Aktionsmenü

Über das Aktionsmenü können Sie im ausgewählten Datensatz Aktionen vornehmen, wie eine E-Mail schreiben, einen Brief / Umschlag / etc.... ausdrucken, Daten exportieren usw.

Im Nachfolgendem wird das Aktionsmenu für die haupt-Oberfläche, also Kontakte und Gruppen, erläutert.

Ansicht-Modus 

Auf der linken Seite befinden sich hier unterschiedliche, kontextabhängige Aktionen. Auf der rechten Seite befindet sich die Schaltfläche Bearbeiten, über welche in den Bearbeiten-Modus gewechselt werden kann. 

Hinweis: Sind Organisationen in den ausgewählten Datensätzen, werden die Organisationsadressen verwendet und nicht die Adressen,Adressen der damit verknüpften Personen. Dies gilt für alle Aktionen!

E-Mail schreiben:

DieÖffnet Mailadresse(n)eine ausMaske, dem ersten (obersten) Adressblockin der ein Absender und eine Vorlage gewählten Datensätzehlt werden ankönnen, um eine E-Mail zu versenden. Wird diese über Abbrechen geschlossen, so wird dennoch das Mailprogramm übergeben.geöffnet, jedoch ohne Vorlage.

Die Auswahl der Mailadresse(n) hängt ebenfalls vom Kontext ab:

• Gruppen, Sammelauswahl oder andere Kontakt-Listen: die "Haupt-E-Mail-Adressen" aller zugewiesener Kontakte
• Personen/Organisationen: die entsprechende "Haupt-E-Mail-Adresse"

Wenn nur ein Datensatz ausgewählt ist, wird die Adresse in das AN-Feld des Mailprogrammes eingetragen. Sind mehrere Datensätze ausgewählt, werden die Adressen aus Datenschutzgründen in das BCC-Feld übernommen.

Die "Haupt-E-Mail-Adresse" ist die erste bzw. oberste E-Mail-Adresse des Kontaktes, weitere Details dazu sind zu finden unter Primäre Kontaktmöglichkeit.

Drucken / Seriendruck:

DieÖffnet Funktioneine wirdMaske, verwendet,in der ein Absender und eine Vorlage gewählt werden können, um Briefe oder Serienbriefe zu schreiben oder Adressetiketten zu generieren.

Bei

Hierbei wird unterschieden in: 

• Druck (Einzelbrief): es sind lediglich "Einzelvorlagen" nutzbar, bei denen die Kontakt-Informationen direkt in das Dokument geschrieben werden. Das Dokument wird dann über ounuo heruntergeladen.
• Seriendruck (Serienbrief): es sind lediglich "Serienvorlagen" nutzbar. Hier wird die Serienfunktion in der Vorlage genutzt. Dabei wird neben dem Dokument eine CSV-Datei erstellt, welche in dem Dokument als "Datenbasis" verlinkt ist. Über ounuo werden dann diese zwei Dateien heruntergeladen.

Sowohl für den BriefenDruck werdenals auch den Seriendruck können die AbsenderinformationenFelder verwendet,aus diedem manExport imverwendet eigenenwerden, Profilwelcher gespeichertin hat.folgendem (PersönlichesAbschnitt Menübeschrieben [7] > Persönliches Profil)ist.

Exportieren:

Es besteht die Möglichkeit, die gewählten Datensätze im Excel- oder CSV-Format zu exportieren. Während das Excel-Format als Spaltenüberschriften die in ounuo verwendeten Begriffe nutzt, werden im CSV-Format Spaltenüberschriften verwendet, welche technisch einfacher weiterverwendet werden können (z.B. ohne Leerzeichen, Umlaute etc.).

Die exportierten Daten können Sie dann in Excel neu aufbereiten und Filtern, falls Ihnen die ounuo-Möglichkeiten nicht ausreichen. Außerdem können Sie VCF-Cards erstellen und diese dann in andere (lokale) Adressprogramme übernehmen.

Bei Kontakt-Listen, wie z.B. der Export-Funktion in einer Gruppe, werden sowohl Personen als auch Organisationen exportiert. Dabei wird bei Personen die Primäre Kontaktmöglichkeit exportiert!

Favorit hinzufügen / entfernen:

Den ausgewählten Kontakt als Favorit hinzufügen, oder entfernen.

Sie können jeden Kontakt als Favorit hinzufügen. Die Favoriten werden dauerhaft in der Ergebnisliste angezeigt. Wenn Sie keinen Kontakt als Favorit hinzugefügt haben, werden in der Ergebnisliste nur die Suchergebnisse angezeigt. Wählen Sie dazu den gewünschten Kontakt aus der Ergebnisliste [5] aus und klicken Sie oben auf den Button Favorit hinzufügen oder Favorit entfernen.

Bearbeiten:

Im Aktionsmenü [9] findet sich auf der rechten Seite der Button Bearbeiten. Wählen Sie den gewünschten Kontakt in der Ergebnisliste [5] aus. Nun sehen Sie alle Informationen des Datensatzes im Datenbereich [8]. Sobald ein Datensatz ausgewählt ist, finden Sie oben rechts den Button Bearbeiten. Inhalte in den speziellen Modulen (Gruppen, Beziehungen, Kommunikationsverlauf, Dokumente) werden direkt innerhalb des Moduls bearbeitet.

Besonderheiten im Block Name und Anrede

Spezielle Felder:

• Titel: wird Bestandteil der Briefanrede.
• Briefanrede: als Alternative zur automatisch generierten Briefanrede.

Die Privatadresse wird direkt in der Person erfasst. Wenn die Person eine oder mehrere dienstliche Adresse(n) hat, werden diese als Organisation eigenständig erfasst und dann mit dieser Person verknüpft. 

Die Reihenfolge der Adressen ist wichtig, wenn Briefe, Serienbriefe und -Mails geschrieben werden oder Etiketten gedruckt werden. In diesem Fall wird immer die erste (oberste) Adresse verwendet.

Besonderheiten im Block Organisation

Wird die Anschrift der Organisation verändert, hat das Auswirkungen auf alle Personen, die mit dieser Organisation verknüpft sind. 

Hinweis / Sonstiges:

Für Funktionen wie z.B. SEPA-Lastschrift-Abbuchungen oder andere Verknüpfungen mit einem Geschäftskonto, muss die geschäftseigene Bankverbindung hinterlegt werden. Dazu sind User mit Super-Rechten autorisiert. Erst danach können Kontodaten von Kontakten eingetragen werden.

Die "Gläubiger-ID" muss einmalig von der Bundesbank erteilt werden (falls noch nicht vorhanden) und ist unabhängig von der Kontoverbindung.