einträge der zuletzt geänderten Kontakte hier maximal angezeigt werden sollen.</span>

### Änderungen Speichern

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Haben Sie alle gewünschten Änderungen vorgenommen, klicken Sie oben rechts auf Speichern. </span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Es kann durchaus vorkommen, dass Sie die gemachten Änderungen nicht sofort sehen. Um ounuo zu aktualisieren klicken Sie oben links auf das ounuo-Logo. Danach sind alle vorgenommenen Einstellungen sichtbar.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Info-Blöcke</span>

<div class="callout" id="bkmrk-info-block-erstellen" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Info-Block erstellen, oder vorhandenen Info-Block bearbeiten funktioniert nur, wenn Sie **nicht** im Bearbeitungs-Modus sind.</div><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Mit den Info-Blöcken, können Sie einen individuellen Block für Ihre ounuo-Startseite erstellen, welcher für jeden Benutzer  
Ihrer ounuo-Instanz auf der Startseite angezeigt wird. So können Sie z.B. wichtige Infos für alle sichtbar machen.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Klicken Sie für einen neuen Info-Block auf **Eintrag ergänzen** und füllen Sie alle erforderlichen Informationen aus.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![Info-Block-Erstellen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/info-block-erstellen.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Auch hier können Sie die Position wählen. Wenn Sie beim Typ **Warnung** auswählen, wird der Block z.B. gelb hinterlegt.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![Info-Block-Warnung-Beispiel.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/info-block-warnung-beispiel.png)</span>

#### Beispiel ounuo-Startseite 

![ounuo-Startseite-Beispiel3.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/ounuo-startseite-beispiel3.png)

#### Info-Block bearbeiten

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um einen Eintrag zu bearbeiten, klicken Sie auf ![Bearbeiten.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/bearbeiten.png). Nun können Sie Änderungen vornehmen und diese mit Klick auf das Häkchen speichern.</span>

Wollen Sie die Bearbeitung abbrechen, klicken Sie auf ![Abbrechen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/abbrechen.png). Alle vorgenommenen Änderungen werden verworfen.

Um vorgenommene Änderungen zu speichern, klicken Sie auf ![Häkchen.jpeg](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/hakchen.jpeg).

Wenn Sie einen Eintrag löschen wollen, klicken Sie auf ![EintragLöschen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/eintragloschen.png). Der Eintrag wird aus dem System gelöscht.

![](https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png)

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- <span style="color: rgb(40, 156, 185);">[Kommunikationsverlauf als Terminplaner nutzen](https://docs.ounuo.de/link/109)</span>

# Felder

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Richten Sie die ounuo-Felder individuell für Ihre ounuo-Instanz ein, legen Sie fest, welche Informationen in den Kontakten angezeigt werden sollen und vieles mehr.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-der-men%C3%BC-punkt-einst" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;"><span style="color: rgb(0, 51, 102);">Der Menü-Punkt Einstellungen ist nur für die Benutzerrolle Super einzusehen und zu bearbeiten.  
Diese Einstellungen / Änderungen gelten für Ihr gesamtes Arbeitsumfeld.</span></div>## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Einstellungen der Felder verwalten</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Klicken Sie auf das Zahnrad, in der Auswahl wählen Sie die **Einstellungen** per Mausklick aus.  
</span>

![Einstellungen-Felder-Startseite.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/einstellungen-felder-startseite.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Links in der Ergebnisliste werden Ihnen verschiedene Einstellungs-Optionen angezeigt. Wählen Sie **Felder**. Im Datenbereich wird Ihnen nun angezeigt, welche Einstellungen Sie hier vornehmen können. Um Änderungen vornehmen zu können, klicken Sie oben rechts auf **Bearbeiten**.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Kontakt</span>

![Kontakt-Einstellungen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/kontakt-einstellungen.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">In den Kontakt-Einstellungen können allgemeine Feld-Einstellungen in den Kontakten (Person &amp; Organisation) vorgenommen werden.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Benötigen Sie beispielsweise das Feld um eine Kundennummer einzutragen, oder das Postfach, können Sie diese Felder hier auf **anzeigen** stellen, damit sie im Kontakt-Formular angezeigt werden.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Personen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sollten Sie im Kontakt-Formular der Person die Felder</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Geburtsdatum</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Geburtsname</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Offiziellen Titel</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">benötigen, können Sie diese hier auf **anzeigen** stellen.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Lastschriften</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Für die Lastschriften können Sie hier einstellen, ob </span></span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">ID-Prefix </span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">E-Signatur</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">im Lastschriften-Formular angezeigt werden sollen.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Kontaktlisten-Ansicht</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Über die Einstellungen der Kontaktlisten-Ansicht können Sie festlegen, welche Spalten in der Tabellenansicht angezeigt werden sollen.</span>

