Willkommen in der ounuo-Hilfe!

• Grundlegendes
• Konzept
• Anmelden, Passwort vergessen, Multifaktor-Authentifizierung (MFA)
• Seitenaufbau
• Datenbereich
• Aktionsmenü
• Hauptmenü
• Kontakte
• Organisation
• Person
• Zugeordnete Gruppen
• E-Mail-Verteiler
• Einladungen
• Beziehungen
• Kommunikationsverlauf
• Dokumente
• Gruppen
• Nutzen von Gruppen
• Gruppe anlegen / bearbeiten
• Einsatzmöglichkeiten von Gruppen
• Ansichten
• Sammelauswahl
• Organisationsfilter
• Gruppenfilter
• Suche Plus
• Tabellenansicht
• Kontakt-Export
• Export-Optionen und -Felder
• Kontakt-Export als Excel- / CSV-Datei
• Kontakt-Export als QR-Code / VCard
• Kontakt-Import
• Import-Schnittstelle
• Felddefinitionen
• Beispiel CSV-Datei
• Kontakte importieren
• Dublettenverwaltung
• Dubletten bereinigen
• Einladungen
• Einladungen verwalten
• Einladungs-Fragen
• Zuweisungen von Kontakten
• Funktionen in der Einladung
• Rückmeldeseite
• E-Mail-Verteiler
• E-Mail-Verteiler verwalten
• Zuweisungen von E-Mail-Adressen
• Funktionen im E-Mail-Verteiler
• Dokumentenvorlagen
• Vorlage erstellen in Word® (Einzelbrief)
• Einführung Seriendruck
• Vorlage erstellen in Word® (Serienbrief)
• Dokumentenvorlagen hochladen
• Dokumentenvorlage benutzen Einzelbrief
• Dokumentenvorlage benutzen Serienbrief
• Historie
• Änderungen nachverfolgen
• Einstellungen
• Allgemein
• Startseite
• Felder
• Import
• Export
• Rechte und Benutzerverwaltung
• Benutzerrollen und Rechte in ounuo
• Benutzerverwaltung

Grundlegendes

Konzept

Bei ounuo stehen Personen und Organisationen - beides Kontakte - im Mittelpunkt. Diese können über Gruppen strukturiert werden.

Kontakte

In ounuo werden Kontakte unterschieden in Personen und Organisationen. Personen können mit Organisationen verknüpft werden. Dienstliche Adressen werden so NICHT direkt in der Person erfasst, sondern zentral in der Organisation. Eine Person kann dabei auch mehreren Organisationen zugewiesen werden.

Durch diese Zuordnung werden Informationen über die Organisation nicht unnötig redundant gehalten. 

Viele Features, wie die Strukturierung über Gruppen, sind für beide Kontaktarten identisch. Kontakte können in Beziehung zueinander gesetzt werden, und es können beispielsweise Kommunikationsverläufe oder Dokumente hinterlegt werden.

Gruppen

Mit der Zuordnung von Gruppen zu Organisationen und Personen strukturiert man die Datensätze und fasst sie zusammen. Jeder Person und jeder Organisation können beliebig viele Gruppen zugeordnet werden. 

Diese Zuordnung kann dann an vielen Stellen genutzt werden, beispielsweise beim Export oder der Zuweisung zu Einladungen.

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• Gruppe anlegen
• Organisation anlegen
• Person anlegen

Anmelden, Passwort vergessen, Multifaktor-Authentifizierung (MFA)

Der Anmeldebildschirm, wie Sie sich in ounuo anmelden und was Sie tun können, falls Sie Ihr Passwort vergessen haben.

Die erste Anmeldung

Sobald für Sie ein Benutzer eingerichtet wurde, sollten Sie eine E-Mail zur Account-Aktivierung erhalten haben. Über den dort vorhandenen Link können Sie sich ein Passwort zur Anmeldung vergeben. Sobald ein Passwort vergeben wurde, ist ihr Benutzer aktiv und Sie können sich anmelden.

Anmeldebildschirm

Bei jedem Start von ounuo erscheint der Anmeldebildschirm.

Hier geben Sie bitte Ihre E-Mail Adresse und das von Ihnen festgelegte Passwort ein, um sich anzumelden.

Über die Schaltfläche E-Mail merken können Sie die E-Mail-Adresse in Ihrem Browser hinterlegen, so dass Sie diese nicht jedes mal neu eingeben müssen. Dies empfiehlt sich nur bei einer personalisierten Umgebung und nicht auf einem öffentlichen Computer!

Passwort vergessen

Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie es über die Login-Seite zurücksetzen.

So gehen Sie vor:

1.  Klicken Sie im Anmeldebildschirm auf den Button Passwort vergessen... .
2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein, die für Ihren Account verwendet wird.
3. Klicken Sie auf Passwort zurücksetzen und prüfen Sie Ihr E-Mail-Postfach.
4. Folgen Sie den Anweisungen in der E-Mail.

Multifaktor-Authentifizierung (MFA)

Sollten Sie die Multifaktor-Authentifizierung aktiviert haben, so werden Sie nach dem Login aufgefordert, den 6-stelligen MFA-Code einzugeben.

Multifaktor-Authentifizierung einrichten

Wir empfehlen Ihnen die Einrichtung der Multifaktor-Authentifizierung. So sind vertrauliche Daten noch besser geschützt.   In wenigen Schritten zu mehr Sicherheit!     1. Öffnen Sie in ounuo Ihre Profil-Einstellungen mit Klick oben      rechts auf Ihren Namen -> Profil.     2. Scannen Sie den angezeigten QR-Code mit einer     Authentifizierungs-App.     3. Folgen Sie den Anweisungen auf Ihrem Mobiltelefon.

Browser vertrauen Nach dem Einrichten der MFA haben Sie die Möglichkeit, Ihrem "Browser zu vertrauen". Je nach gewähltem Zeitraum wird dem Browser entsprechend vertraut, so dass in diesem Zeitraum bei einem späteren Login die Multifaktor-Authentifizierung nicht wieder nötig ist.

Das Login selbst mit Benutzernamen und Passwort ist jedoch immer nötig.

Auch in Ihren persönlichen Einstellungen können Sie nun diese Einstellungen sehen.

Seitenaufbau

Nachdem Sie sich angemeldet haben sehen Sie immer als erstes die ounuo-Startseite. Nun können Sie sich mit der ounuo Programmoberfläche vertraut machen.

ounuo Programmoberfläche

Die ounuo Programmoberfläche enthält im oberen Bereich das ounuo-Logo [1] sowie das Hauptmenu [7]. Darunter teilt sich die Oberfläche in einen linken und rechten Bereich auf, wobei der linke Bereich in der Regel ein Suchfeld, eine Schaltfläche zur Neuanlage  und eine Ergebnisliste enthält. 
Der rechte Bereich enthält oben ein Aktionsmenü und darunter die Datensatz-Details. Dies ist der Standard-Aufbau, der sowohl bei Kontakten und Gruppen als auch in weiteren Modulen wie Einladungen oder E-Mail-Verteilern genutzt wird.

Im Folgenden wird speziell die Haupt-Oberfläche zur Verwaltung von Kontakten und Gruppen eingegangen.

ounuo-Logo [1]:

Über das ounuo-Logo gelangen Sie stets zur Startseite von ounuo. Das Logo ist auf allen ounuo Seiten vorhanden.

Ansichten [2]:

Über die Schaltflächen unter dem ounuo-Logo kann zwischen den drei Haupt-Ansichten umgeschaltet werden:

• Einfache Filteransicht:
  Hier können Sie neue Kontakte und Gruppen anlegen, nach diesen suchen und sie bearbeiten. Dies ist die Standard-Ansicht.
• Erweiterte Filteransicht:
  Diese Ansicht bietet spezielle Such- und Filterfunktionen für Organisationen und Gruppen sowie die Suche Plus.
• Kontaktliste (Tabellenansicht):
  Für Freunde von Excel gibt es auch in ounuo eine Tabellenansicht zur schnellen Filterung und Sortierung. 

Neuanlage [3]:

Wählen Sie anhand des Symbols aus, welche Art von Datensatz angelegt werden soll. Danach können Sie im Datenbereich [8] alle Daten erfassen und rechts oben Speichern.

Nach dem Speichern ist der Datensatz im System vorhanden, wird aber nicht unbedingt in der Ergebnisliste angezeigt: dort erscheinen nur Suchergebnisse oder - falls keine Suche erfolgt ist - Favoriten. 

Suchfeld [4]:

Das Suchfeld dient zur einfachen Filterung. Suchabfragen greifen hier auf folgende Felder zu:

• Namen (Personen, Gruppen, Organisationen)
• Adressen (Straße, Postleitzahl, Ort, Adresszusätze)
• Kontaktdaten (Telefon, E-Mail) 

Geben Sie einfach einen Suchbegriff ein und drücken Sie Enter, damit die Suche durchgeführt wird.

Ergebnisliste [5]:

Solange noch keine Suche durchgeführt ist, werden hier die eigenen Favoriten angezeigt. Die Liste ist hier immer gruppiert nach Gruppen, Organisationen und Personen. Diese Gruppen können durch einen Klick auf die Überschrift zu- und auch wieder ausgeklappt werden.

Der Klick auf einen Eintrag zeigt die dazugehörigen Daten rechts im Datenbereich [8] an.

Sammelauswahl [6]:

In der Sammelauswahl können unterschiedliche Kontakte zu einer temporären Sammlung zusammengestellt werden, welche dann beispielsweise für einen Export oder zur Zuweisung zu einer Gruppe genutzt werden kann. Weitere Details zu dem Thema finden Sie unter Sammelauswahl.

Hauptmenü [7]:

Über das Hauptmenü können Sie in unterschiedliche Module von ounuo wechseln.

• FRAGEZEICHEN : hier gelangt man zur Hilfe
• BALKEN : Standard-Module wie Einladungen oder E-Mail-Verteiler, der Inhalt hängt an der zugewiesenen Benutzerrolle.
• ZAHNRAD: Administrations-Module, wie zentrale Einstellungen und Benutzerverwaltung. Um diesen Menüpunkt sehen zu können wird mindestens eine Premium-Rolle benötigt.
• FAHNE: Auswahl der Sprache. Diese Auswahl ist nur vorhanden, wenn ounuo mehrsprachig konfiguriert wurde und ein Umschalten der Sprache in den Einstellungen erlaubt wird.
• PERSON: Über das persönliche Menu können Profileinstellungen bearbeitet oder das Passwort zurückgesetzt werden. Zudem findet sich dort eine Schaltfläche zum Ausloggen aus ounuo.

Datenbereich [8]:

Hier werden die Daten von dem Datensatz angezeigt, der in der Ergebnisliste ausgewählt ist. Die Ansicht variiert abhängig davon, ob eine Person, eine Organisation oder eine Gruppe angezeigt wird. Auf der Startseite können individuelle Blöcke, wie z. B. Geburtstage oder letzte Änderungen angezeigt werden.

Eine detaillierte Beschreibung ist auf der folgenden Seite zu finden, Datenbereich.

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• Ansichten

Datenbereich

Hier werden die Daten von dem Datensatz angezeigt, der in der Ergebnisliste ausgewählt ist. Die Ansicht variiert abhängig davon, welche Art Datensatz angezeigt wird. Auf der Startseite können individuelle Blöcke, wie z. B. Geburtstage oder letzte Änderungen angezeigt werden. Im folgenden wird exemplarisch die Ansicht einer Person verwendet.

Datensatz 

Beim Aufruf eines Datensatzes werden rechts die dazugehörigen Daten eingeblendet und darüber erscheint das Aktionsmenü [9]. Der Datenbereich besteht aus mehreren unterschiedlichen inhaltlichen Blöcken, zum Beispiel Kontaktmöglichkeiten, Dokumente, Gruppenzugehörigkeit oder Kommunikationsverlauf. Graue Pfeile am unteren Rand eines Blocks ermöglichen das Ein- und Ausklappen von weiteren Informationen.

Innerhalb der Blöcke im Datenbereich werden Informationen zu einzelnen Bereichen, Modulen und Funktionen dargestellt.

• Notizen
• Gruppen: Hier wird die Zuordnung zu Gruppen dargestellt. Gruppen können hinzugefügt oder gelöscht werden.
• Beziehungen: Dieses Modul dient vor allem dazu, Beziehungen zwischen einzelnen Personen zu erfassen. Beispiele sind Ehepartner, Assistenten, Vertretungsregelungen.
• Kommunikationsverlauf: Um die Kommunikation mit bestimmten Personen nachzuhalten und für andere ounuo-Nutzer sichtbar zu machen, können Sie Mailwechsel, Telefongespräche oder Briefwechsel erfassen.
• Dokumente: Hier können Dateien hochgeladen und mit dem Kontakt verknüpft werden.

Einige Blöcke sind nur sichtbar, wenn Daten erfasst wurden oder wenn das entsprechende Modul aktiviert wurde:

• Weitere Informationen: Wenn individuelle Felder definiert wurden, werden die Daten in diesem Block dargestellt.
• E-Mail-Verteiler
• Einladungen
• Lastschriften
• Änderungen (hierzu wird mindestens eine Premium-Rolle benötigt)

Aktionsmenü [9]:

Das Aktionsmenü unterscheidet sich je nach Modus:

• Im "Ansicht-Modus" bietet es abhängig vom Kontext links verschiedene Möglichkeiten der Weiterverarbeitung an (beispielsweise E-Mail-Versand, Druck, Export oder Markierung als Favorit). Im rechten Bereich finden Sie den Button Bearbeiten, über welchen in den "Bearbeiten-Modus" gewechselt werden kann.
• Im "Bearbeiten-Modus" wird, je nach Rechteeinstellungen, links ggf. eine Schaltfläche zum Löschen des aktuellen Datensatzes angeboten, rechts Schaltflächen zum Abbrechen bzw. Speichern der aktuell vorgenommenen Änderungen.
  In diesem Modus können Sie die Daten des Datensatzes bearbeiten. 

Weitere Details zu den vorhandenen Optionen finden Sie auf der Seite Aktionsmenü.

Symbole [10]:

In ounuo werden für einige Aktionen Schaltflächen mit Symbolen verwendet. Nachfolgend ist eine Liste mit Standard-Symbolen abgebildet und deren Aktion erläutert. Diese Schaltflächen beziehen sich immer auf den Bereich bzw. die Zeile, wo sie vorhanden sind. 

            

• Auge: Voransicht und die Möglichkeit zur einfachen Kopie der Daten, beispielsweise für die Anrede oder eine Anschrift.
• @: Eine E-Mail an diese Adresse schreiben (wird an das Mailprogramm übergeben).
• Telefon: Die hinterlegte Rufnummer wird angerufen, wenn das Betriebssystem dafür konfiguriert ist.
• Handy: Die mobile Rufnummer wird angerufen, wenn das Betriebssystem dafür konfiguriert ist.
• Fax: Es wird ein Fax-Anruf für die angegebene Faxnummer gestartet, wenn das Betriebssystem dafür konfiguriert ist.
• Pin: Aufruf der Adresse auf Google Maps.
• Link: Aufruf der Webseite.

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• Startseite einrichten

Aktionsmenü

Über das Aktionsmenü können Sie im ausgewählten Datensatz Aktionen vornehmen, wie eine E-Mail schreiben, einen Brief / Umschlag / etc.... ausdrucken, Daten exportieren usw.

Im Nachfolgenden wird das Aktionsmenü für die Haupt-Oberfläche, also Kontakte und Gruppen, erläutert.

Ansicht-Modus 

Auf der linken Seite befinden sich hier unterschiedliche, kontextabhängige Aktionen. Auf der rechten Seite befindet sich die Schaltfläche Bearbeiten, über welche in den Bearbeiten-Modus gewechselt werden kann. 

Hinweis: Sind Organisationen in den ausgewählten Datensätzen, werden die Organisationsadressen verwendet und nicht die Adressen der damit verknüpften Personen. Dies gilt für alle Aktionen!

E-Mail schreiben:

Bei einzelnen Kontakten wird eine Maske geöffnet, in der ein Absender und eine Vorlage gewählt werden können, um eine E-Mail zu versenden. Wird diese über Abbrechen geschlossen, so wird dennoch das Mailprogramm geöffnet, jedoch ohne Vorlage. Bei mehreren Kontakten (z.B. bei einer Gruppe) wird gleich das Mailprogramm geöffnet.

Die Auswahl der Mailadresse(n) hängt ebenfalls vom Kontext ab:

• Gruppen, Sammelauswahl oder andere Kontakt-Listen: die "Haupt-E-Mail-Adressen" aller zugewiesener Kontakte
• Personen/Organisationen: die entsprechende "Haupt-E-Mail-Adresse"

Wenn nur ein Datensatz ausgewählt ist, wird die Adresse in das AN-Feld des Mailprogrammes eingetragen. Sind mehrere Datensätze ausgewählt, werden die Adressen aus Datenschutzgründen in das BCC-Feld übernommen.

Die "Haupt-E-Mail-Adresse" ist die erste bzw. oberste E-Mail-Adresse des Kontaktes, weitere Details dazu sind zu finden unter Primäre Kontaktmöglichkeit.

Drucken / Seriendruck:

Öffnet eine Maske, in der ein Absender und eine Vorlage gewählt werden können, um Briefe oder Serienbriefe zu schreiben oder Adressetiketten zu generieren.

Hierbei wird unterschieden in: 

• Druck (Einzelbrief):
  Es sind lediglich "Einzelvorlagen" nutzbar, bei denen die Kontakt-Informationen direkt in das Dokument geschrieben werden. Das Dokument wird dann über ounuo heruntergeladen. Weiteres finden Sie unter Dokumentenvorlage benutzen Einzelbrief
• Seriendruck (Serienbrief):
  Es sind lediglich "Serienvorlagen" nutzbar. Hier wird die Serienfunktion in der Vorlage genutzt. Dabei wird neben dem Dokument eine CSV-Datei erstellt, welche in dem Dokument als "Datenbasis" verlinkt ist. Über ounuo werden dann diese zwei Dateien heruntergeladen. Weitere Informationen finden Sie unter Dokumentenvorlage benutzen Serienbrief

Sowohl für den Druck als auch den Seriendruck können die Felder aus dem Export verwendet werden, welcher in folgendem Abschnitt beschrieben ist.

Exportieren:

Export ist nur Möglich, wenn in der Benutzerverwaltung das Häkchen gesetzt ist.

