Benutzerverwaltung
Erfahren Sie hier alles über die Benutzerverwaltung, wie Sie neue Benutzer anlegen und die Rechte verwalten.
Benutzer finden
Wenn Sie über die Benutzerrolle Super verfügen, finden Sie oben im Zahnrad-Menü die Benutzerverwaltung.
Links in der Ergebnisliste werden Ihnen alle Benutzer angezeigt. Erst wenn Sie einen Benutzer auswählen, erscheinen alle Details dazu im Datenbereich. Über die Lupe können Sie auch nach Benutzern filtern, dann werden Ihnen in der Ergebnisliste nur die Suchtreffer angezeigt.
Deaktivierte Benutzer werden hier ausgegraut. Erscheint neben dem Benutzernamen ein Schild, so ist für diesen Benutzer die Multifaktor-Authentifizierung aktiv. Die Liste ist alphabetisch sortiert und kann über "Sortierung nach Benutzerrolle" auch nach der Benutzerrolle sortiert werden.
Benutzer anlegen
Um einen neuen Benutzer anzulegen klicken Sie links auf Benutzer anlegen... .
Erfassen Sie alle Kontaktdaten des Benutzers. Optional kann ein Profilbild hochgeladen werden. Sie können die Einträge jederzeit ändern. Die E-Mail-Adresse ist essentiell und später vom Nutzer selber auch nicht editierbar.
Um andere Sprachen auswählen zu können, müssen diese in den Einstellungen aktiviert werden.
Multifaktor-Authentifizierung (MFA)
Sollte für Ihr System die Multifaktor-Authentifizierung aktiviert sein, ist noch ein Häckchen für diese Einstellung abgebildet. Diese Einstellung kann hier lediglich deaktiviert werden, die Einrichtung muss ein Benutzer selbst in den Profileinstellungen vornehmen.
Aktiv
Kontaktdaten
Die Daten aus dem Block Kontaktdaten werden später als Absender-Informationen übernommen (beispielsweise für erstellte Dokumente über Dokumentenvorlagen).
Der Bereich Notizen ist nur für Benutzer mit der Benutzerrolle Super einzusehen.
Rechte vergeben
Unten im Block Rechte können Sie dem Benutzer nun noch eine Benutzerrolle zuweisen und ggf. zusätzliche Funktionen vergeben. Einen Überblick über die Benutzerrollen und die damit verbundenen Rechte finden Sie hier.
Die Häkchen bei den Funktionen sind unabhängig von der Benutzerrolle, d.h. selbst wenn Sie über die Benutzerrolle Super verfügen, können Sie NICHT mit dem E-Mail-Verteiler arbeiten, wenn Sie NICHT das Häkchen in der Funktion gesetzt haben. Genauso beim Export.
Notizen
Sie können zu jedem Benutzer Notizen hinterlegen. Diese Notizen sind nur von anderen Benutzer einsehbar, die auch über die Benutzerrolle-Super verfügen.
Protokoll
Im Protokoll sehen Sie:
- wann ein Benutzer angelegt wurde.
- wann ein Benutzer sich zuletzt eingeloggt hat.
- und wann das letzte Mal ein Passwort-Reset durchgeführt wurde.
Speichern
Mit Klick auf Speichern (oben rechts) erscheint sofort Ihr neu angelegter Benutzer mit allen Details im Datenbereich.