### Änderungen Speichern

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Haben Sie alle gewünschten Änderungen vorgenommen, klicken Sie oben rechts auf Speichern. </span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Es kann durchaus vorkommen, dass Sie die gemachten Änderungen nicht sofort sehen. Um ounuo zu aktualisieren klicken Sie oben links auf das ounuo-Logo. Danach sind alle vorgenommenen Einstellungen sichtbar.</span>

![](https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png)

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- [<span style="color: rgb(20, 137, 167);">Organisation</span>](https://docs.ounuo.de/link/100)
- [<span style="color: rgb(20, 137, 167);">Person</span>](https://docs.ounuo.de/link/63)
- [<span style="color: rgb(20, 137, 167);">Lastschriften</span>](https://docs.ounuo.de/link/111)
- [<span style="color: rgb(20, 137, 167);">Tabellenansicht</span>](https://docs.ounuo.de/link/77)

# Import

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Geben Sie an, ob der Dublettencheck genutzt werden soll und setzen Sie eine Obergrenze für das Importieren von Datensätzen.</span>

<p class="callout info"><span style="color: rgb(0, 51, 102);">Der Menü-Punkt Einstellungen ist nur für die Benutzerrolle Super einzusehen und zu bearbeiten.  
Diese Einstellungen / Änderungen gelten für Ihr gesamtes Arbeitsumfeld.</span></p>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Import Einstellungen verwalten</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Klicken Sie auf das Zahnrad, in der Auswahl wählen Sie die **Einstellungen** per Mausklick aus.  
</span>

![EinstellungenImport.jpg](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/einstellungenimport.jpg)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Links in der Ergebnisliste werden Ihnen verschiedene Einstellungs-Optionen angezeigt. Wählen Sie **Import**. Im Datenbereich wird Ihnen nun angezeigt, welche Einstellungen Sie hier vornehmen können. Um Änderungen vornehmen zu können, klicken Sie oben rechts auf **Bearbeiten**.</span>

### Kontakt-Import

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Beim Kontakt-Import können Sie zum Einen einstellen,</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">ob beim Importieren von Kontakten der Dublettencheck durchgeführt werden soll</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">und zum Anderen können Sie eine Obergrenze für die zu importierenden Datensätze festlegen.</span>

### Änderungen Speichern

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Haben Sie alle gewünschten Änderungen vorgenommen, klicken Sie oben rechts auf Speichern. </span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Es kann durchaus vorkommen, dass Sie die gemachten Änderungen nicht sofort sehen. Um ounuo zu aktualisieren klicken Sie oben links auf das ounuo-Logo. Danach sind alle vorgenommenen Einstellungen sichtbar.</span>

![](https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png)

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- [<span style="color: rgb(20, 137, 167);">Dublettencheck</span>](https://docs.ounuo.de/link/133)
- [<span style="color: rgb(20, 137, 167);">Datensätze importieren</span>](https://docs.ounuo.de/link/27)

# Export

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Richten Sie die ounuo-Export-Einstellungen individuell für Ihre ounuo-Instanz ein, legen Sie fest, welche Export-Optionen zur Verfügung stehen sollen und welche Informationen exportiert werden.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-der-men%C3%BC-punkt-einst" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Der Menü-Punkt Einstellungen ist nur für die Benutzerrolle Super einzusehen und zu bearbeiten.  
Diese Einstellungen / Änderungen gelten für Ihr gesamtes Arbeitsumfeld.</div>## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Export-Einstellungen verwalten</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Klicken Sie auf das Zahnrad, in der Auswahl wählen Sie die **Einstellungen** per Mausklick aus.  
</span>

![Einstellungen-Export.jpg](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/einstellungen-export.jpg)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Links in der Ergebnisliste werden Ihnen verschiedene Einstellungs-Optionen angezeigt. Wählen Sie **Export**. Im Datenbereich wird Ihnen nun angezeigt, welche Einstellungen Sie hier vornehmen können. Um Änderungen vornehmen zu können, klicken Sie oben rechts auf **Bearbeiten**.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Optionen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wählen Sie aus, welche Export-Optionen im Aktionsmenü **Export** zur Verfügung stehen sollen.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![Export-Optionen.jpg](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/export-optionen.jpg)</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">VCard/QR-Code</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Legen Sie fest, welche Information bei VCard und QR-Code exportiert werden soll.</span>