Es besteht die Möglichkeit, die gewählten Datensätze im Excel- oder CSV-Format zu exportieren. Während das Excel-Format als Spaltenüberschriften die in ounuo verwendeten Begriffe nutzt, werden im CSV-Format Spaltenüberschriften verwendet, welche technisch einfacher weiterverwendet werden können (z.B. ohne Leerzeichen, Umlaute etc.).

Die exportierten Daten können Sie dann in Excel neu aufbereiten und Filtern, falls Ihnen die ounuo-Möglichkeiten nicht ausreichen. Außerdem können Sie VCF-Cards erstellen und diese dann in andere (lokale) Adressprogramme übernehmen.

Bei Kontakt-Listen, wie z.B. der Export-Funktion in einer Gruppe, werden sowohl Personen als auch Organisationen exportiert. Dabei wird bei Personen die Primäre Kontaktmöglichkeit exportiert!

Zudem können Sie über den Export auch QR-Codes generieren. Diese müssen Sie allerdings in dein Einstellungen aktivieren.

Favorit hinzufügen / entfernen:

Hier können Sie den ausgewählten Kontakt oder die ausgewählte Gruppe als Favorit hinzufügen (oder entfernen).

Favoriten werden dauerhaft in der Ergebnisliste angezeigt, sofern dort keine Suche erfolgt. Wenn Sie keinen Kontakt als Favorit hinzugefügt haben, werden in der Ergebnisliste nur die Suchergebnisse angezeigt. Ohne erfolgte Suche ist die Ergebnisliste leer.

Bearbeiten:

Im Aktionsmenü [9] findet sich auf der rechten Seite der Button Bearbeiten. Mit Klick auf den Button wechseln Sie in den "Bearbeiten-Modus".

Inhalte in speziellen Modulen (Gruppen, Beziehungen, Kommunikationsverlauf, Dokumente) werden direkt innerhalb des Moduls bearbeitet

Bearbeiten-Modus

In diesem Modus befindet sich auf der linken Seite eine Schaltfläche zum Löschen des Datensatzes. Auf der rechten Seite befinden sich Schaltflächen zum Abbrechen bzw. Speichern der aktuellen Änderungen im Datensatz.

Im Bearbeiten-Modus sind andere Module, wie beispielsweise zugeordnete Gruppen oder Dokumente, gesperrt. Erst nach Verlassen in den Ansicht-Modus können diese wieder editiert werden.

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• Datenbereich

Hauptmenü

Über das Hauptmenü gelangen Sie unter anderem zu den Menüpunkten Einladungen und E-Mail-Verteiler, sowie zu den Einstellungen.

Je nachdem, über welche Rechte Sie verfügen und welchen Menü-Punkt Sie anklicken, bekommen Sie unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten:

Fragezeichen:	Über das Fragezeichen gelangen Sie zu den Support-Informationen.
3-Balken-Menü:	Je nach Benutzerrolle und aktivierter Module haben Sie im 3-Balken-Menü folgende Auswahl. Kontakte importieren Dubletten vorhanden (die kleine Zahl am 3-Balken-Menü zeigt Ihnen die Anzahl gefundener Dubletten an) Einladungen (schreiben / verwalten) E-Mail-Verteiler (schreiben / verwalten) Lastschriften exportieren
Zahnrad:	Um dieses Menü sehen zu können, müssen Sie mindestens über die Benutzerrolle Premium verfügen Dokumentenvorlagen (hochladen / verwalten) Änderungen nachverfolgen (lassen Sie sich anzeigen, welcher Benutzer welche Änderungen in den Datensätzen vorgenommen hat) Einstellungen Benutzerverwaltung (vergeben Sie Rechte und Sie neue Benutzer an)
Fahne:	Je nachdem was Sie bei der Sprache eingestellt haben, sehen Sie im Hauptmenü die Fahne zum Ändern der Sprache.
Profil:	Hier können Sie unter Anderem Ihr Passwort ändern, sich Abmelden und Ihre eigenen Kontaktinformationen eintragen. (Diese werden z. B. in Briefen automatisch übernommen)

 

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• Aktionsmenü

Kontakte

Organisation

Alles rund um Organisationen, Neue Organisation anlegen, Personen zuordnen / ergänzen / anlegen.

Einer Organisation können in ounuo Personen zugewiesen werden, sie kann somit auch zur Gruppierung verwendet werden. Die Organisationsdaten sind dabei zentral vorhanden. Es müssen keine Organisationsadressen in allen zugehörigen Personen editiert werden.

Neue Organisation anlegen  

Um eine neue Organisation anzulegen, klicken Sie oben links auf die Schaltfläche Neue Organisation anlegen.

Es kann sein, dass Ihr Kontaktformular von diesem abweicht, das liegt daran, dass einzelne Felder in den Einstellungen ein-/ ausgeblendet werden können.

Rot markierte Felder müssen ausgefüllt werden!

Erfassen Sie alle Kontaktdaten der Organisation, wenn erwünscht, können Sie ein Firmenlogo hochladen und Notizen zur Organisation hinterlegen. Wenn sie alles ausgefüllt haben, klicken Sie oben rechts auf Speichern.

Die Anrede für eine Organisation in einem Anschreiben wird automatisch generiert und ist in der Regel "Sehr geehrte Damen und Herren". Sollte die Anrede abweichen, so kann dies über das Feld Anrede in Anschreiben überschrieben werden.

Organisation bearbeiten

Sie können jederzeit die Kontaktdaten und Einträge einer Organisation ändern. Hierzu wählen Sie, in der Ergebnisliste, die gewünschte Organisation aus, sodass sie im Datenbereich erscheint und klicken Sie dann oben rechts auf Bearbeiten.

Zugeordnete Personen

Im Bereich Zugeordnete Personen wird Ihnen angezeigt, welche Personen zur Organisation gehören.

Person ergänzen

Um einer Organisation Personen zuzuordnen, klicken Sie im Bereich Zugeordnete Personen auf Person ergänzen.

Erfassen Sie den Namen der zu ergänzenden Person und bestätigen Sie diesen mit der Enter-Taste oder per Mausklick. Jetzt erscheint der Name der Person in der Liste der zugeordneten Personen.

Person anlegen

Wollen Sie der Organisation eine Person zuordnen, die noch gar nicht angelegt ist, können Sie diese auch im Bereich Zugeordnete Personen (im kleinen Rahmen) anlegen. Wenn der Datensatz der eingetragenen Person noch nicht existiert, ändert sich der Text im Schreibfeld von Person ergänzen zu Person anlegen.

Erfassen Sie den Namen der Person und bestätigen Sie xyz anlegen... mit der Enter-Taste oder per Mausklick. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie Anrede, Titel, Vorname, und Nachname eintragen können. Bei der Auswahl private Adresse und Kontaktdaten kopieren werden die Organisationdaten in die privaten Kontakt-/Adressfelder der Person kopiert.
Mit Klick auf Speichern wird die Person angelegt und erscheint in der Liste der zugeordneten Personen.

Zuordnung entfernen

Um die Verknüpfung zwischen einer Organisation und einer Person zu entfernen, klicken Sie im Modul Zugeordnete Personen auf das Minus-Zeichen, vor der Person, die entfernt werden soll.

Erfassen Sie alle Kontaktdaten der Organisation, wenn erwünscht, können Sie ein Firmenlogo hochladen und Notizen zur Organisation hinterlegen. Wenn sie alles ausgefüllt haben, klicken Sie oben rechts auf Speichern.

Weitere Kontaktfunktionen

Im Ansicht-Modus können weitere Kontaktmodule genutzt werden, welche hier auf separaten Seiten beschrieben werden:

• Gruppenzuweisungen
• E-Mail-Verteiler
• Einladungen
• Beziehungen
• Kommunikationsverlauf
• Dokumente
• Lastschrift

Das könnte Sie auch interessieren:

• Person anlegen
• Gruppe anlegen
• Weitere Informationen
• Favorit hinzufügen / entfernen

Person

Alles rund um Personen, Neue Person anlegen, Organisation/-en ergänzen / zuordnen.

Personen können sowohl private als auch Firmen-Kontaktinformationen enthalten. Letztere werden über Organisationen hergestellt. Eine Person kann dabei mehreren Organisationen zugewiesen werden. Die Kontaktmöglichkeiten sind dabei in ounuo sortiert, um für weitere Aktionen wie Export, Druck oder auch E-Mail die "primäre Kontaktmöglichkeit" zu definieren, welche standardmäßig genutzt wird.

Neue Person anlegen  

Um eine neue Person anzulegen, klicken Sie oben links auf die Schaltfläche Neue Person anlegen.

Es kann sein, dass Ihr Kontaktformular von diesem abweicht, das liegt daran, dass einzelne Felder in den Einstellungen ein-/ ausgeblendet werden können.

Erfassen Sie alle Kontaktdaten der Person, wenn erwünscht, können Sie ein Profilbild hochladen und Notizen zur Person hinterlegen. 
Wenn sie alles ausgefüllt haben, klicken Sie oben rechts auf Speichern.

Die Anrede für eine Person in einem Anschreiben wird automatisch anhand von vielen Faktoren wie Anrede, akademischem Titel und Namen generiert. Sollte eine abweichende Anrede verwendet werden, so kann dies über das Feld Anrede in Anschreiben überschrieben werden.

Die Privatadresse wird direkt in der Person erfasst. Wenn die Person eine oder mehrere dienstliche Adresse(n) hat, werden diese als Organisation eigenständig erfasst und dann mit dieser Person verknüpft. 

Person bearbeiten

Sie können jederzeit die Kontaktdaten und Einträge einer Person ändern. Hierzu wählen Sie in der Ergebnisliste, die gewünschte Person  aus, sodass sie im Datenbereich erscheint und klicken Sie dann oben rechts auf Bearbeiten.

Kontaktfunktionen

Wenn Sie eine Person mit einer Organisation verknüpfen, dann haben Sie in der Person mehrere Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung. Die geschäftlichen und die privaten Kontaktmöglichkeiten.

Organisation ergänzen 

Sie können in der anzulegenden Person direkt eine Organisation ergänzen, oder neu anlegen. Hierzu klicken Sie unten auf Organisation ergänzen und wählen die gewünschte Organisation aus, oder Sie legen eine neue Organisation an.

In dem Formular können dann die Kontaktdaten der Person in Verbindung mit der Organisation eingetragen werden, z.B. die Abteilung, Position (im Unternehmen) oder die E-Mail-Adresse, welche die Person in dieser Organisation hat. 

Die Speicherung der Kontaktfunktionen erfolgt hierbei zusammen mit den Grunddaten der Person über einen Klick auf Speichern.

Änderungen an der Anschrift einer Organisation (gelb hinterlegte Felder) werden in der Organisation gespeichert. Sie wirken sich somit auf alle Personen aus, die mit der Organisation verknüpft sind.

Häkchen bei Organisation vor Person?

Das Häkchen bei Organisation vor Person? bezieht sich nur auf die Generierung der Anschrift. Hier ein Beispiel:

Primäre Kontaktmöglichkeit

Die Reihenfolge der Adressen ist wichtig, wenn Briefe, Serienbriefe und -Mails geschrieben werden oder Etiketten gedruckt werden. In diesem Fall wird immer die erste (oberste) Adresse verwendet.

Wenn Sie eine Person mit einer Organisation verknüpfen, dann haben Sie in der Person mehrere Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung. Die geschäftlichen und die privaten Kontaktmöglichkeiten. Nun müssen Sie festlegen, welche der Kontaktmöglichkeit als Primäre Kontaktmöglichkeit genutzt werden soll. Sie können die Adress-Blöcke mithilfe der kleinen Pfeile, rechts am Rand, nach oben / bzw. unten verschieben. Die oberste Kontaktmöglichkeit wird automatisch als die Primäre Kontaktmöglichkeit genutzt. Diese wird in Exporten (u.a. auch für die Druck-Funktion) verwendet. 

Die Speicherung der Reihenfolge erfolgt erst nach Klick auf Speichern.

Zuordnung entfernen

Um die Kontaktfunktion/die Zuordnung der Person zur Organisation zu entfernen, klicken Sie in dem Kasten der Kontaktfunktion oben links auf das rote Mülleimer-Symbol. Dadurch wird die Zuordnung (samt Kontaktdaten der Person in Verbindung mit der Organisation) entfernt.

Auch das Entfernen der Kontaktfunktion erfolgt erst nach Klick auf Speichern.

Weitere Kontaktmodule

Im Ansicht-Modus können weitere Kontaktmodule genutzt werden, welche hier auf separaten Seiten beschrieben werden:

• Gruppenzuweisungen
• E-Mail-Verteiler
• Einladungen
• Beziehungen
• Kommunikationsverlauf
• Dokumente
• Lastschrift

Das könnte Sie auch interessieren:

• Organisation anlegen
• Gruppe anlegen
• Weitere Informationen
• Favorit hinzufügen / entfernen

Zugeordnete Gruppen

Erfahren Sie hier, wie Sie im Bereich Zugeordnete Gruppen, zu einem Kontakt eine Gruppe ergänzen, anlegen oder entfernen können.

Wenn Sie sich in einem Datensatz eines Kontakts befinden, können Sie dort im Bereich Zugeordnete Gruppen sehen, welchen Gruppen die Organisation oder Person angehört. Sie können Gruppen ergänzen, oder entfernen. Gruppen sind ein essentielles Feature, womit Sie viele Möglichkeiten haben.   

...mehr dazu finden Sie im Kapitel Gruppen.

Gruppe ergänzen

Um einer Organisation oder Person bereits bestehende Gruppen zuzuordnen, klicken Sie im Bereich Zugeordnete Gruppen auf Gruppe ergänzen.

Erfassen Sie den Namen der zu ergänzenden Gruppe und bestätigen Sie diesen mit der Enter-Taste oder per Mausklick. Jetzt erscheint der Name der Gruppe in der Liste der zugeordneten Gruppen.

Gruppe anlegen

Wollen Sie der Organisation oder Person eine Gruppe zuordnen, die noch gar nicht angelegt ist, können Sie diese auch im Bereich Zugeordnete Gruppen anlegen. Wenn die eingetragene Gruppe noch nicht existiert, ändert sich der Text im Schreibfeld von Gruppe ergänzen zu Gruppe anlegen.

Erfassen Sie den Namen der Gruppe und bestätigen Sie xyz anlegen... mit der Enter-Taste oder Mausklick. Die neue Gruppe ist angelegt und erscheint jetzt in der Liste der Zugeordneten Gruppen.

Zuordnung entfernen

Um die Verknüpfung zwischen einem Kontakt und einer Gruppe wieder zu entfernen, klicken Sie im Bereich Zugeordnete Gruppen auf das Minus-Zeichen, vor der Gruppe die entfernt werden soll.

Das könnte Sie auch interessieren:

• Gruppe anlegen
• E-Mail-Verteiler
• Einladungen

E-Mail-Verteiler

Das Modul E-Mail-Verteiler ist eine Übersicht, über die (im Kontakt) zugewiesenen E-Mail-Verteiler.
Eine detaillierte Einarbeitung in E-Mail-Verteiler finden Sie im Kapitel E-Mail-Verteiler..

Wenn Sie sich im Datensatz eines Kontakts befinden, sehen Sie rechts im Datenbereich unter anderem das Modul E-Mail-Verteiler.

E-Mail-Verteiler zuweisen

Hier sehen Sie alle vorhandenen E-Mail-Verteiler des Systems und die Zuweisungen zu dem gewählten Kontakt. 

Die Zuweisung kann auf verschiedene Arten erfolgen: 

• Über eine Gruppe: sollte der Kontakt in einer Gruppe sein, welche dem E-Mail-Verteiler zugewiesen wurde, so wird die Haupt-E-Mail-Adresse des Kontaktes automatisch in den Verteiler aufgenommen. 
• Über einzelne E-Mail-Adressen: Klicken Sie hierzu auf das + Zeichen und wählen Sie bei mehreren möglichen E-Mail-Adressen die gewünschte E-Mail-Adresse aus. Diese wird dann direkt als aktiv markiert.

Sie können per Klick auf aktiv auch eine Zuweisung deaktivieren, sie wird dann inaktiv. Dies ist beispielsweise nützlich, um trotz Gruppenzuweisung zu dem Verteiler keinen aktiven Eintrag zu haben.

Nicht zugewiesene E-Mail-Verteiler sind mit nicht abonniert markiert.

Das Recht "E-Mail-Verteiler und Versand möglich" in der Benutzerverwaltung beschränkt nur die Bearbeitung und den Versand von E-Mail-Verteilern an sich, nicht die Zuweisung von Kontakten zu Listen.

Die Zuweisung zu einem E-Mail-Verteiler erfolgt anhand der E-Mail-Adresse. Eine Änderung der E-Mail in einem Kontakt entfernt keine Verteiler-Zuweisungen, welche nicht über eine Gruppe automatisch die Haupt-E-Mail-Adresse nutzen!
Soll eine E-Mail-Adresse inklusive manueller Verteiler-Zuweisungen angepasst werden, so sind erst die Verteiler-Zuweisungen zu entfernen, dann die E-Mail-Adresse anzupassen und die Zuweisungen neu zu setzen.

Das könnte Sie auch interessieren:

• Gruppe anlegen
• E-Mail-Verteiler

Einladungen

Erfahren Sie hier, wie Sie Kontakte zu Einladungen hinzufügen und den Einladungsstatus bearbeiten können. Eine detaillierte Einarbeitung in Einladungen finden Sie im Kapitel Einladungen.

Wenn Sie sich im Datensatz eines Kontakts befinden, sehen Sie rechts im Datenbereich unter anderem das Modul Einladungen.

Einladung ergänzen

Hier können Sie eine Organisation oder Person zu einer bestehenden Einladung ergänzen. Erfassen Sie dazu den Namen der Einladung im Feld Einladung ergänzen. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Enter-Taste oder einem Mausklick auf die entsprechende Einladung.

Die zugeordnete Einladung erscheint nun in der Liste des Moduls Einladungen. Um die zugeordnete Einladung zu entfernen, klicken Sie auf das Minus-Zeichen.

Status anpassen / ändern

Der Einladungsstatus wird initial durch Aktionen in der Einladung oder Rückmeldungen des Eingeladenen Kontaktes gesetzt. In der Ansicht ist es jedoch möglich, den Status anzupassen.

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• Gruppe anlegen
• Einladungen

Beziehungen

Erfahren Sie hier, wie Sie Kontakte miteinander in Beziehung setzen können.

