Benutzerverwaltung

Erfahren Sie hier alles über die Benutzerverwaltung, wie Sie neue Benutzer anlegen und die Rechte verwalten. 

 Benutzer finden 

 Wenn Sie über die Benutzerrolle Super verfügen, finden Sie oben im Zahnrad-Menü die Benutzerverwaltung .  

 

 Links in der Ergebnisliste werden Ihnen alle Benutzer angezeigt. Erst wenn Sie einen Benutzer auswählen, erscheinen alle Details dazu im Datenbereich. Über die Lupe können Sie auch nach Benutzern filtern, dann werden Ihnen in der Ergebnisliste nur die Suchtreffer angezeigt. 

 Deaktivierte Benutzer werden hier ausgegraut. Erscheint neben dem Benutzernamen ein Schild, so ist für diesen Benutzer die Multifaktor-Authentifizierung aktiv. Die Liste ist alphabetisch sortiert und kann über "Sortierung nach Benutzerrolle" auch nach der Benutzerrolle sortiert werden. 

 Benutzer anlegen 

 Um einen neuen Benutzer anzulegen klicken Sie links auf   Benutzer anlegen... .  

 Sollte Ihr Kontingent an Benutzern ausgeschöpft sein, so wird anstelle des Buttons der Hinweis "Benutzer-Kontingent ausgeschöpft" angezeigt. In dem Fall kontaktieren Sie uns bitte. 

 

 Erfassen Sie alle Kontaktdaten des Benutzers. Optional kann ein Profilbild hochgeladen werden. Sie können die Einträge jederzeit ändern. Die E-Mail-Adresse ist essentiell und später vom Nutzer selber auch nicht editierbar. 

 Um andere Sprachen auswählen zu können, müssen diese in den Einstellungen aktiviert werden. 

 Multifaktor-Authentifizierung (MFA) 

 Sollte für Ihr System die Multifaktor-Authentifizierung aktiviert sein, ist noch ein Häckchen für diese Einstellung abgebildet. Diese Einstellung kann hier lediglich deaktiviert werden, die Einrichtung muss ein Benutzer selbst in den Profileinstellungen vornehmen. 

 Aktiv 

 Wird bei Neuanlage das Häckchen "Aktiv" aktiviert, so wird eine Aktivierungs-E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse des Nutzers geschickt. Ist "Aktiv" nicht gesetzt, so wird keine E-Mail versendet! 

 Über den Button "Aktivierungs-E-Mail senden" kann diese E-Mail auch nachträglich bzw. erneut versendet werden, sollte z.B. der enthaltene Link abgelaufen sein. Der Link ist 4 Tage lang gültig.  Über diese E-Mail kann ein Benutzer ein Passwort für das Login (entspricht der E-Mail-Adresse) vergeben. Nur  aktive Benutzer können diesen Link nutzen, für inaktive Benutzer ist es nicht möglich, ein Passwort zu setzen. 

 Sollte der Link abgelaufen sein, kann ein aktiver Nutzer auch jederzeit über "Passwort vergessen" einen neuen Link anfordern. Dabei ist zu beachten, dass dies dann auch wirklich  ein neuer Link ist. Es reicht also nicht, auf "Passwort vergessen" zu klicken und danach dann einen alten Link in einer alten E-Mail anzuklicken. 

 Kontaktdaten 

 Die Daten aus dem Block  Kontaktdaten werden später als Absender-Informationen übernommen (beispielsweise für erstellte Dokumente über Dokumentenvorlagen). 

 Der Bereich  Notizen ist nur für Benutzer mit der Benutzerrolle Super einzusehen. 

 Rechte vergeben 

 Unten im Block  Rechte können Sie dem Benutzer nun noch eine Benutzerrolle zuweisen und ggf. zusätzliche Funktionen vergeben. Einen Überblick über die Benutzerrollen und die damit verbundenen Rechte finden Sie auf der Seite   Benutzerrollen und Rechte in ounuo . 

 Die Häkchen bei den Funktionen sind unabhängig von der Benutzerrolle, d.h. selbst wenn Sie über die Benutzerrolle Super verfügen, können Sie NICHT mit dem E-Mail-Verteiler arbeiten, wenn Sie NICHT das Häkchen in der Funktion gesetzt haben. Genauso beim Export. 

 Die Funktion "E-Mail-Verteiler und Versand möglich" ermöglicht den Zugriff auf E-Mail-Verteiler. Read-only Benutzer können den Verteiler selbst allerdings nicht bearbeiten, da ihnen Schreibrechte fehlen. 

 Notizen 

 Sie können zu jedem Benutzer Notizen hinterlegen. Diese Notizen sind nur von anderen Benutzer einsehbar, die auch über die Benutzerrolle-Super verfügen. 

 Protokoll 

 Im Protokoll sehen Sie: 

 

 wann ein Benutzer angelegt wurde. 

 wann ein Benutzer sich zuletzt eingeloggt hat. 

 und wann das letzte Mal ein Passwort-Reset durchgeführt wurde. 

 

 Speichern 

 Mit Klick auf Speichern (oben rechts) erscheint sofort Ihr neu angelegter Benutzer mit allen Details im Datenbereich. 

 

 

 

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