![VCard-QRCode.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-10/scaled-1680-/vcard-qrcode.png)

<table border="1" id="bkmrk-adress-export%3A-priva" style="border-collapse: collapse; width: 100%; border-width: 0px; height: 171.656px;"><colgroup><col style="width: 14.881%;"></col><col style="width: 85.119%;"></col></colgroup><tbody><tr style="height: 102.625px;"><td style="border-width: 0px; height: 102.625px;">**Adress-Export:**</td><td style="border-width: 0px; height: 102.625px;">- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Privatadresse immer in VCard / QRCode exportieren**</span>  
    <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hier werden sowohl die Private als auch die Geschäftliche Adresse exportiert.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Nur Haupt-Adresse in VCard / QRCode exportieren** Mit dieser Einstellung wird nur die Haupt-Adresse (Primäre Adresse) exportiert. Die Primäre Adresse ist die, die im Kontakt oben steht.</span>

</td></tr><tr style="height: 69.0312px;"><td style="border-width: 0px; height: 69.0312px;">**Bild-Export:**  
</td><td style="border-width: 0px; height: 69.0312px;">- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie ein Profilbild des Kontakts im Datensatz hinterlegt haben, können Sie hier einstellen, ob es mit exportiert werden soll.</span>

</td></tr></tbody></table>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Adresszeilen</span>

![Adresszeilen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-10/scaled-1680-/adresszeilen.png)

- **Standard Adress-Export:** <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nur die Basisdaten.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Erweiterter Adress-Export:** Basisdaten plus Kontaktdaten und Zuordnung.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Detaillierter Adress-Export:** Alle verfügbaren Informationen.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Anzahl Adresszeilen:** Standardmäßig vor eingestellt sind 7 Adresszeilen.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Mailto-Links</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Je nach verwendetem E-Mail-Programm und Browser gelten bestimmte Grenzwerte für E-Mails. Unter Mailto-Links können Sie die maximale Anzahl konfigurieren, damit die Übergabe an das Mail-Programm reibungslos funktioniert.</span>

### Änderungen Speichern

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Haben Sie alle gewünschten Änderungen vorgenommen, klicken Sie oben rechts auf Speichern. </span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Es kann durchaus vorkommen, dass Sie die gemachten Änderungen nicht sofort sehen. Um ounuo zu aktualisieren klicken Sie oben links auf das ounuo-Logo. Danach sind alle vorgenommenen Einstellungen sichtbar.</span>

![](https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png)

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- <span style="color: rgb(20, 137, 167);">[Aktionsmenü](https://docs.ounuo.de/link/98)</span>
- <span style="color: rgb(20, 137, 167);">[Dublettenverwaltung](https://docs.ounuo.de/link/133)</span>

# Vorlagen

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Im Bereich **Vorlagen** in den ounuo-Einstellungen, können Sie Ihre Absender-Daten festlegen, welche Sie in Ihren Dokumentenvorlagen per Variablen einsetzen können.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-der-men%C3%BC-punkt-einst" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Der Menü-Punkt Einstellungen ist nur für die Benutzerrolle Super einzusehen und zu bearbeiten.  
Diese Einstellungen / Änderungen gelten für Ihr gesamtes Arbeitsumfeld.</div>## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Vorlagen verwalten</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Klicken Sie auf das Zahnrad, in der Auswahl wählen Sie die **Einstellungen** per Mausklick aus.  
</span>

![Einstellungen-Vorlagen-Startseite.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-10/scaled-1680-/einstellungen-vorlagen-startseite.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Links in der Ergebnisliste werden Ihnen verschiedene Einstellungs-Optionen angezeigt. Wählen Sie **Vorlagen**. Im Datenbereich wird Ihnen nun angezeigt, welche Einstellungen Sie hier vornehmen können. Um Änderungen vornehmen zu können, klicken Sie oben rechts auf **Bearbeiten**.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Werte für Vorlagen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Diese Zeilen bilden den Absender, der automatisch in Ihre **Word-Vorlagen** eingefügt werden kann. Typische Inhalte sind:</span>

1. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Firmenname</span>
2. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Abteilung</span>
3. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Straße / Nr.</span>
4. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">PLZ / Ort</span>
5. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Telefonnummer</span>
6. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">E-Mail</span>
7. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Website oder weitere Zusatzinfos</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die Einträge werden später über Variablen wie  
{constant.senderline1}, {constant.senderline2}, usw.  
in die Dokumentenvorlagen eingesetzt.</span>

#### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Warum ist das nützlich?</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Der Absenderblock ist **einheitlich**, egal wer aus dem Team druckt.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Änderungen (z.B. Umzug, neue Telefonnummer) werden **einmal zentral angepasst**.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">In allen Vorlagen erscheint automatisch die aktualisierte Absenderinfo.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Es spart Zeit und vermeidet Fehler.</span>

### Änderungen Speichern

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Haben Sie alle gewünschten Änderungen vorgenommen, klicken Sie oben rechts auf Speichern. </span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Es kann durchaus vorkommen, dass Sie die gemachten Änderungen nicht sofort sehen. Um ounuo zu aktualisieren klicken Sie oben links auf das ounuo-Logo. Danach sind alle vorgenommenen Einstellungen sichtbar.</span>

![](https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png)

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- [<span style="color: rgb(20, 137, 167);">Multifaktor-Authentifizierung</span>](https://docs.ounuo.de/link/13)
- <span style="color: rgb(20, 137, 167);">[Dublettenverwaltung](https://docs.ounuo.de/link/133)</span>

# Bankdaten

\[Text\]

<p class="callout info"><span style="color: rgb(0, 51, 102);">Der Menü-Punkt Einstellungen ist nur für die Benutzerrolle Super einzusehen und zu bearbeiten.  
Diese Einstellungen / Änderungen gelten für Ihr gesamtes Arbeitsumfeld.</span></p>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Bankdaten verwalten</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Klicken Sie auf das Zahnrad, in der Auswahl wählen Sie die **Einstellungen** per Mausklick aus.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![Einstellungen-Bankdaten-Startseite.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2026-02/scaled-1680-/einstellungen-bankdaten-startseite.png)</span>

### SEPA-Einstellungen

![SEPA-Einstellungen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2026-02/scaled-1680-/sepa-einstellungen.png)

### Eigene Bankverbindung

![Eigene-Bankverbindungen.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2026-02/scaled-1680-/eigene-bankverbindungen.png)

### Zahlungsintervalle

![Zahlungsintervalle.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2026-02/scaled-1680-/zahlungsintervalle.png)

![](https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png)

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

# E-Mail

# Rechte und Benutzerverwaltung

Die Benutzerverwaltung in ounuo ermöglicht es Ihnen, den Zugriff auf Funktionen und Daten gezielt zu steuern. Durch die Vergabe von Benutzerrollen und Rechten stellen Sie sicher, dass jede Person im System nur Bereiche sieht und nutzt, die für Ihre Aufgaben relevant sind.
Hier erfahren Sie:

welche Benutzerrollen es in ounuo gibt und welche Berechtigungen damit verbunden sind,
wie Sie neue Benutzer anlegen und verwalten,
und wie Sie Rechte gezielt zuweisen oder anpassen können.

So behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre ounuo-Instanz und sorgen für eine sichere, strukturierte Zusammenarbeit im Team.

# Benutzerrollen und Rechte in ounuo

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hier sehen Sie anhand einer grafischen Darstellung die verschiedenen Benutzerrollen und welche Rechte die Benutzer in ounuo haben.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Übersicht der Benutzerrollen und Rechte</span>

<table border="1" id="bkmrk-read-only-basic-prem" style="border-collapse: collapse; width: 75%;"><colgroup><col style="width: 29.8887%;"></col><col style="width: 17.806%;"></col><col style="width: 17.4881%;"></col><col style="width: 17.4903%;"></col><col style="width: 17.4858%;"></col></colgroup><tbody><tr style="table-layout: fixed; overflow-x: auto; border-collapse; width: max-content; background-color: rgb(179,217,255);"><td>  
</td><td class="align-center">**<span style="white-space: nowrap; color: rgb(0, 0, 0);">Read-only</span>**

</td><td class="align-center">**<span style="white-space: nowrap; color: rgb(0, 0, 0);">Basic</span>**

</td><td class="align-center">**<span style="white-space: nowrap; color: rgb(0, 0, 0);">Premium</span>**

</td><td class="align-center">**<span style="white-space: nowrap; color: rgb(0, 0, 0);">Super</span>**

</td></tr><tr><td><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Leserechte</span></td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td></tr><tr><td><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Schreibrechte</span></td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)