Sie können in ounuo Kontakte miteinander in Beziehung setzen. So haben Sie alle wichtigen Informationen Ihrer Kontakte auf einen Blick.

Beziehung ergänzen

Klicken Sie dazu im Datenbereich eines Kontakts im Modul Beziehungen auf Beziehung ergänzen. Sie erhalten eine Auswahlmöglichkeit. Je nach Art der Beziehung können dabei unterschiedliche Kontaktarten verlinkt werden. So kann beispielsweise nur eine Person ein Elternteil sein und nur eine Organisation eine Filiale. 

Sie erhalten für jede Beziehung zwei Listen mit Auswahlmöglichkeiten

• zuerst legen Sie fest, welche Art von Beziehung Sie anlegen möchten, z.B. Kind von
• dann wählen Sie aus, mit welchem Kontakt Sie die Beziehung herstellen möchten, z.B. Gerhild Acker

Auf der "anderen Seite" (also in diesem Fall bei Frau Gerhild Acker) entsteht die gesetzte Beziehung dann automatisch im Umkehrschluss. 

Hier im Beispiel ist angegeben, dass Frauke Acker das Kind von Gerhild Acker ist. Automatisch entsteht dann bei Gerhild Acker die Beziehung "Elternteil von", abgebildet im nachfolgenden Screenshot.

Zuordnung entfernen

Um die Beziehung zwischen zwei Kontakten zu entfernen, klicken Sie vor der gewünschten Beziehung auf das Minus-Zeichen.

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• Organisation anlegen
• Person anlegen

Kommunikationsverlauf

Machen Sie Ihren Schriftwechsel, Telefonate, etc. mit den jeweiligen Kontakten im Kommunikationsverlauf für Ihr Arbeitsumfeld sichtbar. 

Kommunikationsverlauf - Eintrag ergänzen

Das Modul Kommunikationsverlauf bietet Ihnen die Möglichkeit, jegliche Kommunikation mit Ihren Kontakten, personen-/ oder organisationsbezogen, festzuhalten und zu speichern. So können alle in Ihrem Arbeitsumfeld darauf zugreifen und sind auf dem neuesten Stand.

Klicken Sie dazu im Modul Kommunikationsverlauf auf Eintrag ergänzen.

(Die Ansicht kann von Ihrer Ansicht abweichen. Wenn Sie z.B. eingestellt haben, dass keine Dokumente angezeigt werden sollen, fehlt bei Ihnen die Zeile Anlage.)

Erfassen Sie alle relevanten Informationen. Wenn Sie bei Benutzer intern sich selbst eintragen wollen, können Sie dies mit einem Mausklick auf das Icon machen. Ansonsten tragen Sie den gewünschten Namen im Feld Benutzer intern ein.

Eine Anlage können Sie auch per Drag & Drop einfügen, oder aus Ihren Dateien auswählen. Das hier angehängte Dokument erscheint dann automatisch auch im Modul Dokumente.

Zum Schluss speichern Sie Ihren Eintrag mit Klick auf das Häkchen. 

So haben alle in Ihrem Arbeitsumfeld alle Informationen auf einen Blick.

Kommunikationsverlauf - Eintrag Bearbeiten

Um einen Eintrag zu bearbeiten, klicken Sie auf . Nun können Sie Änderungen vornehmen und diese mit Klick auf das Häkchen speichern.

Wollen Sie die Bearbeitung abbrechen, klicken Sie auf . Alle vorgenommenen Änderungen werden verworfen.

Wenn Sie einen Eintrag löschen wollen, klicken Sie auf . Der Eintrag wird aus dem System gelöscht.

Kommunikationsverlauf als Terminplaner nutzen

Aktivieren Sie hierfür in den Einstellungen die Termine, diese werden Ihnen dann auf der ounuo-Startseite angezeigt. Denn im Kommunikationsverlauf können Sie sowohl vergangene Termine, als auch bevorstehende Termine eintragen. So sehen Sie (je nach Einstellungen) Ihre nächsten anstehenden oder auch vergangenen Termine auf der ounuo-Startseite.

Das könnte Sie auch interessieren:

• Dokumente

Dokumente

Das Modul Dokumente bietet Ihnen die Möglichkeit Dokumente mit einem Kontakt zu verknüpfen. Dazu klicken Sie einfach im Modul Dokumente auf Dokument ergänzen. Wählen Sie zwischen Datei hochladen und Link eintragen.

Dokument ergänzen

Sie können entweder ganz bequem per Drag & Drop Ihr Dokument in das Modul Dokumente reinziehen, oder sie klicken auf Dokument ergänzen und wählen eine der Auswahlmöglichkeiten:

• Datei hochladen: 

Es öffnet sich ein kleines Fenster, der Datei Explorer, indem Sie nun das gewünschte Dokument auf Ihrem PC suchen, auswählen können. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Klick auf Öffnen.

Nun öffnet sich im Modul Dokumente ein Bereich zum Bearbeiten des Dokuments.

Hier können Sie z.B. den Titel für das gespeicherte Dokument ändern und eine Beschreibung zufügen. 

• Link eintragen:

Sie können einen Link hinterlegen, z.B. eine Homepage oder auch ein Dokument als Link.

Mit Klick auf Link eintragen... öffnet sich im Modul Dokumente ein Bereich, um den Link und alle relevanten Informationen dazu einzutragen.

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• Kommunikationsverlauf
  
• Lastschriften

Gruppen

Nutzen von Gruppen

Erfahren Sie hier, warum es sinnvoll ist, mit Gruppen in ounuo zu arbeiten und wie Sie diese effizient einsetzen können, um Kontakte strukturiert zu verwalten und gezielt für Serien-E-Mails, Einladungen oder Verteileraktionen bereitzustellen.

Gruppen in ounuo - Kontakte sinnvoll bündeln

Eine Gruppe ist eine strukturierte und übersichtliche Zusammenfassung von Datensätzen. Sie können beliebig viele Kontakte einer Gruppe zuweisen - genauso wie eine Person oder Organisation mehreren Gruppen zugeordnet werden kann.

Der Vorteil: Sie behalten den Überblick und können effizienter arbeiten, denn die Verknüpfungen erfolgen im Hintergrund, ohne dass Sie sich um die technische Umsetzung kümmern müssen.

Besonders hilfreich ist die Arbeit mit Gruppen bei:

• Serien-E-Mails und Serienbriefen,
• Einladungen,
• dem Einsatz von E-Mail-Verteilern.

Wenn Sie Ihre Kontakte vorab in Gruppen bündeln, haben Sie alle relevanten Empfänger mit nur einem Klick griffbereit.

Das könnte Sie auch interessieren:

• Zugeordnete Gruppen
• E-Mail-Verteiler

Gruppe anlegen / bearbeiten

Alles rund um Gruppen, Neue Gruppe anlegen, Personen und Organisationen zuordnen / ergänzen

Neue Gruppe anlegen  

Bei der Anlage von Gruppen ist in Haupt- und Untergruppen zu unterscheiden. Die Einstellung kann später nicht mehr geändert werden.

Hauptgruppen dienen hierbei lediglich zur Bündelung von anderen Gruppen. Untergruppen können dann als "Untergruppe" in einer Hauptgruppe vorkommen oder aber losgelöst als einzelne Gruppe bestehen.

Hauptgruppe anlegen

Um eine neue Hauptgruppe anzulegen, klicken Sie oben links auf die Schaltfläche Neue Gruppe anlegen.

Rot markierte Felder müssen ausgefüllt werden!

Erfassen Sie den Namen der Gruppe. Setzen Sie das Häkchen bei Ist eine Hauptgruppe?. Sie können Notizen zur Gruppe hinterlegen. Klicken Sie oben rechts auf Speichern.

Nun können Sie der Hauptgruppe noch Untergruppen zufügen. Die angezeigten zugeordneten Personen und Organisationen sind dann die Kontakte, welche den Untergruppen zugewiesen sind.

Untergruppe anlegen

Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Gruppe anlegen. Erfassen Sie den Namen der Gruppe und setzen Sie nicht das Häkchen bei Ist eine Hauptgruppe?. 
Optional kann unter Hauptgruppe eine gewünschte Hauptgruppe ausgewählt werden. Auch der Untergruppe können Sie Notizen zufügen und dann oben rechts auf Speichern.

Gruppe bearbeiten

Sie können jederzeit den Namen und die Notizen der Gruppe ändern. Hierzu wählen Sie in der Ergebnisliste, die gewünschte Gruppe aus, sodass sie im Datenbereich erscheint und klicken Sie dann oben rechts auf Bearbeiten.

Bei Untergruppen lässt sich auch die Zuordnung zu einer Hauptgruppe ändern oder aufheben.

Zugeordnete Untergruppen

Sie können jeder Hauptgruppe beliebig viele Untergruppen zuordnen. Dazu wählen Sie in der Ergebnisliste die gewünschte Hauptgruppe aus, sodass sie im Datenbereich erscheint und klicken dann im Modul Untergruppen auf Untergruppe ergänzen. (Hier können Sie nur bereits angelegte Untergruppen auswählen und ergänzen)

(Ansicht der Hauptgruppe Baumfreunde e.V. Regionalgruppen. Diese hat insgesamt 14 Untergruppen. Und diesen Untergruppen sind wiederum insgesamt 39 Personen zugeordnet.)

Erfassen Sie den Namen der zu ergänzenden Untergruppe und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Enter-Taste oder per Mausklick. Jetzt erscheint der Name der Untergruppe in der Liste der Untergruppen.

Untergruppe entfernen

Um in einer Hauptgruppe eine Untergruppe zu entfernen, klicken Sie auf die gewünschte Hauptgruppe und dann im Block Untergruppen bei der betreffenden Untergruppe auf das Minus-Zeichen.

Zugeordnete Personen / Organisationen

Nachdem Sie erfolgreich eine Gruppe erstellt haben, können Sie nun im Modul Zugeordnete Personen und im Modul Zugeordnete Organisationen die gewünschten Kontakte mit der Gruppe verknüpfen. Sind bereits Kontakte zugeordnet, werden diese hier angezeigt.

Person ergänzen

Um einer Gruppe Personen zuzuordnen, klicken Sie im Modul Zugeordnete Personen auf Person ergänzen.

Erfassen Sie den Namen der zu ergänzenden Person und bestätigen Sie diesen mit der Enter-Taste oder per Mausklick. Jetzt erscheint der Name der Person in der Liste der zugeordneten Personen.

Organisation ergänzen

Um einer Gruppe Organisationen zuzuordnen,  klicken Sie im Modul Zugeordnete Organisationen auf Organisation ergänzen.

Erfassen Sie den Namen der zu ergänzenden Organisation und bestätigen Sie diesen mit der Enter-Taste oder per Mausklick. Jetzt erscheint der Name der Organisation in der Liste der zugeordneten Organisationen.

Zugeordnete Kontakte entfernen

Um einen Kontakt (Person, Organisation) aus einer Gruppe zu entfernen, wählen Sie die betreffende Untergruppe aus und klicken Sie dann auf das Minus-Zeichen des zu entfernenden Kontakts.

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• Zugeordnete Gruppen
• E-Mail-Verteiler
• Einladungen

Einsatzmöglichkeiten von Gruppen

Hier ist ein anschauliches Beispiel, das zeigt, wie Gruppen in einer Organisation sinnvoll eingesetzt werden können.

Einsatzmöglichkeiten von Gruppen in einer Organisation

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten beim Verband "Baumfreunde e.V.".
Der Verband arbeitet bundesweit und betreut zahlreiche Mitglieder, Projekte und Partnerorganisationen. Um all diese Kontakte übersichtlich zu strukturieren, nutzen Sie Gruppen.

1. Organisatorische Struktur abbilden

Zweck: Übersichtlichkeit, regionale Zuordnung, leichter Zugriff auf Kontakte.

Beispiel:

• Hauptgruppe: Baumfreunde e.V. - Regionalgruppen
  • Untergruppen:
    • Baumfreunde - München
    • Baumfreunde - Hamburg
    • Baumfreunde - Köln

So können alle regionalen Einheiten leicht verwaltet werden, ohne dass sie lose im System verteilt sind.
Jede Gruppe enthält die zugehörigen Personen und Organisationen.

2. Arbeits- und Projektgruppen verwalten

Zweck: Gemeinsame Aufgaben strukturieren, projektbezogene Kommunikation bündeln.

Beispiel:

• Hauptgruppe: Projekt "Baumpflanzaktion Frühjahr 2026"
  • Untergruppen:
    
    • Team Öffentlichkeitsarbeit
    • Team Logistik
    • Team Sponsoring

Jedes Team hat eigene Kontakte und Verantwortlichkeiten - und die Hauptgruppe fasst alles zusammen.
Perfekt für Projektmanagement, Berichte oder Rundmails.

3. Zielgruppen für Kommunikation bilden

Zweck: Newsletter, Einladungen und Infos gezielt ausspielen.

Beispiel:

• Untergruppe: Interessen-Gruppe: Biodiversität
• Untergruppe: Interessenten für Veranstaltungen
• Untergruppe: Ehrenamtliche Helfer

So können Sie jeder Gruppe maßgeschneidert Informationen schicken.
Beispiel: "Alle ehrenamtlichen Helfer zur Jahresplanung einladen".

4. Rollen und Aufgaben festhalten

Zweck: Schnell erkennen, wer wofür verantwortlich ist.

Beispiel:

• Untergruppe: Vorstand Baumfreunde e.V.
• Untergruppe: Kassenprüfer
• Untergruppe: Koordinatoren der Regionalgruppen

Durch die Gruppenzugehörigkeit ist sofort sichtbar, wer welche Funktion hat.

5. Externe Partner und Organisationen strukturieren

Zweck: Kooperationen nachvollziehbar organisieren.

Beispiel:

• Untergruppe: Kooperationspartner - Schulen
• Untergruppe: Kooperationspartner - Baumschulen
• Untergruppe: Städtische Ämter & Behörden

So behalten Sie leicht den Überblick über alle externen Ansprechpartner.

6. Veranstaltungsvorbereitungen erleichtern

Zweck: Teilnehmergruppen bündeln, Helfer koordinieren, Partner einladen.

Beispiel:

• Hauptgruppe: Sommerfest 2026
  • Untergruppen:
    • Teilnehmer - Mitglieder
    • Teilnehmer - Förderer
    • Helferteam
    • Sponsoren

So können alle relevanten Kontakte logisch zugeordnet werden und sind schnell erreichbar.

Kurz gesagt: Gruppen ermöglichen...

• einfache Strukturierung komplexer Kontaktbestände
• klare Abbildung von Organisations- oder Projektstrukturen
• zielgerichtete Kommunikation mit genau den Personen, die gemeint sind
• Übersicht über Rollen und Verantwortlichkeiten
• saubere Verwaltung externer Partner und Organisationen

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• E-Mail-Verteiler
• Einladungen

Ansichten

Sammelauswahl

Sammelauswahl [6]:

Die Sammelauswahl dient der Zusammenstellung von unterschiedlichen Kontakten, die nicht schon alle eindeutig in einer Gruppe zusammengefasst sind. Es entsteht eine temporäre Sammlung von Kontakten. Diese Sammlung kann beispielsweise für einen Export oder einen Serienversand verwendet werden. Außerdem können die ausgewählten Datensätze gemeinsam einer neuen Gruppe oder Einladung zugewiesen werden.

Um die Auswahl zu Starten, klicken Sie auf "Sammelauswahl".

Alle gewählten Datensätze können durch den Button "Auswahl" angezeigt werden. Datensätze können dort aus der Auswahl entfernt werden. Das Suchfeld durchsucht nur innerhalb der ausgewählten Datensätze.

Sollen weitere Datensätze hinzugefügt werden, ist die  Suche wieder zu aktivieren.

Hier ein Beispiel:

Haben Sie oben auf Auswahl geklickt, sehen Sie alle bereits ausgewählten Kontakte. Wollen Sie aus der Sammelauswahl einen / mehrere Kontakte entfernen, können Sie dies hier in der Auswahl machen, mit Klick auf das Minus-Zeichen vor dem entsprechenden Kontakt.

Mit der Lupe können Sie nach einem Kontakt suchen, den Sie bereits mit der Sammelauswahl ausgewählt haben. Hier wird die Suche dann nur innerhalb der bereits ausgewählten Datensätze durchgeführt.

Sie können mit der Sammelauswahl aus allen möglichen Bereichen (Personen / Organisationen / Gruppen) Datensätze auswählen. Entweder Sie suchen direkt nach dem Kontakt, oder Sie wählen eine Gruppe aus, deren Kontakte in die Sammelauswahl übernommen werden sollen.

Wenn Sie sich in der Suche der Sammelauswahl befinden, können Sie hier wie gewohnt nach gewünschten Kontakten oder Gruppen suchen. Oder ein "*" Sternchen, oder das "%" Prozentzeichen eingeben, um alle angelegten Kontakte und Gruppen anzuzeigen.

In der Suche können Sie durch setzen / entfernen von Häkchen weitere Kontakte auswählen / aus der Auswahl entfernen. Die blau hinterlegten Zahlen hinter PERSONEN und ORGANISATIONEN geben Ihnen eine Übersicht darüber, wie viele Datensätze bereits ausgewählt sind.

Zuweisen

Speziell in der Sammelauswahl finden Sie oben im Aktionsmenü die Funktion "Zuweisen".

Hier können Sie nun die von Ihnen ausgewählten Kontakte mit einem Mausklick einer Gruppe oder Einladung zuweisen.

Weitere Funktionen

Auch können Sie an alle ausgewählten Kontakte eine E-Mail schreiben, einen Seriendruck starten, oder die Datensätze exportieren.

Sammelauswahl in Kombination mit allen ounuo-Suchen

Die Sammelauswahl lässt sich wunderbar kombinieren mit den anderen Suchfiltern.

Sammelauswahl abbrechen

Klicken Sie oben auf Abbrechen, um die Sammelauswahl abzubrechen. Ihre Auswahl wird verworfen und die Suche abgebrochen.

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• Aktionsmenü

Organisationsfilter

Im Organisationsfilter können Sie speziell nach Personen innerhalb von Organisationen suchen. Dies ist unter anderem bei Nutzung der Sammelauswahl hilfreich.

Organisationsfilter

Um zum Organisationsfilter zu gelangen, klicken Sie oben links zunächst auf das mittlere Ansichten-Menü und wählen Sie anschließend die Organisationen aus.

