Einführung Seriendruck

Ein kleiner Leitfaden zu Seriendruck & Serienbrief. Was steckt dahinter, wofür ist Seriendruck sinnvoll, usw.

Was ist Seriendruck?

Als Seriendruck wird der Vorgang bezeichnet, bei dem ein Adressdatensatz mit einem Textdokument fusioniert wird. Dies ermöglicht, dass auf grundsätzlich identischen Dokumenten unterschiedliche Personen individualisiert angesprochen werden.

Wo kommt Seriendruck zum Einsatz?

Seriendruck kommt regelmäßig zum Einsatz bei Briefen an mehrere Empfänger, sowie beim Etikettendruck, wenn keine Fensterbriefumschläge verwendet werden. Alternativ können damit auch Namensschilder für Veranstaltungsteilnehmer und sonstige Dokumentformen generiert werden.

Wie funktioniert Seriendruck?

Für den Seriendruck benötigen Sie immer zwei Dateien. Ein Textdokument in Microsoft Word (.docx) und einen Datensatz mit den Adressen (.xls / .csv).

Durch das Einfügen von Seriendruckfeldern weiß Word ganz genau, welche Informationen aus Excel oder CSV dort eingefügt werden sollen. Somit ermöglicht der Seriendruck ein Dokument mit großer Empfängerzahl effizient zu erstellen, ohne jeden einzelnen Empfänger manuell eintragen zu müssen.

Was sind Seriendruckfelder?

Ein Seriendruckfeld ist ein Platzhalter, ein spezielles Feld in einem Dokument, das beim Seriendruck automatisch durch individuelle Daten ersetzt wird. Zum Beispiel mit Name, Adresse, usw.

Serienbrief einfach erklärt:

Stellen Sie sich vor, Sie möchten einen Brief an 100 verschiedene Kontakte schicken. Anstatt 100 einzelne Briefe zu schreiben, erstellen Sie nur ein einziges Dokument mit Platzhaltern wie:

 

Diese Platzhalter sind die Seriendruckfelder. Beim Seriendruck werden sie automatisch mit den Daten aus einer Tabelle ausgefüllt. Hier eine Übersicht der ounuo-Seriendruckfelder:

Diese Übersicht finden Sie auch in Ihrer ounuo-Instanz in den Dokumentenvorlagen unter dem Namen Übersicht Seriendruck-Felder.