</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td></tr><tr><td><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Dubletten verwalten</span></td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td></tr><tr><td><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Einladungen</span></td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td></tr><tr><td><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Lastschriften exportieren</span></td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td></tr><tr><td><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Dokumentenvorlagen</span></td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td></tr><tr><td><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Änderungen nachverfolgen</span></td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td></tr><tr><td><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Benutzerverwaltung</span></td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td></tr><tr><td><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Einstellungen</span></td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td></tr><tr><td><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Kontakte importieren</span></td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![x-symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/ScDx-symbol.png)</td><td class="align-center">![Häkchen-Symbol.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/hakchen-symbol.png)</td></tr></tbody></table>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">In den </span>**Einstellungen** <span style="color: rgb(0, 0, 0);">unter </span>**Benutzerverwaltung** <span style="color: rgb(0, 0, 0);">können zusätzlich folgende Rechte vergeben werden:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Daten exportieren</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">E-Mail-Verteiler erstellen und versenden</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Benutzerrolle Read-only</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nutzer mit der Benutzerrolle Read-only haben nur Leserechte für Gruppen, Organisationen und Personen. Sie können Ihre eigenen Account-Einstellungen bearbeiten und dürfen sich Favoriten hinzufügen/entfernen. </span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Benutzerrolle Basic</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nutzer mit der Benutzerrolle Basic haben neben den Leserechten auch Schreibrechte. Sie können </span><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Gruppen, Organisationen, und Personen neu anlegen und in vollem Umfang bearbeiten und löschen.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Benutzerrolle Premium</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nutzer mit der Benutzerrolle Premium dürfen zusätzlich zu den Benutzerrechten Basic:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Dubletten verwalten</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Einladungen neu anlegen, versenden und bearbeiten</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Lastschriften exportieren</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Dokumentenvorlagen erstellen und bearbeiten</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Änderungen nachverfolgen</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Benutzerrolle Super</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nutzer mit der Benutzerrolle Super haben in vollem Umfang Rechte und folgende Punkte sind Ihnen vorbehalten:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Benutzerverwaltung:  
    Der Nutzer mit der Benutzerrolle Super kann neue Benutzer anlegen, verschiedene Rechte an andere Nutzer vergeben und Benutzer deaktivieren/entfernen.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Einstellungen:  
    In den Einstellungen können Sie z.B. Vorgaben für Vorlagen einrichten, Bankdaten hinterlegen, usw.  
    Sie können hier auch für ounuo eine individuelle ounuo-Startseite einrichten (diese ist dann für all Ihre ounuo-Nutzer so eingerichtet)  
    </span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Kontakte importieren</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Funktionen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Neben den allgemeinen Benutzerrollen gibt es spezielle Funktionen, welche besondere Rechte zuweisen:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">"Export möglich?": erlaubt den Export von Daten aus ounuo heraus</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">"E-Mail-Verteiler und Versand möglich?": erlaubt den Zugriff auf E-Mail-Verteiler</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Diese Funktionen sind unabhängig von den Rollen, so dass beispielsweise auch einem Read-only Benutzer der Export ermöglicht werden kann, aber auch für einen Premium-Benutzer unterbunden werden kann.</span>

<div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- <span style="color: rgb(35, 111, 161);">[Benutzerverwaltung](https://docs.ounuo.de/link/113)</span>

# Benutzerverwaltung

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfahren Sie hier alles über die Benutzerverwaltung, wie Sie neue Benutzer anlegen und die Rechte verwalten.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Benutzer finden</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie über die Benutzerrolle Super verfügen, finden Sie oben im Zahnrad-Menü die **Benutzerverwaltung**. </span>

![Benutzerverwaltung.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/benutzerverwaltung.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Links in der Ergebnisliste werden Ihnen alle Benutzer angezeigt. Erst wenn Sie einen Benutzer auswählen, erscheinen alle Details dazu im Datenbereich. Über die Lupe können Sie auch nach Benutzern filtern, dann werden Ihnen in der Ergebnisliste nur die Suchtreffer angezeigt.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Deaktivierte Benutzer werden hier ausgegraut. Erscheint neben dem Benutzernamen ein Schild, so ist für diesen Benutzer die Multifaktor-Authentifizierung aktiv. Die Liste ist alphabetisch sortiert und kann über "Sortierung nach Benutzerrolle" auch nach der Benutzerrolle sortiert werden.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Benutzer anlegen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um einen neuen Benutzer anzulegen klicken Sie links auf</span> **Benutzer anlegen...** .