Die Suche nach Organisationen ist so aufgebaut, dass Sie im oberen Bereich Ihre favorisierten Organisationen finden. Sobald Sie eine Suche nach Organisationen starten, werden hier die Suchtreffer angezeigt.       Nachdem Sie eine Organisation ausgewählt haben, werden Ihnen im unteren Bereich alle Personen angezeigt, die der Organisation zugeordnet sind.       Oben, unterhalb der Organisations-Suche, können Sie mit Klick auf Neue Organisation anlegen, eine neue Organisation anlegen.       Mit den kleinen Pünktchen können Sie die Bereiche der angezeigten Organisationen und der zugeordnete Personen vergrößern / verkleinern.  Dafür klicken und halten Sie die Maustaste gedrückt auf den Pünktchen und ziehen Sie diese nach oben / unten.       Im Bereich der zugeordnete Personen finden Sie oben die Lupe. Hierüber können Sie innerhalb der Treffer die Kontakte filtern.   Sobald Sie eine Organisation ausgewählt haben, erscheint unterhalb der Personen-Suche die Schaltfläche Neue Person anlegen in "<ORGANISATIONSNAME>". Hierüber kann eine neue Person angelegt werden, bei welcher dann der Kontaktabschnitt der Organisation - als Primärkontakt - vorausgefüllt ist.

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• Sammelauswahl
• Aktionsmenü

Gruppenfilter

Im Gruppenfilter können Sie speziell nach Kontakten innerhalb von Gruppen suchen. Dies ist unter anderem bei Nutzung der Sammelauswahl hilfreich.

Gruppenfilter

Um zum Gruppenfilter zu gelangen, klicken Sie oben links zunächst auf das mittlere Ansichten-Menü und wählen Sie anschließend die Gruppen aus.

Die Suche nach Gruppen ist so aufgebaut, dass Sie im oberen Bereich Ihre favorisierten Gruppen finden. Sobald Sie eine Suche nach Gruppen starten, werden hier die Suchtreffer angezeigt.       Nachdem Sie eine Gruppe ausgewählt haben, werden Ihnen im unteren Bereich alle Personen und Organisationen angezeigt, die der Gruppe zugeordnet sind.       Oben, unterhalb der Gruppen-Suche, können Sie mit Klick auf Neue Gruppe anlegen, eine neue Gruppe anlegen.       Mit den kleinen Pünktchen können Sie die Bereiche der angezeigten Gruppen und der zugeordnete Kontakte vergrößern / verkleinern.  Dafür klicken und halten Sie die Maustaste gedrückt auf den Pünktchen und ziehen Sie diese nach oben / unten.       Im Bereich der zugeordneten Kontakte finden Sie oben die Lupe. Hierüber können Sie innerhalb der Treffer die Kontakte filtern.       Wenn die Gruppierungen in den Suchtreffern zugeklappt sind, zeigen Ihnen die blauen Zahlen hinter der Kontaktart an, wie viele Organisationen / Personen insgesamt der Gruppe zugeordnet sind.

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• Sammelauswahl
• Aktionsmenü

Suche Plus

Über die Suche Plus können Sie ganz individuell Ihre angelegten Kontakte, nach ganz speziellen Kriterien, durchsuchen.

Was ist die Suche Plus?

In der Suche Plus können Sie nach Personen und/oder Organisationen suchen.
In den Einstellungen können Sie unter Ergebnisse der Suche Plus einstellen, was Ihnen als Suchergebnis angezeigt werden soll.

Suche Plus

Um zur Suche Plus zu gelangen, klicken Sie oben links zunächst auf das mittlere Ansichten-Menü und wählen Sie anschließend die Suche Plus aus.

Die Suche Plus ist so aufgebaut, dass Sie im oberen Bereich Ihre gespeicherten Suchen finden. Im unteren Bereich werden Ihnen die Suchtreffer angezeigt.       Oben, unterhalb der Organisations-Suche, können Sie mit Klick auf Neue Kontaktsuche, eine neue Suche, mit Ihren individuellen Suchkriterien, erstellen.       Mit den kleinen Pünktchen können Sie die Bereiche der gespeicherten Suchen und der Suchergebnisse vergrößern / verkleinern.  Dafür klicken und halten Sie die Maustaste gedrückt auf den Pünktchen und ziehen Sie diese nach oben / unten.       Im Bereich der Such-Treffer finden Sie oben die Lupe. Hierüber können Sie innerhalb der Treffer die Kontakte filtern.

Neue Kontaktsuche erstellen

Klicken Sie auf die Schaltfläche mit der Lupe Neue Kontaktsuche. Im Datenbereich öffnet sich eine Suchmaske.

Mit der Suche-Plus können Sie schnell genau die Daten finden, die Sie brauchen.

• Mehrere Angaben kombinieren
  Innerhalb eines Bereichs werden alle Suchkriterien mit UND verbunden, d.h. alle Ihre Angaben müssen passen, damit ein Treffer angezeigt wird.
• Wenn Sie nach leeren Feldern suchen
  Möchten Sie Einträge finden, bei denen ein Feld nicht ausgefüllt ist?
  Dann schreiben Sie einfach: 
  =
• Platzhalter - wenn Sie nicht genau wissen, wie etwas heißt
  Mit den Zeichen * oder % können Sie sagen: "Egal was hier steht".
  Beispiele
  • * oder % -> Feld ist gefüllt
  • Name* -> zeigt alles, was mit "Name" beginnt
  • *Name* -> zeigt alles, was "Name" irgendwo enthält 
  Die gute Nachricht
  Das System ergänzt diese Platzhalter meist automatisch für Sie, damit Sie weniger tippen müssen.
• Wenn Sie etwas bestimmtes suchen
  Wenn Sie möchten, dass genau ein bestimmter Text gefunden wird (ohne automatische Ergänzungen):
  Schreiben Sie den Begriff so:
  ="Beispieltext"
  Dann sucht das System wirklich nur danach - ohne "enthält" oder "beginnt mit".
• Suche mit Anführungszeichen
  Das Zeichen " selbst wird nicht mitgesucht.
  Sie können es aber benutzen, wenn Sie Leerzeichen am Anfang oder Ende erhalten wollen - z.B.:
  " Test" -> sucht nach etwas, das mit einem Leerzeichen beginnt.
• Weitere Suchmöglichkeiten
  • ODER-Bedingungen ergänzen (wenn eines von mehreren Dingen zutreffen darf)
  • UND-NICHT-BEDINGUNGEN hinzufügen (um bestimmte Treffer auszuschließen)

Beispiele der Suche Plus

• alle Personen
  • Nachname: %
• alle Personen ohne Anrede:
  • Anrede: =
  • Nachname: %
    
• alle Personen mit Anrede:
  • Anrede: %
  • Nachname: %

Aktionsmenü in der Suche Plus

Suche durchführen

Um die Suche zu starten klicken Sie oben im Aktionsmenü auf Suche durchführen. Alle Suchergebnisse werden Ihnen nun links im unteren Bereich der Ergebnisliste angezeigt.

Ob Ihnen nur Personen, oder nur Organisationen, oder beides als Such-Treffer angezeigt werden, ist davon abhängig, was in den Einstellungen ausgewählt wurde.

E-Mail schreiben, Seriendruck, Exportieren

Mit den Treffern aus Ihrer Suche, können Sie wie gewohnt über das Aktionsmenü oben E-Mails schreiben, Seriendruck starten, oder die Kontakte Exportieren.

Aktionsmenü in der Suche Plus im Bearbeitungs-Modus

Suche speichern 

Klicken Sie oben im Aktionsmenü auf Speichern. Ihre angelegte Suche erscheint nun links in der Ergebnisliste und steht Ihrem Arbeitsumfeld zur Verfügung.

Suche abbrechen

Alle vorgenommenen Einträge und eingestellte Bedingungen zur Suche Plus werden verworfen.

Suche löschen

Wählen Sie die zu löschende Suche aus, klicken Sie auf Bearbeiten und klicken Sie oben links auf Suche löschen.

Suche kopieren

Sie können Ihre Suche mit Klick auf Suche kopieren kopieren. Dies geschieht im selben Zug und ist im ersten Moment nur daran zu erkennen, dass das Aktionsmenü oben wieder ausgegraut ist.

Nun können Sie noch Änderungen vornehmen.

Wenn Sie alles eingetragen haben, klicken Sie oben rechts auf Speichern.

Hier können Sie Ihre kopierte Suche unter einem neuen Namen speichern.

Das könnte Sie auch interessieren:

• Sammelauswahl

Tabellenansicht

Für alle Tabellen-Fans gibt es in ounuo die Möglichkeit, sich die Daten in Tabellen-Form anzeigen zu lassen und damit zu Arbeiten. In der Kontaktliste sind die Basisdaten der Kontakte verfügbar.

Kontaktliste - Tabellenansicht

Um zur Kontaktliste zu gelangen klicken Sie oben links auf die 3 senkrechten Balken. Jetzt sehen Sie alle Kontakte in der Tabellenansicht.

Verschiedene Such- und Filterfunktionen

Auch in der Tabellenansicht können Sie nach Kontakten suchen und diese nach Ihren Wünschen filtern. Hierzu geben Sie in den Such-Feldern die gewünschten Such-Bezeichnung ein. 

Die Kontaktliste lässt sich so standardmäßig nach Namen, Organisation, Adresse, Gruppe, oder E-Mail filtern.

Hier ein Beispiel: gefiltert wird nach allen Kontakten aus der Gruppe Testgruppe.

Nun bräuchten wir allerdings nur die Kontakte aus der Gruppe, die aus Hamburg kommen, also geben wir zusätzlich im Adressfeld Hamburg ein.

So können Sie Ihre Suche eingrenzen. Alle Suchtreffer sind hier ausgewählte Kontakte, d.h. für jegliche weiterführende Aktionen wie Druck, Export oder E-Mail schreiben werden hier alle Ergebnis-Treffer genutzt.

Sobald Sie einen Kontakt anklicken und in den Datenbereich des Kontakts wechseln, setzt sich Ihre Suche in der Tabellenansicht zurück.

Tabelle sortieren

An den Spalten-Überschriften Name und Organisation können Sie über die kleinen schwarzen Pfeile rechts daneben die Kontakte sortieren.

Entweder nach Namen der Person alphabetisch auf- / absteigend, oder nach Organisation alphabetisch auf- / absteigend.

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• Kontakte
• Aktionsmenü

Kontakt-Export

Export-Optionen und -Felder

Beim Export von Daten stellt ounuo verschiedene Einstellungen zur Verfügung, um den Export optimal an den gewünschten Verwendungszweck anzupassen. Dazu gehören sowohl Export-Optionen als auch Export-Felder. Beide Bereiche bestimmen, wie die exportierte Datei aufgebaut ist und welche Inhalte sie enthält.

Export-Optionen

Export-Optionen legen fest, wie die Daten ausgegeben werden. Sie bestimmen das technische und formale Verhalten des Exports und sind entscheidend dafür, dass die erzeugte Datei von anderen Programmen korrekt verarbeitet werden kann.

Typische Export-Optionen sind:

• Dateiformat
  Auswahl des gewünschten Formats, z. B. Excel (.xlsx), CSV (.csv), vCard (.vcf) oder QR-Code.

Mit Klick auf Export im Aktionsmenü bekommen Sie in ounuo eine Auswahlmöglichkeit der Export-Formate.
(siehe auch: Aktionsmenü.)

• Datenauswahl
  Festlegung, ob alle Datensätze oder nur zuvor markierte bzw. gefilterte Einträge exportiert werden sollen.

Über die Sammelauswahl können Sie gezielt Kontakte suchen, einer temporären Sammlung zufügen und am Ende alle ausgewählten / markierte Datensätze gemeinsam exportieren.
(siehe auch: Sammelauswahl.)

• Adresszeilen 
  Auswahl zwischen Standard Adress-Export, Erweiterter Adress-Export und Detaillierter Adress-Export möglich.

Den Exporttyp müssen Sie schon vor dem Export festlegen, damit der richtige Umfang der Daten exportiert wird.
(siehe auch: Einstellungen.)

Export-Optionen sorgen somit dafür, dass das Exportergebnis technisch korrekt, kompatibel und zweckgerecht ist.

Export-Felder

Export-Felder bestimmen, welche konkreten Informationen in die Datei übernommen werden.
Dies betrifft die inhaltliche Auswahl der Daten.

Typische Export-Felder sind:

• Personenbezogene Daten (Anrede, Vorname, Nachname)
• Firmendaten (Firma, Abteilung)
• Adressdaten (Straße, PLZ, Ort, Land)
• Kommunikationsdaten (Telefon, Mobil, E-Mail)
• Zusatzinformationen (Kundennummer, Ansprechpartner, Notizen)

Je nach Bedarf können:

• alle Felder (Detaillierter Adress-Export)
• nur Standardfelder (Standard Adress-Export)
• erweiterte Felder, für mehr Kontext zu Adresse und Kontaktdaten (Erweiterter Adress-Export)
  

Export-Felder stellen sicher, dass nur diejenigen Informationen enthalten sind, die für den jeweiligen Zweck benötigt werden - etwa für Importe in andere Systeme.

Zusammenspiel von Export-Optionen und Export-Felder

Export-Optionen und Export-Felder ergänzen sich:

• Export-Optionen bestimmen das Format und den technischen Rahmen. (Wie wird exportiert?)
• Export-Felder bestimmen den Inhalt der exportierten Datei. (Was wird exportiert?)

Kontakt-Export als Excel- / CSV-Datei

Erfahren Sie hier, wie Sie Ihre Kontakte aus ounuo heraus in eine Excel-Datei oder CSV-Datei exportieren.

Export Ihrer Datensätze in eine Excel- /CSV-Datei

Merke: Um Daten exportieren zu können, muss in der Benutzerverwaltung das Häkchen bei "Export möglich?" gesetzt sein.

Es besteht die Möglichkeit, die gewählten Datensätze im Excel- oder CSV-Format zu exportieren. Während das Excel-Format als Spaltenüberschriften die in ounuo verwendeten Begriffe nutzt, werden im CSV-Format Spaltenüberschriften verwendet, welche technisch einfacher weiterverwendet werden können (z.B. ohne Leerzeichen, Umlaute etc.).

Bei Kontakt-Listen, wie z.B. der Export-Funktion in einer Gruppe, werden sowohl Personen als auch Organisationen exportiert. Dabei wird bei Personen die Primäre Kontaktmöglichkeit exportiert!

Export in eine Excel-Datei

Der Daten-Export in eine Excel-Datei eignet sich besonders für:

• Daten sortieren, filtern, korrigieren.
• Datenaustausch mit anderen Programmen.
  Vorteil: Excel ist ein universelles Format, das fast jede Software akzeptiert.
• Auswertungen und Statistiken.

Export in eine CSV-Datei

Der Daten-Export in eine CSV-Datei eignet sich besonders für:

• Datenaustausch zwischen verschiedenen Programmen.
  Vorteil: Fast jedes Programm unterstützt CSV.
• Große Datenmengen verarbeiten.

Datensätze exportieren

1. Für mehrere Datensätze wählen Sie die gewünschten Kontakte über die Sammelauswahl aus, einzelne Kontakte können Sie direkt aus dem Datensatz heraus exportieren.
2. Wählen Sie oben im Aktionsmenü Export > Excel oder Export > CSV
3. Der Export steht Ihnen in Ihren Downloads zur Verfügung

Das könnte Sie auch interessieren:

• Benutzerverwaltung

Kontakt-Export als QR-Code / VCard

ounuo bietet Ihnen die Möglichkeit, einzelne Kontakte als QR-Code oder VCard schnell und fehlerfrei auf Smartphones oder andere Geräte zu übertragen. 

Kontakt-Export als QR-Code

Um Kontakte als QR-Code exportieren zu können, muss in den Export-Einstellungen, bei den Optionen, der QR-Code-Export als angezeigt eingestellt werden.

1. Wählen Sie den gewünschten Kontakt aus, welcher exportiert werden soll.
2. Klicken Sie oben im Aktionsmenü auf Exportieren > QR-Code.
3. Nun können Sie direkt am Bildschirm mit Ihrer Smartphone-Kamera den QR-Code Scannen und den Kontakt speichern.

Kontakt-Export als VCard

Um Kontakte als VCard exportieren zu können, muss in den Export-Einstellungen, bei den Optionen, der VCard-Export als angezeigt eingestellt werden.

1. Wählen Sie den gewünschten Kontakt aus, welcher exportiert werden soll.
2. Klicken Sie oben im Aktionsmenü auf Exportieren > Visitenkarte (VCard).
3. Die VCard steht Ihnen als .vcf-Datei in Ihrem Download-Ordner zur Verfügung.
   

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• Export-Einstellungen

Kontakt-Import

Import-Schnittstelle

Die Import-Schnittstelle von ounuo ermöglicht es Ihnen, bestehende Kontaktdaten schnell und sicher in das System zu übertragen. Das ist besonders hilfreich, wenn Sie bereits Daten in anderen Programmen wie Excel®, Cobra®, usw. haben

Was ist eine Import-Schnittstelle?

Eine Import-Schnittstelle ist eine definierte Möglichkeit, Daten oder Informationen von einem externen System in ein Zielsystem zu übertragen. Sie dient dazu, Daten automatisiert, strukturiert und fehlerfrei zu übernehmen.

Typische Merkmale:

• Datenformat: Die Schnittstelle erwartet bestimmte Formate wie CSV oder Excel
• Validierung: Die Daten werden beim Import ggf. geprüft (z.B. auf Vollständigkeit oder Richtigkeit)
• Mapping: Felder aus der Quelldatei werden den Feldern im Zielsystem zugeordnet

Was ist das Mapping?

Das Mapping beim Datenimport ist der Prozess, bei dem Felder aus einer Importquelle (z.B. CSV, Excel) den entsprechenden Feldern im Zielsystem zugeordnet werden. So wird sichergestellt, dass die Daten korrekt und sinnvoll übernommen werden.

Wie funktioniert das Mapping?

(eine ausführliche Liste finden Sie auf den nächsten Seiten)

1. Quellstruktur analysieren

Die Struktur der Import-Datei wird geprüft

2. Zielstruktur definieren

Das Zielsystem hat eigene Felder, z.B.: Name, Anrede, Kundennummer, usw. ...

