# Benutzerverwaltung

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfahren Sie hier alles über die Benutzerverwaltung, wie Sie neue Benutzer anlegen und die Rechte verwalten.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Benutzer finden</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie über die Benutzerrolle Super verfügen, finden Sie oben im Zahnrad-Menü die **Benutzerverwaltung**. </span>

![Benutzerverwaltung.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/benutzerverwaltung.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Links in der Ergebnisliste werden Ihnen alle Benutzer angezeigt. Erst wenn Sie einen Benutzer auswählen, erscheinen alle Details dazu im Datenbereich. Über die Lupe können Sie auch nach Benutzern filtern, dann werden Ihnen in der Ergebnisliste nur die Suchtreffer angezeigt.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Deaktivierte Benutzer werden hier ausgegraut. Erscheint neben dem Benutzernamen ein Schild, so ist für diesen Benutzer die Multifaktor-Authentifizierung aktiv. Die Liste ist alphabetisch sortiert und kann über "Sortierung nach Benutzerrolle" auch nach der Benutzerrolle sortiert werden.</span>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Benutzer anlegen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um einen neuen Benutzer anzulegen klicken Sie links auf</span> **Benutzer anlegen...** .

<div class="callout" id="bkmrk-sollte-ihr-kontingen" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Sollte Ihr Kontingent an Benutzern ausgeschöpft sein, so wird anstelle des Buttons der Hinweis "Benutzer-Kontingent ausgeschöpft" angezeigt. In dem Fall kontaktieren Sie uns bitte.</div>![Benutzerverwaltung-neu-mitMFA.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/benutzerverwaltung-neu-mitmfa.png)

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erfassen Sie alle Kontaktdaten des Benutzers. Optional kann ein Profilbild hochgeladen werden. Sie können die Einträge jederzeit ändern. Die E-Mail-Adresse ist essentiell und später vom Nutzer selber auch nicht editierbar.</span>

<p class="callout warning">Um andere Sprachen auswählen zu können, müssen diese in den Einstellungen aktiviert werden.</p>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Multifaktor-Authentifizierung (MFA)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sollte für Ihr System die Multifaktor-Authentifizierung aktiviert sein, ist noch ein Häckchen für diese Einstellung abgebildet. Diese Einstellung kann hier lediglich deaktiviert werden, die Einrichtung muss ein Benutzer selbst in den Profileinstellungen vornehmen.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Aktiv</span>

<div class="callout" id="bkmrk-wird-bei-neuanlage-d" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Wird bei Neuanlage das Häckchen "Aktiv" aktiviert, so wird eine Aktivierungs-E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse des Nutzers geschickt. Ist "Aktiv" nicht gesetzt, so wird keine E-Mail versendet!</div><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Über den Button "Aktivierungs-E-Mail senden" kann diese E-Mail auch nachträglich bzw. erneut versendet werden, sollte z.B. der enthaltene Link abgelaufen sein. Der Link ist 4 Tage lang gültig.   
Über diese E-Mail kann ein Benutzer ein Passwort für das Login (entspricht der E-Mail-Adresse) vergeben. Nur *aktive* Benutzer können diesen Link nutzen, für inaktive Benutzer ist es nicht möglich, ein Passwort zu setzen.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-sollte-der-link-abge" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Sollte der Link abgelaufen sein, kann ein aktiver Nutzer auch jederzeit über "Passwort vergessen" einen neuen Link anfordern. Dabei ist zu beachten, dass dies dann auch wirklich **ein neuer Link** ist. Es reicht also nicht, auf "Passwort vergessen" zu klicken und danach dann einen alten Link in einer alten E-Mail anzuklicken.</div>### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Kontaktdaten</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die Daten aus dem Block **Kontaktdaten** werden später als Absender-Informationen übernommen (beispielsweise für erstellte Dokumente über Dokumentenvorlagen).</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Der Bereich **Notizen** ist nur für Benutzer mit der Benutzerrolle Super einzusehen.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Rechte vergeben</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Unten im Block **Rechte** können Sie dem Benutzer nun noch eine Benutzerrolle zuweisen und ggf. zusätzliche Funktionen vergeben. Einen Überblick über die Benutzerrollen und die damit verbundenen Rechte finden Sie auf der Seite</span> [Benutzerrollen und Rechte in ounuo](https://docs.ounuo.de/link/115)<span style="color: rgb(0, 0, 0);">.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die Häkchen bei den Funktionen sind unabhängig von der Benutzerrolle, d.h. selbst wenn Sie über die Benutzerrolle Super verfügen, können Sie NICHT mit dem E-Mail-Verteiler arbeiten, wenn Sie NICHT das Häkchen in der Funktion gesetzt haben. Genauso beim Export.</span>

<div class="callout" id="bkmrk-die-funktion-%22e-mail" info="" style="background-color: #e0f0ff; color: #003366; border-left: 3px solid #007ACC; margin: 10px 0;">Die Funktion "E-Mail-Verteiler und Versand möglich" ermöglicht den Zugriff auf E-Mail-Verteiler. Read-only Benutzer können den Verteiler selbst allerdings nicht bearbeiten, da ihnen Schreibrechte fehlen.</div>### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Notizen</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sie können zu jedem Benutzer Notizen hinterlegen. Diese Notizen sind nur von anderen Benutzer einsehbar, die auch über die Benutzerrolle-Super verfügen.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Protokoll</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Im Protokoll sehen Sie:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">wann ein Benutzer angelegt wurde.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">wann ein Benutzer sich zuletzt eingeloggt hat.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">und wann das letzte Mal ein Passwort-Reset durchgeführt wurde.</span>

### <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Speichern</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Mit Klick auf **Speichern** (oben rechts) erscheint sofort Ihr neu angelegter Benutzer mit allen Details im Datenbereich.</span>

![EduardZimmerBeispielBenutzer.png](https://docs.ounuo.de/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/eduardzimmerbeispielbenutzer.png)

<div drawio-diagram="182"><img src="https://docs.ounuo.de/uploads/images/drawio/2025-02/drawing-5-1739436327.png" alt=""/></div>

## <span style="color: rgb(20, 137, 167);">Das könnte Sie auch interessieren:</span>

- [Benutzerrollen und Rechte in ounuo](https://docs.ounuo.de/link/115 "Benutzerrollen und Rechte in ounuo")