<div class="callout" id="bkmrk-sollte-ihr-kontingen" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Sollte Ihr Kontingent an Benutzern ausgeschöpft sein, so wird anstelle des Buttons der Hinweis "Benutzer-Kontingent ausgeschöpft" angezeigt. In dem Fall kontaktieren Sie uns bitte.</div>![Benutzerverwaltung-neu-mitMFA.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/benutzerverwaltung-neu-mitmfa.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfassen Sie alle Kontaktdaten des Benutzers. Optional kann ein Profilbild hochgeladen werden. Sie können die Einträge jederzeit ändern. Die E-Mail-Adresse ist essentiell und später vom Nutzer selber auch nicht editierbar.</span>

<p class="callout warning">Um andere Sprachen auswählen zu können, müssen diese in den Einstellungen aktiviert werden.</p>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Multifaktor-Authentifizierung (MFA)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sollte für Ihr System die Multifaktor-Authentifizierung aktiviert sein, ist noch ein Häckchen für diese Einstellung abgebildet. Diese Einstellung kann hier lediglich deaktiviert werden, die Einrichtung muss ein Benutzer selbst in den Profileinstellungen vornehmen.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Aktiv</span>

<div class="callout" id="bkmrk-wird-bei-neuanlage-d" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Wird bei Neuanlage das Häckchen "Aktiv" aktiviert, so wird eine Aktivierungs-E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse des Nutzers geschickt. Ist "Aktiv" nicht gesetzt, so wird keine E-Mail versendet!</div><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Über den Button "Aktivierungs-E-Mail senden" kann diese E-Mail auch nachträglich bzw. erneut versendet werden, sollte z.B. der enthaltene Link abgelaufen sein. Der Link ist 4 Tage lang gültig.   
Über diese E-Mail kann ein Benutzer ein Passwort für das Login (entspricht der E-Mail-Adresse) vergeben. Nur *aktive* Benutzer können diesen Link nutzen, für inaktive Benutzer ist es nicht möglich, ein Passwort zu setzen.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-sollte-der-link-abge" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Sollte der Link abgelaufen sein, kann ein aktiver Nutzer auch jederzeit über "Passwort vergessen" einen neuen Link anfordern. Dabei ist zu beachten, dass dies dann auch wirklich **ein neuer Link** ist. Es reicht also nicht, auf "Passwort vergessen" zu klicken und danach dann einen alten Link in einer alten E-Mail anzuklicken.</div>### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Kontaktdaten</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die Daten aus dem Block **Kontaktdaten** werden später als Absender-Informationen übernommen (beispielsweise für erstellte Dokumente über Dokumentenvorlagen).</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Der Bereich **Notizen** ist nur für Benutzer mit der Benutzerrolle Super einzusehen.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Rechte vergeben</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Unten im Block **Rechte** können Sie dem Benutzer nun noch eine Benutzerrolle zuweisen und ggf. zusätzliche Funktionen vergeben. Einen Überblick über die Benutzerrollen und die damit verbundenen Rechte finden Sie auf der Seite</span> [Benutzerrollen und Rechte in ounuo](https://docs.ounuo.de/link/115)<span style="color: rgb(0, 0, 0);">.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die Häkchen bei den Funktionen sind unabhängig von der Benutzerrolle, d.h. selbst wenn Sie über die Benutzerrolle Super verfügen, können Sie NICHT mit dem E-Mail-Verteiler arbeiten, wenn Sie NICHT das Häkchen in der Funktion gesetzt haben. Genauso beim Export.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-die-funktion-%22e-mail" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Die Funktion "E-Mail-Verteiler und Versand möglich" ermöglicht den Zugriff auf E-Mail-Verteiler. Read-only Benutzer können den Verteiler selbst allerdings nicht bearbeiten, da ihnen Schreibrechte fehlen.</div>### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Notizen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sie können zu jedem Benutzer Notizen hinterlegen. Diese Notizen sind nur von anderen Benutzer einsehbar, die auch über die Benutzerrolle-Super verfügen.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Protokoll</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Im Protokoll sehen Sie:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">wann ein Benutzer angelegt wurde.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">wann ein Benutzer sich zuletzt eingeloggt hat.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">und wann das letzte Mal ein Passwort-Reset durchgeführt wurde.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Speichern</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Mit Klick auf **Speichern** (oben rechts) erscheint sofort Ihr neu angelegter Benutzer mit allen Details im Datenbereich.</span>

![EduardZimmerBeispielBenutzer.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/eduardzimmerbeispielbenutzer.png)

<div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- [Benutzerrollen und Rechte in ounuo](https://docs.ounuo.de/link/115 "Benutzerrollen und Rechte in ounuo")