3. Zuordnung (Mapping) erstellen

Jetzt wird festgelegt, welches Feld aus der Quelle zu welchem Feld im Zielsystem passt:

Quellfeld (CSV / Excel) Zielfeld (ounuo) Vorname FIRSTNAME Nachname LASTNAME Privat Telefon HOMEPHONE Privat E-Mail HOMEEMAIL

Das könnte Sie auch interessieren:

• Dublettenverwaltung

Felddefinitionen

Damit der Import Ihrer Kontaktdaten in ounuo reibungslos funktioniert, ist es wichtig, die Felder in Ihrer CSV-Datei korrekt den entsprechenden ounuo-Feldern zuzuordnen. Diese sogenannten Felddefinition sorgt dafür, dass alle Informationen - von Namen und Adressen bis hin zu Organisationsdaten und Gruppen - an der richtigen Stelle im System landen.

ounuo Feld	Import Spalte CSV-Datei	Beispiel	Bemerkungen
Anrede	SALUTATION	Frau
Anrede in Anschreiben(1)	SALUTATIONMANUAL	Hallo Anja	Nur relevant, wenn eine manuelle Anrede von der automatisch generierten Anrede abweichen soll.
Akademischer Titel	TITLE	Dr.
Vorname	FIRSTNAME	Anja
Nachname	LASTNAME	Muster
Organisation/Firma Name	COMPANY	Beispiel GmbH
Abteilung in der Organisation	DEPARTMENT	Marketing
Position in der Organisation	POSITION	Abteilungsleiterin
E-Mail in der Organisation	BUSINESSMAIL	a.muster@baumfreunde-deutschland.de
Telefon in der Organisation	BUSINESSPHONE	+49 (40) 66969101
Alternatives Telefon in der Organisation(1)	BUSINESSPHONE2
Mobiltelefon in der Organisation	MOBILEPHONE	+49 (171) 3920023
Fax in der Organisation(1)	BUSINESSFAX
Organisation Adresszusatz 1	EXTRAADDRESSLINE	Beispiel GmbH
Organisation Adresszusatz 2	EXTRAADDRESSLINE2
Organisation Adresszusatz 3	EXTRAADDRESSLINE3
Organisation Straße	COMPANYSTREET	Waldstraße 1
Organisation Postleitzahl	COMPANYPOSTALCODE	20257
Organisation Ort	COMPANYCITY	Hamburg
Organisation Bundesland(1)	COMPANYSTATE
Organisation Land	COMPANYCOUNTRY
Organisation Webseite	WEBSITE	www.baumfreunde-deutschland.de
Organisation E-Mail	BUSINESSEMAIL		Import nur, wenn keine Person in der Spalte definiert ist.
Organisation Telefon	BUSINESSPHONE		Import nur, wenn keine Person in der Spalte definiert ist.
Organisation Postfach(1)	COMPANYPOBOXNUMBER
Organisation Postfach Postleitzahl(1)	COMPANYPOBOXPOSTALCODE
Organisation Postfach Ort(1)	COMPANYPOBOXCITY
Privat Straße	HOMESTREET
Privat Postleitzahl	HOMEPOSTALCODE
Privat Ort	HOMECITY
Privat Adresszusatz 1	HOMEADDRESSEXTRA
Privat Bundesland(1)	HOMESTATE
Privat Land	HOMECOUNTRY
Privat E-Mail	HOMEEMAIL
Privat Telefon	HOMEPHONE
Privat alternatives Telefon(1)	HOMEPHONE2
Privat Fax	HOMEFAX
Geburtsdatum(1)	DATEOFBIRTH	24.03.1983
Notizen	REMARK
Gruppen	CATEGORIES	IMPORT-TEST-1 IMPORT-TEST-2	Mehrere Gruppen getrennt durch einen Zeilenumbruch.

Allgemeine Hinweise:

• Bitte beachten Sie, dass es zurzeit keine Funktion gibt, den Import rückgängig zu machen. Bitte testen Sie den Import zunächst mit wenigen Datensätzen, die Sie ggf. manuell leicht löschen können. Im Zweifel kontaktieren Sie uns.
• Die Reihenfolge und die Vollständigkeit der Spalten sind für den Import nicht wichtig. Die Zuordnung erfolgt anhand der Überschrift.
• Es können ebenfalls Daten zu individuellen Feldern importiert werden. Die Überschrift entspricht der "Bezeichnung". (Bitte mit dem Support Kontakt aufnehmen)
• Die Import-Funktion kann anhand einer Datenanalyse zwischen Personen und Organisationen unterscheiden.
• Wenn in den Einstellungen unter Import der Dublettencheck aktiviert ist, versucht der Import Dubletten bzw. bereits vorhandene, identische Einträge zu identifizieren und zusammenzulegen.

Benötigen Sie Hilfe beim Import Ihrer Datensätze? Sprechen Sie uns gerne an.

 

Beispiel CSV-Datei

Kontakte importieren

Hier können Sie Ihre bereits vorhandenen Kontakte in ounuo importieren. Unterstützt werden CSV-Dateien (.csv) und V-Cards (.vcf).

Vorbereitung der Datensätze zum Import

Bitte scheuen Sie sich nicht uns anzusprechen, sollten Probleme beim Import auftreten. Nehmen Sie gerne Kontakt auf.

Kontakte importieren

Wenn Sie über die Benutzerrolle-Super verfügen, finden Sie oben im Menü mit den 3 Balken den Menüpunkt Kontakte importieren.

1. Öffnen Sie das 3-Balken-Menü und wählen Sie Kontakte importieren aus

2. Mit Klick auf Datei hochladen gelangen Sie in Ihren Explorer und können hier die gewünschte Datei auswählen

Nach dem Klick auf Öffnen, müssen Sie Ihre Auswahl in ounuo erneut bestätigen, bevor die Daten importiert werden.

Haben Sie erfolgreich Ihre Kontakte importiert, aber sie werden nicht angezeigt? Nach dem Import kann es erforderlich sein, ounuo zu aktualisieren. Klicken Sie hierzu oben links auf das ounuo-Logo. Standardmäßig werden in der Ergebnisliste nur die Suchergebnisse und die von Ihnen hinzugefügten Favoriten angezeigt. Sie können die neu importierten Kontakte suchen und als Favorit hinzufügen, dann werden sie dauerhaft in der Ergebnisliste angezeigt.

Nach dem Import

Nachdem Sie Ihre Kontakte erfolgreich importiert haben, können Sie:

• über die Import-Gruppe die Kontakte finden,
• Dubletten bereinigen.

Import-Gruppe

Jeder Kontakt-Import wird in einer Import-Gruppe gebündelt. Für einen schnellen Überblick besteht der Gruppen-Name zusätzlich aus Datum und Uhrzeit des Imports.

Um Ihre importierten Kontakte zu finden, geben Sie oben in der Kontakt-Suche Import ein und bestätigen Sie mit der Enter-Taste.

Mehrere Möglichkeiten

Nun haben Sie mehrere Möglichkeiten. 

• Waren Ihre Kontakte bereits vorsortiert? (z.B. alle Kontakte, die Ihren Newsletter erhalten sollen) Dann können Sie z.B. die Gruppe umbenennen. Alle Kontakte bleiben gebündelt in der Gruppe.
• Wollen Sie alle Kontakte von der Import-Gruppe lösen, so können Sie einfach die Gruppe löschen (klicken Sie dazu auf Bearbeiten -> Gruppe löschen). Die Kontakte sind bereits gespeichert und verbleiben im System.
• Die Import-Gruppe soll bestehen bleiben: Kein Problem, dann müssen Sie nichts weiter tun.

Kontakt existiert bereits?

Im Kapitel Dublettenverwaltung erfahren Sie alles über Dubletten.

Sie benötigen individuelle Felder?

Weitere Informationen zu den individuellen Feldern finden Sie im Kapitel Kontakte.

Dublettenverwaltung

Dubletten bereinigen

Um beim Import Duplikate zu vermeiden, bieten wir die Möglichkeit, den Dublettencheck zu verwenden. Wie Sie diesen einstellen können erfahren Sie in den allgemeinen Einstellungen.

Dublette(n) vorhanden

Wenn Sie mindestens über die Benutzerrolle Premium verfügen, finden Sie oben im Menü mit den 3 Balken unter anderem den Punkt Dublette(n) vorhanden. Dieser wird allerdings auch nur dann angezeigt, wenn Dubletten vorhanden sind.

Hier können Sie vorhandene Dubletten bereinigen, fusionieren, löschen, usw.
Die kleine Zahl am 3-Balken-Menü zeigt Ihnen an, ob und wie viele Dubletten vorhanden sind.

Dubletten bereinigen

Wählen Sie zunächst den Menü-Punkt Dublette(n) vorhanden per Mausklick aus.
Nun werden Ihnen links, in der Ergebnisliste alle vorhandenen Dubletten angezeigt.
Über die Lupe können Sie nach bestimmten Kontakten suchen, welche doppelt vorhanden sind.

Wählen Sie einen gewünschten Kontakt aus.

Wenn ounuo eine Dublette findet, stellt es Ihnen beide gegenüber, sodass sie genau vergleichen können.

Folgende Informationen und Möglichkeiten stehen Ihnen jetzt zur Verfügung:

• Datum:
  Über beiden Kontakten steht jeweils Datum und Uhrzeit.
  Hieran können Sie erkennen, wann welcher Kontakt hinzugefügt wurde.
• Person löschen:
  Sie können eine der beiden Kontakte löschen, klicken Sie dazu in der gewünschten Spalte auf den Button "Person löschen (Organisation löschen)".
  (Die angezeigte Dublette verschwindet sofort.)
• Beide behalten:
  Es kann durchaus vorkommen, dass es 2 verschiedene Personen gibt, mit unterschiedlichen Adressen, aber dem selben Vor- und Nachnamen.
  Dann können Sie natürlich auch beide behalten.  (Die angezeigte Dublette verschwindet sofort.)
  
• Fusionieren:
  Über den Button "Fusionieren" können sie die beiden angezeigten Kontakte zusammenführen zu einem Kontakt.
  Hier sollten Sie vorher auswählen, welche Informationen zu dem Kontakt Sie behalten/übernehmen wollen.
  • Pfeil-Auswahl mittlere Spalte:
    Über die Pfeile wählen Sie aus, welche Informationen Sie bei der Fusionierung übernehmen wollen.
    Klicken Sie dazu auf die Seite der Pfeile, welche beibehalten werden sollen, die anderen Informationen verfallen beim Fusionieren.
    (Blau markierte Seite wird übernommen)

Einladungen

Einladungen verwalten

Erfahren Sie hier, wie Sie die Liste der Einladungen finden, neue Einladungen anlegen und diese bearbeiten und nutzen.

Liste der Einladungen

Wenn Sie mindestens über die Benutzerrolle Premium verfügen, finden Sie oben im Burger-Menü die Einladungen. Klicken Sie hierfür auf das Menü mit den 3 Balken, in der Auswahl wählen Sie die Einladungen per Mausklick aus. Einladungen eignen sich, wenn ein Event ansteht, zu welchem Sie Kontakte aus ounuo heraus einladen möchten. Beispiele wären eine Weihnachtsfeier, eine Jahreshauptversammlung oder ähnliches.

Links in der Ergebnisliste werden Ihnen alle vorhandenen Einladungen angezeigt. Erst wenn Sie eine Einladung auswählen, erscheinen alle Details dazu im Datenbereich. Über die Lupe können Sie auch nach Einladungen suchen, dann werden Ihnen in der Ergebnisliste nur die Suchtreffer angezeigt.

Einladung anlegen

Um eine neue Einladung anzulegen klicken Sie links auf Einladung anlegen... .

Geben Sie Ihrer Einladung einen Namen und erfassen Sie alle relevanten Informationen. Legen Sie Start und Ende des Events fest und wo es stattfindet. Das Feld Interne Bemerkungen ist nur für Sie und Ihr Arbeitsumfeld sichtbar. Weitere Angaben werden auch für die Rückmeldeseite oder die zu versendende E-Mail genutzt.

Einladungstext formatieren

Sie haben die Möglichkeit Ihren Text in der Einladung zu formatieren. Hierzu markieren Sie die gewünschte Textstelle im Bereich HTML-Beschreibung oder HTML-Abspann, dann bekommen Sie eine Auswahl an Formatierungsmöglichkeiten.

Sie können Textstellen Fett (B) machen, Kursiv (I) schreiben, unterstreichen (U), Nummerierungen oder Aufzählungen machen, oder einen Link einfügen.

Einladung speichern

Mit Klick auf Speichern (oben rechts) erscheint sofort Ihre neu angelegte Einladung im Datenbereich.

Status der Einladung

Der Status einer Einladung hat Auswirkungen darauf, ob eine E-Mail versendet werden kann oder aber die Rückmeldeseite für eingeladene Kontakte erreichbar ist.

Entwurf

Voreingestellt steht der Status auf Entwurf. In diesem Status kann die Einladung bearbeitet werden, verlinkte Kontakte können die Einladung jedoch noch nicht sehen und es kann keine Einladung versendet werden.

Veröffentlicht

Erst wenn Sie den Status auf veröffentlicht setzen, ist auch der Link für die Rückmeldung gültig. Im gleichen Zuge erscheinen diese Links zur jeweiligen Rückmeldeseite hinter den zugewiesenen Kontakten.

In der Ergebnisliste sind diese Einladungen fett dargestellt.

Abgesagt/Erledigt

Dieser Status markiert abgesagte bzw. erledigte Veranstaltungen. Diese sind in der Ergebnisliste ausgegraut dargestellt.

Einladung bearbeiten

Sie können jederzeit die Daten einer Einladung ändern. Hierzu wählen Sie in der Ergebnisliste die gewünschte Einladung aus, sodass sie im Datenbereich erscheint und klicken Sie dann oben rechts auf Bearbeiten.

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• Gruppe anlegen
• Organisation anlegen
• Person anlegen
• E-Mail-Verteiler

Einladungs-Fragen

Wenn Sie eine Einladung angelegt und gespeichert haben, dann finden Sie im Datenbereich der ausgewählten Einladung weiter unten die Einladungs-Fragen. Diese Fragen werden auf der Rückmeldeseite für eingeladene Kontakte eingeblendet, so dass diese die Fragen beantworten können. So kann beispielsweise im Vorfeld schon nach Nahrungsunverträglichkeit oder ähnlichem gefragt werden.

Einladungs-Fragen - Eintrag ergänzen

Um eine Einladungs-Frage zu ergänzen, klicken Sie auf die Schaltfläche Eintrag ergänzen.

Erfassen Sie eine Frage und wählen Sie den Antwort-Typ aus. Bei dem Typ Auswahl muss zusätzlich eine Liste der Auswahloptionen (kommasepariert) angegeben werden.

Wenn Sie das Häkchen bei Aktiv entfernen, wird die Frage nicht auf der Rückmeldeseite angezeigt.

Bei den Einladungs-Fragen können Sie einstellen, dass eine Angabe nötig ist - die Frage wird zu einem Pflichtfeld. Die Person, die die Rückmeldeseite ausfüllt, kann diese erst absenden, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.

Einladungs-Fragen - Eintrag bearbeiten

Sie können die Einladungs-Fragen mithilfe der kleinen Pfeile, rechts am Rand, nach oben / bzw. unten verschieben. Dies ändert die Reihenfolge, in welcher die Fragen in der Rückmeldeseite dargestellt werden.

Um einen Eintrag zu bearbeiten, klicken Sie auf . Nun können Sie Änderungen vornehmen und diese mit Klick auf das Häkchen speichern.

Beachten Sie: Der Typ kann nachträglich nicht mehr geändert werden, da gegebenenfalls bereits Antworten auf die Frage vorliegen. 

Wollen Sie die Bearbeitung abbrechen, klicken Sie auf . Alle vorgenommenen Änderungen werden verworfen.

Wenn Sie einen Eintrag löschen wollen, klicken Sie auf . Der Eintrag wird aus dem System gelöscht.

Zuweisungen von Kontakten

Es gibt mehrere Möglichkeiten der Einladung Kontakte und Gruppen zuzuweisen, welche im Folgenden erläutert werden.

Der Einladung Kontakte einer Gruppe zuweisen

Wenn Sie vorher schon eine Gruppe mit Kontakten für die Einladung angelegt haben, können Sie diese Kontakte nun der Einladung zuweisen. Dafür klicken Sie auf die Schaltfläche Kontakte aus Gruppe ergänzen, erfassen Sie den Namen der gewünschten Gruppe und bestätigen Sie diesen mit Mausklick auf den Gruppennamen, der in der Auswahlliste erscheint, oder mit der Enter-Taste.

Alle Kontakte der zugewiesenen Gruppe erscheinen jetzt in den Zugewiesenen Kontakten mit dem Status . Das bedeutet, dass der Kontakt neu zugewiesen wurde.

Nur die zu dem Zeitpunkt mit der Gruppe verknüpften Kontakte werden genutzt, Sollten später Kontakte der Gruppe hinzugefügt werden, sind diese nicht automatisch auch in der Einladung verlinkt. 

Einzelnen Kontakt ergänzen

Um der Einladung einen einzelnen Kontakt (Person/Organisation) zuzuweisen, klicken Sie auf die Schaltfläche Kontakt ergänzen. Erfassen Sie den Namen des gewünschten Kontakts und bestätigen Sie diesen per Mausklick, oder mit der Enter-Taste. Der Name des Kontakts erscheint jetzt in der Liste der Zugewiesenen Kontakte.

Keine E-Mail-Vorhanden

Sollten Sie der Einladung einen Kontakt ergänzt haben, bei dem keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, wird das sofort in Rot hinter dem betreffenden Kontakt angezeigt.

Zuweisung direkt im Datensatz des Kontakts

Sie können auch eine Person oder Organisation direkt im Datensatz eines Kontakts der Einladung zuweisen. Weitere Informationen finden Sie im Modul Einladungen.

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• Kontakte

Funktionen in der Einladung

Erfahren Sie hier, welche Funktionen und Filter es in der Einladung gibt und wie Sie diese einsetzen können.

Status der eingeladenen Kontakte ändern

Der Einladungs-Status ändert sich in ounuo automatisch. D.h. wenn Sie einen neuen Kontakt der Einladung zuweisen, ist der Status automatisch neu. Sobald Sie die Einladung über ounuo versenden, ändert sich der Status in offen. Je nachdem, ob der Kontakt zu- oder absagt, verändert sich der Status in akzeptiert oder abgelehnt.

Um den Status der Einladung bei einem zugewiesenen Kontakt manuell zu ändern, klicken Sie auf den aktuellen Status. Sie bekommen eine Auswahlmöglichkeit:

Die Auswahlmöglichkeit wird Ihnen als Liste angezeigt. Der aktuelle Status erscheint leicht ausgegraut. Wählen Sie den entsprechenden Status aus. Dies kann z.B. dann genutzt werden, wenn schon jemand die Zusage geschickt hat, aber aus Gründen doch nicht teilnehmen kann, oder sich bei Beantwortung der Einladungs-Fragen ein Fehler eingeschlichen hat. Dann können Sie den Status manuell wieder auf offen setzen, sodass Sie die Rückmeldeseite nochmals ausfüllen können.

Sie können den Status (je nach Benutzerrolle) auch direkt im Kontakt ändern, mehr dazu finden Sie im Modul Einladungen.

Kontakte filtern

Durch setzen der Häkchen im Filter (bzw. Klick auf eine der bunten Status-Schaltflächen mit der Anzahl der vorhandenen Datensätze) können Sie sich die verknüpften Kontakte mit unterschiedlichem Status anzeigen lassen. Dies ist nützlich, um beispielsweise

• nur neue Zuweisungen anzuzeigen, um diesen eine Einladung zu senden oder
• nur offene Zuweisungen anzuzeigen, um diese noch mal an die Einladung zu erinnern, oder
• nur Zusagen anzuzeigen, um diese zu exportieren oder ...

Über die Lupe können Sie nach bereits zugewiesenen Kontakten suchen.

Voreingestellt werden maximal 10 Kontakte angezeigt. Um sich mehr Einträge anzeigen zu lassen, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche Mehr anzeigen.

Über die Schaltfläche Gefilterte Kontakte... kann der Status der gefilterten Kontakte umgesetzt werden oder diese auch entfernt werden. So können Sie z.B., wenn Sie sich über den Filter alle Neuen Einträge anzeigen lassen, mit einem Klick den Status bei allen auf Offen setzen (dies macht Sinn, wenn Sie eine Einladung versendet haben). 
Oder Sie können auch alle Kontakte, welche die Einladung abgelehnt haben, entfernen.

Aktionen mit gefilterten Kontakten

Über die Menüleiste oben, haben Sie die Möglichkeit weitere Aktionen mit den gefilterten Kontakten auszuführen.

Sie können an alle ausgewählten Kontakte:

• eine E-Mail schreiben: dies ist eher bei einer geringen Anzahl Kontakte sinnvoll, vgl. E-Mail schreiben
• die vorbereitete Einladung versenden. Hierbei wird eine Standard-E-Mail-Vorlage aus ounuo genutzt
• die vorbereitete Einladung drucken, z.B. für den Postversandt. Dazu können Dokumenten-Vorlagen hinterlegt werden, vgl. Kontakt-Export
• eine Liste mitsamt Einladungs-Informationen exportieren: Wenn Sie die ausgewählten Kontakte z.B. in Excel exportieren, können Sie sich die Umfrageergebnisse auf einen Blick ansehen. Dies kann sinnvoll sein, wenn Sie die Einladungs-Fragen genutzt haben.

Um ein CleverReach Agentur-Konto zu nutzen, sprechen Sie uns gerne an. Alternativ kann ein eigenes Konto konfiguriert werden.

Einladung versenden

Wenn Ihre Einladung fertig zum Versand ist, können Sie den zugewiesenen Kontakten eine Einladung senden.

Klicken Sie oben links auf E-Mail und wählen Sie Einladung versenden aus. Es öffnet sich ein kleines Fenster. Hier können Sie noch mal sehen, an wie viele Kontakte die Einladung gesendet wird und erfordert erneut die Bestätigung des Versands mit Klick auf OK.

Beim Versand der Einladung aus ounuo heraus wird der Status für die Kontakte, an welche diese gesendet wurde, auf offen gesetzt.

Sollten Sie zum Versand der Einladung einen anderen Weg nutzen (Drucken + Postversand, CleverReach ...), denken Sie bitte daran, den Status über die in diesem Kapitel beschriebenen Mechanismen selbst zu setzen.

Rückmeldeseite

Sie können sich jederzeit eine Vorschau der Rückmeldeseite anzeigen lassen, um zu sehen, wie diese aussehen wird.

Vorschau der Einladung / Rückmeldeseite 

Oben rechts im Block Einladung finden Sie den Button Vorschau der Rückmeldeseite. Hier können Sie sich jederzeit anschauen, wie die Rückmeldeseite zu der Einladung aussehen wird.

Einladung in Kalender übernehmen

Über die ounuo-Rückmeldeseite haben alle Eingeladenen die Möglichkeit, mit Klick auf Kalendereintrag übernehmen, direkt den Termin in Ihren Kalender zu übernehmen.

Location in Google Maps anzeigen

Mit Klick auf Auf Google Maps anzeigen können sich alle Eingeladenen über die ounuo-Rückmeldeseite den Veranstaltungsort in Google Maps anzeigen lassen.

E-Mail-Verteiler

E-Mail-Verteiler verwalten

Erfahren Sie hier, wie Sie die Verteiler-Listen finden und einen neuen E-Mail-Verteiler anlegen.

Verteiler-Listen

Um den E-Mail-Verteiler sehen und nutzen zu können, muss zum einen das Modul E-Mail-Verteiler in den Einstellungen aktiviert sein und zum anderen muss in der Benutzerverwaltung beim Recht "E-Mail-Verteiler und Versand möglich?" das Häkchen gesetzt sein.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, finden Sie oben im Burger-Menü den E-Mail-Verteiler. Klicken Sie hierfür auf das Menü mit den 3 Balken, in der Auswahl wählen Sie den E-Mail-Verteiler per Mausklick aus. E-Mail-Verteiler eignen sich z.B. für den Versand von Newslettern.

Links in der Ergebnisliste werden Ihnen alle vorhandenen E-Mail-Verteiler angezeigt. Erst wenn Sie einen E-Mail-Verteiler auswählen, erscheinen alle Details dazu im Datenbereich. Über die Lupe können Sie auch nach Verteilern suchen, dann werden Ihnen in der Ergebnisliste nur die Suchtreffer angezeigt.

E-Mail-Verteiler anlegen

Um einen neuen E-Mail-Verteiler anzulegen klicken Sie links auf E-Mail-Verteiler anlegen... . 

Geben Sie Ihrem E-Mail-Verteiler einen Namen. Zusätzlich können Sie eine Beschreibung hinterlegen. Beides können Sie jederzeit über den Button Bearbeiten (oben rechts) ändern.

Der Name des E-Mail-Verteilers wird beim Export benutzt. Wenn Sie den Namen nachträglich ändern, wird er in ounuo und allen nachfolgenden Exporten geändert, nicht aber bei vorangegangenen Exporten.
Sollte beispielsweise ein Export nach CleverReach genutzt werden, so findet dieses durch die Änderung des Namens die Liste nicht mehr. Sie müssen dann aus ounuo erneut exportieren, sodass CleverReach eine neue Liste mit dem neuen Namen anlegen kann. 

Mit Klick auf Speichern (oben rechts) erscheint sofort Ihr neu angelegter E-Mail-Verteiler im Datenbereich.

Zuweisungen von E-Mail-Adressen

Ein E-Mail-Verteiler kann E-Mail-Adressen über verschiedene Opt-in-Quellen erhalten.

Dem E-Mail-Verteiler eine Gruppe zuweisen

Wenn Sie vorher schon eine Gruppe für den E-Mail-Verteiler angelegt haben, können Sie diese nun hier dem E-Mail-Verteiler zuweisen. Dafür klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppe ergänzen, erfassen Sie den Namen der gewünschten Gruppe und bestätigen Sie diesen mit Mausklick auf den Gruppennamen, der in der Auswahlliste erscheint, oder mit der Enter-Taste.

Die Gruppe erscheint jetzt automatisch bei den Zugewiesenen Gruppen und zusätzlich wird von jedem Kontakt in der Gruppe, die Haupt-E-Mail-Adresse unter E-Mail-Adressen aufgelistet.

Eine weitere E-Mail-Adresse ergänzen

Über die Schaltfläche können Sie jederzeit weitere E-Mail-Adressen hinzufügen, die z.B. nicht mit der zugewiesenen Gruppe in Verbindung stehen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Anmeldung ergänzen und erfassen Sie die gewünschte E-Mail-Adresse.

Mit Klick auf Speichern wird diese E-Mail-Adresse automatisch in der E-Mail-Liste, des E-Mail-Verteilers zugefügt.

Personen und Organisationen dem E-Mail-Verteiler zuweisen

Sie können auch eine Person oder Organisation direkt im Datensatz eines Kontakts dem E-Mail-Verteiler zuweisen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Modul E-Mail-Verteiler.

Funktionen im E-Mail-Verteiler

Erfahren Sie hier, welche Funktionen und Filter es für E-Mail-Adressen im E-Mail-Verteiler gibt.

E-Mail-Verteiler aktivieren / deaktivieren

Um den E-Mail-Verteiler für eine E-Mail zu aktivieren, klicken Sie vor der gewünschten E-Mail-Adresse auf das Plus-Zeichen. Nun ändert sich der Status in . Wenn Sie den Status auf inaktiv setzen möchten, klicken Sie auf aktiv, die Anzeige ändert sich direkt in .

E-Mail-Adressen filtern

Voreingestellt werden 10 Einträge angezeigt. Um sich mehr Einträge anzeigen zu lassen, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche Mehr anzeigen.

Im abgebildeten Beispiel gibt es insgesamt 5 zugewiesene Kontakte, 2 davon sind aktiviert, 1 deaktiviert und 2 über eine Gruppe hinzugefügt.

In der Liste der E-Mail-Adressen sehen Sie verschiedene Symbole:

•   Symbol-Person: Zu der E-Mail-Adresse existiert eine Person im System.
•    Symbol-Organisation: Zu der E-Mail-Adresse existiert eine Organisation im System.
• Symbol-Gruppe: Die E-Mail-Adresse wurde aus einer angelegten Gruppe in den E-Mail-Verteiler übernommen.
• Symbol-Brief/Mail: Die E-Mail-Adresse wurde separat, als neue Anmeldung in den E-Mail-Verteiler aufgenommen. Es existiert dazu kein Kontakt in ounuo.

Filter im E-Mail-Verteiler

Je nachdem, wo Sie die Häkchen setzen, werden Ihnen die gewünschten E-Mail-Adressen angezeigt. Nehmen wir mal an, Sie haben überall ein Häkchen drin und möchten nun über die Schaltfläche oben, eine E-Mail schreiben, dann haben Sie ALLE E-Mail-Adressen als Empfänger in der E-Mail. Auch die ggf. inaktiven und zugewiesenen. Alle über den Filter ausgewählten E-Mail-Adressen, werden für weitere Aktionen verwendet.

• Gruppenzuweisungen anzeigen: Zeigt alle E-Mail-Adressen, die über eine Gruppe dem E-Mail-Verteiler zugewiesen sind. 
• E-Mail-Zuweisungen anzeigen: Zeigt alle E-Mail-Adressen, zu denen kein Kontakt in ounuo existiert.
• Kontaktzuweisungen anzeigen: Zeigt alle E-Mail-Adressen, zu denen mindestens 1 Kontakt in ounuo existiert.
  
  
• Aktive Einträge anzeigen: Zeigt alle aktiven E-Mail-Adressen an.
• Inaktive Einträge anzeigen: Zeigt alle inaktiven E-Mail-Adressen an.

Aktionen mit den gefilterten E-Mail-Adressen

Über den Button Gefilterte E-Mail-Adressen... können Sie nun verschiedene Aktionen ausführen. Wenn Sie sich z.B. alle deaktivierten E-Mail-Adressen anzeigen lassen, könnten Sie nun mit einem Klick alle auf aktiv stellen.

Gefilterte E-Mail-Adressen Exportieren

Wählen Sie anhand der Häkchen aus, welche E-Mail-Adressen angezeigt werden sollen. Jetzt können Sie oben auf die Schaltfläche Exportieren klicken. Wählen Sie zwischen Excel und CSV. Die Datei mit den Adressen wird heruntergeladen und ist in Ihrem Download-Ordner zu finden.

Wenn Sie zu Excel oder CSV exportieren, werden alle E-Mail-Adressen des Filters übernommen.

Um ein CleverReach Agentur-Konto zu nutzen, sprechen Sie uns gerne an. Alternativ kann ein eigenes Konto konfiguriert werden.

Dokumentenvorlagen

Vorlage erstellen in Word® (Einzelbrief)

Erfahren Sie hier, Schritt für Schritt, wie Sie eine Dokumentenvorlage für einen Einzelbrief in Word erstellen.

Word Vorlage ounuo - kompatibel erstellen (Einzelbrief)

Zuerst benötigen Sie ein Word Dokument. Am Besten öffnen Sie eine bereits vorhandene Vorlage und speichern diese unter einem neuen Namen ab. Als Hilfestellung finden Sie in Ihrer ounuo-Instanz eine Übersicht der Variablen, sowie einfache Blanko Vorlagen für Etiketten, Umschläge, usw.

Um Ihre Brief-Vorlage kompatibel mit ounuo zu gestalten, benötigen Sie Variablen. Durch die Variablen geben Sie an, welche Informationen aus den ounuo-Kontaktdaten in das Word-Dokument exportiert werden sollen. Der Zugriff auf Kontaktdaten erfolgt in einer Schleife, auch, wenn es um einen Einzelbrief geht.

Erfassen Sie die gewünschten Variablen, an den gewünschten Stellen in Ihrem Dokument.

Sollten Sie Unterstützung beim Erstellen Ihrer Vorlage brauchen, sprechen Sie uns gerne an.

Schleife

Eine Schleife braucht immer einen Anfang und ein Ende:

Hier ist zu beachten, dass der Schleifen-Anfang immer ganz oben im Dokument stehen muss und das Schleifen-Ende ganz unten. Diese werden später z.B. beim Drucken nicht angezeigt.

So weiß das Programm Word genau, wonach es in ounuo suchen muss und im Word-Dokument auszufüllen hat.

Die Variablen können beliebig formatiert werden, wichtig hierbei ist, dass die geschweiften Klammern mit formatiert werden. Es spielt dabei auch keine Rolle, ob die Variablen in einem Textfeld stehen, oder direkt im Dokument.

Für eine geschweifte Klammer drücken Sie unter Windows (und halten gedrückt) Strg + ALT + 7 oder Alt Gr + 7 (Klammer auf) und Strg + ALT + 0 oder Alt Gr + 0 (Klammer zu).

Variablen Beispiele

Hier haben wir für Sie eine Übersicht der Variablen erstellt. Diese finden Sie auch in Ihrer ounuo-Instanz in den Dokumentenvorlagen unter dem Namen: Übersicht ounuo-Variablen.

Datumsfeld einfügen

Wie Sie ein Datumsfeld einfügen können erfahren Sie auf der Seite Vorlage erstellen in Word (Serienbrief).

Vorlage speichern

Haben Sie Ihr Dokument mit den Variablen gefüllt, müssen Sie dies speichern. Dazu klicken Sie in Word oben links auf die Diskette um Ihr Dokument zu speichern.

Vorlage unter neuem Namen speichern (Speichern unter)

Wenn Sie die Vorlage unter einem neuen Namen abspeichern möchten, klicken Sie oben links auf den Reiter Datei und wählen dann in der linken Menü-Spalte Speichern unter aus.

Geben Sie Ihrem Dokument einen neuen Namen/Titel und wählen Sie den gewünschten Ort aus, an dem Ihr Dokument gespeichert werden soll.

Bestätigen Sie dann mit Klick auf Speichern.

Nun ist Ihre Dokumentenvorlage bereit, um in ounuo hochgeladen zu werden.

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• Aktionsmenü

Einführung Seriendruck

Ein kleiner Leitfaden zu Seriendruck & Serienbrief. Was steckt dahinter, wofür ist Seriendruck sinnvoll...

Was ist Seriendruck?

Als Seriendruck wird der Vorgang bezeichnet, bei dem ein Adressdatensatz mit einem Textdokument fusioniert wird. Dies ermöglicht, dass auf grundsätzlich identischen Dokumenten unterschiedliche Personen individualisiert angesprochen werden.

Wo kommt Seriendruck zum Einsatz?

Seriendruck kommt regelmäßig zum Einsatz bei Briefen an mehrere Empfänger, sowie beim Etikettendruck, wenn keine Fensterbriefumschläge verwendet werden. Alternativ können damit auch Namensschilder für Veranstaltungsteilnehmer und sonstige Dokumentformen generiert werden.

Wie funktioniert Seriendruck?

Für den Seriendruck benötigen Sie immer zwei Dateien. Ein Textdokument in Microsoft Word (.docx) und einen Datensatz mit den Adressen (.xls / .csv).

Durch das Einfügen von Seriendruckfeldern weiß Word ganz genau, welche Informationen aus Excel oder CSV dort eingefügt werden sollen. Somit ermöglicht der Seriendruck, nur ein Dokument zu erstellen, mit großer Empfängerzahl, ohne jeden einzelnen Empfänger manuell eintragen zu müssen.

Was sind Seriendruckfelder?

Ein Seriendruckfeld ist ein Platzhalter, ein spezielles Feld in einem Dokument, das beim Seriendruck automatisch durch individuelle Daten ersetzt wird. Zum Beispiel mit Name, Adresse, usw.

Die Seriendruckfelder in Word, sind die Spaltenüberschriften in Excel, welche dann pro Datensatz mit den jeweiligen Informationen befüllt werden.

Serienbrief einfach erklärt:

Stellen Sie sich vor, Sie möchten einen Brief an 100 verschiedene Kontakte schicken. Anstatt 100 einzelne Briefe zu schreiben, erstellen Sie nur ein einziges Dokument mit Platzhaltern wie:

Diese Platzhalter sind die Seriendruckfelder. Beim Seriendruck werden sie automatisch mit den Daten aus einer Tabelle ausgefüllt.

Nachfolgend eine Übersicht der ounuo-Seriendruckfelder. Die Stamm- und Benutzerdaten sind keine Seriendruckfelder, sondern einfache Variablen, welche für alle Kontakte identisch ausgefüllt werden.

Diese Übersicht finden Sie auch in Ihrer ounuo-Instanz in den Dokumentenvorlagen unter dem Namen Übersicht Seriendruck-Felder.

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• Vorlage erstellen in Word (Einzelbrief)
• Vorlage erstellen in Word (Serienbrief)

Vorlage erstellen in Word® (Serienbrief)

Erfahren Sie hier, Schritt für Schritt, wie Sie eine Dokumentenvorlage für einen Serienbrief in Word erstellen.

Word Vorlage ounuo - kompatibel erstellen (Serienbrief)

Zuerst benötigen Sie ein Word Dokument. Am Besten öffnen Sie eine bereits vorhandene Vorlage und speichern diese unter einem neuen Namen ab. Alternativ finden Sie in Ihrer ounuo-Instanz ein paar einfache Seriendruck-Vorlagen, die Sie herunterladen und auf Ihre Wünsche bearbeiten können. Oder als Vorbereitung nutzen können.

Vorbereitung für eine Dokumentenvorlage

Gehen Sie zuerst in ounuo. Hier wählen Sie mit der Sammelauswahl mindestens 2 x-beliebige Kontakte aus, mit denen Sie einen Seriendruck aus ounuo heraus starten.

Dazu können Sie unsere einfache Seriendruck-Vorlage verwenden (Brief (DIN 5008) - Serienbrief).

Beim Seriendruck werden immer 2 Dateien heruntergeladen. Zum einen die Word-Vorlage und zum anderen die Kontaktinformationen in Form einer Excel-Tabelle. Wichtig ist für Sie im Moment nur die Excel-Datei die heruntergeladen wird. Diese Datei ist so vorbereitet, dass sie mit ounuo arbeiten kann. Die Datei benötigen Sie gleich, für die korrekten Seriendruckfelder in Word. Sie muss nicht extra gespeichert sein, es genügt, wenn Sie im Download-Ordner ist.

Seriendruck in Word starten

Öffnen Sie Ihre eigene Seriendruck-Vorlage in Word. Im Reiter Sendungen klicken Sie auf Seriendruck starten.

Hier wählen Sie nun Brief aus. Als nächstes klicken Sie auf Empfänger auswählen und wählen Vorhandene Liste verwenden aus. Jetzt benötigen Sie die heruntergeladene Excel-Datei aus Ihrem Download-Ordner.

Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Klick auf Öffnen. Daraufhin öffnet sich erneut ein kleineres Fenster, in dem Sie die Tabelle erneut mit Klick auf OK bestätigen.

Wichtig ist hier das Häkchen unten links, Erste Datenreihe enthält Spaltenüberschriften. Denn diese Spaltenüberschriften sind die Seriendruckfelder, die Sie gleich benötigen.

Seriendruckfelder einfügen

Um ein Seriendruckfeld einzufügen klicken Sie im Word-Dokument an die Stelle, wo das Seriendruckfeld eingefügt werden soll. Dann wählen Sie oben im Reiter Sendungen den Menüpunkt Seriendruckfeld einfügen aus. Es öffnet sich eine Auswahlliste, dies sind alle Spaltenüberschriften aus der Excel-Datei, aus der Sie das entsprechende Seriendruckfeld per Klick auswählen.

Diesen Vorgang wiederholen Sie so oft, bis alle variablen Stellen eine entsprechende Zuordnung in Form eines Seriendruckfeldes haben. Die variablen Stellen sind dabei alle Elemente im Text, in denen der Empfänger individualisiert werden soll. (Name, Anschrift, Anrede, etc.) Die Variablen sind im Word-Dokument gut an den eckigen Anführungszeichen zu erkennen.

Datumsfeld einfügen

Um ein Datumsfeld in Word einzufügen, klicken Sie an die gewünschte Stelle im Dokument und wählen Sie dann oben im Reiter Einfügen, auf der rechten Seite Datum und Uhrzeit aus.

 Im nächsten Schritt öffnet sich ein kleines Fenster. Hier können Sie das gewünschte Anzeigeformat auswählen.

Wenn Sie hier das Häkchen bei Automatisch aktualisieren setzen, dann haben Sie immer aktuelle Uhrzeit und Datum, egal wann Sie das Dokument öffnen.

Seriendruck Vorschau

Wenn das Dokument entsprechend aller Wünsche eingerichtet ist, können Sie sich das Ergebnis mit den Beispieldaten aus der Excel-Datei ansehen.

Dafür klicken Sie oben im Reiter Sendungen auf den Menüpunkt Vorschau Ergebnisse.

Über die blauen Pfeile können Sie durch die einzelnen Empfänger blättern und ggf. kontrollieren ob alle gewünschten Informationen übernommen wurden.

Vorlage speichern

Haben Sie Ihr Dokument mit den Seriendruckfeldern gefüllt, müssen Sie dies speichern. Dazu klicken Sie in Word oben links auf die Diskette um Ihr Dokument zu speichern. 

Vorlage unter neuem Namen speichern (Speichern unter)

Wenn Sie die Vorlage unter einem neuen Namen abspeichern möchten, klicken Sie oben links auf den Reiter Datei und wählen dann in der linken Menü-Spalte Speichern unter aus.

Geben Sie Ihrem Dokument einen neuen Namen/Titel und wählen Sie den gewünschten Ort aus, an dem Ihr Dokument gespeichert werden soll.

Bestätigen Sie dann mit Klick auf Speichern.

Nun ist Ihre Dokumentenvorlage bereit, um in ounuo hochgeladen zu werden.

Sollten Sie Unterstützung beim Erstellen Ihrer Vorlage brauchen, sprechen Sie uns gerne an.

Dokumentenvorlagen hochladen

Damit Ihre Dokumentenvorlagen genutzt werden können, müssen Sie diese in ounuo hochladen.

Hierzu klicken Sie in ounuo oben auf das Zahnrad-Menü und wählen die Dokumentenvorlagen aus.

Das Menü "Einstellungen" ist nur für Nutzer mit Premium-/ Super-Rechten sichtbar. Nur sie haben die erforderlichen Rechte, hier Änderungen vorzunehmen.

Neues Dokument hochladen 

Haben Sie bereits eine Vorlage in Word erstellt, können Sie diese in ounuo verlinken. Klicken Sie dazu auf neues Dokument hochladen... . Der Explorer öffnet sich, woraus Sie nun die gewünschte Datei suchen, auswählen und mit Klick auf Öffnen bestätigen.

Hier können Sie nun die Dokumenten-Vorlage anlegen.

Titel:	Ändern Sie den Titel Ihrer Vorlage, für eine bessere Erkennung.
Dokument ersetzen:	Hat sich etwas an Ihrer Vorlage geändert? Ersetzen Sie diese einfach.
Vorlage herunterladen:	Herunterladen der Vorlage mit einem Klick.
Vorlagen-Art:	Wählen Sie aus, ob es sich um einen Brief, Umschlag, etc. handelt.
Beschreibung:	Schreiben sie eine kurze Info zur Vorlage.
Nutzung:	Einzelbrief-Vorlage oder Serienbrief-Vorlage?
Zugriff für Benutzerrollen:	Wählen Sie aus, welche Benutzerrollen die Dokumenten-Vorlage benutzen dürfen.

Zum Schluss klicken Sie oben rechts auf Speichern. Die neue Vorlage erscheint sofort links in der Ergebnisliste.

Dokumentenvorlage bearbeiten

Es kann immer mal vorkommen, dass sich an einer Vorlage etwas ändert, oder Sie einfach irgendetwas gerne anders haben möchten. Sie haben jederzeit die Möglichkeit Ihre gespeicherten Vorlagen zu bearbeiten. 

Wählen Sie aus der linken Auflistung die entsprechende Vorlage. Sobald Sie eine Vorlage durch Klick darauf ausgewählt haben, erscheinen alle Informationen dazu im Datenbereich. Hier können Sie nun die in ounuo gespeicherten Informationen bearbeiten. (Titel, Beschreibung, Berechtigung ändern, etc.)

Hier haben Sie auch die Möglichkeit, das vorhandene Dokument herunterzuladen.

Dokument ersetzen

Sollte sich in der Vorlage selbst etwas geändert haben, muss dies nicht extra erneut hochgeladen werden. Sie können das alte Dokument einfach durch das aktuelle Dokument ersetzen.

Dokumentenvorlage Löschen

Wenn Sie eine Dokumentenvorlage löschen wollen, wählen Sie die entsprechende Vorlage per Klick aus. Sie finden über dem Datenbereich links den Button Dokument Löschen.

Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich ein kleines Fenster, indem Sie die dauerhafte Löschung nochmals bestätigen müssen. Oder Sie klicken auf Abbrechen.

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• Aktionsmenü

Dokumentenvorlage benutzen Einzelbrief

Haben Sie erst mal Ihre Dokumentenvorlagen eingerichtet, wird es eine Erleichterung sein, Briefe zu schreiben.

Wenn Sie beim Einrichten Ihrer Dokumentenvorlagen Hilfe benötigen, sprechen Sie uns gerne an.

Beispiel: Einzelbrief schreiben

Wählen Sie in ounuo den gewünschten Kontakt aus, an den Sie einen Brief schreiben möchten. Oben im Aktionsmenü wählen Sie die Option Drucken.

Es öffnet sich ein kleines Fenster.

Vorlage wählen

Absender:	Hier werden alle ounuo-Nutzer Ihres Arbeitsumfeldes angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Absender aus. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, das Dokument für einen anderen Benutzer (und damit mit den entsprechenden Kontaktinformationen) zu erstellen.
Typ:	Was möchten Sie Drucken/Schreiben? E-Mail, Brief, etc. ...
Vorlage:	Je nachdem was beim Typ ausgewählt wurde, werden hier die Vorlagen gefiltert. Haben Sie z.B. Brief gewählt, werden Ihnen hier nur die Brief-Vorlagen angezeigt. Haben Sie bei Typ gar nichts ausgewählt, werden Ihnen hier alle Vorlagen angezeigt.

Mit Klick auf OK wird die gewählte Vorlage mit den Kontaktdaten des ausgewählten Kontakts heruntergeladen. Die Datei finden Sie im Download-Ordner des Browsers, oder in Ihrem Explorer im Download-Ordner.

Dokument öffnen

Sie können das Dokument direkt aus dem Downloadbereich Ihres Browsers öffnen.

In Word öffnet sich nun Ihr Brief. Vorausgefüllt mit den Kontaktinformationen aus ounuo.

 

Hier müssen Sie jetzt nur noch den Betreff ändern und Ihren individuellen Brief-Text schreiben.

Sie können den fertigen Brief jetzt zum Versand ausdrucken, oder unter einem neuen Namen speichern und an eine E-Mail anhängen.

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Dokumentenvorlage benutzen Serienbrief

Haben Sie erst mal Ihre Dokumentenvorlagen eingerichtet, wird es eine Erleichterung sein, Briefe zu schreiben.

Wenn Sie beim Einrichten Ihrer Dokumentenvorlagen Hilfe benötigen, sprechen Sie uns gerne an.

Beispiel: Serienbrief schreiben

Sobald Sie eine Gruppe ausgewählt haben, oder über die Sammelauswahl mehrere Kontakte ausgewählt haben, finden Sie oben im Aktionsmenü den Seriendruck.

Mit Klick auf Seriendruck öffnet sich ein kleines Fenster.

Absender:	Hier werden alle ounuo-Nutzer Ihres Arbeitsumfeldes angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Absender aus. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, das Dokument für einen anderen Benutzer (und damit mit den entsprechenden Kontaktinformationen) zu erstellen.
Typ:	Was möchten Sie Drucken/Schreiben? E-Mail, Brief, etc. ...
Vorlage:	Je nachdem was beim Typ ausgewählt wurde, werden hier die Vorlagen gefiltert. Haben Sie z.B. Brief gewählt, werden Ihnen hier nur die Brief-Vorlagen angezeigt. Haben Sie bei Typ gar nichts ausgewählt, werden Ihnen hier alle Vorlagen angezeigt.

Mit Klick auf OK wird zum einen die gewählte Vorlage heruntergeladen und zusätzlich eine Excel-Datei mit den Kontaktinformationen für den Serienbrief. Beides finden Sie im Download-Ordner des Browsers, oder in Ihrem Explorer im Download-Ordner.

Ihr Browser fordert Sie ggf. auf zu Erlauben, dass mehrere Dateien heruntergeladen werden dürfen. Stimmen Sie dem hier zu.

Dokument öffnen

Sie können das Dokument direkt aus dem Downloadbereich Ihres Browsers öffnen. Es genügt die Word-Datei zu öffnen.

Warten Sie mit dem Öffnen so lange, bis beide Dateien vollständig heruntergeladen sind.

In Word öffnen sich nun Ihr Serienbrief. Vorausgefüllt mit den Kontaktinformationen der Datensätze, aus der Excel-Datei aus ounuo.

Ggf. müssen Sie in Word die Bearbeitung aktivieren. In jedem Fall öffnet sich ein kleines Fenster in dem Sie bestätigen müssen, dass Daten aus der Datenbank in das Dokument eingefügt werden. Sonst hat Ihr Serienbrief keine Daten-Quelle aus dem die Datensätze gezogen werden. Klicken Sie hier auf Ja.

Ändern Sie den Betreff und schreiben Sie Ihren Brief-Text. Über die blauen Pfeile können Sie durch die einzelnen Datensätze blättern.

Fertigstellen und zusammenführen

Wenn Ihr Serienbrief soweit fertig ist, können Sie nun auf Fertigstellen und zusammenführen klicken.

Wenn Sie Einzelne Dokumente bearbeiten... auswählen, öffnet sich eine neue Datei mit dem Namen Serienbriefe1. Hier können Sie jede einzelne (fertige) Seite ansehen und ggf. noch einzelne Änderungen vornehmen.

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• Vorlage erstellen in Word (Serienbrief)

Historie

Änderungen nachverfolgen

Wenn Sie über die Premium- oder Super-Rechte verfügen, habe Sie die Möglichkeit nachzuverfolgen, welcher Nutzer welche Änderungen in ounuo vorgenommen hat.

Dafür klicken Sie oben rechts auf das Zahnradmenü und Änderungen nachverfolgen.

In der linken Spalte können Sie Filtereinstellungen vornehmen:

• Datentyp: Wählen Sie zwischen Person, Organisation oder Kontaktgruppe.
• Datensatz-ID: die ID des Datensatzes.
• Benutzer: Wählen Sie einen Benutzer aus.
• Zeitraum: Sie können wählen zwischen "die letzten 7 Tage", "die letzten 30 Tage" oder "alle Änderungen".

Nach dem Klick auf Suchen wird das Ergebnis in der rechten Spalte angezeigt.

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• Kontakte

Einstellungen

Allgemein

Richten Sie die ounuo-Ansicht individuell für Ihre ounuo-Instanz ein, legen Sie fest, ob beim Anmelden die Multifaktor-Authentifizierung benötigt wird und vieles mehr.

Allgemeine Einstellungen verwalten

Klicken Sie auf das Zahnrad, in der Auswahl wählen Sie die Einstellungen per Mausklick aus. 

Links in der Ergebnisliste werden Ihnen verschiedene Einstellungs-Optionen angezeigt. Wählen Sie Allgemein. Im Datenbereich wird Ihnen nun angezeigt, welche Einstellungen Sie hier vornehmen können. Um Änderungen vornehmen zu können, klicken Sie oben rechts auf Bearbeiten.

Allgemein

Hier können allgemeine Einstellungen zur Darstellung in ounuo vorgenommen werden.

• Anzeige von Personen: gibt vor, wie Personen in ounuo angezeigt werden sollen.
• Sortierung von Personen: gibt vor, wie Personen in ounuo sortiert werden sollen.
• Weitere Kontakt-Informationen: hier kann eingestellt werden, wo der Kasten "Weitere Informationen" in der Kontakt-Ansicht angezeigt werden soll.
• Standard-Vorwahl: hier kann eine "Standard-Vorwahl" definiert werden. Diese wird dann automatisch für eingegebene Rufnummern ohne Vorwahl als Vorwahl in Deutschland genutzt. Beispiel: Sie haben hier als Standard-Vorwahl die "04" eingetragen und vergeben in ounuo die Rufnummer "1234". Dann wird daraus automatisch "+49 04 1234".

Kunden-Informationen

Die Kunden-Informationen sind Ihre eigenen Firmendaten. Hier können Sie z.B. die Verlinkung zu Ihren AGB's oder zur Website einfügen.

Diese Informationen werden unter anderem oben im Menü-Punkt Fragezeichen sowie in internen  ounuo-E-Mails (wie Aktivierungs-E-Mail) angezeigt.     Hierfür sind auch Support-Adresse, Support-E-Mail, Support-Telefon und Support-Info.     Support-Informationen:   Diese sind für Interne Zwecke gedacht. Legen Sie z.B. einen internen Ansprechpartner für ounuo-Fragen fest.   So kann jedes Mitglied aus Ihrer ounuo-Instanz mit Klick auf das Fragezeichen-Menü sofort diese Informationen sehen.

Außerdem werden die allgemeinen Firmen-Informationen in der ounuo-Einladung automatisch in die Fußzeile der Rückmeldeseiten übernommen. (Ihr Firmenname, URL zu Ihrer Website, URL zu Ihrer Datenschutz-Erklärung, URL Ihres Impressums, URL zu Ihren AGB's)

Module

Bei den Einstellungen der Module können Sie per Ja/Nein-Auswahl einrichten, ob das jeweilige Modul genutzt und im Kontakt angezeigt werden soll. Nur wenn das Modul angezeigt wird, kann auch damit gearbeitet werden.

Würden Sie z.B. hier bei den Einladungen Nein auswählen, dann würde auch der Haupt-Menü-Punkt Einladungen aus dem 3-Balken-Menü nicht mehr angezeigt werden.

Sprache

Voreingestellt ist die Sprache auf Deutsch. Hier in den Einstellungen können Sie die Sprache ändern, oder auch mehrere Sprachen zur Auswahl zur Verfügung stellen.

Wenn Sie hier z.B. einstellen:

So kann jeder Nutzer in den eigenen Profil-Einstellungen individuell die gewünschte Sprache auswählen.

Würden Sie nun noch bei Sprache im Menü änderbar? Ja auswählen, so hätten alle oben im Menü-Band ein neues Symbol, worüber die Sprache geändert werden kann.

Sicherheit

Stellen Sie hier ein, ob Ihr Arbeitsumfeld bei Anmeldung in ounuo die Multifaktor-Authentifizierung durchführen kann. Diese Extra-Schritte für die Anmeldung haben natürlich auch einen hohen Sicherheits-Aspekt.

Wir als IT-Unternehmen raten Ihnen dringend dazu, die Multifaktor-Authentifizierung einzurichten.

Sollten Sie dazu Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an.

Suche

Die Einstellungen für die Suche beziehen sich nur auf die Suche-Plus. Wählen Sie aus welche Kontaktart als Suchergebnis angezeigt werden soll:

• nur Personen anzeigen
• nur Organisationen anzeigen
• Personen und Organisationen anzeigen

Dublettencheck

Dubletten können sein:

• doppel-/ mehrfach vorhandene Datensätze,
• mehrere Datensätze mit gleichem / ähnlichen Namen

Beim Dublettencheck können Sie festlegen, ob überhaupt nach Dubletten gesucht werden soll und falls ja, mit welcher Feinheit.

• leicht: hier wird auf "Gleichheit" geprüft bei Vor-/Familiennamen einer Person oder Organisattionsnamen (inkl. Zweitnamen). 
• mittel: nutzt zur Prüfung weitere Algorithmen, wodurch ggf. auch Schreibfehler als Dubletten erkannt werden. bei Personen wird zusätzlich die E-Mail-Adresse als Merkmal genutzt.
• stark: wie mittel, allerdings mit stärkerer Abweichung.

Änderungen Speichern

Haben Sie alle gewünschten Änderungen vorgenommen, klicken Sie oben rechts auf Speichern. 

Es kann durchaus vorkommen, dass Sie die gemachten Änderungen nicht sofort sehen. Um ounuo zu aktualisieren klicken Sie oben links auf das ounuo-Logo. Danach sind alle vorgenommenen Einstellungen sichtbar.

Das könnte Sie auch interessieren:

• Multifaktor-Authentifizierung
• Dublettenverwaltung

Startseite

Richten Sie die ounuo-Startseite individuell für Ihre ounuo-Instanz ein, legen Sie fest, welche Informationen auf der ounuo-Startseite angezeigt werden sollen und vieles mehr.

Einstellungen für die ounuo-Startseite verwalten

Klicken Sie auf das Zahnrad, in der Auswahl wählen Sie die Einstellungen per Mausklick aus.

Links in der Ergebnisliste werden Ihnen verschiedene Einstellungs-Optionen angezeigt. Wählen Sie Startseite. Im Datenbereich wird Ihnen nun angezeigt, welche Einstellungen Sie hier vornehmen können. Um Änderungen vornehmen zu können, klicken Sie oben rechts auf Bearbeiten.

Geburtstagsliste

Von allen eingetragenen Geburtsdaten erstellt ounuo automatisch eine Geburtstagsliste.
Hier können Sie folgende Einstellungen vornehmen:

Anzeige:

• Wählen Sie aus, wo auf der ounuo-Startseite die Geburtstagsliste angezeigt werden soll.
• Wenn Sie die Anzeige der Geburtstagsliste nicht wünschen, wählen Sie Keine Anzeige.

Vergangene Tage:

• Geben Sie an (in Tagen), wie viele vergangene Geburtstage angezeigt werden sollen.
  

Zukünftige Tage:

• Geben Sie an (in Tagen), wie viele zukünftige Geburtstage angezeigt werden sollen.

Termine

Anzeige:

• Wählen Sie aus, wo auf der ounuo-Startseite die Termine angezeigt werden sollen.
• Wenn Sie die Anzeige der Termine nicht wünschen, wählen Sie Keine Anzeige.

Vergangene Tage:

• Geben Sie an (in Tagen), wie viele vergangene Termine angezeigt werden sollen.
  

Zukünftige Tage:

• Geben Sie an (in Tagen), wie viele zukünftige Termine angezeigt werden sollen.

Liste geänderter Kontakte

Anzeige:

• Wählen Sie aus, wo auf der ounuo-Startseite die Liste geänderter Kontakte angezeigt werden sollen.
• Wenn Sie die Anzeige der geänderten Kontakten nicht wünschen, wählen Sie Keine Anzeige.

Max. Anzahl Einträge

• Geben Sie an, wie viele Einträge der zuletzt geänderten Kontakte hier maximal angezeigt werden sollen.
  

Änderungen Speichern

Haben Sie alle gewünschten Änderungen vorgenommen, klicken Sie oben rechts auf Speichern. 

Es kann durchaus vorkommen, dass Sie die gemachten Änderungen nicht sofort sehen. Um ounuo zu aktualisieren klicken Sie oben links auf das ounuo-Logo. Danach sind alle vorgenommenen Einstellungen sichtbar.

Info-Blöcke

Mit den Info-Blöcken, können Sie einen individuellen Block für Ihre ounuo-Startseite erstellen, welcher für jeden Benutzer
Ihrer ounuo-Instanz auf der Startseite angezeigt wird. So können Sie z.B. wichtige Infos für alle sichtbar machen.

Klicken Sie für einen neuen Info-Block auf Eintrag ergänzen und füllen Sie alle erforderlichen Informationen aus.

Auch hier können Sie die Position wählen. Wenn Sie beim Typ Warnung auswählen, wird der Block z.B. gelb hinterlegt.

Beispiel ounuo-Startseite 

Info-Block bearbeiten

Um einen Eintrag zu bearbeiten, klicken Sie auf . Nun können Sie Änderungen vornehmen und diese mit Klick auf das Häkchen speichern.

Wollen Sie die Bearbeitung abbrechen, klicken Sie auf . Alle vorgenommenen Änderungen werden verworfen.

Um vorgenommene Änderungen zu speichern, klicken Sie auf .

Wenn Sie einen Eintrag löschen wollen, klicken Sie auf . Der Eintrag wird aus dem System gelöscht.

Das könnte Sie auch interessieren:

• Kommunikationsverlauf als Terminplaner nutzen
  

Felder

Richten Sie die ounuo-Felder individuell für Ihre ounuo-Instanz ein, legen Sie fest, welche Informationen in den Kontakten angezeigt werden sollen und vieles mehr.

Einstellungen der Felder verwalten

Klicken Sie auf das Zahnrad, in der Auswahl wählen Sie die Einstellungen per Mausklick aus.

Links in der Ergebnisliste werden Ihnen verschiedene Einstellungs-Optionen angezeigt. Wählen Sie Felder. Im Datenbereich wird Ihnen nun angezeigt, welche Einstellungen Sie hier vornehmen können. Um Änderungen vornehmen zu können, klicken Sie oben rechts auf Bearbeiten.

Kontakt

In den Kontakt-Einstellungen können allgemeine Feld-Einstellungen in den Kontakten (Person & Organisation) vorgenommen werden.

Benötigen Sie beispielsweise das Feld um eine Kundennummer einzutragen, oder das Postfach, können Sie diese Felder hier auf anzeigen stellen, damit sie im Kontakt-Formular angezeigt werden.

Personen

Sollten Sie im Kontakt-Formular der Person die Felder

• Geburtsdatum
• Geburtsname
• Offiziellen Titel

benötigen, können Sie diese hier auf anzeigen stellen.

Lastschriften

Für die Lastschriften können Sie hier einstellen, ob

• ID-Prefix 
• E-Signatur

im Lastschriften-Formular angezeigt werden sollen.

Kontaktlisten-Ansicht

Über die Einstellungen der Kontaktlisten-Ansicht können Sie festlegen, welche Spalten in der Tabellenansicht angezeigt werden sollen.

Änderungen Speichern

Haben Sie alle gewünschten Änderungen vorgenommen, klicken Sie oben rechts auf Speichern. 

Es kann durchaus vorkommen, dass Sie die gemachten Änderungen nicht sofort sehen. Um ounuo zu aktualisieren klicken Sie oben links auf das ounuo-Logo. Danach sind alle vorgenommenen Einstellungen sichtbar.

Das könnte Sie auch interessieren:

• Organisation
• Person
• Lastschriften
• Tabellenansicht

Import

Geben Sie an, ob der Dublettencheck genutzt werden soll und setzen Sie eine Obergrenze für das Importieren von Datensätzen.

Der Menü-Punkt Einstellungen ist nur für die Benutzerrolle Super einzusehen und zu bearbeiten.
Diese Einstellungen / Änderungen gelten für Ihr gesamtes Arbeitsumfeld.

Import Einstellungen verwalten

Klicken Sie auf das Zahnrad, in der Auswahl wählen Sie die Einstellungen per Mausklick aus.

Links in der Ergebnisliste werden Ihnen verschiedene Einstellungs-Optionen angezeigt. Wählen Sie Import. Im Datenbereich wird Ihnen nun angezeigt, welche Einstellungen Sie hier vornehmen können. Um Änderungen vornehmen zu können, klicken Sie oben rechts auf Bearbeiten.

Kontakt-Import

Beim Kontakt-Import können Sie zum Einen einstellen,

• ob beim Importieren von Kontakten der Dublettencheck durchgeführt werden soll
• und zum Anderen können Sie eine Obergrenze für die zu importierenden Datensätze festlegen.

Änderungen Speichern

Haben Sie alle gewünschten Änderungen vorgenommen, klicken Sie oben rechts auf Speichern. 

Es kann durchaus vorkommen, dass Sie die gemachten Änderungen nicht sofort sehen. Um ounuo zu aktualisieren klicken Sie oben links auf das ounuo-Logo. Danach sind alle vorgenommenen Einstellungen sichtbar.

Das könnte Sie auch interessieren:

• Dublettencheck
• Datensätze importieren

Export

Richten Sie die ounuo-Export-Einstellungen individuell für Ihre ounuo-Instanz ein, legen Sie fest, welche Export-Optionen zur Verfügung stehen sollen und welche Informationen exportiert werden.

Export-Einstellungen verwalten

Klicken Sie auf das Zahnrad, in der Auswahl wählen Sie die Einstellungen per Mausklick aus.

Links in der Ergebnisliste werden Ihnen verschiedene Einstellungs-Optionen angezeigt. Wählen Sie Export. Im Datenbereich wird Ihnen nun angezeigt, welche Einstellungen Sie hier vornehmen können. Um Änderungen vornehmen zu können, klicken Sie oben rechts auf Bearbeiten.

Optionen

Wählen Sie aus, welche Export-Optionen im Aktionsmenü Export zur Verfügung stehen sollen.

VCard/QR-Code

Legen Sie fest, welche Information bei VCard und QR-Code exportiert werden soll.

Adress-Export:	Privatadresse immer in VCard / QRCode exportieren Hier werden sowohl die Private als auch die Geschäftliche Adresse exportiert. Nur Haupt-Adresse in VCard / QRCode exportieren Mit dieser Einstellung wird nur die Haupt-Adresse (Primäre Adresse) exportiert. Die Primäre Adresse ist die, die im Kontakt oben steht.
Bild-Export:	Wenn Sie ein Profilbild des Kontakts im Datensatz hinterlegt haben, können Sie hier einstellen, ob es mit exportiert werden soll.

Adresszeilen

• Standard Adress-Export: Nur die Basisdaten.
  
• Erweiterter Adress-Export: Basisdaten plus Kontaktdaten und Zuordnung.
• Detaillierter Adress-Export: Alle verfügbaren Informationen.
  
• Anzahl Adresszeilen: Standardmäßig vor eingestellt sind 7 Adresszeilen.

Mailto-Links

Je nach verwendetem E-Mail-Programm und Browser gelten bestimmte Grenzwerte für E-Mails. Unter Mailto-Links können Sie die maximale Anzahl konfigurieren, damit die Übergabe an das Mail-Programm reibungslos funktioniert.

Änderungen Speichern

Haben Sie alle gewünschten Änderungen vorgenommen, klicken Sie oben rechts auf Speichern. 

Es kann durchaus vorkommen, dass Sie die gemachten Änderungen nicht sofort sehen. Um ounuo zu aktualisieren klicken Sie oben links auf das ounuo-Logo. Danach sind alle vorgenommenen Einstellungen sichtbar.

Das könnte Sie auch interessieren:

• Aktionsmenü
• Dublettenverwaltung

Rechte und Benutzerverwaltung

Benutzerrollen und Rechte in ounuo

Hier sehen Sie anhand einer grafischen Darstellung die verschiedenen Benutzerrollen und welche Rechte die Benutzer in ounuo haben.

Übersicht der Benutzerrollen und Rechte

	Read-only	Basic	Premium	Super
Leserechte
Schreibrechte
Dubletten verwalten
Einladungen
Lastschriften exportieren
Dokumentenvorlagen
Änderungen nachverfolgen
Benutzerverwaltung
Einstellungen
Kontakte importieren

In den Einstellungen unter Benutzerverwaltung können zusätzlich folgende Rechte vergeben werden:

• Daten exportieren
• E-Mail-Verteiler erstellen und versenden

Benutzerrolle Read-only

Nutzer mit der Benutzerrolle Read-only haben nur Leserechte für Gruppen, Organisationen und Personen. Sie können Ihre eigenen Account-Einstellungen bearbeiten und dürfen sich Favoriten hinzufügen/entfernen. 

Benutzerrolle Basic

Nutzer mit der Benutzerrolle Basic haben neben den Leserechten auch Schreibrechte. Sie können Gruppen, Organisationen, und Personen neu anlegen und in vollem Umfang bearbeiten und löschen.

Benutzerrolle Premium

Nutzer mit der Benutzerrolle Premium dürfen zusätzlich zu den Benutzerrechten Basic:

• Dubletten verwalten
• Einladungen neu anlegen, versenden und bearbeiten
• Lastschriften exportieren
• Dokumentenvorlagen erstellen und bearbeiten
• Änderungen nachverfolgen

Benutzerrolle Super

Nutzer mit der Benutzerrolle Super haben in vollem Umfang Rechte und folgende Punkte sind Ihnen vorbehalten:

• Benutzerverwaltung:
  Der Nutzer mit der Benutzerrolle Super kann neue Benutzer anlegen, verschiedene Rechte an andere Nutzer vergeben und Benutzer deaktivieren/entfernen.
• Einstellungen:
  In den Einstellungen können Sie z.B. Vorgaben für Vorlagen einrichten, Bankdaten hinterlegen, usw.
  Sie können hier auch für ounuo eine individuelle ounuo-Startseite einrichten (diese ist dann für all Ihre ounuo-Nutzer so eingerichtet)
  
• Kontakte importieren

Funktionen

Neben den allgemeinen Benutzerrollen gibt es spezielle Funktionen, welche besondere Rechte zuweisen:

• "Export möglich?": erlaubt den Export von Daten aus ounuo heraus
• "E-Mail-Verteiler und Versand möglich?": erlaubt den Zugriff auf E-Mail-Verteiler

Diese Funktionen sind unabhängig von den Rollen, so dass beispielsweise auch einem Read-only Benutzer der Export ermöglicht werden kann, aber auch für einen Premium-Benutzer unterbunden werden kann.

Das könnte Sie auch interessieren:

• Benutzerverwaltung

 

Benutzerverwaltung

Erfahren Sie hier alles über die Benutzerverwaltung, wie Sie neue Benutzer anlegen und die Rechte verwalten.

Benutzer finden

Wenn Sie über die Benutzerrolle Super verfügen, finden Sie oben im Zahnrad-Menü die Benutzerverwaltung. 

Links in der Ergebnisliste werden Ihnen alle Benutzer angezeigt. Erst wenn Sie einen Benutzer auswählen, erscheinen alle Details dazu im Datenbereich. Über die Lupe können Sie auch nach Benutzern filtern, dann werden Ihnen in der Ergebnisliste nur die Suchtreffer angezeigt.

Deaktivierte Benutzer werden hier ausgegraut. Erscheint neben dem Benutzernamen ein Schild, so ist für diesen Benutzer die Multifaktor-Authentifizierung aktiv. Die Liste ist alphabetisch sortiert und kann über "Sortierung nach Benutzerrolle" auch nach der Benutzerrolle sortiert werden.

Benutzer anlegen

Um einen neuen Benutzer anzulegen klicken Sie links auf Benutzer anlegen... . 

Erfassen Sie alle Kontaktdaten des Benutzers. Optional kann ein Profilbild hochgeladen werden. Sie können die Einträge jederzeit ändern. Die E-Mail-Adresse ist essentiell und später vom Nutzer selber auch nicht editierbar.

Um andere Sprachen auswählen zu können, müssen diese in den Einstellungen aktiviert werden.

Multifaktor-Authentifizierung (MFA)

Sollte für Ihr System die Multifaktor-Authentifizierung aktiviert sein, ist noch ein Häckchen für diese Einstellung abgebildet. Diese Einstellung kann hier lediglich deaktiviert werden, die Einrichtung muss ein Benutzer selbst in den Profileinstellungen vornehmen.

Aktiv

Über den Button "Aktivierungs-E-Mail senden" kann diese E-Mail auch nachträglich bzw. erneut versendet werden, sollte z.B. der enthaltene Link abgelaufen sein. Der Link ist 4 Tage lang gültig. 
Über diese E-Mail kann ein Benutzer ein Passwort für das Login (entspricht der E-Mail-Adresse) vergeben. Nur aktive Benutzer können diesen Link nutzen, für inaktive Benutzer ist es nicht möglich, ein Passwort zu setzen.

Kontaktdaten

Die Daten aus dem Block Kontaktdaten werden später als Absender-Informationen übernommen (beispielsweise für erstellte Dokumente über Dokumentenvorlagen).

Der Bereich Notizen ist nur für Benutzer mit der Benutzerrolle Super einzusehen.

Rechte vergeben

Unten im Block Rechte können Sie dem Benutzer nun noch eine Benutzerrolle zuweisen und ggf. zusätzliche Funktionen vergeben. Einen Überblick über die Benutzerrollen und die damit verbundenen Rechte finden Sie auf der Seite Benutzerrollen und Rechte in ounuo.

Die Häkchen bei den Funktionen sind unabhängig von der Benutzerrolle, d.h. selbst wenn Sie über die Benutzerrolle Super verfügen, können Sie NICHT mit dem E-Mail-Verteiler arbeiten, wenn Sie NICHT das Häkchen in der Funktion gesetzt haben. Genauso beim Export.

Notizen

Sie können zu jedem Benutzer Notizen hinterlegen. Diese Notizen sind nur von anderen Benutzer einsehbar, die auch über die Benutzerrolle-Super verfügen.

Protokoll

Im Protokoll sehen Sie:

• wann ein Benutzer angelegt wurde.
• wann ein Benutzer sich zuletzt eingeloggt hat.
• und wann das letzte Mal ein Passwort-Reset durchgeführt wurde.

Speichern

Mit Klick auf Speichern (oben rechts) erscheint sofort Ihr neu angelegter Benutzer mit allen Details im Datenbereich.

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• Benutzerrollen und Rechte in ounuo